Gdy Twoja firma zacznie działać też w Polsce, zbudujesz zespoły oddanych pracowników, którzy będą pomagać Ci w realizacji codziennych zadań. Zespoły te stanowią podstawę Twoich działań operacyjnych, pracując konsekwentnie, aby pomóc Twojej firmie w osiągnięciu celów. Liczba pracowników w Polsce stale wzrasta w ciągu ostatnich dwóch dekad, z 9.9 milionów w roku 2003 do 13 milionów w roku2020. Każdego roku pracownicy i kontrahenci samozatrudnieni dodają do personelu kolejne 3 miliony osób.
Jeśli Twoja firma współpracuje z wykonawcami oprócz pracowników, musisz wypełnić kilka podstawowych obowiązków. Pierwszym z nich jest upewnienie się, że wykonawca prawidłowo klasyfikuje wykonawców, sprawdzając prawo w celu określenia kryteriów kwalifikacji pracowników jako wykonawców. Po nawiązaniu relacji z wykonawcami musisz również znać prawidłowy sposób ich opłacania, ponieważ standardowe procesy płacowe, które stosujesz do swoich pracowników, nie mają zastosowania. Prawidłowe opłacanie kontrahentów pomaga zapewnić harmonijną, długoterminową relację, która pozwala Twojemu nowemu polskiemu zespołowi rozwijać się. Na szczęście zapłacenie polskiemu wykonawcy jest stosunkowo proste, gdy już wiesz, jak te płatności muszą działać.
Jaka jest różnica między pracownikami a niezależnymi wykonawcami?
Różnice między zatrudnieniem pracownika a współpracą z wykonawcą sprowadzają się przede wszystkim do płac i podatków. Gdy Twoja firma zatrudnia pracowników, ponosisz odpowiedzialność za potrącanie podatków od wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne z ich wypłat oraz za odprowadzanie podatków od pracodawcy na rządowe fundusze ubezpieczeń społecznych. Zwykle zapewniasz również świadczenia, takie jak urlopy, plany emerytalne i płatny czas wolny. Z drugiej strony, współpracując z niezależnymi wykonawcami, nie potrącasz ani nie opłacasz żadnych podatków ani składek na ubezpieczenie społeczne, ani nie zapewniasz żadnych świadczeń pracowniczych wykonawcom.
Ponadto polskie przepisy prawa pracy dotyczą pracowników, ale zazwyczaj nie mają zastosowania do wykonawców. Kontrahenci mogą być zwolnieni np. z przepisów dotyczących nadgodzin i minimalnego wynagrodzenia.
Ogólnie rzecz biorąc, choć nie zawsze niezależni wykonawcy mogą wydawać dużo wyższe wynagrodzenie niż pracownicy, po części w celu uzupełnienia faktu, że muszą płacić własne podatki od wynagrodzeń i przejść bez ubezpieczenia zdrowotnego zapewnianego przez pracodawcę, płatnego czasu wolnego, emerytur i innych świadczeń.
Kryteria klasyfikacji pracowników w porównaniu z wykonawcami
Podobnie jak w przypadku większości krajów w Polsce obowiązują surowe wymogi określające, czy firma może klasyfikować pracowników jako pracowników lub wykonawców. Zazwyczaj mają one związek z tym, jak bardzo firma ma kontrolę nad pracą, na przykład nad tym, co robią pracownicy i jak to robią, a także w jaki sposób otrzymują wynagrodzenie, kto dostarcza materiały eksploatacyjne i czy firma oferuje jakiekolwiek świadczenia.
Co te kryteria oznaczają w praktyce? Ogólnie rzecz biorąc, oznacza to, że pracownicy pracują w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin dla jednej firmy, otrzymują instrukcje i kierownictwo od tej firmy, pracują w określonej przez pracodawcę liczbie godzin tygodniowo, są częścią listy płac pracodawcy i otrzymują wymagane świadczenia pracownicze. Z drugiej strony niezależni wykonawcy działają w oparciu o projekt lub ofertę, zarządzają własną pracą i czasem, nie są częścią firmowej listy płac, płacą własne podatki i często pracują dla wielu klientów przy określonych projektach. Wykonawcy zazwyczaj wystawiają faktury za wykonaną pracę zamiast otrzymywać wypłaty i płacą własne podatki i składki na ubezpieczenie społeczne.
Innymi słowy, kontrahenci są samozatrudnieni, podczas gdy pracownicy pracują bezpośrednio dla firmy. Wykonawcy mają zazwyczaj duże portfolio klientów, a Twoja firma jest tylko jednym z nich.
Te różnice między pracownikami a niezależnymi wykonawcami istnieją, aby uniemożliwić firmom wykorzystanie ich pracowników poprzez traktowanie ich jako pracowników, ale klasyfikowanie ich jako wykonawców, aby uniknąć zapewniania wymaganych świadczeń pracowniczych.
Dlaczego firmy powinny starannie klasyfikować i płacić swoim wykonawcom
Jeśli Twoja firma współpracuje z niezależnymi wykonawcami, nie zapewnisz im świadczeń i nie zapłacisz podatków od wynagrodzeń ani nie wniesiesz w ich imieniu składek na programy społeczne. Ograniczenia godzinowe dotyczące pracowników nie mają zastosowania do wykonawców, więc mogą oni pracować w nadgodzinach bez prawa do wynagrodzenia za nadgodziny. Takie porozumienie jest bardzo korzystne dla wielu pracodawców, upraszczając ich logistykę i zmniejszając wydatki.
W niektórych przypadkach firmy źle klasyfikują pracowników jako niezależnych wykonawców. Błędna klasyfikacja pracowników w ten sposób wiąże się z poważnym ryzykiem. Jeśli sądy uznają, że pracownicy zaklasyfikowani jako wykonawcy są pracownikami, firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za zaległe podatki i zaległe wynagrodzenie za nadgodziny oraz płatny czas wolny. Te nagromadzone wydatki mogą zrujnować budżet operacyjny i spowodować poważne wyzwania prawne i logistyczne.
Jednak w wielu przypadkach praca, którą firma musi wykonać, to prawdziwa praca kontraktowa, a współpraca z niezależnymi wykonawcami ma największy sens. Dlatego Twoja firma będzie musiała wiedzieć, jak zatrudniać i płacić wykonawcom zgodnie z prawem.
Zatrudnianie niezależnego wykonawcy w Polsce
Podobnie jak w wielu częściach świata, liczba zatrudnionych w Polsce pracowników kontraktowych rośnie, zwłaszcza w niektórych branżach. Relacje zawodowe w takich dziedzinach, jak technologia informacyjna i gig economy, często wymagają kontraktów między firmami, a nie tradycyjnych umów o pracę.
W Polsce, podczas gdy tradycyjni pracownicy mają umowy z Kodeksem pracy i ochronę na mocy polskiego prawa pracy, kontrahenci mają umowy międzyfirmowe, znane jako umowy cywilnoprawne. Zgodnie z umowami cywilnoprawnymi pracownicy pełnią rolę wykonawców lub freelancerów. Kontrakty angażują pracowników do wykonywania określonych zadań i działają poza przepisami prawa pracy, które ogólnie dotyczą pracowników w Polsce.
W Polsce kryteria określone w Kodeksie pracy są przydatne przy określaniu, czy pracownik jest wykonawcą, czy pracownikiem. W polskim Kodeksie pracy określono kilka różnych kryteriów, które firmy powinny stosować, aby odróżnić swoich wykonawców od swoich pracowników. Pracownicy są zazwyczaj pracownikami, a nie wykonawcami, jeśli spełniają następujące kryteria:
- Wykonują pracę określonego typu.
- Osiągają to pod bezpośrednim nadzorem pracodawcy.
- Wykonują pracę w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę.
- Stosunek pracy jest stosunkowo ciągły.
Z drugiej strony pracownicy wykonujący swoją pracę przy minimalnym bezpośrednim nadzorze pracodawcy, decydujący, kiedy i gdzie pracują oraz podejmujący szereg wybranych przez siebie projektów krótkoterminowych są bardziej sklasyfikowani jako wykonawcy.
Wymogi regulujące płacę wykonawcy w Polsce
Polskie prawo nie ma wielu wymogów dotyczących tego, w jaki sposób firmy muszą płacić swoim wykonawcom. Do porównania weź pod uwagę wymogi regulujące wynagrodzenie pracowników.
W Polsce pracownicy są uprawnieni do otrzymania określonego wynagrodzenia, świadczeń i ochrony na mocy polskiego prawa pracy. Powinny pracować tylko osiem godzin dziennie, 40 godzin tygodniowo. Mogą pracować w nadgodzinach ponad tymi godzinami, ale pracodawca musi zatwierdzić nadgodziny, a nadgodziny nie mogą przekraczać 150 godzin rocznie. Pracodawcy muszą wynagradzać pracowników za nadgodziny w wysokości 150 do 200 procent standardowego wynagrodzenia pracownika lub dodatkowego czasu wolnego. Pracownicy muszą również otrzymywać minimalne wynagrodzenie w wysokości co najmniej PLNzł18.30 za godzinę lub PLNzł2800 miesięcznie.
Ponadto pracownicy w Polsce muszą otrzymać od 20 do 26 płatnych dni urlopu, w zależności od tego, ile czasu spędzili w pracy lub szkole. Płatny czas urlopu obejmuje również cztery dni chorobowe, które pracownicy mogą wykorzystać w razie potrzeby, a pracownicy są uprawnieni do 33 dni płatnego urlopu chorobowego, jeśli mają zaświadczenie lekarskie. Pracownicy muszą również otrzymać 13 płatne święta państwowe oraz urlop macierzyński lub ojcowski w związku z narodzinami dziecka.
Jeśli firma w Polsce chce zwolnić pracowników, musi otrzymać wypowiedzenie i odprawę. W przypadku umowy na czas nieokreślony, decyzja wymaga uzasadnienia rozwiązania umowy, które mogłoby stać w sądzie pracy. Okres wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy i długości stażu pracy pracowników. Odprawa zwykle zależy również od stażu pracy pracowników w firmie.
Ponadto firmy w Polsce muszą płacić na rzecz krajowego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w imieniu swoich pracowników. Pracodawca może dokonywać płatności w wysokości do 22.14 % wynagrodzenia brutto każdego pracownika. Natomiast sami pracownicy płacą tylko około 14 % swojego wynagrodzenia brutto.
Większość z tych wymagań dotyczy tylko pracowników. Relacje z wykonawcami nie są związane większością przepisów prawa pracy i nie są uprawnieni do otrzymywania świadczeń ZUS, płatnego urlopu ani okresu wypowiedzenia przed rozwiązaniem umowy.
W przeszłości wielu niezależnych wykonawców również zarabiało znacznie poniżej minimalnego wynagrodzenia. Jednak 2017 zmiana prawna określa, że minimalne wynagrodzenie pracowników w Polsce dotyczy również wykonawców. Celem tego prawa jest ochrona niezależnych wykonawców przed wykorzystaniem, zapewniając, że firmy nie błędnie sklasyfikują swoich pracowników jako wykonawców tylko po to, aby zaoszczędzić pieniądze na płacach.
Praktyki podatkowe dotyczące zatrudniania wykonawców w Polsce
Pracując z niezależnymi wykonawcami w Polsce, nie dodasz ich do listy płac ani nie zapłacisz podatków od wynagrodzeń. Możesz jednak znać szczegóły prawa podatkowego, aby zrozumieć zobowiązania podatkowe swoich wykonawców.
Składki na ubezpieczenie społeczne
Większość niezależnych wykonawców musi wpłacać składki na rzecz ZUS, mimo że pracodawcy nie są odpowiedzialni za wnoszenie składek w ich imieniu. Składki przeznaczone są na emerytalne ubezpieczenie emerytalne, ubezpieczenie emerytalne dla niepełnosprawnych, ubezpieczenie zdrowotne, a czasami na ubezpieczenie od urazów w miejscu pracy. Składki na ubezpieczenie zdrowotne zależą od wykonawcy. Uczniowie młodszy niż 26 nie muszą płacić za obowiązkowe ubezpieczenie społeczne lub fundusze ubezpieczenia zdrowotnego. To, czy niezależni kontrahenci dokonują wpłat ZUS, zależy od konkretnej umowy cywilnoprawnej, którą zawarli.
Budując międzynarodowe zespoły w Polsce, pamiętaj, że będziesz płacić swoim wykonawcom pełne wynagrodzenie bez potrącania żadnej części ich wynagrodzenia za składki na ZUS. Twoja organizacja nie zapłaci również podatków od wynagrodzeń w imieniu ZUS.
Podatek dochodowy
W Polsce wykonawcy i pracownicy obliczają podatek dochodowy inaczej. Polski podatek dochodowy dotyczy tylko pracowników i wykonawców, którzy mają 26 co najmniej lat, chyba że zarabiają PLNzł85528 co najmniej rocznie, czyli około USD23165 lub około EUR19005. Polscy pracownicy 26 w wieku poniżej dochodów do PLNzł85528 wysokości 17 procentowej stawki podatkowej. Osoby, których dochody przekraczają ten próg podlegają 32 procentowej stawce podatkowej. Z kolei kontrahenci płacą stałą stawkę podatku w wysokości 19 %.
Sposoby płacenia kontrahentom w Polsce
Określenie najlepszego sposobu płacenia międzynarodowym pracownikom i wykonawcom jest często wyzwaniem. Pracując z niezależnymi wykonawcami, musisz mieć ustalony proces ich prawidłowej i terminowej płatności. Oto kilka popularnych formatów płatności oraz tego, czy są one odpowiednie do płacenia niezależnym wykonawcom.
- Usługi związane z listą płac: Zleceniobiorcy nie będą dokonywać płatności za pośrednictwem listy płac, ponieważ podwykonawcy nie są częścią listy płac. Tylko Twoi pracownicy są częścią Twojej listy płac, gdzie usuwasz wymagane potrącenia z wypłat i płacisz niezbędne podatki od wynagrodzeń. Zamiast przetwarzać płatności od kontrahentów za pośrednictwem listy płac, poproś kontrahentów o przesyłanie faktur za ich pracę i przetwarzanie płatności za pośrednictwem działu ds. rozliczeń. Jednak niektóre firmy świadczące usługi w zakresie listy płac mają struktury umożliwiające opłacanie niezależnych wykonawców za pomocą ich usług. Usługi te mogą być kosztowne i nie zawsze obsługują operacje globalne.
- Banki: Twoja firma może rozważyć współpracę z bankiem w celu zapłaty niezależnym wykonawcom. Jednak niektóre polskie banki mogą nie współpracować z firmą, która nie zarejestrowała się oficjalnie w Polsce, a dokumentacja i wymogi związane z otwarciem konta bankowego mogą sprawić, że ta opcja będzie niepraktyczna.
- Usługi przekazów pieniężnych: Usługi przekazów pieniężnych umożliwiają Twojej firmie wysyłanie środków na konta bankowe kontrahentów. Jeśli założyłeś filię w Polsce, będziesz już mieć konto bankowe, z którego możesz przelewać środki za pośrednictwem swojego działu ds. rozliczeń. Proces ten jest doskonałą opcją płacenia wykonawcom w Polsce, ponieważ jest stosunkowo szybki i wygodny, co pozwala zmniejszyć opóźnienia i utrzymać dobre relacje z niezależnymi wykonawcami. Usługi przekazów pieniężnych często oferują również kilka opcji metody przelewu, wysokie limity przelewu i niezawodne bezpieczeństwo. Należy jednak pamiętać, że w przypadku płatności kontrahentów w walucie innej niż polskie złoto najprawdopodobniej zostaną naliczone opłaty za przelew. Opłaty te są zazwyczaj wyrażone w procentach, więc duże przelewy mogą kosztować więcej.
- Współpraca z partnerem zatrudniającym: Jeśli współpracujesz z partnerem zatrudniającym, często znacznie usprawniasz procesy płatności wykonawcy. Niezawodny partner może pomóc Ci zatrudnić Twoich wykonawców zgodnie z prawem i zapłacić im szybko, dokładnie, w lokalnej walucie i w sposób zgodny z polskimi przepisami.
Zbuduj międzynarodowe zespoły w Polsce z Globalization Partners
Gdy jesteś gotowy na ekspansję swojej działalności biznesowej do Polski i rozważasz zatrudnienie utalentowanych pracowników w pełnym wymiarze godzin w Polsce, współpracuj z Globalization Partners. Korzystając z naszej kompleksowej platformy opartej na sztucznej inteligencji, usprawniamy proces zatrudniania i płacenia polskim członkom zespołu, aby zapewnić prawidłowe, terminowe płatności i zaoszczędzić czas Twojej firmy.
Poproś o ofertę dla naszej Global Employment Platform już dziś lub skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej.
