Kluczowe wnioski
- Plan działania: zgodność nie polega jedynie na przestrzeganiu zasad, lecz na stworzeniu ram chroniących firmę i jej pracowników.
- Fundacja rekrutacji: Błędy w fazie zatrudniania i wdrażania pracowników mogą stworzyć kosztowne ryzyko. Zacznij od określenia charakteru relacji roboczej.
- Jasność umów: amerykańska norma „at-will” jest wyjątkiem na skalę światową. Wiele krajów wymaga zgodność z przepisami pisemnych umów w języku lokalnym, dlatego zarządzanie umowami jest niezbędne.
- Obrona przed wydajnością: Dobrze udokumentowane zarządzanie wydajnością (w tym plany poprawy wyników, czyli PIP) jest najlepszą obroną prawną przed roszczeniami z tytułu bezpodstawnego zwolnienia z pracy.
- Rozstawanie się z pracownikami precision: Poza USA powszechne są obowiązkowe okresy wypowiedzenia lub procesy zatwierdzania przez sąd, co oznacza, że konieczne jest planowanie specyficzne dla danej jurysdykcji.
Proszę poznać Tiffany Cruz, doświadczoną prawniczkę ds. zatrudnienia w G-P, która wnosi swoje inżynierskie spojrzenie na złożoność globalnej siły roboczej. Analityczny umysł szlifowany przez lata inżynierii i nieuporządkowany świat prawa pracy - byli dla siebie stworzeni.
Od maszynowni do sali sądowej
Tiffany myślała, że zajmie się prawem patentowym, lecz odkryła w sobie głębszą pasję – prawo pracy – dynamiczną dziedzinę, w której przepisy, zachowania ludzkie i strategia handlowa oddziałują na siebie i zderzają się. Prawo pracy opisuje jako „żywą wersję opery mydlanej”, uwzględniającą bardzo realny ludzki dramat, który stanowi istotę każdego miejsca pracy.
Jej połączenie wiedzy technicznej i prawnej kształtuje jej podejście i było dokładnie tym, czego potrzebowała, aby zająć się globalnym zatrudnieniem.
Dla osób nowych w globalnej zgodności Tiffany sugeruje podział cyklu życia pracownika na trzy etapy: zatrudnianie, zarządzanie wydajnością oraz odejście z miejsca pracy. Zacznijmy od zatrudnienia.
Twoja fundacja: Zatrudnianie zgodne z rynkiem i Wdrażanie pracowników
Według Tiffany'ego, sposób, w jaki zaczynasz relację pracowniczą, decyduje o jej sukcesie lub poziomie ryzyka. Ostrzega, że „błędy popełnione w trakcie rekrutacji i procesu wprowadzania nowych pracowników mogą mieć długotrwałe i kosztowne konsekwencje”. Od pierwszego dnia skupia się na ograniczaniu ryzyka.
Pracownik czy wykonawca? Zawsze to sprawdzaj.
Jednym z najczęstszych błędów w przestrzeganiu przepisów jest Nieprawidłowa klasyfikacja. Wykonawcy oferują elastyczność, ale Tiffany stawia sprawę jasno: „Przepisy prawne dotyczące tej klasyfikacji są rygorystyczne i różnią się w zależności od jurysdykcji”.
Wzywa ona firmy do spojrzenia poza tytuł stanowiska i przeanalizowania prawdziwej natury relacji. Proszę rozważyć kontrolę nad godzinami pracy, dostarczanym sprzętem i integracją ZESPÓŁ.
Rada Tiffany: Współpraca z prawem i KADRY w celu dokładnej oceny to inwestycja, która może "uchronić Twoją organizację przed problemami finansowymi i prawnymi w przyszłości."
Jeśli dyktujesz godziny pracy, dostarczasz narzędzia i integrujesz je ze swoim ZESPÓŁ, „prawdopodobnie kwalifikują się jako pracownicy”. Błędna klasyfikacja może mieć „olbrzymi wpływ na Twoją firmę”, w tym na kary rządowe, zobowiązania do zaległych wynagrodzeń, niezapłacone świadczenia i nadgodziny. „Musisz mieć pewność, że poświęcasz wystarczająco dużo czasu nie tylko na ocenę kwestii prawnych i KADRY, ale także na rozmowę z menedżerem ds. rekrutacji”.
Przejrzystość płac się zmienia
Od Ontario po UE, przepisy dotyczące równości wynagrodzeń i przejrzystości rozprzestrzeniają się na rynkach światowych. "Występują one pod różnymi nazwami, w różnych stanach, miastach i krajach, ale jest to coś, o czym warto pamiętać. Naprawdę się rozkręciły" - wyjaśnia Tiffany.
Coraz więcej jurysdykcji wymaga od pracodawców umieszczania w ogłoszeniach o pracę zakresu płac w dobrej wierze. Zauważa ona, że w Ontario nowe przepisy ograniczą teraz, jak szerokie mogą być te zakresy.
Rada Tiffany: „Zgodność wymaga proaktywnego, dobrze udokumentowanego podejścia”. Zaleca, aby "naprawdę przemyśleć zakres wynagrodzeń w dobrej wierze w ogłoszeniach o pracę." Dokumentowanie sposobu ustalania tych liczb pomaga firmom wykazać się dobrą wiarą, nawet jeśli budżety ulegną później zmianie.
Sprawdź swoją umowę o pracę
W USA zatrudnienie według uznania jest normą w większości stanów. Ale Tiffany zauważa, że „nie jest to globalny standard”.
Pisemna umowa jest często wymogiem prawnym na całym świecie, a nie tylko najlepszą praktyką. Lokalne prawo pracy reguluje wszystko – od wymaganych klauzul po sposób podpisywania. "Niektóre kraje wymagają podpisów mokrym tuszem, podczas gdy inne wymagają kwalifikowanych podpisów cyfrowych," wyjaśnia Tiffany.
Warto wspomnieć także o języku. „W wielu krajach wymagane jest, aby umowy były sporządzane w języku lokalnym ” – zauważa. Na przykład w Quebecu umowa musi być sporządzona w języku francuskim (kanadyjskim) i to właśnie ta wersja ma moc prawną. „Jeśli w wersji angielskiej jest coś, czego nie ma we francuskiej wersji Quebecu, to może pojawić się problem, bo co jest egzekwowalne? Lokalny język.”
Rada Tiffany: „Chcesz mieć umowy dwujęzyczne. Jak to robisz? Wystarczy utworzyć dwie kolumny w umowie i upewnić się, że wszystko, co jest w języku lokalnym, jest również w wersji angielskiej.” Zarządzanie umowami to „jeden z najważniejszych kroków, jakie można podjąć” w celu ochrony wykonalności.
Skup się na zarządzaniu wynikami
Zarządzanie wydajnością oznacza prowadzenie trudnych rozmów. W tym momencie spotykają się zarządzanie, komunikacja i zgodność z prawem, co może stanowić szczególne wyzwanie.
Z prawnego punktu widzenia Tiffany radzi, że „spójne i udokumentowane zarządzanie wydajnością jest najlepszą obroną przed bezprawnie złożonymi roszczeniami o zwolnienie z pracy”.
Sugeruje, aby menedżerowie wyznaczyli zestaw celów i udzielali szybkiej, konstruktywnej informacji zwrotnej. "Menedżerowie powinni odbyć tę rozmowę ustnie z pracownikami i poinformować je na piśmie. Dlaczego? Po pierwsze, ludzie inaczej przyswajają informacje — świetnie jest powtarzać opinie."
Jeśli wydajność nadal będzie się pogarszać, Tiffany zaleca plan poprawy wydajności (PIP). Mówi, że PIP powinny być "prawdziwym wysiłkiem, by pomóc pracownikowi odnieść sukces, a nie tylko krokiem w kierunku zwolnienia z pracy."
Rada Tiffany: „Jeśli [menedżerowie] uważają, że dana osoba nie wykonuje obowiązków zgodnie z opisem stanowiska lub innymi kwestiami, które omówili, powinni przeprowadzić tę [PIP] rozmowę z pracownikami i sporządzić na jej podstawie pisemne potwierdzenie”.
Dobrze sporządzony PIP pokazuje, że firma „dała pracownikowi uczciwą szansę na spełnienie oczekiwań”. Z kolei przejrzysta dokumentacja wskazuje, że decyzja o potencjalnym zwolnieniu z pracy została podjęta na podstawie wyników pracy, a nie motywów dyskryminacyjnych.
Rozstawanie się z pracownikami (i jak to sobie ułatwić)
Wypowiedzenie umowy o pracę nigdy nie jest łatwe, ale "sposób, w jaki sobie z nim Państwo radzą, ma znaczące konsekwencje prawne" - podkreśla Tiffany. Proces ten różni się na całym świecie.
W większości stanów USA zatrudnienie może zostać zakończone w dowolnym momencie z dowolnego zgodnego z prawem powodu. Tiffany ostrzega: "chcą Państwo, aby było to zgodne z prawem". To nigdy nie może być dyskryminujące.
Poza USA to już inna historia. Tam "wchodzisz w świat okresów wypowiedzenia." W krajach takich jak Kanada i cała Europa pracodawcy są „prawnie zobowiązani do zapewnienia pracownikowi określonego okresu wypowiedzenia lub wypłaty odszkodowania w zamian za okres wypowiedzenia przed zwolnieniem go”. Okres ten „często zależy od stażu pracy pracownika”, więc pracodawcy muszą znać wymogi prawne obowiązujące w danym kraju przed rozpoczęciem procesu.
Powiedzieć, że te powiadomienia są ważne, to mało powiedziane. Niezastosowanie się do tego wymogu może "skutkować roszczeniem o bezprawne zwolnienie, które może być znacznie bardziej kosztowne niż pierwotna opłata za wypowiedzenie". W niektórych regionach nie jest to prosta płatność: "nie jest nawet tak łatwo po prostu powiedzieć: "Hej, zapłacę panu"". Pracodawcy w miejscach takich jak Holandia "muszą udać się do sądu, aby uzyskać zgodę" na rozwiązanie umowy o pracę.
Rada Tiffany'ego: "Skuteczne odejście z miejsca pracy wymaga starannego planowania i dogłębnej znajomości lokalnych przepisów, aby nie zamienić standardowej decyzji biznesowej w długotrwałą batalię prawną."
Masz fundament. Niech pracodawca formalny to wszystko połączy.
Tiffany postrzega globalną zgodność z przepisami jako przedsięwzięcie, które tak naprawdę nigdy się nie kończy. To "ciągły proces uczenia się i adaptacji". Jej perspektywa, ukształtowana przez wykształcenie inżynierskie, nauczyła ją "postrzegać złożone wyzwania jako systemy, które należy zrozumieć i zoptymalizować".
Zaleca przedsiębiorstwom zastosowanie podobnego podejścia do globalnego cyklu życia pracownika. Podziel to na podstawowe etapy (zatrudnianie, zarządzanie i wyjście z miejsca pracy) i „stosuj rygorystyczne, specyficzne dla danej jurysdykcji praktyki zgodności na każdym etapie”, aby zbudować chroniony zespół globalny.
Ale nie musisz radzić sobie z tymi skomplikowanymi problemami samodzielnie. G-P pracodawca formalnie minimalizuje koszty, złożoność i ryzyko związane z globalnym zatrudnieniem. Dzięki nim możesz organizować zatrudnienia, wdrażać i zarządzać czołowymi pracownikami Utalentowani w ponad 180 krajach, bez zakładania podmiotów. Zajmujemy się wszystkimi kwestiami zgodności, dzięki czemu możesz budować swój ZESPÓŁ z pełnym zaufaniem.
Rada Tiffany: "Możesz współpracować z pracodawcą formalnie, takim jak G-P. My faktycznie podjęliśmy się tego miłego zadania. Dobrze się przy tym bawimy. Zatrudniamy ekspertów, bo to ciężkie zadanie.
Jeśli chcesz pozbyć się problemów związanych z zarządzaniem personelem w firmie Globalny, wypróbuj aplikację G-P Worker Formny, „aby przekonać się, że naprawdę zmienia zasady gry”.
