Nadeszła era globalnej pracy zdalnej. Nagły eksperyment pracy z domu z powodu 2020’s globalnej pandemii zmusił nas do pracy w szafach, kuchniach i w każdym wolnym zakątku domu. Nasi pracownicy przenieśli się do różnych zakątków świata – do domu rodziców w sąsiednim stanie, do ulubionego Airbnb na wzgórzach Vermontu, a może nawet logują się na Zoomie z Cancun.
Do tej pory firmy przymykały na to oko – w końcu mamy pandemię. W czasach nowożytnych nie mieliśmy jeszcze do czynienia z taką sytuacją.
Ale obecnie działy kadrowe i działy zgodności patrzą już na 2021 i trzeba wrócić do rzeczywistości. Globalna praca zdalna zostanie z nami, a my możemy być w trakcie jednej z największych migracji ludzi wszech czasów.
Praca w trybie głównie zdalnym wpływa na każdy aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa, najbardziej chyba na specjalistów kadrowych. Co musi się zmienić w Twojej firmie, gdy każdy jest wszędzie, w ujęciu prawnym, logistycznym i operacyjnym?
Lokalizacja, lokalizacja i jeszcze raz lokalizacja
Kto odpowiada za metody zatrudniania osób, które przeniosły się gdzie indziej? Z prawnego punktu widzenia to pracodawca ma obowiązek płacenia ludziom zgodnie z przepisami obowiązującymi w miejscu, w którym się znajdują.
Pewnie przymykanie oka w 2020 nie było niczym nadzwyczajnym, ale organy władzy w każdym miejscu na świecie wiedzą, że pieniądze z podatków z miejsca, w którym znajduje się pracownik, stanowią kluczowe źródło przychodów. Jeżeli nie wiesz, gdzie znajdują się Twoi pracownicy, lepiej żebyś się dowiedział, bo jak nie, to za chwilę zaczną Cię nękać taksatorzy.
Może to oznaczać, że trzeba będzie się dowiedzieć, skąd Twoi podwładni się logują, korzystając z VPN lub adresu IP. Jako pracodawca ponosisz prawną odpowiedzialność za swych ludzi, więc musisz dysponować wiarygodnymi danymi na ich temat.
Choć nie w każdym stanie, kraju czy obszarze administracyjnym, ogólnie przyjęta zasada mówi o tym, że jeśli ktoś pozostaje dłużej niż 180 dni w określonej lokalizacji, to znaczy, że tam mieszka i powinien płacić miejscowe podatki. W niektórych miejscach okres ten wynosi 90 dni lub mniej.
W niektórych stanach obowiązują przepisy w dziedzinie podwójnego miejsca zamieszkania – np. pracownicy, którzy mieszkają w New Hampshire i pracują codziennie w Bostonie, płacą podatki w Bostonie, choć są mieszkańcami rodzinnego stanu. Wymóg ten nie obowiązuje już, jeśli ktoś pracuje z domu.
Jeśli masz pracowników, którzy chcą przeprowadzić się w inne miejsca, oto pytania, na które musisz uzyskać odpowiedź przed wdrożeniem globalnej polityki pracy zdalnej:
Pytanie nr 1: Czy pracownik ma prawo mieszkać i pracować w tym miejscu?
Jeśli mówimy o obywatelu USA z Bostonu, który przenosi się do Montany, to odpowiedź brzmi „tak”.
Jeśli mówimy o rdzennym mieszkańcu Indii, który wrócił do kraju, żeby być z rodziną, to pewnie ma prawo w nim pracować ze względu na obywatelstwo.
Natomiast jeśli mówimy o pracowniku z USA, który przeprowadził się do Paryża i nie posiada obywatelstwa żadnego kraju członkowskiego UE albo pozwolenia na pracę w UE, to będziesz miał problemy. Pomówimy o nich później. W każdym razie trzeba zawsze sprawdzić prawo podwładnego do pracy w danej lokalizacji.
Pytanie nr2: Jaki jest wpływ na firmę?
Załóżmy, że pracownik ma prawo do pracy w wybranej lokalizacji. Teraz trzeba zdecydować, jak mu płacić. Musisz mieć pewność, że pracuje na mocy legalnie zawartej umowy, płaci lokalne podatki, otrzymuje miejscowe świadczenia i przestrzega miejscowych przepisów prawa pracy.
To jest jedno z zagadnień, w których przydaje się pomoc spółki Globalization Partners. Nasz model biznesowy pracodawca formalny (EOR) polega na uwzględnieniu Twojego pracownika na naszej istniejącej, zgodnej z lokalnym prawem lista płac. W ujęciu prawnym pracownik pracuje dla nas i świadczy dla Ciebie usługi. Teoretycznie jest naszym pracownikiem, ale w praktyce to Ty jesteś jego przełożonym, tak jak przedtem.
Jeśli chodzi o opcje związane z przejściem do środowiska globalnej pracy zdalnej, jest to idealne rozwiązanie dla pracowników powracających do rodzinnego kraju albo do stanu czy kraju, w którym nie masz zarejestrowanej filii. Łatwo go będzie utrzymać, jeśli może w tym państwie legalnie pracować. Dbamy o ochronę praw zarówno pracownika, jak i pracodawcy.
Druga opcja może wydawać się prosta – wystarczy, że się zarejestrujesz jako pracodawca i wprowadzisz swojego człowieka na krajową listę płac, tak? Zwróć jednak uwagę na konsekwencje takiego posunięcia. Może spowodować więcej szkód niż pożytku.
Bywa na przykład tak, że zatrudnienie lokalnego pracownika przekłada się na podlegającą opodatkowaniu obecność korporacji w danym państwie. Czyli Twoja firma musi złożyć deklarację podatkową w tej lokalizacji. W przypadku lokalizacji poza krajem centrali oznacza to często konieczność zarejestrowania spółki w kraju ojczystym pracownika, otworzenia rachunku bankowego lub prowadzenia dorocznego audytu.
Jeśli już masz zarejestrowaną listę płac w tej lokalizacji, to oczywiście nie ma żadnego problemu, ale jeżeli dopiero zaczynasz eksplorować nowy rynek i nie zatrudniasz jeszcze na nim nikogo, to zastanów się, czy chcesz brać na siebie obowiązki prawne, podatkowe, finansowe i regulacyjne związane z rejestracją każdego podmiotu organizującego zatrudnienie. Czy jest to gra warta świeczki, jeśli w grę wchodzi paru pracowników, a może nawet tylko jeden pracownik?
Jeśli nie jest, a Tobie zależy tylko na prostym rozwiązaniu umożliwiającym globalną pracę zdalną, zacznij współpracować z Globalization Partners. Zdejmujemy Ci z barków ciężar spraw prawnych, podatkowych i kadrowych, po czym sami się nimi zajmujemy.
Pytanie nr3: Ile kosztuje pozostawienie tego pracownika w pracy zdalnej poza jego nową jurysdykcją?
Musisz wykonać niezbędne obliczenia. Pracownik zatrudniony w USA zazwyczaj kosztuje pracodawcę około 20-25 % w zakresie ubezpieczeń społecznych i świadczeń dodatkowych oprócz listy płac, jeśli jest opłacany bezpośrednio przez centralę. W innych stanach nie ma specjalnych różnic, ale możesz narazić się na poważne kwoty podatku od osób prawnych, jeśli zdecydujesz się zarejestrować nową listę płac w innym państwie.
Gdyby ten sam pracownik miał otrzymywać taką samą płaca i przeniósł się do Francji, ubezpieczenie społeczne i podatki należne od pracodawcy naliczane od tej pensji wzrosłyby o około 50%. Dodatkowo firma musiałaby ponieść koszt ustanowienia i prowadzenia lokalnej lista płac oraz uiszczania podatków we Francji, ewentualnie koszty korzystania z usług pracodawca formalny typu Globalization Partners.
Jednakże pracownicy we Francji otrzymują o wiele mniejsze wynagrodzenie niż osoby na analogicznych stanowiskach w USA, częściowo dlatego, że wiele kosztów utrzymania pokrywa państwo z wyższych podatków odprowadzanych przez pracodawców. Lokalizacje są różne, więc przedstawmy teraz inny scenariusz kosztów.
Jeśli chcesz porównać koszty, chętnie pomożemy.
Pytanie nr4: Wielkie — czy firma powinna pozwolić pracownikowi zajmującemu się relokacją utrzymać pensję w San Francisco, czy też dokonać ponownej oceny lokalnej analizy porównawczej wynagrodzeń?
Rzeczywistość zależy od prowadzonej działalności i wyznawanej filozofii. Jeśli masz utalentowanego pracownika, który przenosi się do tańszego regionu, możesz nadal wypłacać mu to samo płaca. Jakie będziesz mieć z tego korzyści?
- Zatrzymanie pracy: zapewniasz, że ten pracownik będzie przechowywał go przez długi czas. Gdy osoba z pensją w San Francisco przeniesie się do Kolorado (lub Indii), będzie miała trudności ze znalezieniem pracodawcy, który zapłaci jej tę samą pensję po przeprowadzce.
- Buduj wokół nich: masz teraz lojalnego pracownika w nowym i prawdopodobnie tańszym obszarze świata. Zachęć go do zbudowania wokół siebie zespołu, który będzie się uczył od bardzo utalentowanej osoby, którą wyszkoliłeś w centrali przed pandemią. To może być rozwiązanie korzystne dla obu stron.
Wyjściem pośrednim jest wypłacanie pracownikowi większości dotychczasowego wynagrodzenia, obniżając je o dodatkowe koszty firmy związane z korzystaniem z usług pracodawca formalny lub założeniem podmiotu i opłacaniem podatków w nowym państwie. Firma ponosić będzie także koszty podróży pracownika do centrali. Być może warto je uwzględnić, ale można też odpisać - w zależności od charakteru pracy.
W sumie przy założeniu, że nawet po odliczeniu tych kosztów pracownik otrzymywać będzie wynagrodzenie wyższe niż standardowe na lokalnym rynku, istnieje duża szansa na osiągnięcie porozumienia zadowalającego obie strony. I na tym powinno wszystkim zależeć.
Wyjściem alternatywnym jest zastosowanie podejścia Facebooka, które polega na modyfikacji wynagrodzenia pracownika w oparciu o normy obowiązujące na lokalnym rynku. Tak czy inaczej można szybko dojść do słusznego i uczciwego rozwiązania. Jak do niego dojdziesz zależy od filozofii Twojego przedsiębiorstwa oraz długoterminowego spojrzenia na globalną pracę zdalną.
Pytanie nr5: Co zrobić, jeśli pracownik nie ma prawa do pracy w miejscu, w którym chce się przenieść?
Tu zaczynają pojawiać się niuanse i kłopoty. Trzeba włożyć sporo wysiłku w wyjaśnienie każdego przypadku. Jeżeli pracownik nie ma prawa pracować w miejscu, w którym się znajduje, ale podjął zatrudnienie, to Ty odpowiadasz w świetle obowiązujących przepisów za kwestie podatkowe, finansowe i kadrowe w aktualnej lokalizacji pracownika.
Nie możesz podpisać tej odpowiedzialności ani poprosić pracownika o podpisanie zwolnienia. Naprawdę chodzi o „wszyscy”. Twoim obowiązkiem jest również prawidłowe sklasyfikowanie ich jako pracowników, jeśli tak naprawdę są; nie możesz ich zapłacić jako wykonawców, jeśli naprawdę są pracownikami, ani w inny sposób ominąć Twoich zobowiązań.
Opcje różnią się znacznie w zależności od kraju i obejmują od sponsorowania własnych wiz po odejście z firmy jako pracownika i założenie podmiotu, z którym współpracujesz.
Na przykład, jeśli pracownik przeniósł się do Japonii i chce założyć firmę w Japonii, a Ty płacisz jej bezpośrednio, możesz uniknąć bezpośredniej odpowiedzialności. Nie płacisz już osobie, ale płacisz firmie i ta firma może zawrzeć umowę o świadczenie usług z Tobą.
Relacje tego typu reguluje raczej prawo spółek danego państwa, a nie prawo pracy.
Porozumienie w takiej formie niesie ze sobą określone korzyści, ale pamiętaj też, że tracisz częściowo kontrolę nad zatrudnionym, gdyż przestaje obowiązywać standardowa relacja na linii pracownik - pracodawca.
Musisz uwzględniać kwestie, takie jak: kto jest właścicielem własności intelektualnej Twojej firmy, czy pracownik może pracować dla innych podmiotów (w tym Twoich konkurentów), czy ma poświęcać cały czas prac na współpracę z Tobą. Obowiązują też pewne zasady w dziedzinie opłacania firm z zagranicy. Jeżeli zdecydujesz się na tę metodę, zadbaj o własną ochronę i o to, aby umowa została odpowiednio skonstruowana. Warto zaangażować tu do współpracy fachowego doradcę.
Co zrobisz, jeśli ktoś nie ma prawa pracować w danej lokalizacji, ale nalega na utrzymanie statusu pracownika?
Moim zdaniem, jako CEO posiadający wiedzę specjalistyczną w tym zakresie, jest prawdopodobnie zbyt wiele przeszkód do pokonania i zbyt wiele odpowiedzialności, aby utrzymać je na pokładzie. W większości przypadków lepiej przyjąć rezygnację od pracownika i pozwolić mu odejść. Można tu wymienić kilka przyczyn. Wszystkie odnoszą się do odpowiedzialności i ryzyka, które ponosi głównie pracodawca:
- W państwie, w którym pracuje Twój pracownik, obowiązują dodatkowe podatki od osób prawnych.
- Pracownik ma prawo do ochrony zatrudnienia i otrzymywania lokalnych świadczeń. Jeśli nie będziesz zgodność z przepisami w tej dziedzinie, pracownik ich nie dostanie.
- Opłacanie ludzi niezgodnie z prawem nigdy nie jest dobrą metodą prowadzenia biznesu. Własność intelektualna pracodawcy nie podlega ochronie, jeśli pracodawca nie przestrzega prawa. Co może pójść nie tak? Wszystko, począwszy od wypadku w miejscu pracy, a skończywszy na innych problemach kadrowych. Te same kwestie trzeba brać pod uwagę w USA, ale trudności zaczynają się mnożyć, gdy płacisz ludziom z innym państw pod stołem.
Skorzystaj z rozwiązania zgodnego z przepisami i wprowadź swoją firmę w erę globalnej pracy zdalnej
Spółki na całym świecie zadają te same pytania i muszą stawiać czoła podobnym wyzwaniom. 2021 to rok, w którym warto skorzystać z rozwiązania, które pomoże Ci wprowadzić firmę w erę globalnej pracy zdalnej.
Poza natychmiastowym rozwiązaniem problemu zapewnienia zgodności z przepisami dla obecnych pracowników, niezależnie od tego, gdzie się znajdują, możliwości relokacji talentów i możliwości mobilności pracowników mogą być w przyszłości najlepszym rozwiązaniem dla pracodawców.
Wyróżnij swoją firmę. Możesz dać swojemu utalentowanemu zespołowi możliwość pracy w dowolnym miejscu, a Globalization Partners może pomóc .
