Chociaż technologia sprawiła, że telepraca stała się bardziej dostępna niż kiedykolwiek wcześniej, Covid-19 pandemia wezwała firmy do pracy zdalnej bez ostrzeżenia. W miarę jak firmy dostosowały się do środowiska pracy zdalnej, odkryły, że mogą dotrzeć do osób poszukujących pracy na całym świecie i dotrzeć do zupełnie nowych rynków z ich misją.
Praca w globalnym zespole może przynieść Twojej firmie kilka korzyści, ale wiąże się również z wyzwaniami komunikacyjnymi. Bez łatwości i dostępności interakcji w biurze wirtualna komunikacja wymaga więcej struktury i opieki niż w fizycznym miejscu pracy.
Jeśli odpowiadasz za kierowanie globalnymi zespołami, potrzebujesz odpowiedniego podejścia, aby wspierać zaufanie, ułatwiać organizację i zachęcać do współpracy między członkami zespołu.
Jak pandemia wpłynęła na globalne zespoły zdalne?
Covid-19 Pandemia spowodowała duże zmiany na całym świecie, a obecność pracy zdalnej jest jedną z nich. Podczas pracy zdalnej i polegania na globalnych zespołach istniało przed pandemią, potrzeba zachowania bezpieczeństwa i dystansu społecznego sprawiła, że stało się to bardziej powszechne niż kiedykolwiek wcześniej.
W badaniu Pew Research z udziałem dorosłych z 5800 USA tylko 20 % pracowało z domu przed pandemią. Do końca roku wartość 2020ta wzrosła do 71 procent. Jeszcze więcej zespołów wraca do biura w roku, dlatego wiele firm chce2021, aby praca zdalna stała się trwałym osprzętem. Nasze badanie pracowników w różnych 15 krajach wykazało, że 63 procent pracowników pracuje w firmie, która planuje pracować zdalnie w dłuższej perspektywie.
Rosnąca obecność pracy zdalnej jest tylko jednym z istotnych skutków pandemii. Życie ludzi zmienia się dla dobra ich kariery. Nasze badanie wykazało, że 22 procent pracowników przeprowadziło się lokalnie lub planuje to zrobić, a 17 procent przeniósł się za granicę lub zamierza.
W miarę przenoszenia pracowników do nowych lokalizacji i korzystania ze stylu życia w pracy zdalnej, nasze badanie wykazało, że 48 procent czuje się szczęśliwsze niż przed pandemią. Zdalne zespoły globalne stały się powszechne w świecie zawodowym, a nauczenie się, jak nimi zarządzać, jest niezbędne, aby pomóc pracownikom rozwijać się niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
Z jakimi wyzwaniami borykają się zespoły globalne?
Praca w globalnym zespole wiąże się z wieloma korzyściami, takimi jak maksymalizacja produktywności, elastyczna struktura i większa pula talentów dla Twoich działań rekrutacyjnych. Mimo że korzyści te mogą być powodem, dla którego Twoja firma decyduje się na pracę zdalną, nadal będziesz mieć do czynienia z wyzwaniami związanymi z dystrybucją zespołu w kilku krajach.
1. Logistyka
Logistyka globalnych zespołów zdalnych obejmuje niewielkie szczegóły, które sprawiają, że Twoja organizacja działa. Dobrym przykładem wyzwań logistycznych jest centralizacja informacji. Na szczęście oprogramowanie oparte na chmurze ułatwia każdemu pracownikowi dostęp do tych samych plików i narzędzi. Jednak upewnienie się, że oprogramowanie to jest dostępne dla pracowników, niezależnie od tego, gdzie się znajdują, ma kluczowe znaczenie.
Inne kwestie logistyczne mogą obejmować relokację pracowników i wyzwania związane z nowymi przepisami prawa pracy, godzinami pracy i potencjalnymi problemami z łącznością ze słabymi sygnałami internetowymi. Biorąc pod uwagę logistyczną stronę zdalnych zespołów, kluczowe jest utrzymanie odporności na fazy przejściowe.
2. Kultura miejsca pracy
Jedną z bardziej znaczących przeszkód w zespołach zdalnych jest tworzenie kultury pracy. Kiedy kierujesz zespołem osobiście, łatwiej jest nawiązywać relacje zawodowe z pracownikami i budować przestrzeń, w której ludzie czują się komfortowo. Zdalne zespoły stanowią nowe wyzwanie — brak wspólnej przestrzeni fizycznej.
W jaki sposób pracodawcy zespołów zdalnych mogą tworzyć środowisko zaufania, które ułatwia przekazywanie informacji zwrotnych? Jeśli pracownicy nie czują, że mogą ufać swoim zespołom, są mniej skłonni do rozpoczynania dyskusji i współpracy w celu rozwiązywania problemów. Proces ten jest niezbędny dla każdej firmy, niezależnie od branży, ale dystans fizyczny może stać na przeszkodzie.
Poza wyzwaniami związanymi z dystansem fizycznym w kulturze miejsca pracy, globalne zespoły zdalne korzystają również z różnorodności kulturowej i różnic, które mogą być trudne do rozwiązania z domowego biura. Wyeliminowanie różnicy między różnymi kulturami i tworzeniem środowiska, z którego każdy może korzystać, jest najważniejsze.
Dobrą wiadomością jest to, że różnorodność i różnice środowiskowe mogą poprawić wydajność wykonywania zadań w pracy. Różnorodne perspektywy wspierają podejmowanie decyzji, kreatywność i rozwiązywanie problemów. Jeśli możesz stworzyć kulturę, w której pracownicy będą czuć się komfortowo, dzieląc się swoimi przemyśleniami, niezależnie od ich pochodzenia, możesz stworzyć skuteczny zespół zdalny na dłuższą metę.
3. Komunikacja
Komunikacja jest ściśle powiązana z kulturą miejsca pracy. Kiedy już rozwiniesz kulturę, która ułatwia komunikację, jak ją urzeczywistnisz? Zespoły zdalne stoją przed wyzwaniem znalezienia skutecznych, wartościowych metod komunikacji w oparciu o potrzeby projektu.
Identyfikacja czynników, takich jak sytuacje, w których potrzebna jest komunikacja i narzędzia, których należy użyć, może być skomplikowana. W zależności od charakteru Twojej pracy niektóre działy mogą wymagać większej komunikacji niż inne. Oprócz utrzymywania kontaktu między członkami zespołu w celu współpracy, może być trudno wiedzieć, nad jakimi projektami pracują Twoi pracownicy i kiedy. Otrzymywanie aktualizacji dotyczących postępów i ukończenia może być mniej powszechne w zespołach zdalnych, chyba że warto uwzględnić je w przepływie pracy.
Wiodące zespoły globalne mają również bariery językowe, z którymi lokalni pracownicy zdalni zwykle nie muszą się mierzyć. Jeśli Twoi pracownicy mówią w wielu językach, wybór narzędzi komunikacyjnych jest jeszcze bardziej krytyczny. Organizując swój zespół zdalny, poświęcenie czasu na rozważenie Twoich unikalnych potrzeb komunikacyjnych może znacząco wpłynąć na Twój sukces.
Najlepsze praktyki zarządzania zespołami globalnymi
Zarządzanie międzynarodowym zespołem wymaga organizacji i spójności. Korzystając z dostępnych narzędzi i ułatwiając współpracę między pracownikami, możesz stworzyć efektywną zdalną siłę roboczą. Najlepsze praktyki dla wiodących globalnych zespołów są ściśle powiązane z systemem i strukturą Twojej firmy.
1. Miej świadomość prawa pracy
Przepisy prawa pracy zawsze będą odgrywać rolę w prowadzeniu działalności biznesowej w zakresie zgodności z przepisami prawa, świadczeń i wymogów płacowych. Współpraca z globalnymi zespołami oznacza konfrontację z różnymi przepisami prawa pracy. Niezależnie od tego, czy Twoja firma działa w dwóch krajach, czy też 20, upewnij się, że wiesz, czego potrzebuje każdy pracownik na podstawie przepisów.
Typowe różnice, na które należy zwrócić uwagę w różnych krajach, obejmują wymagane dni urlopu, minimalne wynagrodzenie, składki na ubezpieczenie społeczne i urlop macierzyński. Niektóre kraje wymagają również świadczeń, takich jak premie za 13. miesiąc i płatne święta państwowe. Twoje zespoły finansowe, kadrowe i prawne powinny przygotować się na te możliwe różnice, badając prawo pracy i utrzymując zorganizowany system, który rozdziela pracowników na ich kraje.
2. Wykorzystanie technologii
Komunikacja w globalnych zespołach jest niezbędna, a wykorzystanie technologii jest najlepszym sposobem na jej osiągnięcie. Możesz znaleźć kilka narzędzi do współpracy , które pomogą Twojemu zdalnemu globalnemu zespołowi. To tylko kwestia znalezienia właściwego dla Twoich pracowników. Niemal 80 procent pracowników polega teraz na narzędziach do współpracy w pracy, co stanowi 44 procentowy wzrost od początku pandemii. Znajdź kilka, które reprezentują Twoje potrzeby i trzymaj się ich.
Oprócz ułatwiania komunikacji narzędzia do współpracy wspierają konsolidację informacji, co stanowi główne wyzwanie logistyczne dla zespołów zdalnych. Oparta na chmurze technologia zapewnia dostęp do ważnych dokumentów i plików z dowolnego komputera, a często oferuje intensywne funkcje bezpieczeństwa w celu ochrony poufnych danych.
Dwa czynniki, które należy wziąć pod uwagę, wykorzystując technologię, to liczba narzędzi, które wybierasz i ich dostępność dla zespołu. Posiadanie zbyt wielu narzędzi może być przytłaczające i zakłócać proces współpracy. Znalezienie kilku odzwierciedlających Twoje potrzeby będzie najskuteczniejsze. Chcesz również upewnić się, że Twoje narzędzia mają dwukierunkową komunikację. Technologia nie jest cenna dla Twojego zespołu, jeśli nie ułatwia rozmowy między pracownikami.
3. Zorganizuj spotkania wirtualne
Chociaż wiadomości e-mail, platformy wiadomości i wątki projektowe są cennymi narzędziami komunikacji, niektóre rozmowy wymagają spotkania. Organizowanie regularnych spotkań wirtualnych, aby nadążyć za pracownikami i dowiedzieć się o ich postępach, jest łatwym sposobem na śledzenie ich celów.
Możesz od czasu do czasu organizować spotkania grupowe z całymi działami. Pomocne są również spotkania indywidualne. Spotkania te ustanawiają odpowiedzialność z osobami i pomagają budować relacje zawodowe, które przyczyniają się do budowania kultury w miejscu pracy. Godzina spotkania jeden na jeden daje również możliwość dzielenia się istotnymi informacjami zwrotnymi i pochwalania osób za ich ciężką pracę.
Utworzenie regularnego harmonogramu spotkań grupowych i indywidualnych to doskonały sposób na pozostanie w kontakcie. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na cotygodniowe czy comiesięczne spotkania, są one przydatną techniką zarządzania, którą możesz uwzględnić w swojej zdalnej infrastrukturze.
4. Potwierdź strefy czasowe
Praca w globalnym zespole prawdopodobnie obejmuje kilka stref czasowych i musisz znaleźć sposób, aby się nimi poruszać. Zachęcanie pracowników do korzystania z międzynarodowych zegarów na komputerach może informować ich o strefach czasowych członków zespołu.
Podczas planowania spotkań najlepiej jest unikać wykorzystywania wszystkich godzin nakładania się w strefach czasowych pracowników. Wyeliminowanie tego czasu ograniczy współpracę między pracownikami poza godzinami spotkań.
5. Zachęcaj do udziału
Upewnij się, że każdy członek Twojego zespołu czuje się komfortowo, korzystając z narzędzi i procesów do współpracy. Każdy zasługuje na głos w zdalnej sile roboczej i nikt nie powinien czuć, że nie może zabrać głosu. Osoby, które codziennie kontaktują się z członkami swojego zespołu, czują się bardziej zaangażowane w swoją pracę niż osoby, które tego nie robią.
Wskazówki dotyczące komunikacji dla kierowników zespołów globalnych
Po stronie zarządzania zasobami ludzkimi komunikacja polega na łączeniu się z zespołem i tworzeniu przestrzeni, w której pracownicy mogą się rozwijać. Procesy i struktura są często proste, ale budowanie zaufania jest bardziej zniuansowane. Chociaż nie będziesz w pobliżu, aby pomóc zespołowi osobiście, możesz nadrobić to na kilka sposobów.
1. Bądź dostępny
Jako kierownik musisz być dostępny dla swoich pracowników, aby mogli oni z łatwością rozpocząć rozmowy. Zdalna siła robocza nie ma wygody pobliskiego biura, do którego może wpaść, ale można ją naśladować. Ustaw godziny, w których jesteś dostępny, upewniając się, że obejmują wiele stref czasowych, aby zapewnić dostępność dla każdego pracownika.
Dostępność zależy również od narzędzi używanych do komunikacji. W tym celu najlepiej wykorzystać wiele kanałów. Upewnij się, że pracownicy wiedzą, że jesteś dostępny przez e-mail, czat wideo i telefon, aby mogli skontaktować się z Tobą w odpowiednim momencie.
2. Potwierdź wartość dla pracownika
Praca poza biurem może prowadzić do poczucia rozłączenia, ale poświęcenie czasu na docenienie wartości pracowników może pomóc. Gdy pracownicy czują się ważni dla firmy i jej misji, są bardziej skłonni do wnoszenia wkładu i zaangażowania w pracę.
Możesz wykorzystać spotkania indywidualne, aby pochwalić wysiłki swoich pracowników. Możesz również wysyłać drobne prezenty, oferować nagrody za punkty odniesienia i tworzyć fundusz uznaniowy, który pozwala pracownikom świętować się nawzajem. Wszystkie te podejścia mogą zwiększyć morale, poprawić kulturę miejsca pracy i zachęcić pracowników do komunikacji.
3. Edukacja w zakresie lokalnych ceł i kultury
Każdy kraj będzie miał inne zwyczaje i kultury, dlatego należy je zrozumieć. Style pracy i postrzeganie hierarchii w miejscu pracy są różne na całym świecie. Należy również rozważyć wrażliwe tematy wśród konkretnych pracowników i postrzeganie uprzejmości w danym regionie.
Poznanie kultur pracowników może sprawić, że poczują się oni bardziej wartościowi, a Twoja komunikacja będzie skuteczniejsza. Rozpoczęcie rozmów z międzynarodowymi pracownikami na temat tych różnic pokazuje, że szanujesz ich punkt widzenia i dbasz o ich komfort.
4. Przestrzeganie spójnych standardów
Wyznaczanie spójnych standardów w kanałach komunikacji i innych aspektach działalności może zapewnić przejrzystość zespołowi. Podczas pandemii 74 % pracujących Amerykanów stwierdziło, że wartości organizacyjne ich firmy pomogły im w tym. Wyznaczanie standardów zapewni poczucie struktury wśród niepewności, zwłaszcza w przypadku pracowników zdalnych, którzy mogą nie być w stanie od razu dotrzeć do kierownictwa.
Ustawione standardy zależą od przepływu pracy. Na przykład, jeśli pracownik ma pytanie dotyczące projektu, nad którym pracuje, czy powinien wysłać wiadomość e-mail lub zadzwonić do Ciebie? Czy istnieje inna platforma, z której powinni korzystać? Jak powinni zareagować pracownicy, gdy coś pójdzie nie tak?
Stworzenie tych standardów komunikacji eliminuje niepewność i zwiększa wydajność zespołu.
5. Zaplanuj ćwiczenia z tworzenia zespołów
Budowanie poczucia koleżeństwa wśród pracowników zdalnych może wydawać się trudne, ale możesz wykorzystać kilka metod do budowania zaufania i zachęcania do komunikacji między pracownikami. Na przykład utworzenie wirtualnego pokoju socjalnego za pośrednictwem platformy czatu wideo może dać pracownikom możliwość czatu podczas lunchu.
Potencjalne ćwiczenia integracyjne obejmują wirtualne szczęśliwe godziny i noce w grach. Zachęcanie członków zespołu do socjalizacji poza godzinami pracy ułatwia pracownikom interakcję w pracy. Możesz również stworzyć warsztaty lub zajęcia z zakresu rozwoju zawodowego dla swoich pracowników, aby mogli oni uczestniczyć w zajęciach online. Mogą wchodzić w interakcje w bardziej swobodnym środowisku, jednocześnie ucząc się nowych umiejętności na tym stanowisku.
Wybierz Globalization Partners podczas pracy z globalnymi zespołami
Doskonalenie komunikacji w globalnych zespołach może być wyzwaniem, ale właściwa struktura i podejście mogą zapewnić zdalnym członkom zespołu wsparcie, którego potrzebują, aby odnieść sukces.
W Globalization Partners zapewniamy cenne zasoby dla rozwijających się firm posiadających wiedzę z zakresu prawa i kadr. Dzięki dodaniu do zespołu większej liczby pracowników zdalnych możesz liczyć na naszą zgodność z przepisami i wydajność. Jako pracodawca formalny (EOR) zajmujemy się obciążeniami administracyjnymi i podejmujemy powiązane ryzyko związane z zarządzaniem zespołem.
Zapoznaj się z naszym pełnym pakietem usług już dziś i skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej.
