Vamos encarar: a maioria das empresas não tem programas de integração exemplares; ainda pior quando se trata de um programa de integração remota.
A integração é um primeiro passo fundamental para preparar novos funcionários para o sucesso em sua função, mas a maioria dos programas de integração cobre apenas listas de verificação administrativas.
Os novos contratados estão entusiasmados, mas também provavelmente nervosos e têm muitas perguntas que podem não se sentir à vontade para fazer. E se o processo de integração for um slog administrativo frio, é improvável que eles falem com seu novo gerente por medo de serem vistos como excessivamente negativos.
Em vez disso, eles desabafarão suas frustrações em lugares como o Reddit:
Se a maior parte da integração não foi ruim o suficiente, a mudança para o trabalho remoto piorou. A integração remota é particularmente desafiadora para os novos contratados, porque a comunicação, a formação de equipes e a compreensão da cultura da empresa são mais difíceis por meio de chamadas e reuniões virtuais.
As consequências de ter programas de integração insatisfatórios são grandes demais para serem ignoradas.
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Um estudo da BambooHR descobriu que um terço dos funcionários deixou seus novos empregos nos primeiros seis meses. Isso ocorre depois que as empresas gastam tempo e recursos contratando-as em primeiro lugar. Esses custos podem somar um terço do salário de um funcionário.
Este artigo revelará como gerentes e empresas podem projetar um programa de integração que prepara funcionários remotos para o sucesso.
Como a integração de um funcionário remoto é diferente de um funcionário do escritório?
A integração remota é uma experiência totalmente diferente da integração tradicional no escritório:
Integração no escritório
Quando os novos contratados vêm ao escritório pela primeira vez, seu gerente pode cumprimentá-los, levá-los até sua mesa depois de serem apresentados aos colegas e responder a quaisquer perguntas que possam ter.
Há um alto nível de envolvimento do gerente. Essa interação presencial ajuda os novos contratados a aliviar as ansiedades que podem sentir e se acomodar.
Integração remota
A integração de um funcionário remoto requer muito mais comunicação do que os processos de integração no escritório. Há pistas sociais que os funcionários do escritório podem perceber de que os funcionários remotos não terão a capacidade de fazê-lo.
Em um local de trabalho remoto, os novos funcionários provavelmente receberão uma chamada virtual de seu gerente no primeiro dia. Pode ser uma chamada de longa 1-2 hora em que eles falarão sobre tudo, desde a configuração do computador até o estabelecimento de metas e o esclarecimento de prioridades.
Espera-se que os novos funcionários remotos entendam rapidamente sua nova função.
Desafios de integração virtual
A integração virtual traz consigo desafios específicos com os quais as equipes do escritório não teriam que se preocupar. Aqui estão três desafios da integração remota.
Comunicação
Seja no escritório ou remotamente, o gerente precisa se comunicar frequentemente com seus novos contratados para ajudá-los a se estabelecer em sua nova função. Mas os novos funcionários podem hesitar em fazer perguntas no local. Eles não querem incomodar seus gerentes se estiverem ocupados e deixarem uma má primeira impressão. Isso pode levar o funcionário a ir além sem objetivos diários.
O suporte técnico pode se tornar ainda mais frustrante
Quando estiver no escritório, provavelmente haverá suporte técnico para garantir que e-mail, computador, telefone etc. estejam todos configurados para os funcionários no primeiro dia. Em um ambiente remoto onde essa ajuda não está disponível pessoalmente, as configurações técnicas podem demorar muito mais e ser ainda mais frustrantes.
Integrar novos contratados à cultura
O maior desafio para integrar funcionários remotos é integrá-los à cultura da empresa. Fazer com que novos funcionários se reúnam e conheçam pessoas em diferentes partes da organização é fundamental para fazê-los se sentirem conectados. Se eles não tiverem essa oportunidade, o isolamento pode rapidamente invadir e atrapalhar a capacidade dos funcionários de assumir suas funções rapidamente.
Como criar um programa de integração para funcionários remotos
A integração remota de funcionários não precisa ser a segunda melhor para a integração presencial. Há práticas recomendadas que as empresas podem empregar para preparar os trabalhadores remotos de forma adequada e rápida e integrá-los à empresa.
Etapa 1: Integração antecipada
Um ótimo programa de integração começa antes do primeiro dia. Os novos funcionários terão muitas perguntas e ficarão curiosos sobre a cultura da equipe. Para alavancar seu entusiasmo e aliviar alguns de seus nervos, os gerentes podem compartilhar recursos com eles que fornecem contexto e respondem às suas perguntas.
Os gerentes devem começar a compartilhar recursos como:
- Com quem eles trabalharão.
- Recursos valiosos em seu setor ou produto.
- Documentos de estratégia relacionados à sua função
Alguns gerentes podem até mesmo montar uma pergunta frequente para novos contratados que forneça respostas para perguntas comuns ou um conjunto de slides que apresente seus futuros colegas. Um conjunto de slides é uma ótima ferramenta para dar a eles uma noção de quem mais está na equipe e fornecer contexto sobre como sua função se relaciona com os outros dentro de seu departamento ou organização em geral.
Etapa 2: abordar os fundamentos da integração
Crie uma lista de verificação administrativa para garantir que você não negligencie nenhuma etapa importante no processo de integração. Inclua tarefas como:
- Fazer com que os novos funcionários configurem com software e equipamentos adequados.
- Assinar os documentos de emprego necessários.
- Enviar um cronograma do primeiro dia com reuniões de introdução
É importante que outros membros da equipe saibam o que está nesta lista de verificação para que tenham uma ideia melhor do que preparar para qualquer introdução em que possam ser incluídos.
Etapa 3: Comece bem com o primeiro dia
Os gerentes devem fazer a programação do primeiro dia do novo contratado o mais detalhado possível para garantir que a experiência seja empolgante, envolvente e deixe uma boa primeira impressão.
Como eles não terão outros funcionários para observar ou um ambiente de trabalho para receber pistas, é importante dar aos novos funcionários o suficiente para trabalhar para que eles não tenham períodos prolongados na primeira semana com pouco a fazer. No entanto, não os sobrecarregue com muitas reuniões ou tarefas e esteja sempre disponível para perguntas e verificações.
Ofereça uma recepção calorosa
A IDEO , uma empresa de design internacionalmente renomada, implementou uma estratégia para aliviar os nervos do primeiro dia que muitos funcionários podem sentir: aqueles que entrevistaram o novo contratado enviarão a ele uma carta de boas-vindas que começa com “Achamos que você é um grande negócio, e aqui está o porquê”.
Isso pode parecer uma pequena ação, mas esforços como esse ajudam muito a mostrar aos funcionários que eles são membros bem-vindos da equipe. Isso também ajuda a iniciar relacionamentos que facilitam o contato no futuro.
Apresentar novos funcionários aos seus colegas
Após uma recepção calorosa, um novo contratado deve ter reuniões individuais pré-agendadas com seus líderes e colegas com quem trabalharão de perto. Um dos maiores desafios do trabalho remoto é o isolamento. Ser capaz de se reunir pessoalmente é necessário para integrar novos funcionários à empresa.
Essas reuniões individuais são principalmente para apresentar novos membros da equipe, mas também são uma ótima oportunidade para começar a construir os relacionamentos que são cruciais para o progresso de um novo funcionário.
Etapa 4: Forme duplas de funcionários remotos com um “companheiro de integração”
Além de reuniões individuais com os membros da equipe, combinar funcionários remotos com um “companheiro de integração” pode ajudar os novos contratados a se integrarem à empresa.
A Netapp , uma empresa de serviços em nuvem na Califórnia, integra 200 estagiários todo verão. Parte do programa de integração deles é combiná-los com um colega para o estágio. Essa estratégia desenvolve a cultura da equipe e incentiva a cooperação entre novos estagiários.
Em um artigo da HBR, a Microsoft compartilha seu programa piloto de integração que combina cada novo contratado com um colega que está na empresa há algum tempo. Eles descobriram que ter um parceiro de integração:
- Forneceu contexto importante para o novo contratado.
- Aumentou a produtividade.
- Aumentou a satisfação no trabalho.
Etapa 5: Construir confiança e pertencimento nos primeiros 30-60-90 dias
Nos primeiros 90 dias, os novos funcionários devem construir relacionamentos adequadamente com seus colegas, ficar imersos em seu trabalho, começar a compartilhar suas ideias e receber feedback construtivo.
O teórico de gestão Simon Sinek sugere em seu TedTalk 2014 que grandes líderes fazem com que seus funcionários se sintam seguros. Ele tira proveito de sua experiência entrevistando esquadrões marinhos para entender por que eles correram tão prontamente em perigo para resgatar os membros de sua equipe. “Eles teriam feito o mesmo por mim” é a resposta que todos deram.
O principal objetivo da integração de funcionários não é fazer com que os novos contratados comecem a trabalhar o mais rápido possível, mas construir confiança com eles para que se sintam parte de uma equipe trabalhadora.
Etapa 6: Oferecer mentoria
Semelhante a fornecer aos novos contratados colegas para ajudá-los a se adaptarem à sua nova função e à empresa, os mentores são cruciais para o desenvolvimento contínuo dos funcionários. Os mentores são diferentes dos gerentes porque estão mais preocupados com a melhoria e o crescimento holísticos de seus alunos do que com métricas de desempenho específicas. Mentores são guias e consultores com os quais os funcionários podem confiar para uma perspectiva imparcial de terceiros.
As conexões de mentoria que são feitas no início estavam positivamente relacionadas aos níveis de produtividade e confiança de um funcionário cinco anos e meio depois. O impacto desse tipo de apoio é inestimável.
As chaves para a integração bem-sucedida de funcionários remotos
Os programas de integração remota apresentam mais desafios do que a integração presencial, porque é mais difícil se comunicar e aprender a cultura da equipe enquanto trabalha em casa. Para construir um programa de integração de funcionários bem-sucedido, os gerentes precisam se concentrar em desenvolver sentimentos de confiança e pertencimento dentro de suas equipes.
Ao seguir as etapas descritas neste artigo, as empresas podem criar um programa de integração remota de funcionários que seja mais do que uma lista de verificação de RH, mas um processo que integre efetivamente novos contratados na organização e os prepare para o sucesso.
