Síncrono vs. assíncrono: Dominando a comunicação no local de trabalho remoto

Sem comunicação clara entre equipes remotas, as tarefas param, as políticas são negligenciadas e as equipes são desconectadas. Saber quando e como usar a comunicação síncrona vs. assíncrona ajuda a manter sua força de trabalho global eficiente, informada e alinhada.

O que é comunicação síncrona? 

A comunicação síncrona acontece em tempo real. Todos os envolvidos estão presentes e respondem imediatamente. Exemplos incluem chamadas telefônicas, chamadas de vídeo ou colaboração ao vivo em plataformas como Google Docs. Todos os participantes precisam estar disponíveis ao mesmo tempo, independentemente de sua localização,  para permitir a comunicação síncrona. Esse tipo de comunicação é prático para reuniões de equipe, reuniões individuais e decisões urgentes. 

O que é comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona não acontece em tempo real. Você envia uma mensagem e o destinatário responde mais tarde, como acontece com e-mails e ferramentas de gestão de projetos. Esse tipo de comunicação é bom para compartilhar atualizações, atribuir tarefas, documentar decisões e coletar informações de diferentes equipes. A comunicação assíncrona funciona bem para equipes em fusos horários ou com horários flexíveis. 

Diferenças entre comunicação síncrona e assíncrona 

Escolha um método de comunicação com base na urgência, complexidade do problema, localização da equipe e estilo de trabalho. Aqui está uma comparação:

Encontrar o equilíbrio entre comunicação síncrona e assíncrona

É importante encontrar um equilíbrio de comunicação para sua equipe. Cerca de 53% dos funcionários remotos acham difícil permanecer conectados aos seus colegas de trabalho, e a comunicação síncrona pode ajudar. No entanto, confiar demais na comunicação síncrona pode causar fadiga na reunião. 

O objetivo é combinar a mensagem com o método. Mantenha os fluxos de trabalho tranquilos, apoie o foco e respeite o tempo de todos. Veja como criar uma abordagem equilibrada que atenda às necessidades da sua equipe.

1. Invista em uma plataforma de comunicação segura e compatível

As equipes globais precisam de ferramentas que suportem localização, acesso móvel e integrações com outros sistemas. Selecione uma plataforma que atenda às suas necessidades de privacidade, segurança e conformidade. Você lida com dados financeiros, de RH e jurídicos confidenciais, para que sua plataforma suporte criptografia, trilhas de auditoria e controles de acesso. Essas ferramentas também devem cumprir padrões como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia e os Controles de Sistemas e Organização 2 (SOC2) nos EUA.

2. Construir uma cultura de comunicação equilibrada

O equilíbrio é fundamental. O uso excessivo de um método pode causar atrito ou esgotamento. Defina as horas principais para o trabalho síncrono e incentive atualizações assíncronas sempre que possível. Definir claramente quando uma mensagem justifica uma reunião vs. uma atualização por escrito reforça o valor de ambos os tipos de comunicação. Por exemplo, equipes que trabalham em diferentes fusos horários podem usar o Slack e o Asana para atualizações diárias, reservando chamadas de vídeo semanais para resolução de problemas. Os líderes de equipe devem:

• Agende verificações regulares com as equipes.

• Defina uma expectativa de resposta para mensagens síncronas e assíncronas.

• Definir procedimentos para expectativas de comunicação entre fusos horários.

3. Definir expectativas e protocolos claros

Criar diretrizes para uso de ferramentas e expectativas de resposta. Defina quais canais são usados para o quê. Por exemplo, o Slack é ideal para check-ins rápidos. Defina expectativas para janelas de resposta, disponibilidade e caminhos de escalonamento. Documente protocolos e torne-os acessíveis a todos os membros da equipe, incluindo novos contratados. Isso simplifica a comunicação e demonstra confiança nos esforços de comunicação dos funcionários.

4. Priorizar treinamento e integração tecnológica

Treine gerentes e membros da equipe sobre como usar ferramentas de comunicação. Concentre-se em escrever mensagens claras, usar calendários, gerenciar notificações e manter registros. Integre plataformas ao sistema de informações de recursos humanos (HRIS), software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) ou ferramentas de projeto para otimizar os fluxos de trabalho. Incentive o feedback para melhorar a adoção e manter as ferramentas alinhadas com as necessidades da sua equipe.

Ferramentas e tecnologias para uma comunicação eficaz com equipes globais

Gerenciar a comunicação entre fronteiras é complexo. Diferentes fusos horários, idiomas e regulamentos podem levar a desalinhamento e atrasos. Um modelo de comunicação híbrido combina métodos síncronos e assíncronos com base na estrutura, fluxos de trabalho e necessidades da equipe. Aqui estão algumas ferramentas e práticas recomendadas para comunicação remota:

• Colaboração de documentos: use ferramentas como o Google Workspace para criar, revisar e editar documentos em tempo real ou de forma assíncrona. 

• Compartilhamento de conhecimento: ferramentas de compartilhamento de conhecimento, como Notion ou Confluence, centralizam a comunicação e rastreiam as decisões.

• Integração: suas ferramentas de comunicação devem suportar logon único, criptografia, controle de acesso e integração com sua pilha de tecnologia existente. Isso garante que a comunicação seja segura e centralizada.

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