Det går åt mycket tid och energi till att onboarda potentiella kandidater. Ändå är det ett viktigt steg i anställdas livscykel: Enligt en undersökning av BambooHR lämnar 68 procent av anställda inom de första tre månaderna. Om du vill att ditt företag ska växa, hålla rekryteringskostnaderna nere och upprätthålla en sund företagskultur måste du behärska din onboardingprocess.
Så hur kan utbildnings- och utvecklingsteam (L&D) balansera skapandet av relevant, engagerande och omfattande onboarding med de andra uppgifterna på deras platta? Oftare än inte är svaret samarbetsinlärning.
I de flesta organisationer har L&D-team i uppdrag att hantera onboarding från A till Ö: De hämtar och skapar allt innehåll, utformar program, hanterar registrering, tar emot feedback och ser till att allt är uppdaterat. Det är mycket att hantera, särskilt om deras företag skalar upp.
En samarbetsinriktad inlärningsmetod för onboarding hjälper dessa team att decentralisera mycket av processen, vilket sparar tid. Det leder också till mer relevanta och engagerande introduktionskurser. Låt oss titta närmare på de fem huvudsakliga fördelarna med att använda en samarbetsinriktad inlärningsmetod för onboarding.
För det första: Vad är kollaborativt lärande?
I stort sett är kollaborativt lärande en utbildningsmetodik där anställda delar sin ämnesexpertis med varandra, och kollegor undervisar och lär sig som en grupp. Detta motsätter sig mer traditionella, top-down eller centraliserade metoder där en person eller ett team driver inlärningsinitiativ, ofta beroende av externa experter och långa, synkrona utbildningssessioner.
Vi kan jämföra en bottom-up, samarbetsinriktad strategi för lärande med en mer traditionell, top-down stil.
När det gäller att skapa introduktionsutbildningar i samarbete är fördelarna många:
1. Onboardinginnehåll är kontextuellt
Med kollaborativt lärande skapas kursinnehåll av interna ämnesexperter, inte externa källor eller innehåll utanför hyllan. Det innebär att kurserna är 100 procent kontextuella för din organisation och uppdaterade vid tidpunkten för lanseringen.
Låt oss till exempel säga att du vill inkludera en kurs om hur du kommer igång med ditt företags löneprogram. Istället för att inkludera en allmän handledning kan ditt HR-team skapa en kurs som är anpassad till din arbetsplats. De kan inkludera hur din organisation har konfigurerat sin plattform, med påminnelser om hur långt i förväg att boka ledighet eller genomgångar av företagets föräldraledighetspolicy.
Denna typ av relevans kommer att hjälpa nyanställda att snabbt komma igång.
2. Sparar tid för ditt L&D-team
Eftersom interna ämnesexperter är de som skapar innehåll, frigörs ditt L&D-team för att koncentrera sig på andra uppgifter. De stannar fortfarande kvar i bilden som facilitatorer, men de kan spendera mer tid på saker som att förstå inlärningsbehov, talanghantering eller andra strategiska frågor.
Samarbetsinlärning är också starkt beroende av återkopplingsloopar, både mellan flera kursskapare och elever och instruktörer. Samarbetsplattformar som 360Learning har inbyggda reaktionsfunktioner, ungefär som sociala medier emojis, som gör det möjligt för eleverna att flagga om en kurs behöver uppdateras. Detta gör det mycket enklare för L&D-team att prioritera vilka kurser som ska uppdateras och när.
Feedbackloopar hjälper L&D-team att spara tid på att uppdatera introduktionsinnehåll.
3. Hjälper nykomlingar att lära känna människor
En av de svåraste sakerna med att starta ett nytt jobb är att du inte känner någon. Särskilt i en avlägsen miljö kan det vara svårt att bryta isen och ta längre tid.
Med introduktion baserad på samarbetsinlärning med hjälp av flera samarbetsverktyg online som finns tillgängliga för team, lär nyanställda redan känna sina nya kollegor och kan börja matcha ansikten med namn och namn till jobbtitlar. Eftersom kurser skapas av interna ämnesexperter, varje gång nyanställda slutföra ett program, har de också introducerats för sina kamrater.
Detta gäller särskilt om kursförfattare använder interaktiva format som video, skärmdump eller röstinspelningar. Om du inkluderar diskussioner som äger rum i chattforum kan nyanställda börja få en känsla för vem som är vem.
Diskussioner under introduktionsprogram låter nykomlingar lära känna sina kollegor.
4. Låter nyanställda gå i sin egen takt
Teamövergripande kommunikationsverktyg skickar många varningar – så många att det är svårt att göra det möjligt för anställda att fokusera enbart på ett koncept.
En lösning är att snooza eller stänga av meddelanden på Slack, Outlook eller andra kommunikationsappar. En annan är att uppmuntra asynkron kommunikation. Det kan minska trycket på att reagera omedelbart, främja grundligt arbete, minska möteströtthet och förhindra överarbete.
Samarbetsinlärning bygger till stor del på idén om asynkront lärande. I stället för en serie levande, synkrona sessioner föreslår kollaborativt lärande att anställda slutför självstyrda moduler i sin egen takt.
Detta tillvägagångssätt är mer flexibelt än traditionell onboarding, och många L&D-team gör skiftet. Till exempel bestämde sig Spendesks personal- och verksamhetsteam för att anamma en mer
samarbetande tillvägagångssätt för deras onboardingprocess, delvis på grund av problemet med ”workshop creep”. Tom Morisse, kunskapschef på Spendesk, förklarade problemet och hur det påverkar deras process.
”Okej, vi har workshops, workshops och workshops. Onboarding innebär workshops. Det fanns både detta formatproblem med att ha bara workshops, och det faktum att vi bara lade till andra workshops utan att tänka på samstämmigheten i hela upplevelsen, säger Morisse.
Genom att se över sitt tillvägagångssätt och införliva mer asynkrona format kunde Spendesk skapa en onboardingprocess som kunde hålla jämna steg med deras snabba tillväxt.
5. Det är mer engagerande för eleverna
Vad allt detta innebär är att ett samarbetsinriktat tillvägagångssätt för onboarding är mer engagerande för nyanställda. Interaktion är inbyggd i processen – både mellan elever och kursskapare (genom återkopplingsloopar), men också mellan de nyanställda själva, genom diskussionsforum. Interaktiva kursformat som frågesporter och klickbara medier gör en trevlig förändring från millånga PDF-filer eller torra Zoom-möten i föreläsningsstil.
De första veckorna och månaderna av en nyanställds jobb är avgörande. Nyanställda känner om den här nya miljön är rätt för dem, lika mycket som deras nya chef bestämmer om de gjorde rätt val. Att tillhandahålla introduktionsutbildning som är relevant, engagerande och hjälper nykomlingar att skapa sociala kontakter är ett viktigt steg för att försegla affären - och samarbetsinlärning är ett bra sätt att göra just det.
6. Den är fjärrvänlig
Om det är något vi har lärt oss av Covid-19pandemin är det att anställda gillar flexibelt arbete. De flesta företag fortsätter att erbjuda någon typ av hybrid eller distansarbete alternativ till dem som vill ha det.
För onboarding av medarbetare på distans är onboarding med en samarbetsinriktad inlärningsvinkel idealisk. För det första gör fokus på asynkron inlärning skillnader i tidszon irrelevant. Det säkerställer också introduktionsinnehåll för globala anställda, eftersom kollegor från alla avdelningar kan skapa kurser som är relevanta för den avdelningen eller det geografiska området.
Om du vill bygga, anställa och onboarda ett internationellt team kan en Global Growth Platform vara precis vad du behöver. Kontakta Globalization Partners för att påbörja din expansionsresa.
