Vad är en global HRIS? En guide för internationell anställning

Viktiga lärdomar

• Vad är ett HR-informationssystem (HRIS): Det centraliserar funktioner som löner, förmåner, onboarding och prestationshantering på en enda plattform.

• Lokala och globala HRIS-plattformar tillgodoser olika behov: En lokal HRIS stödjer ett lands lagar och lönesystem. En global HRIS centraliserar personalhanteringen i flera länder, valutor och efterlevnadsramverk.

• En registrerad arbetsgivare kompletterar din HRIS: Medan en HRIS hanterar data och processer anställer en registrerad arbetsgivare lagligt anställda för din räkning och hanterar lokal efterlevnad. Med en registrerad arbetsgivare behöver du inte upprätta juridiska enheter för att anställa internationellt.

• G-P integreras med många HRIS-system: Anställ lagenligt i över 180 länder – allt utan att återuppbygga din teknikstack.

Inte alla HR-verktyg är byggda för globala behov.

Ett HR-informationssystem (HRIS) hjälper dig att samordna din personalstyrka. Den förenar och automatiserar HR-processer för att hantera hela medarbetarens livscykel, från onboarding till prestationshantering. 

De flesta traditionella HRIS-plattformar byggdes med ett enda land i åtanke. De kan inte tillgodose olika skattestrukturer eller rapporteringskrav när du anställer i ett nytt land. Du behöver en global HRIS för att förena dina HR-funktioner över gränserna. 

I den här guiden kommer vi att bryta ner vad en global HRIS är, hur den skiljer sig från traditionella system och hur integrationsstrategier kan hjälpa dig att skala utan att bygga om din HR-teknikstack.

Vad är en global HRIS?

En global HRIS är en programvara för personalhantering som är utformad för att stödja anställda i flera länder. Den centraliserar medarbetardata och standardiserar HR-processer samtidigt som den uppfyller landsspecifika krav som lokala arbetslagar, skatteregler, lönestrukturer, förmåner och rapporteringsskyldigheter.

Till skillnad från traditionella HRIS-plattformar som är byggda för en enhet i ett land hjälper en global HRIS  

Jämföra en global HRIS med lokal HRIS

En lokal HRIS hanterar centrala HR-processer inom ett land. Den följer en uppsättning arbetslagar, skattestrukturer och efterlevnadskrav.

Ett globalt HR-informationssystem stöder organisationer som är verksamma i flera länder. Den stöder flera språk, valutor, tidszoner och olika rättsliga och regelverk. Den centraliserar globala personaldata, effektiviserar HR-verksamhet över gränserna och hjälper till att säkerställa efterlevnad i alla jurisdiktioner.

Nyckelfunktioner för en global HRIS

HR-team använder en global HRIS för att: 

• Centralisera medarbetardata: Upprätthåll ett säkert registersystem för anställda i alla länder, med insyn i globala personaldata. 

• Koordinera global lönehantering och förmånsadministration: Automatisera lönefunktioner över jurisdiktioner som är lagenliga, korrekta och i tid. 

• Standardisera onboarding och offboarding: Skapa konsekventa arbetsflöden över hela världen samtidigt som du införlivar lokalt kompatibla kontrakt och dokumentation. 

• Hantera tid och ledighet: Spåra timmar, helgdagar och ledighet i enlighet med landsspecifika arbetslagar.

• Generera rapporter och analyser: Generera insikter om global arbetskraft och landsspecifika rapporter för att stödja efterlevnad och planering.

• Stödja prestationshantering: Tillämpa konsekventa prestationsramverk över regioner med flexibilitet för lokal praxis.

• Aktivera anställdas självbetjäning: Ge anställda tillgång till löneinformation, uppdatera personuppgifter, begära ledighet och granska förmåner på olika platser.

Varför företag behöver en global HRIS

Funktionerna i en global HRIS hjälper dig att:

• Förbättra effektiviteten.

• För mer exakta register. 

• Minska efterlevnadsrisken.

I stället för fragmenterade medarbetardata som sprids över frånkopplade verktyg och regioner är din HR-information och dina processer enhetliga i ett ekosystem. Resultatet är:

En enda sanningskälla: Sluta spendera timmar på att samla in HR-information från kalkylblad och datakällor från flera platser. En global HRIS ger dig en korrekt bild av din arbetsstyrka i flera länder. 

Automatiserad global efterlevnad: Att spåra förändringar i arbetslagstiftningen i olika länder är tidskrävande och utsatt för fel. En global HRIS har efterlevnadsfunktioner som håller sig uppdaterade baserat på förändringar i lokala arbetslagar. 

En enhetlig medarbetarupplevelse: Tillhandahålla ett konsekvent HR-gränssnitt över länder så att anställda får tillgång till prestationsgranskningar, ledighetsförfrågningar och företagsuppdateringar på samma sätt – oavsett plats. 

Skalbarhet och snabbare hastighet till marknaden: Gå in på nya marknader utan att bygga om processer varje gång.

Global HRIS jämfört med EOR

En global HRIS är det verktyg du använder för att hantera en multinationell arbetskraft. Det är en central plattform för HR-data och processer.

En Employer of Record (EOR) är en partnerorganisation som lagligen anställer arbetare för din räkning i ett annat land. De anställda arbetar för ditt företag, men den registrerade arbetsgivaren är den juridiska arbetsgivaren på papper och hanterar alla anställningsfrågor. 

Med en registrerad arbetsgivare kan du expandera till nya marknader utan att etablera en lokal juridisk person. Den registrerade arbetsgivaren hanterar efterlevnad av lokala arbetslagar, löne- och skatteadministration, anställningsavtal och pågående HR-support. 

Du spenderar mindre tid på juridisk byråkrati, går in på marknader snabbare och minimerar efterlevnadsrisken. 

Alternativ lösning till en global HRIS

En global HRIS centraliserar personaldata, men du behöver fortfarande den juridiska infrastrukturen för att anställa globalt.

G-P EOR ger dig den teknik och vägledning som krävs för att anställa globala talanger i över 180 länder, utan risken och komplexiteten med att starta en enhet. Vi hanterar all efterlevnadshuvudvärk å dina vägnar. 

Behåll din HRIS som den enda sanningens källa

Du behöver inte rippa och ersätta HRIS-system som du redan litar på. G-P integreras med ledande HRIS- och löneplattformar genom ett förstklassigt partnerekosystem.

G-P bäddas in direkt i dina befintliga system, så att du kan anställa, onboarda och hantera globala teammedlemmar utan att lämna din HR-plattform. Din HRIS förblir ett system för registrering av alla dina medarbetardata, samtidigt som den G-P ger lagenlig global sysselsättning bakom kulisserna.

• Ingen duplicerad datainmatning

• Inga frånkopplade arbetsflöden

• Ingen ombyggnad av din teknikstack

Denna integrationsstrategi förhindrar fragmenterad HR-verksamhet. Boston Dynamics integrerade till exempel G-P med Workday för att koppla samman globala registrerade arbetsgivare med sina befintliga HRIS – vilket säkerställer konsekvent livscykelhantering, synlighet och onboarding.

Som Eduardo Ramos, Senior Staff Total Rewards Analyst på Boston Dynamics, förklarar: ”Integreringen mellan G-P och Workday hjälper oss att effektivisera processer över medarbetarnas livscykel och ge våra medarbetare G-P en sömlös upplevelse.”

Kundgodkända verktyg

När Canidium ville expandera inom EMEA, APAC och Nord- och Sydamerika, G-P förenklad efterlevnad och effektiv onboarding.

G-P Känns som en riktig partner. Deras proaktiva tillvägagångssätt och vår kunds framgångschefs engagemang har varit banbrytande. Det är enkelt för både vårt administrationsteam och våra globala teammedlemmar att onboarda nyanställda”, förklarar Annie Diiorio, HR-chef och Executive Business Partner, Canidium.

AI-befogenheter G-P Assist och G-P Gia – att tillhandahålla intelligent vägledning över anställningsscenarier, vilket hjälper HR-team att navigera komplexa globala krav med tillförsikt.

Rackspace Technology behövde hantera efterlevnad av arbetslagstiftning i 21 länder. HR-team hämtade information från många källor, men processen var långsam och inkonsekvent. Nu får G-P teamen verifierade svar på några sekunder.

”Med har Giavi avsevärt minskat den tid som läggs på forskning, och de omfattande källorna gör det möjligt för oss att ta en djupdykning, allt inom ett enda verktyg”, säger Kevin Gaskin, HR Senior Transformation, Storbritannien, Rackspace.

Bygg din teknikstack på ditt sätt

Global anställning bör inte innebära att man bygger om system som redan fungerar. 

Med rätt partner och integrationer kan du behålla din HRIS – och bygga en global arbetskraftsinfrastruktur som skalas upp tillsammans med dig. 

Se hur en global registrerad arbetsgivare kan förenkla din globala anställningsstrategi. Boka en demo.