Gehaltsabrechnung in den Vereinigten Staaten.

Um Ihr Geschäft in die Vereinigten Staaten auszuweiten, müssen Sie lokale Talente einstellen und ein konformes Gehaltsabrechnungssystem einrichten, das alle gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt. Die Navigation durch die mehrschichtige Steuerstruktur des Landes ist ein wichtiger erster Schritt für jedes Unternehmen, das plant, in diesem neuen Markt tätig zu sein.

US-Gehaltsabrechnungs- und Steuervorschriften

Die Gehaltsabrechnung in den USA unterliegt Bundes-, Landes- und manchmal lokalen Gesetzen und schafft eine komplexe Compliance-Landschaft. Arbeitgeber müssen auf dem Laufenden bleiben, um sich an sich ändernde Gesetze anzupassen und einen nahtlosen Betrieb zu gewährleisten. Arbeitgeber sind für die korrekte Berechnung, Einbehaltung und Überweisung aller erforderlichen Steuern aus den Löhnen der Mitarbeiter verantwortlich.

• Bundeseinkommensteuer: Die USA verwenden ein progressives Steuersystem mit sieben Bundeseinkommensteuergruppen. Seit 2025 liegen diese Raten zwischen 10 % und 37 %. Arbeitgeber bestimmen den korrekten Quellensteuerbetrag für jeden Mitarbeiter basierend auf den Informationen auf ihrem Formular W-4. Diese Klammern werden jährlich vom Internal Revenue Service (IRS) für die Inflation angepasst.

• Staatliche und lokale Einkommenssteuer: Zusätzlich zur Bundessteuer erheben die meisten Staaten und einige Gemeinden ihre eigenen Einkommenssteuern. Diese variieren erheblich, wobei einige Staaten progressive Klammern verwenden, einige eine Pauschale und einige überhaupt keine staatliche Einkommensteuer haben.

US-Gehaltsabrechnungszyklen

In den Vereinigten Staaten können Abrechnungszeiträume wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich sein. Der von Ihnen gewählte Abrechnungszyklus wirkt sich auf Ihre Kosten, Ressourcenplanung und Compliance aus.

Wöchentliche Zyklen sind für Stundenarbeiter üblich, da sie die Überstundenberechnung vereinfachen. Im Gegensatz dazu werden monatliche Zyklen oft für festangestellte Rollen verwendet, da sie die Verfolgung von Einnahmen erleichtern. Die Auswahl des richtigen Zahlungszyklus hilft dir, die Gehaltsabrechnung effizient zu verwalten und die Teams zufrieden zu stellen.

Wichtige Gehaltsbeiträge in den USA

Neben der Einkommensteuer müssen Arbeitgeber mehrere andere Pflichtbeiträge verwalten.

• FICA-Steuern: Die FICA-Steuer (Federal Insurance Contributions Act) ist ein obligatorischer Lohnabzug, der sich aus zwei Teilen zusammensetzt:

• • Sozialversicherung: Ab 2025 beträgt der Steuersatz 6.2 % sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer, angewendet auf Löhne bis zur Jahresgrenze von 177,300 USD.

• • Medicare: Der Steuersatz beträgt 1.45 % sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer, ohne Lohnbegrenzung. Mitarbeiter mit hohem Einkommen unterliegen außerdem einer zusätzlichen Medicare-Steuer von 0.9 %, die Arbeitgeber einbehalten müssen, aber nicht übereinstimmen.

• Arbeitslosensteuern:

• • FUTA (Arbeitslosensteuergesetz): Der Standard-FUTA-Steuersatz beträgt 6.0 % auf die ersten 7,000 USD des Jahreslohns jedes Mitarbeiters. Arbeitgeber, die ihre staatlichen Arbeitslosensteuern rechtzeitig zahlen, erhalten jedoch in der Regel eine Gutschrift von bis zu 5.4 %, was zu einem effektiven Bundessatz von 0.6 % führt.

• • SUTA (Staatliche Arbeitslosenversicherung): Jeder Staat verwaltet sein eigenes Arbeitslosenversicherungsprogramm mit einzigartigen Steuersätzen und Lohngrundlagen. Die Tarife werden neuen Arbeitgebern zugewiesen und später basierend auf ihrer Beschäftigungshistorie angepasst.

Steuern der Lohn- und Gehaltsabrechnung in den USA

Die Verwaltung von Lohnsteuern in verschiedenen US-Bundesstaaten ist komplex. Jeder Staat hat seine eigenen Regeln für das Einbehalten, Einreichen und Überweisen von Arbeitssteuern, einschließlich staatlicher Einkommensteuer und staatlicher Arbeitslosensteuergesetz (SUTA).

Ein Employer of Record (EOR) bietet eine umfassende Lösung. Als gesetzlicher Arbeitgeber übernimmt ein EOR alle landesspezifischen Steueranmeldungen, Berechnungen und Einreichungen in Ihrem Namen. Dies eliminiert Compliance-Risiken und den Verwaltungsaufwand, sodass Sie überall in den USA Talente einstellen können.

US-Gehaltsabrechnungsoptionen für Unternehmen

Unternehmen haben bei der Einrichtung der US-Gehaltsabrechnung mehrere Möglichkeiten:

• Interne Gehaltsabrechnung: Dies umfasst  die Einrichtung einer US-Tochtergesellschaft  und die Einstellung von Mitarbeitern zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung. Dieser Ansatz bietet maximale Kontrolle, erfordert jedoch erhebliche Ressourcen und fundierte Kenntnisse komplexer, sich ständig ändernder Bundes- und Landesvorschriften.

• U.S. Payroll Processing Company: Ein lokaler Anbieter kann Lohnberechnungen und Zahlungen bearbeiten. Die rechtliche Verantwortung für die Einhaltung, einschließlich Steuererklärungen und Überweisungen, verbleibt jedoch letztendlich beim einstellenden Unternehmen.

• G-P (Employer of Record): G-P ist der am besten bewertete Arbeitgeber und hilft dir, die Gehaltsabrechnung in über 130 Währungen zu finanzieren. Mit flexiblen Zahlungsoptionen erhältst du eine pünktliche, fehlerfreie Gehaltsabrechnung und kannst mit nur wenigen Klicks Boni, Provisionen und Ausnahmen hinzufügen.

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So richten Sie die Gehaltsabrechnung in den USA ein

Der traditionelle Prozess der Einrichtung einer US-Gehaltsabrechnung erfordert mehrere wichtige Schritte:

1. Holen Sie eine bundesstaatliche Arbeitgeber-Identifikationsnummer (Employer Identification Number, EIN) vom IRS ein.

2. Melden Sie sich bei den entsprechenden staatlichen Steuer- und Personalbehörden an.

3. Sammeln Sie ein Formular W-4 von jedem Mitarbeiter, um die Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer zu bestimmen, und ein Formular I-9 , um die Beschäftigungsberechtigung zu überprüfen.

4. Erstellen Sie einen Gehaltsabrechnungsplan (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich) in Übereinstimmung mit den Landesgesetzen.

5. Richten Sie ein System ein, um Einbehaltungen genau zu berechnen und Zahlungen zu verarbeiten.

6. Überweisen Sie einbehaltene Steuern bis zu ihren jeweiligen Fristen an Bundes- und Landesbehörden, häufig unter Verwendung des elektronischen Bundessteuerzahlungssystems (EFTPS) für Bundessteuern.

7. Legen Sie regelmäßige Berichte, wie das vierteljährliche Formular 941 und das jährliche Formular 940, bei der IRS und den staatlichen Behörden vor.

Endgültige Gehalts- und Gehaltsabrechnungsanforderungen

Die US-Beschäftigungsgesetze schreiben auch spezifische Gehaltsabrechnungsregeln für Kündigung und Gehaltstransparenz vor. Staatliche Gesetze, nicht Bundesgesetze, legen die Frist für die Ausstellung der letzten Gehaltszahlung eines Mitarbeiters fest, die vom letzten Arbeitstag bis zum nächsten geplanten Zahltag reichen kann. Während das Bundesgesetz von Arbeitgebern verlangt, genaue Gehaltsunterlagen zu führen, schreibt das Landesgesetz in der Regel die Bereitstellung regelmäßiger Gehaltsabrechnungen (Pay Stubs) für Mitarbeiter vor. Diese müssen in der Regel Angaben wie Bruttogehalt, alle aufgeschlüsselten Abzüge, Nettogehalt und den Abrechnungszeitraum enthalten.

Wie das Gehaltsabrechnungsmanagement das Vertrauen der Mitarbeiter beeinflusst

Effektives Gehaltsabrechnungsmanagement ist entscheidend für den Aufbau von Mitarbeitervertrauen und die Sicherstellung der Geschäftskontinuität. Wenn Sie Ihr Team pünktlich und genau bezahlen, werden Selbstvertrauen und Zufriedenheit aufgebaut.

Eine klare Kommunikation über Abzüge für Steuern, Sozialversicherung und Sozialleistungen verbessert auch die Transparenz. Wenn Teammitglieder ihre Gehaltsabrechnungen verstehen, baut dies Vertrauen auf und erhöht die Loyalität. Die Zusammenarbeit mit einem eingetragenen Arbeitgeber wie G-P ist eine der effektivsten Möglichkeiten, um eine hervorragende Gehaltsabrechnung zu gewährleisten und Vertrauen aufzubauen, während gleichzeitig der Verwaltungsaufwand der HR-Teams reduziert wird.

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