La collaboration est un défi pour de nombreuses organisations. C’est pourquoi les méthodes les plus agiles introduites au cours des 20 dernières années ont été conçues pour briser les silos et améliorer la collaboration entre les équipes, les services, les fonctions et même les produits.

Chez G-P, nous sommes une entreprise axée sur la télécommunication. Les ingénieurs, les concepteurs et les chefs de produit sont situés dans les Amériques, en Europe et en Asie. Notre objectif : créer des relations, prendre du temps pour les conversations, parvenir à l’alignement et favoriser la connexion lorsque les membres de l’équipe peuvent être séparés par des océans ou dans des fuseaux horaires complètement différents. Le travail à distance a changé la donne. Et il y a toujours la possibilité de rencontrer des coéquipiers en personne.

Mieux ensemble

Nous rassemblons souvent des équipes pour des événements en face à face. L’objectif est généralement de planifier, et nous parvenons également à nous faufiler à temps pour socialiser et nous connecter. En 2024, nous avons remarqué que l’activité de planification empêchait nos conversations. La leçon : La connexion est tout aussi importante que la planification stratégique.

Expérimentation – un hackathon humain

Nous aimons l’expérimentation. Bien qu’il n’y ait pas de processus formel, nous utilisons le modèle Observer, Orienter, Décider, Agir (OODA). Les boucles OODA sont toujours en action lorsque nos équipes travaillent, car rien ne reste constant dans la technologie.

En 2025, nous avons entrepris d’avoir un impact significatif en rassemblant les gens avec la technologie open space (OST).

Présentation de l’OST

L’OST est un format de réunion sans conférence ou dirigé par des participants que j’utilise depuis 10 ans. Nous assistons souvent à des conférences et constatons que les expériences les plus mémorables ne sont pas les discussions elles-mêmes, mais les conversations passionnées avec les autres participants pendant les pauses-café. 

OST est conçu pour reproduire les pauses-café informelles de la conférence. Un peu d’organisation et quelques règles simples permettent  à de grands groupes de s’auto-organiser et à chaque participant de contribuer.

Les règles de l’OST

Un OST a besoin de certaines limites pour fonctionner. Il y a cinq principes et une seule loi. Les principes sont les suivants :

  • Les personnes qui y participent sont les bonnes. Travaillez avec la personne qui vient à votre session, qu’il s’agisse de cinq personnes ou de 50. Ils se soucient et seront engagés.

  • Chaque fois qu’il commence, c’est le bon moment. La créativité ne se soucie pas de l’horloge. Donnez au groupe le temps de s’installer.

  • Où vous êtes est le bon endroit. Vous avez peut-être prévu d’assister à une session, mais vous êtes déjà engagé dans une conversation intéressante. Restez là où vous êtes.

  • Quand c’est fini, c’est fini. Si la conversation ou la session a atteint une conclusion naturelle en avance sur le calendrier, remerciez le groupe et concluez.

  • Quoi qu’il arrive, c’est la seule chose qui aurait pu arriver. Faites confiance au processus et voyez où vont les choses. Tirez le meilleur parti de ce qui s’est passé et acceptez que les choses ne se passent pas toujours comme prévu. 

La loi des deux pieds est simple : si vous avez l’impression de ne rien apprendre ou contribuer, utilisez vos deux pieds pour aller ailleurs.

La loi des deux pieds donne à tout le monde l’agence de faire la différence. Au cours de la journée de travail, nous nous asseyons à des réunions ennuyeuses et pensons que nous n’avons pas le choix, pas dans un OST.

Assis dans un cercle

Le format d’un OST est toujours amusant. Nous commençons et terminons la journée par un cercle. Cela semble normal, jusqu’à ce que vous vous rendiez compte que mettre 180 personnes dans un cercle est un type de réunion différent. La première question est toujours : « Où se trouve l’écran ? » Il n’y en a pas. Suivi de « Pouvez-vous m’envoyer l’ordre du jour ? » Il n’y en a pas non plus.

Le cercle d’ouverture met la journée en place. Et le cercle de fermeture nous donne le temps de réfléchir. La majeure partie de la journée est consacrée à des sessions, généralement une foule de personnes autour d’un tableau blanc débattant poliment d’un sujet. Les sessions sont de 30 minutes chacune, et il y a 3 à 5 pistes parallèles en cours. Il y a beaucoup de choix. Les sujets sont souvent des questions,  comme « Comment testons-nous les agents d’IA ? »

L’atmosphère

Du point de vue d’un leader, il y a un risque. Vous faites sortir tout le monde du site pendant une journée, vous dépensez beaucoup d’argent dans le processus et vous voulez un retour sur investissement. C’est compréhensible. Pour les participants, il peut y avoir l’idée qu’il y a un ordre du jour caché, et nous prétendons qu’il est spontané.  Nous ne faisons pas semblant. Bien sûr, une préparation minutieuse est nécessaire pour garantir un sentiment de spontanéité. 

Lorsque quelqu’un dit : « Il n’y a pas d’ordre du jour, ce sera bien », les dirigeants deviennent nerveux. C’est compréhensible.

L’énergie de chaque OST est la même. Curiosité, nervosité face au manque d’écrans, enthousiasme face au brise-glace, intérêt sincère pour les sujets soulevés, anticipation à rejoindre la discussion et surprise en fin de compte quand tout fonctionne. Des réflexions perspicaces apparaîtront ensuite, ce qui prouve qu’un OST est  une expérience transformatrice.

La clé est l’apprentissage et l’authenticité. L’apprentissage nécessite un espace sûr pour les demandes. Les gens doivent poser des questions. Et ils ont besoin d’un espace pour partager des idées folles et se rencontrer.

Dans de nombreuses réunions de travail, la politique et la pression sont d’accord. Les questions d’enclouage ne répondent pas : « Mettons cela dans le parking. » Peut-être qu’un espace ouvert est le parking. Et le parking est tout aussi important que le bâtiment principal (les sujets à discuter). Vous avez besoin des deux.

Un sentiment de sécurité

Les espaces ouverts fonctionnent parce qu’ils créent un environnement de sécurité psychologique. Cela semble facile, mais ce n’est pas le cas. Il est important de suivre les idées suggérées dans l’espace ouvert. Une conversation sans action n'aide personne. 

L’importance du suivi

Nous avons adopté une approche différente cette année. Nous avons eu plus de 30 sessions en espace ouvert, et un preneur de notes ou un scribe a accompagné chaque session. Ils ont écrit des points intéressants sur une page A3 pendant la session. Nous créons généralement un mur d’humeur à la fin de la journée pour réfléchir à nos pensées. Cette fois-ci, nous avons pris environ 60 photos de billets, les avons introduites dans Gemini et les avons converties en Markdown. Ensuite, nous l’avons fusionnée et téléchargée sur NotebookLM. Comme vous pouvez l’imaginer, il a repris le sentiment, les enseignements, les thèmes, les actions et les idées en quelques minutes.

Consacrez du temps à bon escient

Le Remote-first présente de nombreux avantages, mais il est difficile d’organiser un grand atelier lors d’un appel vidéo. Pas impossible, mais difficile. Nous avons découvert que le temps passé ensemble en personne crée de l’enthousiasme, de la sécurité, des liens et des plans qui n’auraient pas eu lieu lors d’un appel vidéo.

Il y a dix ans, il fallait une semaine pour synthétiser tous les résultats d’un événement en espace ouvert. De nos jours, cela prend quelques heures. À quoi cela ressemblera-t-il à l’avenir ? Une chose est sûre : l’énergie et la vitalité d’un OST , combinées au pouvoir de connecter les personnes, continueront d’être précieuses.