Que sont les paiements SWIFT ?

Principaux enseignements

• Que sont les paiements SWIFT : ils permettent des transferts d’argent internationaux sécurisés entre banques dans plus de 200 pays. Le système de paiement SWIFT traite des millions de messages chaque jour, mais ne gère pas la conformité ou les taxes.

• SWIFT GPI et sécurité : le suivi SWIFT GPI réduit les retards de paiement, tandis que la certification ISO 27001 garantit la protection des données pour les informations de paie sensibles.

• Défis de la paie mondiale : la gestion de la paie mondiale par virement bancaire SWIFT implique de gérer plusieurs devises, réglementations et règles de conformité séparément.

• Le moyen le plus simple de gérer la paie mondiale : un employeur d'enregistrement (EOR) fiable comme G-P peut gérer la paie multidevises, les paiements des sous-traitants et la conformité locale pour vous.

La gestion des paiements internationaux peut être difficile, même pour les équipes RH expérimentées. Lorsque vous payez des employés et des sous-traitants dans plusieurs pays, vous avez besoin d’un système fiable qui prend en charge différentes devises, réglementations bancaires et règles de conformité. 

Le système bancaire SWIFT fournit cette base, mais comprendre comment l’utiliser efficacement peut faire la différence entre des opérations fluides et des retards coûteux.

Qu’est-ce qu’un paiement SWIFT ?

Un paiement SWIFT est une instruction électronique qui transfère de l’argent entre les banques et au-delà des frontières internationales via un système de messagerie standardisé. La Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) ne transfère pas les fonds directement. Au lieu de cela, il envoie des messages sécurisés entre les institutions financières, leur indiquant comment créditer et débiter les comptes.

Lorsque vous initiez un virement bancaire SWIFT, votre banque envoie un message crypté via le réseau SWIFT à la banque du destinataire. La banque du destinataire suit les instructions du message chiffré pour créditer les fonds sur le compte du destinataire.

Le système de paiement mondial SWIFT connecte plus de 11 500 institutions financières dans plus de 220 pays, ce qui en fait le pilier des paiements commerciaux internationaux. Pour les entreprises gérant des équipes mondiales, ce réseau rationalise tout, des cycles de paie mensuels aux paiements ponctuels des sous-traitants.

Le réseau de paiement rapide offre des processus standardisés entre les pays, des transactions traçables et une sécurité de niveau bancaire. SWIFT s’engage à protéger les données, en veillant à ce que les plateformes de paiement avec lesquelles elle travaille maintiennent la certification ISO 27001, qui est essentielle pour traiter les données de paie sensibles. 

Défis en matière de paie et de paiements à l’échelle mondiale

Les processus de paiement défectueux perturbent vos opérations et ont un impact sur la satisfaction des employés. Les principaux défis mondiaux en matière de paie comprennent :

• Impôts et réglementations locaux : chaque pays a des obligations fiscales spécifiques en matière de paie, des règles de déclaration, des taux de retenue et des délais de paiement. Le non-respect de ces délais peut entraîner des pénalités.

• Préférences de mode de paiement par région : bien que les virements SWIFT fonctionnent à l’échelle mondiale, les préférences locales varient. Les employés peuvent demander des méthodes de paiement locales pour réduire les frais et maximiser leur salaire à domicile. 

Primes, commissions et rémunération en actions : la rémunération variable ajoute une autre couche de complexité. Vous devez calculer les taxes différemment pour les primes, gérer les calendriers d’acquisition des capitaux propres et vous assurer que les commissions atteignent rapidement les équipes de vente. Le réseau de paiement mondial SWIFT gère ces différents types de paiement, mais vous avez besoin de processus clairs pour suivre et signaler chaque composant.

Fonctionnement du paiement SWIFT

Comprendre comment fonctionne le paiement SWIFT vous aide à optimiser vos processus et à éviter les erreurs courantes.

Le processus de paiement SWIFT

Le processus de transfert en ligne SWIFT suit une séquence claire qui garantit des transactions sécurisées et traçables :

1. Initiation de paiement : vous soumettez des instructions de paiement via la plateforme en ligne ou le logiciel de paiement de votre banque. Les instructions comprennent les détails du bénéficiaire, le montant et l’objectif du paiement.

2. Création de message : votre banque crée un message SWIFT, généralement MT103 pour les transferts clients, contenant des informations de paiement standardisées.

3. Transmission du réseau : le message crypté passe par le réseau de paiement SWIFT jusqu’à la banque du bénéficiaire, passant parfois par les banques intermédiaires.

4. Exécution du paiement : la banque destinataire traite le message et crédite le compte du bénéficiaire conformément aux instructions.

5. Confirmation : les deux banques échangent des messages de confirmation, et vous recevez une notification de réussite du paiement.

Chaque virement bancaire SWIFT comprend :

• Le client donneur d’ordre, généralement votre entreprise

• La banque donneur d’ordre

• La banque bénéficiaire

• Le bénéficiaire, généralement l’employé ou le sous-traitant

• Banques intermédiaires, si nécessaire

Chaque partie a des responsabilités spécifiques pour les contrôles de conformité, le recouvrement des frais et la vérification des informations.

Exemples de paiements SWIFT

Vous pouvez utiliser les transferts d’argent SWIFT des manières suivantes :

• Paie : lorsque vous payez un employé en Allemagne depuis votre siège social américain, le système de paiement mondial SWIFT garantit que son salaire arrive en euros sur son compte bancaire local. Le paiement comprend des informations de référence pour la déclaration fiscale et peut être programmé à des dates spécifiques pour répondre aux cycles de paie locaux.

• Paiements des sous-traitants : les sous-traitants indépendants travaillent dans différents pays. Un virement bancaire SWIFT vous permet de payer un développeur en Thaïlande, un concepteur au Brésil et un consultant au Kenya en utilisant un système standardisé. Chaque paiement peut inclure des numéros de facture et des codes de projet pour une tenue précise des registres.

• Transactions B2B : au-delà de la paie, vous pouvez utiliser le système de paiement SWIFT pour les paiements des fournisseurs, les distributions de partenariat et les transferts intersociétés. Ces transactions impliquent parfois des montants plus importants et nécessitent une documentation de conformité.

Détails essentiels pour un paiement SWIFT

Des informations précises évitent les retards de paiement et les retours. Vous aurez besoin de :

• Nom du bénéficiaire : doit correspondre exactement à ce qui apparaît sur le compte bancaire

• Code SWIFT : code 8-11-character identifiant la banque et la succursale spécifiques

• Numéro de compte : l’identifiant du compte du destinataire ou le numéro de compte bancaire international (IBAN)

• Adresse de la banque : Adresse physique de la banque du bénéficiaire

• Objectif du paiement : description claire à des fins de conformité et fiscales

• Informations réglementaires : identifiants fiscaux, numéros d’enregistrement ou autres exigences locales

Que sont les codes SWIFT ?

Les codes SWIFT, également appelés Codes d’identification bancaire (BIC), identifient de manière unique les institutions financières au sein du système bancaire SWIFT. La structure du code vous indique exactement où va l’argent :

• Quatre premiers caractères : code bancaire, comme « CHAS » pour Chase Bank

• Deux caractères suivants : code pays, tel que « États-Unis » pour les États-Unis

• Deux caractères suivants : code d’emplacement pour la ville ou la région

• Trois derniers caractères (facultatif) : code de succursale spécifique

Par exemple, CHASUS33XXX identifie le siège de JPMorgan Chase à New York, et DEUTDEDB101 concerne Deutsche Bank à Berlin. Vous pouvez trouver les codes SWIFT sur le site Web de votre banque, sur les relevés de compte ou dans le répertoire en ligne de SWIFT. Vérifiez toujours les codes avec votre bénéficiaire. Le mauvais code peut acheminer les paiements vers la mauvaise banque.

Logistique de paiement SWIFT

Obtenir les détails opérationnels appropriés détermine si vos paiements internationaux se déroulent sans heurts ou s’ils créent des problèmes continus pour votre équipe.

Combien de temps prennent les paiements SWIFT ?

Les délais de transfert d’argent SWIFT standard se sont améliorés. Selon les données les plus récentes de SWIFT, près de 100 % des paiements GPI SWIFT parviennent aux bénéficiaires en 24 heures, 60 % arrivant en moins de 30 minutes. Cependant, certains facteurs peuvent entraîner des retards.

• Les fuseaux horaires créent des retards naturels. Un paiement commencé vendredi après-midi à New York ne sera pas traité à Tokyo avant lundi matin.

• Les banques intermédiaires ajoutent généralement 1–2 jours au processus, en particulier pour les devises nécessitant plusieurs conversions.

• Les vérifications de conformité pour les montants supérieurs à 100 000 USD peuvent ajouter 24-48 heures supplémentaires.

Pour minimiser les retards, envoyez des paiements tôt dans votre journée bancaire, utilisez SWIFT GPI pour le suivi en temps réel et ajoutez les bonnes informations sur les bénéficiaires. Établir des calendriers de paiement réguliers aide les banques à anticiper et à traiter vos transactions plus rapidement.

Quels sont les frais liés à SWIFT ?

Le système de paiement mondial SWIFT comporte plusieurs composantes de frais. Votre banque facture 25-65 USD par virement sortant, tandis que les banques intermédiaires peuvent déduire 15-30 USD supplémentaires de chaque virement. Les banques destinataires facturent également 10-25 USD sur les comptes de crédit. Pour un paiement international unique, le total des frais peut aller de 50-120 USD.

La conversion de devises ajoute 1-4 % de plus à vos coûts grâce aux majorations de taux de change. Les banques offrent généralement des taux 2-3 % moins favorables que les taux du marché intermédiaire. Pour un paiement de 10 000 USD, cela signifie 200-300 USD de coûts de conversion cachés.

Les remises sur volume peuvent réduire les coûts par transaction. De nombreuses banques proposent des prix échelonnés pour les entreprises qui envoient plusieurs paiements internationaux par mois. La négociation de frais mensuels fixes au lieu de frais par transaction permet d'économiser de l'argent pour les cycles de paie de routine.

Les paiements SWIFT sont-ils sûrs ?

Le système de traitement des paiements SWIFT dispose de plusieurs couches de sécurité. Tous les messages utilisent un cryptage de bout en bout avec une rotation régulière des clés. Le programme de sécurité client de SWIFT exige des contrôles spécifiques pour tous les utilisateurs, y compris l’authentification multifacteur et l’accès réseau séparé.

Le réseau surveille les tendances inhabituelles et signale les transactions suspectes pour examen. Votre banque ajoute une détection de fraude supplémentaire, en conservant des paiements inhabituels pour vérification.

Pour la sécurité de la paie, mettez en œuvre des flux de travail d’approbation qui nécessitent plusieurs autorisations pour les paiements au-delà de certains seuils. Des audits réguliers des bénéficiaires des paiements et des rapprochements mensuels détectent les erreurs avant qu’elles ne deviennent des problèmes.

Un code SWIFT est-il identique à un IBAN ?

Les codes SWIFT et les IBAN ont des finalités différentes dans le processus de virement bancaire SWIFT. Un code SWIFT identifie la banque, tandis qu’un IBAN identifie le compte spécifique de cette banque. Vous avez besoin des deux pour des transferts internationaux réussis.

Les IBAN contiennent jusqu’à 34 caractères, y compris l’indicatif du pays, les chiffres du chèque, l’identifiant bancaire et le numéro de compte. Le format structuré réduit les erreurs. Ils sont obligatoires en Europe et deviennent communs à l’échelle mondiale. 

Certains pays n’utilisent pas d’IBAN. Les États-Unis, le Canada, l’Australie et plusieurs autres pays dépendent toujours des numéros de routage et des numéros de compte. Lorsque vous envoyez des paiements vers ces pays via le système de paiement SWIFT, vous fournirez le code SWIFT plus les détails du compte local au lieu d’un IBAN.

Meilleures pratiques

Bien que le système bancaire SWIFT soit l’outil de référence pour les paiements internationaux, des pratiques intelligentes et des alternatives peuvent optimiser vos opérations de paiement mondiales.

Considérations pratiques pour les paiements internationaux des employés

Gérer efficacement les transactions SWIFT signifie planifier avec soin et suivre les meilleures pratiques, notamment :

• Calendriers de paiement clairs : établissez des calendriers de paiement qui tiennent compte des jours fériés bancaires locaux et des coutumes de paie. Dans certains pays, les travailleurs attendent un paiement à des dates spécifiques, tandis que d’autres suivent des cycles hebdomadaires ou bihebdomadaires.

• Documentation appropriée : documentez vos processus de paiement pour garantir l’exactitude et la conformité. Créez des modèles pour les types de paiement courants, maintenez à jour les bases de données des bénéficiaires et établissez des hiérarchies d’approbation. Cette structure réduit les erreurs et accélère le traitement des paiements lorsque vous gérez plusieurs devises et destinations.

• Calendrier de paiement stratégique : le système de paiement mondial SWIFT fonctionne en continu, mais les taux de change fluctuent tout au long de la journée. La définition d'alertes tarifaires et l'utilisation de contrats à terme permettent de gérer le risque.

Solutions de paiement alternatives

Les plateformes de paiement numérique offrent des alternatives aux services de transfert en ligne SWIFT traditionnels. Ces solutions peuvent fournir des frais plus faibles et des temps de traitement plus rapides. Cependant, ils ont souvent des restrictions nationales ou des limites de transaction qui ne répondent pas à tous les besoins commerciaux.

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