Les règles de gestion des équipes mondiales ont radicalement changé dans le monde d’aujourd’hui, axé sur la télécommande. De nombreuses organisations se sont récemment adaptées à des environnements axés sur la télécommande et ont été confrontées à une myriade de défis, notamment la gestion d’une équipe située dans le monde entier, l’adaptation de leurs équipes et de leurs piles technologiques à de nouveaux outils de communication pour maintenir la productivité, et la communication efficace avec leurs équipes à travers les fuseaux horaires.
Aujourd’hui, comprendre la communication synchrone par rapport à la communication asynchrone est essentiel pour libérer la productivité, attirer et retenir les talents. Et, plus que jamais, des communications efficaces dans l’environnement de travail sont essentielles pour que les organisations restent au fait de leur activité, qu’elles gèrent une main-d’œuvre à distance, en personne ou hybride.
Qu’est-ce que la communication synchrone et asynchrone ?
Communication synchrone
La communication synchrone est la méthode traditionnelle de communication « qui a lieu en temps réel entre deux parties ou plus » et est le plus souvent utilisée dans les tâches physiques de bureau, médiées par écran.
Même avec la transition vers le travail à distance, la communication synchrone est restée une méthode de communication pertinente pour de nombreuses entreprises. Elle continue de prendre la tête des réunions individuelles, des appels en direct et des réunions périodiques que la plupart des équipes du monde entier organisent régulièrement.
La communication synchrone aide les responsables à aligner leurs équipes, à connaître leurs coéquipiers en congé personnel et à développer des liens émotionnels au-delà de l'écran.
Communication asynchrone
La communication asynchrone est aussi ancienne que le langage lui-même, en commençant par les sculptures de roche, ou « pétroglyphes », et finalement en adoptant un format plus moderne que les télégrammes, et maintenant les e-mails aujourd’hui. Cette méthode de communication a gagné en popularité et en valeur dans le monde des affaires au début de l’ère du télétravail.
Selon la BBC, la communication asynchrone fait référence aux « échanges qui ne se produisent pas en temps réel, mais plutôt sur votre temps libre ». Il s’agit d’un style de communication bénéfique pour les équipes distribuées sur tous les fuseaux horaires, en particulier celles qui se concentrent sur les résultats plutôt que sur les interactions en direct.
Pour les organisations qui cherchent à se développer, il est essentiel d’envisager une communication asynchrone pour embaucher, gérer et conserver des talents à distance partout dans le monde et rester compétitives et productives.
Quels sont les avantages de la communication synchrone ?
- Conversation approfondie : parfois, les applications de messagerie, telles que Slack ou Teams, et les e-mails ne suffisent pas à communiquer les nuances et les détails d’un projet particulier. Être présent permet aux individus de parler librement et de manière non structurée, ce qui conduit à des conversations perspicaces et à des gains de productivité.
- Communication non verbale : L’idée que le 90 pourcentage de communication est non verbale est un mythe. Cependant, avoir l’opportunité de recevoir des commentaires en temps réel est précieux. Un sourire ou un geste communique beaucoup plus qu’on ne le penserait.
- Résolution rapide des problèmes : passer un appel rapide et gérer un problème urgent est beaucoup plus facile de manière synchrone. Cependant, les responsables doivent garder à l’esprit qu’il doit s’agir d’un dernier recours, et la planification doit être au cœur de toute structure organisationnelle.
Quels sont les avantages de la communication asynchrone ?
- Une culture basée sur la confiance : la promotion de la sécurité psychologique est cruciale dans les équipes entièrement distribuées. La communication asynchrone devient un allié puissant lors du partage d’informations entre latitudes et cultures. Il permet aux membres de l'équipe d'avoir plus d'autonomie dans leurs activités quotidiennes, favorisant ainsi la confiance entre les employés et leurs responsables.
- Travail basé sur les résultats : La tendance massive à la démission montre que les travailleurs ont réalisé pendant la pandémie qu’il y a plus de vie que de travail. Le fait d’avoir soudain dû être un parent à temps plein, cuisiner, respecter les délais et assister à plusieurs réunions par jour n’était pas durable (sans oublier que cela s’est produit dans une période psychologiquement difficile). Les communications asynchrones sont essentielles pour libérer une productivité accrue du travail basé sur les résultats, car elles permettent aux individus d'éviter l'immédiateté en échange de résultats. En fin de compte, ce qui compte, c’est que les employés fassent ce qu’ils doivent faire à temps, et non qu’ils soient constamment en attente de réunions ou qu’ils répondent immédiatement aux e-mails.
- Attirer et retenir les talents mondiaux : Les communications asynchrones via Internet ont facilité la collaboration entre les fuseaux horaires, et les employés très performants sont impatients de rechercher des options de travail à distance flexibles, quel que soit leur emplacement. Sans surprise, le terme de recherche « emplois à distance » a considérablement augmenté sur Google au cours des cinq dernières années. Les entreprises qui recrutent dans le monde entier sont mieux à même de dominer les marchés au-delà de leur siège social local. Cependant, sans communication asynchrone, il est difficile d’attirer et de retenir ce talent international à distance (personne ne veut être censé répondre aux e-mails dès qu’ils sont reçus ou assister à des réunions toute la journée, tous les jours).
Trouver l’équilibre entre communication synchrone et asynchrone
Alors que les responsables s’adaptent au travail à distance, la communication synchrone devient souvent un obstacle à la productivité. Ne pas pouvoir traverser la salle et discuter d’un projet particulier avec des coéquipiers a rendu les équipes de direction encore plus difficiles. Il devient tentant d’organiser plusieurs réunions quotidiennes pour s’assurer que tout le monde va dans la bonne direction. Cependant, cela s’avère souvent contre-productif, interrompant les sessions de travail approfondies et conduisant les responsables et les équipes à brûler, à se surmener et à ressentir la fatigue liée à Zoom.
Avec ce changement de paradigme, les équipes ont également dû faire face au défi difficile de s’adapter à une culture de travail virtuelle motivée par les livrables et une augmentation soudaine de l’autonomie et de l’indépendance. Apprendre à équilibrer la communication synchrone et asynchrone est essentiel pour que les équipes restent compétitives et en bonne santé pendant ce changement.
Voici quelques mesures que les responsables peuvent prendre pour équilibrer les deux types de communication :
- Soyez intentionnel et attentif lorsque vous communiquez : dans les lieux de travail à écran, la communication avec intention et objectif est essentielle. Avant d’appeler à une réunion, les responsables doivent s’assurer qu’une réunion est nécessaire. Il est probable que les informations puissent être communiquées par e-mail ou via une vidéo préenregistrée que tout le monde peut voir chaque fois qu’il a le temps. Les responsables doivent être conscients que les gens ne travaillent pas seulement à distance, ils traversent également une période stressante. Permettre aux équipes de travailler selon un calendrier flexible favorise un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et favorise la productivité. D’autre part, un appel synchrone rapide pour résoudre les obstacles majeurs peut être bénéfique.
- Construire une culture synchrone et asynchrone : souvent, les entreprises qui privilégient la communication à distance pensent que la communication en temps réel est ce qui façonne la culture de l’organisation. Cette hypothèse, cependant, est loin d’être vraie. Les dirigeants d’entreprise peuvent responsabiliser leurs équipes en garantissant un équilibre entre les activités en temps réel et asynchrones, créant ainsi une culture de travail franche et saine. Les leaders peuvent ouvrir un canal de communication pour que les gens partagent leurs morceaux préférés, les meilleures photos de leurs animaux de compagnie, ou même aller plus loin et créer un canal « Donut » pour que les gens de différents services se rencontrent. S’engager avec des personnes au sein d’une équipe entièrement distribuée consiste à être intentionnel, et pousser à des réunions en temps réel sans objectifs ou ordres du jour spécifiques peut conduire à des employés moins satisfaits, voire à l’épuisement professionnel.
- Libérez le contrôle et faites confiance à votre équipe : l’un des sujets tendance de l’ère actuelle du travail à distance est la réticence à mettre en œuvre un travail flexible et asynchrone. Il est compréhensible que la transition de la gestion d’équipe en personne dans un bureau à la gestion de tout depuis un écran soit plutôt intimidante. Cependant, les responsables ne dirigent plus une main-d’œuvre où une surveillance étroite des activités est possible. Dans les environnements privilégiant la télétravail, la priorité donnée à la transparence et à la confiance est plus efficace pour attirer et retenir les talents productifs.
- Méfiez-vous de la création d’une « culture toujours active » : les responsables d’équipes entièrement distantes doivent rester conscients des heures de travail de leurs employés, ainsi que des leurs, pour éviter l’épuisement professionnel. Encourager une communication plus flexible et asynchrone permet aux employés de se désactiver plus facilement à la fin de la journée. Par exemple, même s’il peut s’agir d’une tâche de cinq minutes à laquelle les membres de l’équipe peuvent s’attaquer à tout moment s’ils estiment qu’ils doivent agir immédiatement, des sacrifices comme sauter une routine de yoga quotidienne ou se réunir amicalement en dehors des heures de travail pour respecter les délais peuvent devenir une habitude, qui pourrait finalement avoir un impact négatif sur leur santé mentale. En fait, selon une étude menée par Indeed, plus de la moitié des employés interrogés se sentaient épuisés depuis le début de la pandémie, et plus des deux tiers affirment que l’épuisement s’est aggravé depuis lors.
Comment une plateforme Global Employment Platform peut-elle aider les sociétés à améliorer la communication avec leurs équipes à distance ?
Lorsque les équipes communiquent bien et apprennent à maintenir un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle, cela signifie que leur entreprise est sur la bonne voie vers la réussite. Une Global Employment Platform peut contribuer à une expérience de travail percutante en éliminant les obstacles à la croissance et à la communication mondiales, permettant aux sociétés d’embaucher des membres d’équipe internationaux de manière transparente.
Les chefs d’équipe n’ont plus à gérer les complexités de la planification de la croissance mondiale et des communications. Ils peuvent désormais consacrer plus de temps et d’énergie à garantir un environnement de travail sain où les communications synchrones et asynchrones sont équilibrées, fonctionnelles et favorisent la productivité.
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