Un employeur enregistré (EOR) simplifie le recrutement mondial et vous permet d'éviter les défis de la gestion des entités. Mais passer de la gestion des entités à un EOR ou à des fournisseurs de commutation est une décision énorme qui nécessite une planification minutieuse. Ce guide explique tout ce que vous devez savoir pour une transition en douceur.
Pourquoi passer à un EOR
Les entreprises exploitant leurs propres entités mondiales peuvent rencontrer des défis juridiques complexes et des coûts inattendus. Le passage à un EOR offre plusieurs avantages :
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Entrée plus rapide sur le marché : les EOR vous permettent d’embaucher et d’intégrer des talents dans plusieurs pays en quelques jours, ignorant ainsi le processus de configuration de l’entité.
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Réduction de la charge administrative : les EOR gèrent la paie, les avantages sociaux, les contrats et les exigences de conformité en cours, afin que les équipes internes puissent se concentrer sur les activités commerciales essentielles.
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Coûts opérationnels réduits : le partenariat avec un EOR élimine les dépenses continues liées au maintien d’une entité mondiale, y compris l’espace de bureau local, les frais juridiques et la gestion de la conformité.
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Conformité simplifiée : les EOR respectent les lois et réglementations locales sur le travail, minimisant ainsi les erreurs juridiques et les pénalités.
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Expansion mondiale évolutive : les EOR offrent la flexibilité nécessaire pour faire évoluer les équipes en fonction de vos priorités stratégiques et des évolutions du marché.
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Atténuation des risques : un EOR agit en tant qu’employeur légal et est responsable du respect du droit du travail local. Cela réduit le risque de non-conformité et les responsabilités associées.
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Tests de marché : le modèle EOR est rapide, rentable et flexible. Il est idéal pour tester de nouveaux marchés et facilite la mise à l’échelle ou la sortie en fonction de vos besoins.
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Clôture de l’entité : si vous souhaitez fermer une entité locale, vous pouvez faire passer les employés à un modèle EOR pour maintenir la continuité tout en réduisant les coûts opérationnels et la complexité.
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Fusions et acquisitions mondiales : si votre entreprise fusionne avec ou acquiert une autre entreprise au-delà des frontières, vous pouvez hériter d’un patchwork de contrats, de problèmes de paie et de conformité. Un EOR gère l’ensemble du cycle de vie de l’emploi pour vous, garantissant une transition en douceur pour toutes les personnes impliquées.
Quand passer à un nouveau fournisseur EOR
Bien que les services EOR offrent de nombreux avantages, tous les fournisseurs ne fournissent pas le même niveau de service et de résultats. Envisagez de changer de fournisseur EOR si vous présentez :
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Conseils ou assistance limités : si votre EOR actuel est lent à répondre ou ne vous donne pas de conseils clairs et proactifs, recherchez un fournisseur avec un support client plus solide. Des temps de réponse rapides et des conseils d’experts vous aident à gérer efficacement votre équipe mondiale.
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Problèmes de conformité : si vous n’êtes pas sûr de la capacité de votre EOR à suivre l’évolution des réglementations locales, vous aurez peut-être besoin d’un partenaire plus expérimenté. Choisissez un EOR qui combine des équipes juridiques et RH expertes avec une technologie d’IA de pointe pour fournir les dernières informations de conformité.
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Insatisfaction des employés : les erreurs de paie, les problèmes d’avantages sociaux ou les politiques RH peu claires nuisent à l’expérience de votre équipe. La satisfaction de vos employés EOR a un impact sur la productivité et la fidélisation, alors choisissez un fournisseur qui peut créer une expérience cohérente pour les employés qui s’aligne sur vos valeurs.
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Problèmes d’évolutivité : si votre EOR a du mal à soutenir l’expansion de votre entreprise dans de nouvelles régions, choisissez une solution plus évolutive qui peut croître en même temps que votre entreprise.
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Technologie obsolète : les plateformes inefficaces ou obsolètes provoquent des goulots d’étranglement dans les RH, la paie et la conformité. Passez à un EOR plus innovant avec une interface conviviale et des intégrations avec d’autres solutions de pointe.
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Gestion incomplète du personnel : assurez-vous que votre EOR peut gérer tous les types de travailleurs, y compris les sous-traitants, pour simplifier la gestion du personnel avec un seul fournisseur.
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Couverture mondiale fragmentée : si votre EOR manque de portée ou d’expertise dans vos sites de recrutement, passez à un fournisseur disposant d’une infrastructure mondiale plus large.
10 conseils pour passer à un nouvel EOR
Que vous passiez à un nouvel EOR d’un autre fournisseur ou de votre propre entité, voici comment assurer un changement sans heurts et maximiser l’efficacité en cours de route :
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Définir les rôles et les responsabilités : attribuez des tâches à vos équipes RH, finance, juridique et informatique pour coordonner la transition EOR. Clarifier qui est responsable de chaque tâche. Un EOR de premier plan peut vous guider tout au long de la transition tout en minimisant la charge de travail pour vos équipes internes. Votre nouvel EOR peut créer des contrats mis à jour, migrer les informations de paie des employés, transférer des documents de conformité et communiquer avec les membres de votre équipe pour les rassurer sur le fait que leur rôle au sein de votre entreprise continue.
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Élaborer un calendrier de transition : créer un plan étape par étape avec les étapes clés, les périodes de préavis et les échéances pour chaque phase du changement EOR. Votre nouvel EOR peut vous expliquer le calendrier et vous aider à effectuer une transition rapide.
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Rassemblez des données : recueillez toutes les informations nécessaires sur les employés et l’entreprise pour les partager avec votre nouveau fournisseur. Choisissez un EOR qui peut centraliser et sécuriser ces données. Les informations essentielles comprennent les données personnelles et contractuelles, les détails de rémunération, les informations sur les avantages sociaux et les documents de conformité.
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Effectuer un audit de conformité et juridique : un EOR réputé examinera vos contrats et conditions d’emploi par rapport aux normes locales afin de combler toute lacune en matière de conformité pendant la transition.
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Communiquez les changements à l’avance : informez les employés de tout changement des avantages sociaux, de la paie et des conditions d’emploi dès que possible pour gérer les attentes et maintenir la confiance.
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Planifier la gestion des congés : Décidez comment gérer les congés payés accumulés et communiquer les options aux employés. Les options comprennent une période de grâce pour utiliser les congés payés avant la transition, un paiement complet des congés ou la coordination avec votre nouvel EOR pour créditer les jours de congé équivalents à l’employé dans son système.
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Résilier votre contrat EOR actuel : vérifiez toutes les exigences de résiliation de votre contrat avec votre fournisseur actuel, si vous en avez un. Rassemblez toutes les données nécessaires à partir de leur système, assurez-vous qu’ils terminent les cycles de paie finaux et mettez fin à l’accord.
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Annoncez le transfert EOR à l’échelle de l’entreprise : annoncez le changement à tous les employés et offrez des opportunités de questions et de commentaires. Concentrez les messages sur la continuité de la culture de votre entreprise et du travail quotidien tout en soulignant les améliorations que vous attendez de l’administration des RH.
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Dispenser une formation : demandez à votre nouvel EOR des ressources pour aider les employés et les équipes RH à s’adapter au nouveau système. Assurez-vous que vos équipes savent qui contacter pour obtenir de l’aide.
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Profitez d’un soutien continu : recueillez les commentaires des employés sur leur expérience pendant et après la transition, et contactez votre nouvel EOR pour vous aider à résoudre les problèmes.
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Comme l’a déclaré Nick Cheesman, directeur des RH pour l’Amérique du Nord chez Repsol : « Grâce au processus de transition transparent de G-P, nous avons pu nous concentrer sur ce qui compte le plus : nos employés. Ce qui nous a beaucoup impressionnés, c’est la touche humaine de G-P. L’équipe démontre un véritable engagement envers notre réussite et le bien-être de nos employés. »
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