La tua guida al libro paga globale

Il libro paga globale è la base di una forza lavoro internazionale. Assicura che ogni dipendente sia retribuito in tempo e in conformità con le leggi locali. 

La gestione del libro paga internazionale richiede molto più di un buon stack tecnologico: è necessaria una precisione e un’esperienza di conformità. Se stai espandendo la tua attività, una  strategia di gestione del libro paga globale può aiutarti a gestire i dipendenti internazionali con fiducia.

Cos'è il libro paga globale?

Il libro paga globale è il processo di pagamento dei dipendenti in più paesi e valute. Si tratta di gestire salari, imposte, benefit e conformità alle leggi sul lavoro di ciascun paese. 

La gestione del libro paga per i dipendenti internazionali richiede di stare al passo con i codici fiscali, i contributi sociali e le normative sull'occupazione in continua evoluzione. Un solido sistema globale di buste paga dovrebbe:

1. Ridurre il lavoro manuale.

2. Mitigare gli errori.

3. Proteggi la tua azienda dai rischi.

4. Fornisci visibilità su spese, tempistiche e processi per mantenere il tuo team globale in linea e produttivo.

Una solida soluzione globale per le buste paga ti mantiene conforme e supporta il tuo team. Si integra con i tuoi strumenti, automatizza le attività chiave e aggiorna in tempo reale. Puoi controllare ogni ciclo di retribuzione da un'unica dashboard. Rimani nei tempi previsti e i tuoi team ricevono la retribuzione giusta, nella valuta giusta, nei tempi previsti.

Il libro paga dovrebbe essere senza soluzione di continuità, ovunque si trovi il tuo team.

Busta paga globale rispetto a libro paga locale 

Un sistema globale di buste paga a tutto tondo si adatta alla tua attività, centralizza il controllo e si adatta a nuovi mercati. Gli stipendi globali richiedono:

• Gestire le diverse leggi sul lavoro e i requisiti fiscali

• Fornire benefit e diritti specifici per la sede

• Conversione dei salari tra valute e tassi di cambio

• Elaborazione dei pagamenti tramite banche e sistemi locali

• Garantire la sicurezza e la conformità dei dati in ogni regione

Il libro paga locale è limitato a una regione. Richiede:

• Rispettare le leggi nazionali sul lavoro e le norme fiscali

• Gestione di una singola valuta e di una struttura di benefit

• Lavorare con i fornitori di buste paga o la tecnologia locale

• Soddisfare le scadenze locali e i formati di reporting

• Gestione della conformità in base al Paese

Quali sono le principali sfide del libro paga globale?

La gestione delle buste paga nei mercati globali è complessa. Le normative cambiano rapidamente e gli errori sono costosi. Con il coinvolgimento di finanza, risorse umane e parti interessate legali, la chiarezza non è negoziabile. Ecco le cinque principali sfide in termini di retribuzione nell’assunzione globale e come il partner giusto può risolverle.

1. Complessità della conformità

Ogni regione ha regole diverse, il che rende difficile navigare tra le leggi fiscali e i requisiti locali. Senza competenze nazionali, la gestione dei tassi di contribuzione, delle politiche sugli straordinari e delle leggi sui salari minimi è difficile.

Un global employment platform globale con integrato ti aiuta a soddisfare i requisiti legali in continua evoluzione senza alcun onere interno aggiuntivo.

2. Classificazione dei dipendenti

Classificare gli appaltatori come dipendenti o viceversa può innescare audit, multe e rischi reputazionali. I documenti di conformità non proteggeranno le vostre operazioni dalle sanzioni se i vostri accordi di lavoro contraddicono ciò che è su carta. 

Gli appaltatori utilizzano la fatturazione e i dipendenti sono a libro paga, quindi dovresti trovare un fornitore che copra entrambi. Lavorare con un datore di lavoro intelligente (EOR ) ti consente di modificare la classificazione dei lavoratori per ruolo e paese, il tutto in un unico posto.

3. Gestire i benefici in tutti i mercati

Congedo per malattia, requisiti pensionistici, congedo di maternità e assicurazione sanitaria variano da paese a paese. 

In Francia, ad esempio, una percentuale del reddito dei dipendenti è tassata per finanziare un programma di pensione di gratuità. Gli errori di calcolo possono danneggiare la fiducia, ritardare il libro paga o causare l’esposizione legale. I team Finanza, Risorse Umane e Legale hanno bisogno di una visione unificata per rimanere allineati.

Il giusto global employment platform ti aiuta a offrire vantaggi competitivi e conformi a livello globale, senza dover costruire sistemi separati per ogni Paese.

4. Pagamenti tempestivi e accurati

I team globali richiedono pagamenti in più valute e paesi. I tassi di cambio fluttuanti e i ritardi di trasferimento influenzano tempi e precisione. Alcune banche addebitano anche commissioni aggiuntive. Il pagamento ritardato o errato danneggia la conservazione e la conformità. Gli errori nei tassi di cambio, nei fusi orari o nelle valute possono anche portare a rischi finanziari maggiori.

Utilizza un global employment platform per automatizzare le buste paga in tutte le regioni. Garantire che i pagamenti in valuta locale siano tempestivi, accurati e scalabili, supportati da supporto nazionale e controlli di conformità in tempo reale.

5. Sicurezza e privacy dei dati

I dati sensibili sulle buste paga devono essere protetti. Con i team transfrontalieri, sei soggetto a molteplici leggi sulla privacy, tra cui il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'Unione europea, il Personal Data Protection Act (PDPA ) a Singapore e il Federal Data Protection Act tedesco. Molte aziende non dispongono delle risorse legali interne per gestire queste normative.

Scegli un global employment platform affidabile che segua framework come Systems and Organization Controls 2 (SOC 2 ) ed è ISO 27001-certified. Vuoi anche dare la priorità alla sicurezza di livello aziendale, all'autenticazione a più fattori e al single sign-on per proteggere le persone e i dati.

Come implementare e migliorare l’elaborazione delle buste paga internazionali

Il libro paga globale non è solo un esercizio HR. Richiede uno sforzo sincronizzato tra team legali, di conformità, finanziari, IT e di leadership. 

Ecco una panoramica di come semplificare l’elaborazione internazionale delle buste paga:

1. Mappare i requisiti legali e fiscali per Paese.

2. Imposta il tuo stack tecnologico.

3. Bozza delle politiche di retribuzione globali-locali.

4. Stabilire i canali di finanziamento e pagamento del libro paga.

5. Metti alla prova il tuo sistema di buste paga in alcuni mercati pilota.

6. Distribuiscilo a livello globale.

7. Esaminare il sistema e ripetere.

È possibile saltare questi requisiti con global employment platform. Paga i tuoi team ovunque, libera risorse interne e riduci i rischi, ottenendo informazioni in tempo reale, trasparenza e coerenza.

1. Centralizza la tua infrastruttura globale per le buste paga

Per assumere e pagare dipendenti globali, hai bisogno di una base legale. Ci sono tre opzioni principali:

• Gestione interna delle buste paga: la gestione interna delle buste paga si riferisce all'elaborazione interna. Richiede una conoscenza approfondita delle leggi e delle imposte locali, che possono creare passività. Significa anche che hai bisogno di un'attività registrata in ogni paese. Questo ti dà il pieno controllo su buste paga, contratti e conformità. Il processo, tuttavia, è lento e complesso, richiedendo la registrazione fiscale, le banche locali e il consulente legale. 

• Società locale di elaborazione delle buste paga: una società di elaborazione delle buste paga è una società di terze parti che gestisce i meccanismi delle buste paga, come calcoli, esborsi e creazione di report. Riduce il carico operativo, ma richiede comunque che la tua azienda abbia entità legali in ogni paese. L’utente rimane inoltre responsabile per la conformità, le imposte e l’osservanza della legge sul lavoro. Il supporto è limitato oltre l’elaborazione del libro paga, in particolare per l’assunzione e l’onboarding.

• Datore di lavoro: un Employer of Record globale funge da datore di lavoro legale per tuo conto. Mantenete il controllo del lavoro quotidiano dei dipendenti, mentre l’EOR gestisce contratti, imposte, benefit e buste paga nel pieno rispetto delle leggi locali. Non è necessario configurare un'entità con un Employer of Record. Invece, ottieni assunzioni globali rapide, piena conformità legale e gestione integrata di risorse umane, buste paga e benefit. Questa opzione offre velocità, semplicità e tranquillità senza pari. In combinazione con strumenti basati sull'intelligenza artificiale, consente anche alla tua azienda di scalare più velocemente e in modo più intelligente.

2. Dare priorità alla conformità

Ogni paese ha regole che regolano le tasse, i contributi sociali, la retribuzione delle ferie, i periodi di preavviso e altro ancora. La mancata osservanza di queste regole può portare a verifiche, multe o operazioni bloccate. Inizia comprendendo le leggi locali sul lavoro e identificando le detrazioni richieste, le scadenze di archiviazione e le frequenze di pagamento. Assicurarsi che tutti i contratti rispettino queste normative e tenere traccia delle modifiche in tutte le sedi. È importante tenere traccia di:

• Spese di manodopera globali per regione

• Retribuzione, equità e anomalie

Un global employment platform ti aiuta a rispettare le normative in materia di buste paga in qualsiasi parte del mondo. Automatizza le attività di libro paga e riduce il rischio di errori manuali. Un global employment platform monitora anche la conformità locale per tuo conto, assicurando che tutto sia in linea con le leggi vigenti. 

3. Semplifica i pagamenti e la valuta con precisione

Il libro paga internazionale richiede una conversione valutaria accurata e una consegna tempestiva. Ritarda i dipendenti frustrati, crea problemi fiscali e riduce la fiducia. Lavorare con un fornitore che garantisca pagamenti localizzati garantisce che i dipendenti ricevano i fondi correttamente. Collabora con un fornitore che blocca i tassi di cambio in tempo reale per proteggerti dalle fluttuazioni e dalle spese a sorpresa. Registri di conversione e ricevute di pagamento chiari supportano la conformità e la trasparenza.

4. Utilizzare la tecnologia per standardizzare e scalare

I processi manuali portano a ritardi, duplicazioni del lavoro ed errori. Cerca un fornitore che supporti più valute e sedi globali. Un solido global employment platform ti consente di inserire, pagare e gestire i dipendenti da un'unica dashboard. Consente la creazione di report in tempo reale, in modo da avere visibilità sulle spese di manodopera in tutti i mercati. Ciò supporta un budget, una previsione e una pianificazione migliori. 

Definire strutture coerenti per ciascuna regione e stabilire:

• Frequenza buste paga

• Metodi di pagamento

• Formati e trasparenza delle buste paga

• Deduzioni obbligatorie

5. Garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati

I dati sulle buste paga includono ID nazionali, conti bancari e dettagli di retribuzione che devono essere protetti, crittografati e protetti. Segui il GDPR o altri framework applicabili per rimanere conforme, limitare l’accesso ai membri del team autorizzati e archiviare le informazioni in sistemi sicuri e certificati con autorizzazioni basate sul ruolo. Formare i team interni sulla gestione dei dati e delle politiche di accesso e ricordare: ogni clic e caricamento è importante.

6. Allineare il libro paga con l’esperienza dei dipendenti

Il libro paga fa parte del tuo marchio di datore di lavoro. Una retribuzione tempestiva e accurata aumenta la fiducia e la fedeltà dei dipendenti a lungo termine. Offri ai dipendenti l’accesso ai loro dati di retribuzione e consenti loro di visualizzare buste paga, moduli fiscali e benefit in un unico posto. Offrire supporto nella loro lingua e fuso orario preferiti. 

Altri modi per allineare il libro paga all’esperienza dei dipendenti includono:

• Comunicare chiaramente come viene calcolata la retribuzione

• Spiegare in modo proattivo le differenze regionali in materia di retribuzioni

• Offrire vantaggi specifici per regione

• Notifica anticipata di rettifiche, bonus o ritardi del libro paga

• Consentire ai dipendenti di aggiornare le informazioni bancarie, visualizzare i documenti o tenere traccia dei vantaggi tramite flussi di lavoro self-service

• Offrire opzioni di compensazione flessibili, come bonus in denaro o uno stipendio per il benessere

7. Continua a migliorare e ad adattarti

Come la vostra azienda cambia, così anche le vostre esigenze. Flessibilità e comunicazione sono fondamentali per creare fiducia con i dipendenti e migliorare le operazioni. Aggiungi nuove sedi, ruoli e vantaggi mentre conduci audit regolari per individuare potenziali errori e lacune. Misurare il successo del sistema in base all'accuratezza del libro paga, al tempo di ciclo e alla soddisfazione dei dipendenti. Stabilisci obiettivi per il miglioramento continuo e mantieni aperti i cicli di feedback con i tuoi team finanziari e delle risorse umane per perfezionare la strategia di gestione del libro paga.

Come garantire che l’elaborazione globale delle buste paga sia conforme alle normative locali 

La conformità sembra diversa in ogni paese e cambia spesso. Per essere sempre all’avanguardia, concentrati su struttura, competenza e precisione in ogni fase:

• Collabora con esperti nazionali che comprendono i codici fiscali locali, le leggi sul lavoro e i benefit obbligatori.

• Utilizza una piattaforma che tiene traccia delle modifiche normative e aggiorna automaticamente i flussi di lavoro per riflettere i nuovi requisiti.

• Stabilire audit trail chiari per ogni ciclo di retribuzione, inclusi archiviazione, conferme di pagamento e approvazioni.

• Classificare i lavoratori in modo corretto fin dall'inizio per ridurre le sanzioni, la retribuzione inversa e l'esposizione legale.

• Archiviare e snellire i dati in base alle leggi locali sulla privacy, incluso il GDPR e framework simili in altre regioni.

• Standardizzare i processi globali consentendo al contempo variazioni locali nei cicli di retribuzione, detrazioni e reportistica.

• Documentare ogni termine di impiego in contratti conformi a livello locale, esaminati dai consulenti legali regionali.

• Pianifica revisioni regolari della conformità per colmare le lacune, ridurre i rischi e allinearti alle leggi in evoluzione.

Un agente HR globale basato sull'intelligenza artificiale, come G-P Gia™ , può rispondere alle tue domande di conformità più difficili in 50 paesi e 50 stati degli Stati Uniti. Usa Gia per ottenere una guida affidabile in più giurisdizioni e navigare facilmente in contesti legali complessi. GiaLe fonti verificate di assicurano informazioni accurate sulle modifiche normative che incidono su benefit, retribuzione e detrazioni.

Che cos’è un fornitore globale di buste paga e come può essere d’aiuto?

Un fornitore globale di buste paga gestisce l'elaborazione delle buste paga per le aziende con team in più paesi. Garantisce che dipendenti e appaltatori siano pagati in modo accurato, puntuale e nel pieno rispetto delle leggi locali. Invece di destreggiarsi tra i fornitori locali di buste paga in ogni paese, puoi usarne uno global employment platform per centralizzare le operazioni di buste paga. Ad esempio, se assumi sviluppatori in Brasile, designer in Germania e un team di vendita a Singapore, un global employment platform può semplificare il libro paga, calcolare le tasse, elaborare i pagamenti e gestire i documenti richiesti per ogni sede. Global employment platforms gestisce anche:

• Benefit legali

• Vantaggi di Fringe

• Conversione valuta

• Sicurezza dei dati

Questo supporto aiuta a mitigare i rischi legali, a ridurre le spese amministrative e a migliorare l’esperienza dei dipendenti a livello globale. Che tu stia entrando in un nuovo mercato o ridimensionando un team remoto, un fornitore globale di buste paga ti offre il controllo senza la complessità.

Dovresti lavorare con un partner globale per le buste paga?

Lavorare con un fornitore globale di buste paga è una scelta intelligente, specialmente per le aziende in rapida crescita in settori come tecnologia, e-commerce, servizi professionali e produzione. Anche le start-up e le medie imprese possono beneficiare di questo modello per entrare in nuovi mercati in modo rapido e legale.

Ad esempio, una società di software che assume sviluppatori in Polonia, team di supporto in Sudafrica e professionisti del marketing in Spagna possono gestire il libro paga attraverso un partner globale invece di gestire le partnership in ogni regione. Un fornitore globale di buste paga fa risparmiare tempo, riduce le spese e migliora l’accuratezza. Aiuta anche a mantenere un’esperienza dei dipendenti coerente in tutti i Paesi.

Come scegliete un fornitore globale di buste paga per le Risorse umane?

Scegliere il fornitore giusto è fondamentale. Cerca partner con:

• Rapporti in tempo reale

• Supporto localizzato

• Un approccio basato sulla tecnologia

• Forti sistemi globali di conformità delle buste paga

• Infrastruttura collaudata

• Informazioni basate sull’intelligenza artificiale

• Supporto per dipendenti e appaltatori

• Standard di sicurezza affidabili

• Pratiche trasparenti di gestione dei dati

• Un track record nei paesi di destinazione

Perché fidarsi di noi

G-P™ è leader nel settore dell'occupazione globale. Semplifichiamo l'intero ciclo di vita dei dipendenti, incluso il libro paga, in modo da poter creare il tuo team ovunque. Aiutiamo le aziende a integrare, pagare e gestire in modo rapido e conforme i team in oltre 180 paesi. 

Il nostro global employment platform si basa su una profonda esperienza legale, una tecnologia potente e una rete di partner globale. Con un punteggio di soddisfazione del cliente del 96%, siamo considerati affidabili da startup, aziende di medie dimensioni e aziende.  G-P sostiene la conformità a questi standard:

• Legge sulla privacy dei consumatori della California (CCPA)

• GDPR 

• ISO 27001 

• ISO 27001 SoA 

• SOC 2

Il nostro team di esperti in materia  di risorse umane e legali  monitora e applica le normative locali in modo che tu non debba farlo. Siamo costantemente nominati il numero 1 EOR dai migliori analisti del settore come NelsonHall, IEC e QKS.

Semplifica la gestione globale del libro paga con G-P

Semplifica il libro paga per i team globali con un Employer of Record di qualità superiore come G-P. Automatizza la conformità, semplifica i cicli di pagamento e supporta tutti i tuoi team, senza la necessità di stabilire entità locali.

G-P rende ogni fase del processo di gestione delle buste paga facile e veloce con i nostri prodotti per l’occupazione globale e le nostre soluzioni EOR. Paga il tuo team con fiducia in qualsiasi parte del mondo in oltre 150 valute con la nostra soluzione di buste paga puntuale al 99%.

Contattaci per saperne di più.