I Paesi Bassi, anche comunemente chiamati Olanda prendendo il nome dalla regione più occidentale del Paese, non sono solo la patria dei campi di tulipani e degli zoccoli di legno. È l’17th-largesteconomia mondiale ed è un luogo attraente per l’espansione delle attività internazionali. Se ti interessa assumere personale nei Paesi Bassi, inizia dalla nostra guida alle assunzioni di dipendenti olandesi. Discuteremo i punti centrali per i datori di lavoro internazionali e i suggerimenti su come assumere nei Paesi Bassi per prepararti al processo di ricerca del personale.
Prima di cominciare ad assumere nuovi dipendenti nei Paesi Bassi, devi comprendere i seguenti aspetti del mercato del lavoro e delle leggi del Paese:
1. La manodopera olandese
La manodopera olandese ha un buon livello di istruzione e possiede numerose competenze che possono risultare preziose per le aziende internazionali. Nel 2019, i Paesi Bassi hanno affiancato la Finlandia al primo posto nella classifica della popolazione con maggiori competenze digitali dell’Unione Europea (UE). Metà della popolazione tra i 16 e i 74 anni possiede competenze superiori rispetto a quelle di base in quanto a Internet, computer e software. Questo dato è notevolmente più alto della media dell’UE, che è del 33 percento.
I Paesi Bassi sono il secondo esportatore agricolo più grande al mondo, ma solo il 2 % della forza lavoro lavora in agricoltura. Il Paese è all’avanguardia in parecchi settori chiave, tra cui agroalimentare, chimico, energia, logistica e sistemi e materiali ad alta tecnologia (High-Tech Systems and Materials, HTSM). Il settore dei servizi finanziari olandesi è particolarmente degno di nota poiché le sue attività sono quattro volte più grandi del PIL olandese.
I Paesi Bassi sono noti anche per il loro tasso di disoccupazione impressionantemente basso. Per chi cerca personale ciò significa che le persone attivamente alla ricerca di un lavoro sono molto poche e che deve trovare possibili aspiranti passivi su siti come LinkedIn. D’altro canto, potresti dover fare uno sforzo maggiore per convincere un candidato a firmare per la tua azienda, poiché potrebbero avere altre opzioni tra cui scegliere.
2. Le lingue nei Paesi Bassi
Nei Paesi Bassi la lingua officiale è l’olandese, una lingua germanica occidentale che è usata ufficialmente anche in Belgio, Sint Maarten, Suriname, Aruba e Curaçao. Alcune regioni dei Paesi Bassi hanno i propri dialetti o lingue ufficiali, come il frigio e il papiamento.
Nei Paesi Bassi caraibici, la lingua ufficiale è l’inglese. L’inglese è considerato lingua ufficiale anche ad Amsterdam, nonostante l’olandese rimanga lo standard per la maggior parte delle comunicazioni scritte. È molto comune che si parli correntemente l’inglese in tutto il Paese. Infatti, i Paesi Bassi si classificano al primo posto nell’Education First English Proficiency Index , rendendo gli olandesi i più esperti anglofoni di seconda lingua al mondo.
Se l’inglese è la lingua delle comunicazioni della tua azienda, i Paesi Bassi sono un luogo desiderabile dove espandere la tua attività, poiché troverai sicuramente lavoratori plurilingue con cui comunicare fluidamente. Nota che, sebbene potresti non avere bisogno di un traduttore che presti assistenza durante i colloqui o le comunicazioni con i tuoi dipendenti, puoi tuttavia dover utilizzarlo per aiutarti a creare documenti ufficiali in olandese.
3. Contratti collettivi di lavoro
Oltre a rispettare le leggi nazionali sul lavoro, molti datori di lavoro nei Paesi Bassi devono anche seguire i termini di un contratto collettivo di lavoro, noto in olandese come arbeidsovereenkomst collettivo (CAO). Si tratta di una serie di termini di impiego concordati da un datore di lavoro o dall’organizzazione del datore di lavoro e da uno o più sindacati. Solo meno di un quinto di tutti i dipendenti olandesi appartengono a un sindacato e l’iscrizione ai sindacati è una tendenza in calo. Tuttavia, oltre l’80 percento dei dipendenti sono coperti da un CAO.
In alcuni casi, il Ministero degli Affari Sociali determina che un contratto si applica a un intero settore o categoria. Significa che un contratto collettivo potrebbe valere per la tua azienda, anche se non hai mai negoziato con alcun sindacato. Normalmente, i termini di un CAO vengono rivisti una volta ogni tanti anni e possono essere aggiornati.
Se un rapporto di lavoro non è coperto da un CAO, devi impostare termini di impiego conformi alla legge all’interno di un contratto di assunzione. Alcuni termini, di cui parleremo più avanti nella guida, devono essere scritti.
4. Orario di lavoro
La legge non specifica cosa costituisca una settimana lavorativa standard, ma nella maggior parte dei casi è 36, 38o 40 ore. La legge sulle ore di lavoro fissa dei limiti alle ore di lavoro, impostando la lunghezza massima dei turni di lavoro a 12 ore. I dipendenti possono lavorare fino a 60 ore in una settimana, ma questa non può essere la norma. Durante un periodo di quattro settimane, un dipendente non dovrebbe in media più di 55 ore alla settimana e durante un 16-week periodo la sua media settimanale non dovrebbe superare le 48 ore.
La legge sulle ore di lavoro, inoltre, richiede ai datori di lavoro di concedere pause a determinati intervalli di tempo e stabilisce le regole per il lavoro di domenica e altri orari non standard. Tieni presente che un direttore responsabile amministrativo (CAO) può prevedere ulteriori restrizioni dell’orario di lavoro.
5. Politiche in materia di giorni liberi
L’importo minimo del congedo retribuito a cui i dipendenti hanno diritto per legge è quattro volte l’orario di lavoro settimanale. In altre parole, un dipendente a tempo pieno che lavora 40 ore a settimana deve godere di 160 ore, o quattro settimane, di ferie. I giorni di ferie non goduti vengono trasferiti all’anno successivo ma devono essere utilizzati entro la prima metà dell’anno.
I Paesi Bassi celebrano 10 festività pubbliche ma i datori di lavoro non sono tenuti per legge a concedere ai dipendenti un congedo per questi giorni. Alcuni CAO possono comunque esigere determinate festività.
Il diritto del lavoro olandese prevede molti tipi di congedo per aiutare i dipendenti a gestire circostanze particolari. Se un dipendente non si reca al lavoro perché ammalato, il datore di lavoro deve pagare almeno il 70 percento del suo stipendio per un periodo massimo di due anni. Durante il primo anno, se il 70 percento dello stipendio di un dipendente cade al di sotto del minimo salariale, il dipendente è obbligato a pagare il minimo salariale. I datori di lavoro devono pagare il 100 percento dello stipendio di una dipendente se si assenta per gravidanza o parto, ma questo importo viene rimborsato al datore di lavoro attraverso l’ente statale di assicurazione dei dipendenti (UWV).
6. Remunerazione
La valuta utilizzata nei Paesi Bassi è l’euro. Il governo olandese stabilisce i minimi salariali e li adegua ogni due anni. Tali minimi sono indicati come paga per un giorno, una settimana o un mese di lavoro invece che come paga oraria. Esiste un minimo salariale per i dipendenti di 21 anni o più. Il minimo salariale dei lavoratori più giovani dipende dalla loro età. Il minimo minimo è per i 15-year-old lavoratori e aumenta ogni anno con l’età.
Così come succede con altri termini di impiego, i CAO possono stabilire le proprie condizioni esigendo minimi salariali più alti per i lavoratori di un settore o un gruppo particolare. Non esistono politiche legali sulla retribuzione per gli straordinari, quindi i dipendenti devono consultare il proprio CAO o il proprio contratto di lavoro per sapere se possono ricevere un tasso di retribuzione più elevato per le ore lavorate al di sopra di una determinata soglia.
Un altro aspetto di cui i datori internazionali devono prendere nota è che alcuni CAO obbligano al pagamento di un mese extra di stipendio mensile sotto forma di premio di fine anno. Tutti i dipendenti olandesi hanno diritto per legge a un’indennità ferie annuale, di solito pagata a maggio, dell’8 percento del loro salario di base annuo. Quando sottoscrivi un accordo sul salario annuo lordo, assicurati che i dipendenti sappiano se il totale indicato include l’indennità ferie.
7. Imposte e assicurazioni sociali
I datori di lavoro hanno il compito di trattenere le imposte sul salario dalle buste paga dei dipendenti come anticipo sul pagamento dell’imposta sul reddito. I datori di lavoro, inoltre, trattengono i contributi per l’assicurazione nazionale, l’assicurazione dei dipendenti e l’assicurazione medica per conto dell’Amministrazione delle imposte e della dogana. I datori di lavoro versano contributi all’assicurazione dei dipendenti per aiutare a coprire i sussidi di disoccupazione, l’assicurazione sul lavoro e l’ingresso e l’assicurazione contro l’invalidità dei Paesi Bassi. Il governo rivede le aliquote dei contributi dei datori di lavoro ogni due anni.
I datori di lavoro dei settori che prevedono un fondo pensione sono obbligati anche a offrire un piano pensionistico ai loro dipendenti. In alternativa, può essere il CAO a specificare che devi offrire un piano pensionistico ai tuoi dipendenti.
Il costo di assumere un dipendente olandese
Il costo del lavoro orario medio nei Paesi Bassi al 2019 era di 36,40 euro. È un po’ più alto della media di 27.70 euro per l’Unione europea, ma è ancora relativamente conveniente e in linea con i costi del lavoro in molti altri mercati europei competitivi. Fai una ricerca dei salari medi del tuo settore per farti un’idea più precisa di quanto ti costerà assumere dipendenti olandesi.
Le spese di manodopera non sono l’unico costo dell’assunzione di un dipendente nei Paesi Bassi. È inoltre necessario tenere conto dei costi una tantum coinvolti nel processo di reclutamento.
Quando espandi la tua attività nei Paesi Bassi per la prima volta, i costi di ricerca del personale possono includere:
- Pagare un’agenzia per le assunzioni o ingrandire il tuo personale delle Risorse Umane;
- Pubblicizzare i posti di lavoro;
- Costituire la tua azienda nei Paesi Bassi;
- Viaggiare ai e dai Paesi Bassi per aprire la tua attività o condurre colloqui;
- Esternalizzare gli accertamenti dei precedenti a una società di terza parte;
- Contrattare esperti locali che ti aiutino a redigere i contratti e istituire il libro paga;
- Formare i nuovi dipendenti
Di cosa necessita un’azienda per assumere dipendenti nei Paesi Bassi?
Per assumere nuovi dipendenti nei Paesi Bassi, per prima cosa devi costituire una presenza della tua azienda nel Paese e soddisfare alcuni obblighi come datore di lavoro olandese. Puoi scegliere tra varie opzioni per costituire la tua entità commerciale nei Paesi Bassi, ma la maggioranza delle aziende internazionali scelgono di aprire una Besloten Vennootschap (BV), o società privata a responsabilità limitata, come società controllata olandese. Un’altra opzione da considerare è una società per azioni, o Naamloze Vennootschap (NV).
Ci vuole circa un mese per aprire una società controllata nei Paesi Bassi, sempre che tutto vada liscio. Per aprire una società controllata e qualificarti come datore di lavoro, devi:
- Far legalizzare lo statuto societario;
- Registrare l’azienda presso la Camera di Commercio olandese (KvK);
- Registrarti presso il Registro commerciale e l’Erario;
- Aprire un conto aziendale e depositare il capitale iniziale necessario;
- Registrarti come datore di lavoro presso l’Amministrazione delle imposte e della dogana olandese;
- Condurre un inventario e una valutazione dei rischi.
Molti dei passaggi necessari per aprire un’attività nei Paesi Bassi richiedono un notaio, per cui assicurati di collaborare con un notaio olandese che ti aiuti a completare questi passaggi.
Che cosa succede se vuoi iniziare subito ad assumere uno o più dipendenti olandesi e non vuoi aprire un’entità commerciale nei Paesi Bassi? Esiste una soluzione preziosa che puoi prendere in considerazione in questo scenario: un Employer of Record (EOR), noto anche come organizzazione di lavoro professionale (PEO).
Come indica il nome stesso, un Employer of Record funge da datore di lavoro ufficiale di un dipendente sulla carta. Significa anche che l’Employer of Record si assume la responsabilità della conformità legale durante l’intero rapporto di lavoro e gestisce le attività di Risorse Umane come inserimento in azienda, libro paga e persino il licenziamento. Sebbene i dipendenti tecnicamente siano assunti dall’Employer of Record, a tutti gli effetti lavorano per la tua azienda. Puoi gestirli come faresti con i tuoi dipendenti, dando loro compiti da svolgere e beneficiando del loro talento e capacità.
Se scegli di collaborare con un Employer of Record, non devi necessariamente aprire un’entità commerciale o perdere tempo cercando di capire le leggi olandesi in materia di lavoro e fisco, e puoi così passare direttamente alle assunzioni.
Passaggi delle assunzioni nei Paesi Bassi
Assumere personale nei Paesi Bassi implica un processo probabilmente simile a quello cui sei abituato nel tuo Paese. Tuttavia, alcune pratiche di assunzione nei Paesi Bassi possono essere in qualche modo diverse, anche se sottilmente, dalle pratiche locali cui sei abituato. Pertanto, devi considerare i seguenti passaggi delle assunzioni nei Paesi Bassi, che tengono conto delle qualità uniche del Paese.
1. Pubblicare le inserzioni
Inizia creando inserzioni dettagliate per attrarre i candidati migliori. Sebbene molti lavoratori olandesi parlino correntemente l’inglese, è meglio se pubblichi le inserzioni in olandese o corredate da una traduzione in olandese. I siti principali usati dalle persone attivamente alla ricerca di un lavoro nei Paesi Bassi sono Indeed, LinkedIn, De Nationale Vacaturebank e Monsterboard. Puoi anche cercare siti Web o pubblicazioni specifiche del settore dove pubblicare gli annunci. Puoi chiedere ai candidati che facciano domanda attraverso questi siti o indirizzarli direttamente al tuo sito Web.
2. Selezionare i candidati
Puoi leggere le domande di lavoro o usare un software che ti aiuti a restringere la rosa dei candidati. I controlli dei precedenti personali sono consentiti nei Paesi Bassi e i datori di lavoro sono obbligati a verificare almeno l’identità dei lavoratori che assumono e a conservare una copia del loro documento di identità originale in archivio.
Per controlli più complessi, puoi gestire il processo internamente contattando ex datori di lavoro, istituzioni e referenze, oppure puoi esternalizzare gli accertamenti dei precedenti a un’agenzia di investigazione privata. Per i lavori che richiedono un’autorizzazione riservata alla sicurezza, i candidati devono sottoporsi a uno screening della sicurezza da parte del Servizio di intelligence generale e sicurezza (AIVD).
3. Intervistare gli aspiranti
Invita i candidati più qualificati a un colloquio con il tuo manager per le assunzioni o con il comitato per i colloqui. Se stai assumendo dipendenti da remoto olandesi, sarebbe meglio condurre i colloqui per telefono o videochiamata. Utilizzare il modo virtuale ti evita di dover viaggiare nei Paesi Bassi e ti dà l’idea dell’efficacia di un potenziale dipendente nelle comunicazioni virtuali: una competenza importante per qualsiasi lavoratore da remoto. Quando programmi i colloqui virtuali, non dimenticare di calcolare la possibile differenza tra l’Orario standard dell’Europa Centrale e il tuo fuso orario.
4. Proporre offerte di lavoro
Gli olandesi alla ricerca di un lavoro non si aspettano che tu offra loro un posto sui due piedi durante il colloquio, sebbene sia una possibilità nel caso in cui tu sia sicuro in merito a un determinato candidato. Altrimenti, è normale attendere una settimana o più per intervistare altri candidati e decidere chi sarebbe più adatto per le esigenze della tua azienda. Quando proponi offerte di lavoro, devi almeno fornire le informazioni di base su salario e responsabilità lavorative, oppure puoi mostrare il contratto completo ai dipendenti affinché lo firmino.
5. Inserire in azienda i dipendenti olandesi
Se non hai ancora consegnato ai dipendenti un contratto perché lo esaminino e lo firmino, assicurati di farlo nella fase di inserimento in azienda. Nota che i contratti non devono essere necessariamente in olandese. Possono essere in qualsiasi lingua purché entrambe le parti comprendano il contenuto. I contratti di assunzione olandesi devono includere le seguenti informazioni:
- Nomi e indirizzi personali di datore di lavoro e dipendente;
- Sede del lavoro/ufficio;
- Descrizione del lavoro
- Orario di lavoro tipico;
- Periodi di paga e importo del salario;
- Data di inizio del dipendente;
- Ferie di diritto;
- Periodo di preavviso;
- Eventuale applicazione di un contratto collettivo
Se applicabile, il contratto deve anche specificare le informazioni su:
- Lunghezza del contratto in caso di contratti a tempo determinato;
- Durata del periodo di prova;
- Pensione
- Clausola di non concorrenza o di astensione
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