Come pagare i lavoratori a contratto nel Regno Unito

Esistono tre diverse classificazioni per l’occupazione nel Regno Unito: dipendenti a tempo indeterminato, lavoratori a contratto indipendenti e lavoratori. Ogni tipo di lavoratore può svolgere un ruolo fondamentale nelle vostre operazioni, ma è fondamentale comprendere la differenza tra di essi prima di firmare un contratto scritto.

Se stai assumendo un appaltatore indipendente nel Regno Unito, devi considerare diversi fattori, tra cui nuove IR35 normative, per evitare una classificazione errata. Scopri di più su come ottenere appaltatori nel Regno Unito e sulle diverse opzioni per pagarli.

Dipendenti vs appaltatori vs lavoratori

Se la tua azienda desidera entrare in un nuovo mercato, espandersi a livello globale o assumere a livello internazionale, il metodo che scegli determina come funziona il processo e quali sono i tuoi requisiti legali:

• Entra in un nuovo mercato: entrare in un nuovo mercato dà alla tua azienda accesso a nuove risorse, incentivi finanziari e lavoratori di talento con istruzione o formazione speciale. Poiché la maggior parte dei Paesi richiede una sede fisica nel Paese scelto prima di assumere lì, la collaborazione con un Employer of Record (EOR) può facilitare l’acquisizione di talenti.
• Espansione globale: per molte aziende, l’espansione globale fa parte di un piano a lungo termine per ottenere il riconoscimento internazionale del marchio e aumentare i profitti complessivi stabilendo diverse sedi di successo in diversi Paesi. Le aziende si affidano a dipendenti a tempo indeterminato e a volte a appaltatori e lavoratori per creare un flusso di lavoro che soddisfi le loro esigenze specifiche del settore.
• Assumere a livello internazionale: assumere a livello internazionale consente alla tua azienda di collaborare con appaltatori remoti per ottenere talenti leader del settore senza restrizioni geografiche. Nel Regno Unito, questo processo richiede generalmente di lavorare con un’agenzia di reclutamento o un’azienda di esternalizzazione degli appaltatori per trovare la soluzione migliore per il tuo prossimo progetto.

Un Employer of Record può aiutarti a stabilire una presenza in un nuovo mercato internazionale e assumere dipendenti permanenti senza la necessità di una sede fisica o di una società sussidiaria locale.

1. Dipendenti

I dipendenti nel Regno Unito sono lavoratori a tempo pieno e part-time che ricoprono una posizione permanente presso la tua azienda. Fanno parte del tuo libro paga e sei legalmente tenuto a contribuire al loro pacchetto di benefit, tra cui l’assicurazione nazionale, i permessi retribuiti e i piani pensionistici, ove applicabile. I lavoratori sono considerati dipendenti se:

• Siete obbligati a fornire loro il lavoro e loro sono obbligati ad accettarlo per tutta la durata del loro tempo con voi.
• La tua azienda stabilisce come completare le attività assegnate, incluso quando e dove.
• La dirigenza mantiene il controllo sul programma, sulla formazione e sulla crescita professionale dei dipendenti.
• Il dipendente viene retribuito ogni ora, settimanalmente o mensilmente in base a uno stipendio concordato o a una tariffa oraria.

Poiché i dipendenti si affidano alla tua azienda per un lavoro costante, pagamenti e benefit, sono spesso fedeli e incentivati a svolgere bene le attività assegnate. Sono la scelta ottimale se sei alla ricerca di partner a lungo termine in cui puoi investire attraverso formazione, attrezzature e conoscenze acquisite nel tempo.

2. Appaltatori

Gli appaltatori indipendenti, a volte chiamati consulenti, appaltatori autonomi o un contratto di servizio, possono o meno far parte della propria entità commerciale stabilita che esegue un progetto per un’azienda in base a un contratto a tempo determinato. Le aziende si affidano agli appaltatori per attività a breve termine e secondo necessità che non fanno parte delle operazioni aziendali principali.

Gli appaltatori sono considerati tali se:

• Avere una data di inizio e di fine specifica per l’attività
• Non sono tenuti a rispettare le stesse regole o la stessa gestione dei dipendenti, a meno che non sia indicato nel contratto scritto
• Sono direttamente responsabili dei propri successi, fallimenti, profitti e perdite
• Sono liberi di interagire con altre aziende del vostro settore purché soddisfino i termini di eventuali accordi di non divulgazione (NDA) concordati
• Non hanno diritto ad alcuna indennità, come l’assicurazione e il congedo per malattia retribuito, e il loro importo fiscale non viene trattenuto dalla loro retribuzione
• Non fanno parte del normale libro paga e sono invece pagati per progetto, all’ora o per altro accordo fisso

A seconda della provenienza degli appaltatori, potrebbe essere loro richiesto di pagare le doppie tasse nel Paese in cui lavorano e nel Paese in cui vivono fisicamente.

3. Lavoratori

In molti Paesi, i lavoratori sono appaltatori o dipendenti, a seconda della struttura del rapporto e dei dettagli del contratto scritto. Il Regno Unito ha stabilito una terza categoria: i lavoratori. La categoria dei lavoratori comprende tutti coloro che non soddisfano i termini di ciascuna categoria.

A volte chiamati lavoratori a ore zero, i lavoratori non sono obbligati a lavorare per un’azienda a meno che non scelgano di farlo. Allo stesso modo, le aziende non sono obbligate a offrire loro lavoro. Tuttavia, quando il lavoratore accetta di lavorare per un’azienda, ad esempio per un evento speciale o a breve termine, è soggetto a tutte le stesse linee guida di un dipendente a tempo indeterminato, compresi il salario minimo e il congedo retribuito maturato. Fanno parte del libro paga aziendale. Un ’azienda potrebbe affidarsi a un lavoratore invece che a un dipendente o appaltatore per eventi speciali, in cui ha bisogno di ulteriore assistenza fisica, ma non necessariamente a lavoratori con competenze specializzate.

Dove assumere appaltatori nel Regno Unito

Assumere appaltatori nel Regno Unito è spesso una parte necessaria per espandersi nel mercato locale, in quanto possono offrire indicazioni specifiche regionali per localizzare i tuoi prodotti, servizi e marketing. Puoi trovare gli appaltatori attraverso uno di questi canali:

• Agenzie di assunzione
• Riprendi database o CV
• Siti web di freelancing
• Database specifici del settore
• bacheche di lavoro virtuali
• Social media
• Aziende di outsourcing locali

Il vantaggio più grande di lavorare con un appaltatore è scegliere la persona più qualificata per il compito. Quando si selezionano gli appaltatori per un progetto, rivedere attentamente le loro qualifiche ed esperienze. Chiedere di vedere esempi di lavoro precedente e referenze di contatto, quando possibile.

Requisiti legali per l’assunzione di appaltatori nel Regno Unito

Sia voi che l’appaltatore siete legalmente tenuti a sostenere tutto ciò che è stato concordato nel contratto scritto. In alcuni casi, gli appaltatori possono avere diritto alla protezione di base della salute e della sicurezza e possono avere diritti contro la discriminazione. Dovete adottare misure per evitare di classificare erroneamente l’appaltatore ed essere preventivi sulle aree critiche del vostro accordo, compresi i diritti di proprietà intellettuale (PI) e le linee guida per la risoluzione.

1. IR35 e classificazione errata

IR35 è una legislazione degli intermediari che mira a eliminare la possibilità di elusione fiscale da parte di appaltatori indipendenti che agiscono nella stessa veste di un dipendente standard e delle società che li impiegano. Se la vostra azienda è colpevole di classificazione errata, all’appaltatore classificato erroneamente verrà assegnato lo stato di dipendente e tutti i benefit autorizzati retroattivamente. Lei sarà obbligato a versare tutti i contributi necessari Pay As You Earn (PAYE) e National Insurance e potrebbe essere soggetto a interessi e sanzioni aggiuntive o spese legali.

Per stabilire se sei coinvolto in un rapporto appaltatore-datore di lavoro, piuttosto che in un rapporto dipendente-datore di lavoro, poni le seguenti domande:

• Questa persona può rifiutarsi di accettare un incarico o svolgere un compito per la mia azienda?
• Questa persona può sostituire un altro appaltatore o subappaltatore per completare parte o tutto il progetto assegnato?
• Quanto controllo ha l’azienda sul programma, la sede e il metodo di lavoro di questa persona?
• Questa persona è responsabile di una componente fondamentale delle operazioni aziendali?
• Questa persona riceve benefici o rimborsi dall’azienda?
• Quale posizione detiene questa persona nella gerarchia di gestione?
• Questa persona riceve congedo per malattia, ferie o ferie retribuite dall’azienda?
• Questa persona può lavorare con un’altra azienda, cliente o concorrente nel settore e oltre?

In alcune situazioni, IR35 may richiede alle aziende internazionali con sede al di fuori del Regno Unito con una presenza locale limitata di registrarsi a PAYE e gestire il libro paga del Regno Unito, anche quando si impiegano appaltatori. Collabora con un EOR per scoprire se la tua situazione si qualifica per considerazioni speciali.

2. Contratto scritto

I contratti scritti sono il modo migliore per stabilire aspettative chiare per il tuo rapporto datore di lavoro-appaltatore e potrebbero essere una parte fondamentale per dimostrare che non stai violando IR35, se dovessi essere sottoposto a verifica. Gli accordi scritti devono includere:

• Dettagli sul progetto, inclusi il suo ambito e le attività coinvolte
• Quando inizia e termina il contratto, se applicabile
• Importo della retribuzione, frequenza della retribuzione e struttura dei pagamenti
• Chi è responsabile del completamento di quali attività e della fornitura delle risorse necessarie
• NDA e clausole di non concorrenza, ove applicabile
• Linee guida per la reciproca cessazione e sanzioni associate

Il proprietario originale di un’opera, un copyright, un progetto, un’invenzione o un segreto commerciale è in genere il legittimo proprietario, ma termini specifici possono essere espressi nel vostro accordo scritto per trasferire tali diritti di PI al datore di lavoro.

3. Risoluzione e liquidazione

Gli appaltatori lavorano progetto per progetto, quindi la risoluzione non è solitamente necessaria a meno che l’appaltatore o l’azienda non non sostenga parte del contratto scritto o la tua azienda decida di annullare un progetto o un’attività nel mezzo di un contratto. Il vostro accordo scritto deve includere una sezione sulle politiche di risoluzione e la notifica richiesta. A seconda del tuo accordo, potresti comunque essere responsabile del pagamento di una parte o di tutto un deposito concordato.

Lo schema del settore edile

Il governo del Regno Unito ha normative specifiche per gli appaltatori che lavorano nel settore edile, noto come Schema del settore edile (CIS). Gli appaltatori CIS si registrano per lo schema, detraggono denaro dai pagamenti dei loro subappaltatori e lo inviano all’HM Revenue and Customs (HMRC), che conta come pagamento anticipato ai fini dei pagamenti fiscali e assicurativi nazionali di tale subappaltatore.

Gli appaltatori si registrano per CIS come appaltatori standard se pagano i subappaltatori per il lavoro e l’attività relativi all’edilizia ma non eseguono il lavoro da soli. I subappaltatori si registrano come tali se completano i lavori di costruzione per l’appaltatore che li assume. Un appaltatore può registrarsi sia come appaltatore che come subappaltatore.

Pratiche e considerazioni fiscali

Non paghi un singolo appaltatore tramite PAYE a meno che tu non sia stato trovato in violazione di IR35. L’Appaltatore è responsabile della trattenuta e dell’invio delle proprie imposte e assicurazioni e in alcune situazioni potrebbe dover registrarsi per una Imposta sul valore aggiunto (IVA). I pagamenti per i servizi di appaltatori indipendenti non sono utili da riportare per l’imposta sul reddito.

Come funziona il libro paga quando si pagano gli appaltatori nel Regno Unito

La valuta ufficiale del Regno Unito è la sterlina britannica (GBP). Il  salario minimo di vita nazionale è GBP£8.91, e le aspettative del settore variano a seconda dell’esperienza e delle competenze di un lavoratore e dell’attuale domanda del mercato per i suoi servizi. Voi e l’appaltatore concorderete una struttura di pagamento comoda per entrambi, tra cui:

• Pagamento anticipato: il pagamento anticipato comporta il pagamento degli appaltatori per l’intero servizio prima del completamento del progetto. Gli appaltatori possono utilizzare questo pagamento per coprire il costo delle attrezzature o delle risorse necessarie per completare l’attività e garantiscono loro che il loro tempo sarà retribuito. Il pagamento anticipato può rappresentare un rischio per le aziende se gli appaltatori non rispettano la fine dell’accordo o se il prodotto finale non è conforme agli standard. Assicurati di includere le disposizioni per un rimborso nel tuo contratto scritto se utilizzi questo metodo di pagamento.
• Pagamento al completamento: pagare un appaltatore dopo il completamento del progetto è un modo sicuro per proteggere il tuo investimento e garantire che il risultato finale soddisfi gli standard concordati. Tuttavia, gli appaltatori potrebbero voler includere disposizioni specifiche nel vostro accordo scritto che garantiscano loro di ricevere un compenso minimo per il loro tempo.
• Pagamento parziale: il pagamento parziale comporta il pagamento all’appaltatore di un deposito prima del progetto e del resto del pagamento al ricevimento del prodotto finale o al completamento dei servizi. Questo è un buon modo per proteggere sia il vostro investimento finanziario che il tempo dell’appaltatore. Stabilite una tempistica chiara per il completamento del progetto e i pagamenti successivi nel vostro accordo scritto.

Puoi anche scegliere tra il pagamento per progetto o all’ora, a seconda del tuo accordo scritto e della tempistica stimata per il completamento del progetto.

1. Valuta e tassi di cambio

La sterlina ha uno dei volumi di trading globali più elevati. I tassi di cambio e le commissioni di trasferimento variano a seconda del Paese di origine, del metodo di pagamento, dell’istituto finanziario con cui stai lavorando e dell’importo che stai pagando.

Per un riferimento rapido dei valori di scambio corrente, GBP£1 è uguale a:

• EUR1.16
• USD1.42
• CNY¥9.07
• MXN$28.37
• INR₹103.31
• JPY¥156.02

2. Metodi di gestione del libro paga

Sono disponibili diverse opzioni quando si  paga un appaltatore del Regno Unito:

• Bonifici bancari: i bonifici bancari consentono di trasferire fondi a livello internazionale tra istituti finanziari. Anche se si tratta di un metodo di pagamento veloce e affidabile, la tua azienda sarà soggetta a commissioni di trasferimento.
• Depositi diretti: i depositi diretti sono simili ai bonifici bancari, ma sono più adatti ai pagamenti ricorrenti perché è possibile determinare una data specifica in cui si desidera che il pagamento venga depositato sul conto dell’appaltatore. A seconda della tua banca, potresti comunque essere soggetto a commissioni di trasferimento.
• Controlli cartacei: gli assegni cartacei erano una volta lo standard di pagamento, ma potevano andare persi, distrutti o ritardati durante il trasporto. In alcune regioni, gli assegni cartacei possono essere l’unica forma di pagamento accettata per i servizi degli appaltatori.
• Ordini di denaro: gli ordini di denaro sono un modo rapido per inviare fondi internazionali, ma richiedono sia a voi che all’appaltatore di vivere vicino a un ufficio postale o a un’istituzione finanziaria in grado di elaborare il pagamento. Per questo motivo, è un metodo di pagamento meno conveniente e più dispendioso in termini di tempo rispetto ad altre opzioni.
• Portafogli virtuali: i portafogli virtuali offrono una soluzione di pagamento sicura e quasi istantanea per gli appaltatori internazionali. Anche se sei ancora soggetto a commissioni di trasferimento, i fondi sono generalmente protetti da crittografia virtuale.

Assumere dipendenti nel Regno Unito con l’aiuto di Globalization Partners

Lavorare con appaltatori internazionali nel Regno Unito offre alla tua azienda un’alternativa flessibile ai dipendenti tradizionali, consentendoti di selezionare il candidato più qualificato per il tuo prossimo progetto. Molte aziende si affidano ad appaltatori qualificati per esigenze basate su progetti e assumono dipendenti a tempo pieno per le parti principali delle operazioni quotidiane.

Se la tua azienda desidera assumere dipendenti nel Regno Unito senza costituire una società sussidiaria, Globalization Partners può aiutarti. Siamo un Employer of Record globale che gestisce tutte le assunzioni internazionali, il libro paga e la gestione delle risorse umane per i tuoi dipendenti a tempo indeterminato, compresa la conformità alle leggi sul lavoro regionali, senza la necessità di una filiale o entità locale.

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