A volte, i migliori talenti non vivono nello stesso paese in cui ha sede la tua azienda. Oppure, potrebbe essere che la tua azienda stia cercando di espandersi a livello internazionale e voglia assumere persone che vivono all’estero. Una volta trovati i dipendenti giusti per la tua azienda, il passo successivo è capire come pagarli. Pagare i dipendenti con sede in diversi paesi può essere difficile. Dopo tutto, la tua azienda non può semplicemente inviare loro un assegno o depositare direttamente il denaro nei loro conti bancari. Come con i membri del tuo team nazionale, devi assicurarti di seguire le regole riguardo a classificazione, trattenute fiscali e altri dettagli.
Fortunatamente, capire come pagare i dipendenti internazionali non è qualcosa che la tua azienda deve fare da sola. Puoi lavorare con un Employer of Record (EOR) per assumere e inserire membri del team all’estero. Un EOR alleggerisce l’onere per i tuoi reparti contabilità e ti aiuta a evitare potenziali problemi di libro paga internazionale.
Come funziona il libro paga internazionale
Il libro paga internazionale ha molte cose in comune con il libro paga nel paese di origine della tua azienda. Devi essere sicuro che il metodo di pagamento dei membri del tuo team sia conforme alle leggi del paese in questione e che stai trattenendo e versando gli importi appropriati di imposte. Le considerazioni fiscali quando si pagano dipendenti internazionali includono:
- Imposta sul reddito: la tua azienda dovrà trattenere l’importo appropriato dell’imposta sul reddito federale dalle buste paga dei dipendenti, in base al luogo di lavoro, e qualsiasi imposta sul reddito regionale, locale o statale applicabile.
- Social Security: molti Paesi, non solo gli Stati Uniti, riscuotono qualche forma di imposta sulla previdenza sociale da dipendenti e datori di lavoro. L’importo del contributo della tua azienda può variare da paese a paese, così come l’importo del contributo dei dipendenti.
- Imposta sul libro paga: in molti Paesi, un datore di lavoro deve contribuire a un’imposta sul libro paga, come l’imposta sulla disoccupazione e la retribuzione dei lavoratori, per ciascun dipendente. L’importo dell’imposta può variare notevolmente. Vale anche la pena sottolineare che in alcuni luoghi, l’imposta sul libro paga potrebbe essere una tassa regionale o locale, nonché una tassa federale.
Quando paga dipendenti internazionali, un’azienda deve assicurarsi di trattenere e pagare i tipi di imposta appropriati e il giusto importo delle imposte. Deve anche assicurarsi di pagare le imposte entro la scadenza giusta. Ad esempio, negli Stati Uniti, le dichiarazioni dei redditi sono dovute 15 aprile e i pagamenti fiscali stimati sono dovuti entro il 15th giorno di aprile, giugno, settembre e gennaio. Nel Regno Unito, le dichiarazioni dei redditi devono essere presentate un anno dopo la fine del periodo contabile. In Francia, le dichiarazioni dei redditi devono essere presentate ad aprile per gli anni fiscali che terminano a dicembre. In Germania, i rendimenti sono dovuti il 31 luglioi.
Oltre alla conformità fiscale, il libro paga internazionale deve seguire tutte le regole per benefici e stipendi in un dato paese. La tua azienda potrebbe dover contribuire al piano pensionistico dei dipendenti in alcune parti del mondo. Deve inoltre seguire le regole sul minimo salariale in ogni paese in cui assume personale. In alcuni Paesi, è anche consuetudine pagare ai dipendenti uno 13th- stipendio pari al 14° mese, che è spesso esente da imposte e distribuito alla fine dell’anno.
Alcune aree hanno anche regole su quante ore un dipendente può lavorare in una settimana. Ad esempio, nell’Unione europea, i dipendenti non possono lavorare più di 48 ore in un periodo di sette giorni. Inoltre, i dipendenti devono avere 11 ore di riposo ogni 24 ore, il che significa che non possono lavorare più di 13 ore in un solo giorno. I dipendenti dell’UE ricevono anche quattro settimane di ferie annuali retribuite ogni anno.
A parte la conformità fiscale e salariale, il libro paga internazionale ha molte cose in comune con il libro paga nazionale. La tua azienda deciderà con quale frequenza i dipendenti vengono retribuiti, ad esempio una volta al mese, ogni due settimane, il 15th e 30th del mese e così via. Deciderai anche come effettuare il pagamento ai tuoi dipendenti da remoto, ad esempio tramite bonifico diretto o tramite assegni cartacei.
Difficoltà del pagamento di dipendenti internazionali da remoto
Prima di espanderti a livello internazionale o iniziare ad assumere lavoratori in altri paesi, è importante comprendere le sfide associate al pagamento del tuo team da remoto. Se la tua azienda infrange le regole di un determinato paese, può trovarsi a dover pagare imposte e multe.
Mantenersi conformi alle regole e le aspettative di alcuni paesi può richiedere un notevole sforzo da parte dei dipartimenti contabili e delle risorse umane della tua azienda. Può essere utile esaminare i problemi più comuni che emergono quando si paga un team da remoto per capire a cosa prestare attenzione e cosa può essere rilevante.
- Questioni fiscali
- Usanze locali
- Preoccupazioni legali
- Monitoraggio del tempo accurato
- Differenze valutarie
Questioni fiscali
Un datore di lavoro deve trattenere le imposte appropriate dalla busta paga di un dipendente straniero e l’azienda deve pagare le imposte al governo appropriato entro la data di scadenza. Un’azienda ha anche bisogno di tenere un registro delle imposte pagate, poiché l’autorità fiscale in un paese straniero può controllare l’azienda. Ciò può significare che la tua azienda deve conservare documenti e ricevute fiscali per anni o corre il rischio di dover pagare multe salate se un controllo rileva che non hai trattenuto o pagato i giusti importi delle imposte.
Usanze locali
Puoi aspettarti di incontrare molte differenze culturali man mano che la tua attività si espande a livello internazionale. Alcune differenze culturali potrebbero riflettersi nel libro paga e potrebbero influenzare il modo in cui paghi i tuoi dipendenti internazionali. Ad esempio, la tredicesima è un’usanza comune in molti paesi sudamericani, europei e asiatici. Il tuo team internazionale potrebbe iniziare a lavorare per la tua azienda presumendo che riceverà quel pagamento extra alla fine dell’anno. Ma se non sei a conoscenza dell’usanza, corri il rischio di deludere il tuo team.
Preoccupazioni legali
Ci sono anche differenze legali da tenere sotto controllo quando si paga un team internazionale da remoto. Ad esempio, nel Regno Unito, i datori di lavoro devono pagare i dipendenti £94.25 alla settimana come malattia obbligatoria se un dipendente è malato e non lavora per almeno quattro giorni. Un datore di lavoro deve pagare l’indennità di malattia fino a 28 settimane. Negli Stati Uniti, un datore di lavoro può offrire giorni liberi retribuiti per malattia, ma non è legalmente obbligato a pagare i dipendenti malati che non sono al lavoro. Il Family and Medical Leave Act (FMLA) negli Stati Uniti protegge le persone che devono prendersi del tempo libero dal lavoro a causa di malattie o altri problemi di salute, ma solo per 12 settimane. Il congedo FMLA può essere non retribuito.
Altre preoccupazioni legali da tenere sotto controllo quando si assumono e pagano dipendenti internazionali includono la documentazione richiesta da ciascun paese. Negli Stati Uniti, ad esempio, i dipendenti devono fornire una prova della cittadinanza o del diritto di lavorare nel paese, come un passaporto, quando vengono assunti. In altri paesi, un dipendente potrebbe dover presentare un numero di assicurazione nazionale prima di essere assunto.
Monitoraggio del tempo accurato
Il monitoraggio del tempo può essere una preoccupazione maggiore quando si pagano i dipendenti internazionali rispetto a coloro che vivono e lavorano negli Stati Uniti. Negli Stati Uniti i dipendenti non esenti ricevono una retribuzione per gli straordinari una volta che hanno lavorato più di 40 ore in una settimana, ma non c’è un limite massimo delle ore settimanali che una persona maggiorenne 16può lavorare. Non è così in altri paesi. In molti paesi dell’UE, ad esempio, la settimana lavorativa è limitata a 48 ore. In Cina, la legge sul lavoro limita la settimana lavorativa a 44 ore. Per evitare di superare il limite, è essenziale che un sistema di libro paga internazionale includa un metodo per registrare e riportare accuratamente il tempo.
Differenze valutarie
I dipendenti che vivono e lavorano nell’UE vogliono essere pagati in euro, mentre le persone che vivono e lavorano nel Regno Unito vogliono essere pagate in sterline. Pagare il tuo team internazionale nella valuta dei rispettivi paesi è vantaggioso per loro ma può essere complicato per te. Ad esempio, se una valuta estera aumenta di valore rispetto al dollaro, la tua azienda può finire per pagare i tuoi dipendenti internazionali molto più di quanto inizialmente concordato.
Un modo per gestire le difficoltà create dalle valute fluttuanti è lasciare la logistica del libro paga a un Employer of Record. La tua azienda può pagare i tuoi dipendenti nella tua valuta locale e l’ EOR può emettere buste paga nella valuta del Paese dei dipendenti.
Come pagare i dipendenti internazionali
Se la tua azienda assume persone che vivono e lavorano in un paese diverso dal tuo paese di origine, i dipendenti dovranno essere pagati in base alle leggi del paese in cui risiedono, con poche eccezioni. Ad esempio, se un dipendente si trasferisce temporaneamente all’estero e continua a lavorare per la tua azienda mentre vive in un altro paese, potresti essere in grado di continuare a pagarlo dal libro paga del tuo paese di origine.
Un’altra opzione è che i tuoi dipendenti internazionali vengano pagati dai clienti internazionali della tua azienda. Ad esempio, se assumi qualcuno in Francia per fornire supporto a un cliente francese della tua impresa, la persona può essere tecnicamente assunta come dipendente del cliente francese. Pagherai il loro stipendio effettuando pagamenti al tuo cliente, ma il cliente stesso gestirà il libro paga del dipendente.
In caso contrario, la tua azienda dovrà avere un libro paga separato per ogni paese in cui opera. Hai alcune opzioni per l’impostazione del libro paga. Puoi creare una società sussidiaria nel paese in questione per gestire tutte le attività in quell’area e per gestire il libro paga. Se la tua azienda sta pensando di espandersi permanentemente a livello internazionale, può avere senso stabilire un’attività nel paese. Ma se stai assumendo solo poche persone in un altro paese o se stai assumendo persone in diversi paesi, la creazione di una società sussidiaria o di una filiale in quei paesi può richiedere più tempo e fatica di quanto vorresti dedicare.
Un’opzione più conveniente potrebbe essere quella di lavorare con un Employer of Record. Ad esempio, un Employer of Record come Globalization Partners gestisce tutti i dettagli per assicurarsi che il tuo team internazionale venga pagato secondo le scadenze e in conformità con le leggi del paese in cui vivono e lavorano i dipendenti. Paghiamo i tuoi dipendenti rispettando le scadenze e nella loro valuta locale, assicurandoci che vengano pagati anche i benefit e le imposte richieste.
I dipendenti internazionali devono essere lavoratori a contratto indipendenti?
Assumere appaltatori indipendenti piuttosto che dipendenti è un’ opzione per la tua azienda. Quando lavori con lavoratori a contratto indipendenti, la tua azienda non è responsabile per le trattenute alla fonte o per il pagamento degli oneri fiscali di previdenza sociale o disoccupazione. Inoltre, non è necessario pagare i benefit per i dipendenti per gli appaltatori indipendenti e gli appaltatori non sono soggetti alle stesse restrizioni orarie dei dipendenti. Inoltre, la tua azienda non deve essere registrata nel Paese in cui vive l’appaltatore per pagare quella persona per il lavoro che svolge.
Tuttavia, i lavoratori a contratto indipendenti non sono semplicemente versioni “più convenienti” dei dipendenti. Hanno un rapporto con un’azienda che è distinto dal rapporto dipendente-datore di lavoro. Quando lavori con lavoratori a contratto indipendenti, non puoi aspettarti di essere la loro unica fonte di reddito o impiego. La maggior parte dei paesi ha definizioni e regole piuttosto rigide che devono essere soddisfatte prima che un individuo possa essere considerato un lavoratore a contratto indipendente piuttosto che un dipendente.
Ad esempio, nel Regno Unito, le persone sono considerate lavoratori a contratto autonomi se presentano offerte o preventivi per ottenere un progetto o trovare lavoro e se non lavorano sotto una supervisione diretta. Inoltre, i lavoratori a contratto indipendenti nel Regno Unito inviano fatture per il lavoro che svolgono e i progetti che completano. I lavoratori a contratto indipendenti nel Regno Unito pagano le proprie imposte e l’assicurazione nazionale. Se le persone che lavorano per la tua azienda fanno questo, molto probabilmente puoi considerarli lavoratori a contratto indipendenti. Ma se assumi persone nel Regno Unito dettando l’obiettivo del lavoro che svolgono o facendole lavorare sotto un responsabile o un supervisore, allora è possibile che queste persone siano considerate più accuratamente come dipendenti e dovrebbero essere retribuite come tali.
Se la tua azienda classifica erroneamente i dipendenti internazionali come lavoratori a contratto indipendenti, stai correndo alcuni rischi. Se il tribunale stabilisce che la tua azienda ha classificato erroneamente un dipendente, puoi essere responsabile del pagamento delle tasse di quella persona, nonché della retribuzione arretrata per il congedo per ferie, che è attualmente 5.6 settimane di tempo retribuito all’anno per la maggior parte dei dipendenti nel Regno Unito.
Sebbene assumere lavoratori internazionali come lavoratori a contratto indipendenti possa avere più senso per la tua azienda, se non hai la guida necessaria per garantire che quei lavoratori non vengano classificati erroneamente, la tua azienda può incombere in un pesante conto da pagare e un notevole problema legale. Un’opzione migliore è classificare correttamente il tuo team fin dall’inizio e collaborare con un EOR per assicurarti di continuare a rimanere conforme alla legislazione locale sul lavoro, semplificando al contempo il processo di gestione del libro paga internazionale.
Lascia che Globalization Partners gestisca le tue esigenze internazionali di libro paga
Se stai cercando di espanderti a livello internazionale e sei pronto per iniziare ad assumere dipendenti in altri paesi, Globalization Partners può aiutarti. Agiamo come Employer of Record per il tuo team internazionale, garantendo che i requisiti di libro paga specifici per Paese siano soddisfatti e che i tuoi dipendenti vengano pagati in tempo e nella valuta del loro Paese di origine. Per saperne di più su come la nostra soluzione può aiutare la tua azienda a crescere, contattaci oggi stesso.
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