Według danych Biura Statystyki Pracy Stanów Zjednoczonych 37 % stanowisk pracy może być wykonywanych całkowicie zdalnie. Teraz przewiduje się, że 63 % firm w najbliższej przyszłości przejdzie na pracę zdalną. Wraz z rosnącą popularnością pracy poza biurem, nie dziwi fakt, że tak wiele firm przechodzi na modele pracy zdalnej.
Przejście na pracę zdalną przyniosło firmom na całym świecie pozytywne rezultaty, ale coraz więcej osób pomyślnie wdraża tę zmianę niż wysyłanie pracowników z biura. Przejście do pracy z domu wymaga rozległego przygotowania, co wymaga stworzenia zasad pracy zdalnej, strategii zatrzymywania pracowników, programów szkoleniowych i nie tylko.
Przejście na pracę zdalną nie musi być wyzwaniem. Dzięki temu kompleksowemu przewodnikowi dowiesz się, jak szybko dostosować swoją firmę do warunków pracy zdalnej.
Dlaczego warto teraz przejść na pracę zdalną?
Początek nowej dekady spowodował bezprecedensową zmianę w sposobie pracy firm, a ostatnie lata okazały się szczególnie cenne dla dalszego przejścia na pracę zdalną. W 2020 rokuokoło 71 procent pracowników pracowało z domu. Dzięki tej szybkiej zmianie firmy i ich pracownicy dowiedzieli się, co działa, a co nie w świecie pracy zdalnej.
Chociaż „praca zdalna” jest szeroko związana z pracą z domu, wykracza poza to. Badania wykazały, że 22 % pracowników przeniosła się do różnych miast podczas pracy w tej samej firmie, podczas gdy 17 % przeniosła się lub planuje przenieść się do innego kraju, aby pracować w tej samej organizacji. Przejście na pracę zdalną umożliwia firmom zatrudnianie pracowników w całym kraju, a nawet na całym świecie.
Inne spostrzeżenia, które firmy zdobyły dzięki niedawnemu przejściu na pracę zdalną, obejmują poglądy na środowisko biurowe. Statystyki pracy zdalnej mówią, że 65 procent pracowników twierdzi, że nie wymaga środowiska biurowego, aby zachować produktywność — zupełnie odwrotnie. Siedemdziesiąt pięć procent osób pracujących z domu stwierdziło, że robi to, ponieważ jest mniej zakłóceń niż w biurze.
Zalety przejścia na pracę zdalną
Niezależnie od tego, czy dążysz do przejścia z domu do pracy jako wyboru, czy konieczności, istnieje wiele aspektów do świętowania. Przejście na pracę zdalną okazało się korzystne zarówno dla pracodawców, jak i ich pracowników, co przekłada się na lepsze wyniki dla firm jako całości.
1. Równowaga między pracą a życiem prywatnym
Na pytanie, jakie aspekty ich pracy przyczyniają się do pozytywnego doświadczenia zawodowego, 50 procent pracowników zdalnych uznało dobrą równowagę między pracą a życiem prywatnym za główny czynnik.
Pracownicy, którzy doświadczają dobrej równowagi między pracą a życiem prywatnym, wykazują większe zdrowie i dobre samopoczucie, większą satysfakcję z pracy, większe umiejętności organizacyjne, lepsze osiągnięcia celów i większe zadowolenie rodziny. Oznacza to lepsze wyniki pracy, mniejszą rotację i mniejszą liczbę spóźnień i nieobecności pracodawców.
2. Produktywność
Badania pokazują, że nawet 40 % pracowników zdalnych jest bardziej produktywnych niż osoby pracujące w biurze. Zwiększona produktywność wynika z mniejszej liczby czynników rozpraszających uwagę, większego komfortu i zerowego stresu związanego z dojazdami do pracy. Wyższe wskaźniki produktywności skutkują większą produkcją dla firm, co skutkuje zwiększoną produkcją ekonomiczną przy tej samej ilości pracy.
3. Przestrzeń biurowa
Ze względu na wzrost ilości pracy zdalnej kadra kierownicza prawdopodobnie będzie potrzebować mniej przestrzeni biurowej w nadchodzących latach i będzie mogła skonsolidować przestrzeń biurową w jednej głównej lokalizacji biznesowej. Te mniejsze wydatki na nieruchomości mogą zaoszczędzić organizacjom średnio USD 11000 na pół-dojazdach do pracy rocznie.
4. Dostęp do talentów
Osoby poszukujące idealnej kariery szukają korzyści, takich jak równowaga między pracą a życiem prywatnym, satysfakcja z pracy i elastyczność. Ponieważ praca z domu okazała się przynosić te korzyści, firmy oferujące możliwości pracy zdalnej są bardziej skłonne pozyskać i zatrzymać największe talenty niż te, które tego nie robią.
Przygotowanie się na wyzwania związane z pracą zdalną
Chociaż firmy przechodzące na pracę zdalną mogą oczekiwać wielu korzyści, prawdopodobnie nie będą bez wyzwań. Chociaż doświadczanie przeszkód na początku znaczącej zmiany jest całkowicie normalne, ważne jest, aby wiedzieć, na jakie potencjalne przeszkody należy zwracać uwagę przed skorzystaniem z możliwości pracy z domu.
Do najczęstszych wyzwań związanych z przejściem na pracę zdalną należą:
- Zaufanie pracodawcy: Ponieważ praca zdalna eliminuje element interakcji twarzą w twarz, niektórzy przełożeni martwią się, że pracownicy nie będą pracować tak ciężko, jak w biurze.
- Zarządzanie informacjami: niektórzy pracownicy zdalni mają trudności z odnalezieniem informacji i uzyskaniem dostępu do odpowiedzi na ich pytania poza biurem.
- Komunikacja: Pracownicy zdalni często mają problemy z komunikacją z kierownikami i współpracownikami podczas pracy z domu. Niektórzy pracownicy uważają nawet, że ich zdalni kierownicy nie rozumieją ich potrzeb, nie zapewniają wsparcia lub pomocy niezbędnej do wykonania pracy.
- Rozłączanie pracowników: pracownicy mogą łatwo doświadczyć rozproszenia uwagi w domu, czego nie mieliby w miejscu pracy, na przykład wymagań domowych i rodzinnych. Te przerwy mogą spowodować, że osoby nie będą angażować się w swoją pracę.
- Różnice geograficzne: jednym z największych wyzwań w pracy zdalnej dla globalnych firm jest praca w różnych strefach czasowych. Znalezienie pracowników za granicą może utrudnić planowanie i współpracę.
Znaczenie zasad pracy zdalnej
Zasady pracy zdalnej to zestaw wytycznych dla pracowników, opracowanych w celu ułatwienia procesu pracy z domu w celu promowania lepszej produktywności i zaangażowania. Szczegółowa i prosta polityka pracy zdalnej daje pracownikom lepsze zrozumienie oczekiwań Twojej firmy dotyczących pracy z domu, jednocześnie usprawniając komunikację, usprawniając proces wdrażania, a nawet przyciągając najbardziej utalentowanych pracowników.
Aby uzyskać najlepsze wyniki, każda zasada pracy zdalnej powinna zawierać następujące informacje:
1. Oczekiwania dotyczące wyników
Ważne jest, aby Twoi pracownicy wiedzieli, czego od nich oczekujesz pod względem wydajności, produktywności i jakości pracy. Kiedy ludzie wiedzą, jak planujesz mierzyć wyniki w przyszłości, są bardziej skłonni do spełniania oczekiwań dotyczących wyników.
Możesz uzupełnić zrozumienie przez pracowników polityki firmy, dostarczając im narzędzi i zasobów potrzebnych do odniesienia sukcesu, w tym informacji o godzinach pracy i wymogach dotyczących wyników.
2. Przejrzystość komunikacji
Ponieważ praca zdalna może zacierać granice komunikacji, polityka powinna określać, w jaki sposób pracownicy mogą się ze sobą komunikować, aby uzyskać najlepsze wyniki. Opisz, w jaki sposób będą odbywać się spotkania zdalne i z jakich platform będą korzystać, aby uczestniczyć w spotkaniach.
Możesz również wyjaśnić wszelkie narzędzia komunikacji dostępne dla Twoich pracowników i zapewnić formę komunikacji w nagłych wypadkach w przypadku awarii zasilania i problemów technicznych.
3. Korzystanie ze sprzętu
Zasady dotyczące pracy zdalnej powinny zagłębić się w rodzaje sprzętu, z którego korzysta Twoja firma, jakie urządzenia są wymagane dla danej roli i czy zapewnisz te narzędzia pracownikom. Jeśli Twoi pracownicy muszą samodzielnie kupić sprzęt, czy Twoja firma zwróci im pieniądze za zakupy?
Należy również wyjaśnić, jak używać każdego typu sprzętu i uwzględnić wszelkie zasoby, które mogą pomóc w ich zrozumieniu.
4. Prawa pracownika
Pracownicy powinni zostać poinformowani o swoich prawach podczas pracy zdalnej w firmie. Na przykład, zasady pracy zdalnej powinny określać, o której godzinie pracownicy muszą się zalogować do pracy, ile godzin przerwy na posiłek są im przydzielone i jak wnioskować o dni wolne. Przedstawienie tych praw powinno wyeliminować nieporozumienia i zapobiec ich nieporozumieniom.
5. Zarządzanie listą płac
Lista płac będzie prawdopodobnie jednym z głównych aspektów pracy, nad którą będą się zastanawiać Twoi pracownicy. Zasady pracy zdalnej powinny wyjaśniać, kto zajmuje się listą płac — niezależnie od tego, czy jest to Twoja firma, czy pracodawca formalny (EOR) — częstotliwość płatności i kwota płatności. Można również podać informacje o tym, z kim należy się kontaktować w przypadku pytań dotyczących listy płac.
Jak zakończyć przejście do pracy zdalnej
Zanim Twoja firma będzie mogła całkowicie przejść do pracy zdalnej, musisz podjąć pewne kroki, aby zapewnić pomyślne przejście.
1. Powiadom swoich pracowników
Przed przejściem do pracy zdalnej należy najpierw powiadomić pracowników, że zmiana ma miejsce. Poinformuj ich, kiedy nastąpi przełączenie i jak mogą się do niego przygotować. Zdefiniuj, czy Twoi pracownicy będą w pełni zdalni, czy też będą mieli możliwość pracy zarówno w biurze, jak i poza nim, i wyjaśnij, jak zadziała każda z tych sytuacji.
Daj swoim pracownikom możliwość zadawania pytań dotyczących nowej struktury. Zapewnij dostęp do nowych zasad pracy zdalnej i innych zasobów, których będą potrzebować, aby ułatwić przejście.
2. Przeszkolić pracowników zdalnych w zakresie środków bezpieczeństwa
Przejście na pracę zdalną wiąże się z jeszcze większym zapotrzebowaniem na bezpieczeństwo danych. Minimalizuj ryzyko, ucząc pracowników, jakie środki należy podjąć podczas pracy z domu oraz jak identyfikować i łagodzić zagrożenia cybernetyczne.
Rozważ wdrożenie następujących zagadnień do szkolenia pracowników zdalnych w zakresie cyberbezpieczeństwa:
- Naruszenia bezpieczeństwa: możesz uzbroić swoich pracowników w naruszenia bezpieczeństwa, ucząc ich rozpoznawania zagrożeń, takich jak złośliwe oprogramowanie, phishing i ataki z użyciem haseł, a także co robić w przypadku naruszenia bezpieczeństwa.
- Zgodność z RODO: Twoja firma musi przestrzegać ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), standardu nakładającego na organizacje działające w Unii Europejskiej obowiązek przyjmowania nowych polityk, procedur i praktyk w celu zachowania bezpieczeństwa, przejrzystości i odpowiedzialności danych osobowych.
- Uwierzytelnianie dwuskładnikowe: szkolenie pracowników w zakresie korzystania z uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA), dodatkowa warstwa zabezpieczeń weryfikująca, czy osoba próbująca uzyskać dostęp do konta online jest tym, za kogo się podaje, wymagając od nich podania dwóch informacji identyfikacyjnych.
- Wirtualne sieci prywatne: wirtualne sieci prywatne (VPN) generują szyfrowane połączenie internetowe między urządzeniem a siecią, która zabezpiecza wrażliwe dane w celu bezpiecznego przesyłania. Naucz swoich pracowników tworzenia sieci VPN i korzystania z niej w celu ochrony informacji firmowych.
- Bezpieczna pamięć masowa w chmurze: Innym sposobem, w jaki pracownicy zdalni mogą zabezpieczać dane, jest korzystanie z chmury na swoich urządzeniach roboczych.
3. Aktualizuj technologię
Kluczowym aspektem sukcesu pracy zdalnej jest wydajność technologiczna. Aby upewnić się, że pracownicy nie będą doświadczać problemów technologicznych w pracy, sprawdź, czy dostarczasz im najbardziej aktualne technologie, takie jak:
- Narzędzia oparte na chmurze
- Aplikacje biznesowe
- Programy wideokonferencji
- Narzędzia do zarządzania projektami
- Rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych
- Wirtualne programy wdrażania
- Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy
4. Otwarta i skuteczna komunikacja
Gdy firmy i ich pracownicy mogą skutecznie komunikować się, możesz lepiej wspierać swój zespół, zachowując jednocześnie pozytywną kulturę korporacyjną. Ułatwiaj efektywną komunikację zdalną, planując okresowe wirtualne spotkania kontrolne z pracownikami, aby indywidualnie łączyć się z nimi w celu sprawdzenia, jak przebiega ich doświadczenie. Korzystne jest również organizowanie regularnych spotkań grupowych w celu informowania pracowników o tym, co dzieje się w firmie na poziomie organizacyjnym.
Aby pracownicy nie czuli się odizolowani w domu, możesz nawet zorganizować wirtualne działania w całej firmie, aby zapewnić pracownikom kontakt.
5. Bądź najlepszym liderem, jakim możesz być
Podczas przechodzenia firmy na pracę zdalną ważne jest, aby zostać liderem swojego zespołu. Niezależnie od tego, ile narzędzi, zasad i zasobów zapewniasz pracownikom, nie możesz budować pozytywnego środowiska pracy zdalnej bez zapewnienia im wsparcia i przywództwa, które są im potrzebne do odniesienia sukcesu. Wystarczy odrobina empatii i optymizmu, aby pomóc pracownikom poczuć się docenionymi i zweryfikowanymi.
Możesz pokazać swojemu zespołowi, że zależy Ci na tym, co myślą, wysyłając ankietę, w której pracownicy mogą zadawać pytania o to, jak czują się w codziennej pracy, jakie wyzwania napotykają i co możesz zrobić, aby poprawić ich doświadczenia w pracy zdalnej.
Oferowanie korzyści pracownikom zdalnym
Aby Twoje przejście do pracy zdalnej było skuteczne w dłuższej perspektywie, spróbuj wdrożyć strategie zatrzymywania pracowników. Zapewniając korzyści pracownikom zdalnym, tworzysz korzystną relację roboczą między kierownictwem a pracownikami. Utrzymanie pracowników poprzez inwestowanie w nich czasu i zasobów prowadzi do zmniejszenia wydatków, lepszej współpracy, zwiększonej produktywności i przewagi konkurencyjnej.
Niektóre z wielu korzyści, które możesz nagrodzić swoich pracowników, aby zwiększyć ich retencję, to:
- Stwórz elastyczne środowisko pracy: wiele osób ceni elastyczność w swoich harmonogramach pracy, a 72 procent pracowników twierdzi, że rozważyłoby odejście z pracy, gdyby ich obecne osoby nie zapewniły elastyczności harmonogramu.
- Oferowanie konkurencyjnych świadczeń: firmy, które zapewniają konkurencyjne wynagrodzenie swoim pracownikom, są bardziej skłonne do ich utrzymania w dłuższej perspektywie. Rodzaje świadczeń, które możesz zaoferować, obejmują zniżki pracownicze, płatny czas wolny, opiekę zdrowotną i oszczędności emerytalne.
- Wysyłaj prezenty: podejmij dodatkowe kroki, aby okazać uznanie swoim pracownikom, od czasu do czasu wysyłając prezenty do ich domów, takie jak karty podarunkowe, jedzenie, kwiaty lub kosze podarunkowe.
- Zapewniaj stypendia dla zdalnej konfiguracji: gdy pracownicy pracują z domu, nie mają luksusu posiadania do dyspozycji zasobów biurowych, takich jak biurka, krzesła, Wi-Fi i inne materiały biurowe. Zamiast wymagać od nich, aby sami płacili za te materiały, zapewnij im stypendium, które mogą wykorzystać do zakupu tych niezbędnych rzeczy w swoim domowym środowisku pracy.
- Oferuj programy rozwoju kariery: Pracownicy z większym prawdopodobieństwem pozostaną w firmie, która inwestuje w ich rozwój zawodowy dzięki takim programom, jak seminaria szkoleniowe, wydarzenia networkingowe, mentoring i projekty specjalne. Tego rodzaju możliwości sprawiają, że pracownicy czują się zmotywowani i oczekują na rozwój.
Przejście do pracy zdalnej z Globalization Partners
Zacznij przechodzić na pracę zdalną, budując swój zespół zdalny z Globalization Partners . Jesteśmy Global Employment Platform, której celem jest pomoc firmom w zatrudnianiu i wdrażaniu nowych członków zespołu na całym świecie. Wystarczy znaleźć idealnych kandydatów, a my zajmiemy się wszystkim, od listy płac i świadczeń po dokumenty podatkowe i zgodność z przepisami. Bierzemy na siebie odpowiedzialność, gdy Twoi pracownicy pracują dla Ciebie.
Zacznij pracę ze swoim zespołem zdalnym, przeglądając nasz e-book „Pełny przewodnik po budowaniu zdalnego zespołu globalnego” lub skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji.
