Dział kadr (HR), chociaż jeden z najważniejszych działów w firmie, często jest pomijany. Jednak dział HR wspiera cały cykl życia pracownika, od wstępnego zatrudnienia po odejście, i pomaga Twojej firmie działać prawidłowo.
Jednak aby dział HR był skuteczny, musi być również aktualny. Cyfrowa transformacja i nowe technologie prowadzą do reorganizacji firm od góry do dołu. A wielkie zbiory danych są podstawą tej zmiany.
Jeśli Twój dział HR ma pozostać aktualny, musi wykorzystać moc big data. Pewnie pytasz, co big data może dla Ciebie zrobić? Dowiedzmy się.
Jakie rodzaje danych gromadzi dział HR?
W związku z koniecznością dział kadr gromadzi dane osobowe pracowników. Może to obejmować datę urodzenia, płeć, przekonania religijne i pochodzenie etniczne. Będą one również zawierać dane dotyczące historii zatrudnienia i wykształcenia, a także dokumentację wszelkich niepełnosprawności lub schorzeń, które mogą wymagać uwzględnienia.
Będą gromadzić informacje do momentu, aż pracownik zdecyduje się opuścić swoje stanowisko. Dane takie jak dni wykorzystane z powodu choroby, oceny pracowników, awanse i wszelkie kwestie dyscyplinarne zostaną zapisane w aktach osobowych pracownika.
Dostępnych jest wiele danych, które można wykorzystać, aby przynieść korzyści działowi kadr i całej firmie. Jednak podczas przechowywania i przetwarzania tych danych osobowych ważne jest, aby zachować zarówno podstawy etyczne, jak i prawne. Musisz upewnić się, że przestrzegasz wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych, takich jak RODO w Unii Europejskiej.
Co więcej, należy zawsze w przejrzysty sposób mówić o tym, jak wykorzystuje się ich dane. Należy uzyskać zgodę pracowników przed podjęciem jakichkolwiek działań związanych z ich informacjami i informować ich na bieżąco o tym, jakie dane są wykorzystywane, w jaki sposób i w jakich celach (niektóre przepisy i tak egzekwują to). Należy używać oprogramowania do podpisu elektronicznego w celu zachowania autentyczności. Istnieje wiele opcji. Możesz przejrzeć swój szablon handlowy, aby zobaczyć, jaki rodzaj oprogramowania najlepiej pasuje do Twojej firmy.
Korzystanie z dużych ilości danych może pomóc działowi kadr w znacznej poprawie, ale zawsze należy obchodzić się z danymi wrażliwymi zgodnie z prawem i za zgodą pracowników.
Czym są big data?
Wszyscy słyszeliśmy o danych. Napędza praktycznie każdy aspekt współczesnego świata, ułatwiając wyszukiwanie w Internecie, prognozy pogody i nie tylko. Big data oznaczana jest rozmiarem i skalą gromadzonych danych. Obecnie coraz więcej firm odkrywa korzyści płynące z tego rozwiązania.
Na przykład big data może pomóc firmom w prowadzeniu bardziej spersonalizowanego marketingu i zarządzaniu projektami. Może też być wykorzystywany do napędzania uczenia maszynowego, pomagając usprawnić przepływy pracy i procesy. Praktyki takie jak extract transform load są przydatne do analizy danych i zwiększenia wydajności działalności. Krótko mówiąc, big data pomaga firmom osiągnąć sukces we współczesnym świecie.
Znaczenie analityki
Oczywiście samo posiadanie danych nie wystarczy. Jeśli duże zbiory danych mają być przydatne, należy je zrozumieć. Tutaj wkracza analityka. Najlepsze narzędzia analityczne zapewniają raporty i wizualizacje, które pomagają rozbić i zrozumieć dane. Google Data Studio to jedna z popularnych opcji, chociaż istnieje wiele alternatyw.
Przechowywanie danych
Zbieranie tak dużej ilości danych oznacza, że potrzebujesz miejsca do ich przechowywania. Dostępnych jest wiele opcji opartych na chmurze, które eliminują konieczność inwestowania w zestawy, konserwację i przestrzeń. Jednym z przykładów jest format parkietu apache. Jest to opłacalna opcja przechowywania wszelkiego rodzaju dużych ilości danych.
Jak big data może wpłynąć na dział HR?
Oto 10 ulepszenia, które big data może przynieść do działu kadr.
1. Zmniejszenie liczby złych decyzji o zatrudnieniu
Jest to prawdopodobnie najbardziej efektywna korzyść z korzystania z big data w dziale kadr. Słabe decyzje o zatrudnieniu mają negatywny wpływ na firmy, ponieważ znalezienie kandydatów wymaga czasu i zasobów. Zła decyzja może oznaczać, że musisz powtórzyć cały proces. Ale big data może pomóc Ci w tym procesie.
Podobnie jak każdy kandydat często polega na swoim ulubionym szablonie CV podczas ubiegania się o pracę, rekruterzy często mocno polegają na CV przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu. Jednak dane mogą dostarczyć wyników oceny w oparciu o wyniki kandydata w wykonywaniu zadań określonych przez Ciebie po otrzymaniu jego podania.
Rodzaj testów, które ustawiasz, różni się w zależności od stanowiska, które chcesz obsadzić, ale często obejmuje zadania oparte na inteligencji emocjonalnej, zdolnościach poznawczych lub umiejętnościach i wiedzy specyficznych dla stanowiska.
Korzystając z danych zebranych z tych zadań, możesz porównywać i porównywać kandydatów z ustalonymi kryteriami. Zyskujesz lepszy wgląd w ich umiejętności i możesz szybko zidentyfikować kandydatów, posiadających umiejętności i doświadczenie odpowiednie dla danego stanowiska.
Przyjmując oparte na danych podejście do zatrudniania, nie tylko przyspieszasz proces, ale zwiększasz również możliwość, że kandydat, którego wybierzesz, będzie dobrze prosperował na nowym stanowisku.
2. Zamknij luki w komunikacji
Zbyt często działy HR są postrzegane i traktowane jako odrębne od reszty firmy. Aby działać skutecznie, dział kadr musi komunikować się z pracownikami w całej firmie. Na przykład wdrożenie do pracy jest kluczowym krokiem dla nowych pracowników, dającym im szansę na poznanie tajności ich roli.
Dział HR musi mieć dobrze ustanowione kanały komunikacji z innymi działami, jeśli wdrożenie ma się zakończyć sukcesem. Braki w komunikacji mogą spowolnić ten proces i sprawić, że wdrożenie będzie mniej skuteczne.
Aby usprawnić komunikację, informacje muszą być regularnie wymieniane między działami a działem kadr. Zbyt często tak nie jest. Ale jeśli korzystasz z chmury wraz z dużymi zbiorami danych, informacje są scentralizowane. Działy mogą uzyskać dostęp do danych, gdy tylko będą potrzebne.
3. Znajdź najlepsze kanały rekrutacji
Twoja firma prawdopodobnie korzysta z wielu różnych kanałów, aby znaleźć kandydatów. Być może zainwestowałeś w najlepsze oprogramowanie polecające do reklamowania. Istnieje silna logika, im szerzej awansujesz, tym większa jest Twoja pula kandydatów. Czasami jednak można wydać dużo pieniędzy na określone kanały i uzyskać w zamian bardzo niewiele.
Przyjrzyjmy się przykładowi reklam w serwisach Indeed i LinkedIn dla branży biotechnologicznej. Za pośrednictwem programu dostajesz 100 kandydatów, ale na LinkedIn otrzymujesz tylko 12. Wydałeś taką samą kwotę pieniędzy, ale otrzymałeś nierówne wyniki.
Ale dzięki wsparciu big data możesz zidentyfikować najlepsze kanały, zanim wydasz gotówkę. Możesz przeanalizować poprzednie działania rekrutacyjne i znaleźć najbardziej skuteczne kanały. Pozwala to zaoszczędzić pieniądze i pomaga uzyskać lepsze wyniki.
4. Wykrywanie wzorców w nieobecnościach pracowników
Jeśli pracownicy biorą urlop chorobowy, może to mieć negatywny wpływ na Twoją firmę. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy wielu pracowników jest chorych jednocześnie.
Niestety nie ma nic, co można zrobić z chorobą. Możesz się jednak przygotować. Tutaj wkracza big data. Być może istnieje pewna część roku, kiedy pracownicy chorują. Big Data może pomóc Ci określić dokładnie kiedy i stworzyć plan łagodzenia problemów związanych z niższą produktywnością i zwiększonym stresem.
5. Twórz skuteczniejsze kursy
Firmy często postrzegają kursy jako ciężkie, czasochłonne i zapewniające niewiele w zamian. Mniej niż połowa (41 procent) firm inwestuje w szkolenia osobiste. Jednak jeśli szkolenie zostanie przeprowadzone prawidłowo, może zapewnić pracownikom cenne nowe umiejętności.
Analityka danych może pomóc Ci tworzyć bardziej angażujące i skuteczne kursy. Możesz na przykład uzyskać wgląd w indywidualne schematy uczenia się konkretnych pracowników. Im lepiej rozumiesz, w jaki sposób pracownicy się uczą, tym lepiej możesz dostosować materiały szkoleniowe do swoich potrzeb.
6. Zwiększenie retencji pracowników
Pracownicy przechodzący do nowych możliwości są naturalni. Możesz jednak podjąć kroki w celu zmniejszenia liczby pracowników, którzy odchodzą z firmy i pomóc w utrzymaniu najbardziej utalentowanych pracowników.
Na przykład może istnieć konkretny aspekt Twojej firmy, który wpływa na morale pracowników. Być może niektórzy pracownicy uważają, że nie dostrzegają możliwości rozwoju. Ważne jest, aby zidentyfikować przyczyny i podjąć kroki w celu ich odwrócenia.
Jeśli Twój dział HR będzie uważnie monitorować analizę dużych ilości danych, szybciej będzie w stanie zidentyfikować problemy. Gromadząc dane na temat wynagrodzeń, obciążenia pracą, możliwości awansu oraz przeglądów pracowników, można wykorzystać analizę predykcyjną do określenia, którzy pracownicy mogą z większym prawdopodobieństwem zrezygnować z pracy i szybko rozwiązać te problemy.
Możesz również zidentyfikować wzorce w rezygnacjach. Może zauważysz wzrost liczby pracowników odchodzących z firmy w styczniu lub latem. Analizując te dane, możesz określić, dlaczego tak się dzieje i podjąć odpowiednie działania.
Czasami będzie niewiele rzeczy, które możesz zrobić, aby uniemożliwić członkowi personelu odejście. Jednak gromadząc dane na temat tego, dlaczego podjęli oni decyzję, możesz zidentyfikować typowe przyczyny i zmniejszyć prawdopodobieństwo ich wystąpienia w przyszłości.
Ponadto, korzystając z tych danych, możesz na przykład wykorzystać analitykę w czasie rzeczywistym opartą na strumieniowaniu iskrowym do tworzenia strategii zatrzymywania pracowników. Możesz udostępnić te strategie różnym działom, aby uzyskać bardziej ujednolicone podejście do zwiększenia retencji pracowników.
7. Wprowadzenie automatyzacji
Automatyzacja oznacza uproszczenie i ograniczenie procesów, a także, w połączeniu z dużymi zbiorami danych, może być bardzo korzystna dla działu kadr. Dzięki połączeniu tych dwóch rozwiązań i wprowadzeniu automatyzacji big data czas potrzebny na przygotowanie danych do analizy zostanie znacznie skrócony, a Twoje dane zostaną zebrane i zorganizowane w bardziej dostępnym i łatwym do zarządzania formacie.
Automatyzacja ma również inne zastosowania w HR. Można go wykorzystać do usprawnienia następujących procesów:
- Postępowanie z dokumentami, takimi jak formularze i dokumenty.
- Przydzielanie świadczeń pracowniczych.
- Zapewnienie, że płatności i zmiany wynagrodzenia są dokonywane na czas.
Automatyzacja nie tylko daje więcej czasu na planowanie strategiczne, ale także zmniejsza liczbę błędów ludzkich. Będziesz mieć dział HR bardziej zaangażowany w budowanie relacji z pracownikami i mniej skoncentrowany na administrowaniu.
8. Generowanie wyników
Ważne jest, aby kontrolować wyniki pracowników. Jeśli pracownik osiąga słabe wyniki, ważne jest, aby dowiedzieć się, dlaczego. Podobnie, jeśli pracownik wykonuje dobrą pracę, ważne jest, aby otrzymał uznanie za swój wysiłek. Przypisywanie wyników pracownikom zapewnia prosty sposób monitorowania wydajności.
Oczywiście lepiej mieć dokładny i niezawodny system oceniania. Sztuczna inteligencja oparta na dużych ilościach danych nie ma uprzedzeń i zapewnia pracownikom logiczne wyniki oparte na danych.
Dział HR oparty na dużych ilościach danych to przyszłość
Starsze trendy modernizacji dowodzą, że rola danych w firmach będzie nadal się rozwijać. Wprowadzając big data do Twojej firmy, dział HR jest doskonałym miejscem na rozpoczęcie. Jak opisano tutaj, możesz zwiększyć retencję pracowników, poprawić kluczowe procesy zarządzania zespołem i wydajności oraz usprawnić decyzje o zatrudnieniu.
Ale dlaczego nie pójść o krok dalej? Globalization Partners oferuje jedno rozwiązanie upraszczające wszystkie procesy kadrowe. Dzięki naszej Global Growth Platform ™ możesz zatrudnić dowolną osobę, w dowolnym miejscu i za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Zmiana może być zniechęcająca, ale wyprzedzając konkurencję, możesz pokonać konkurencję. Dlaczego więc nie wykorzystać przyszłości? Zobacz, jak duże zbiory danych mogą przyczynić się do sukcesu Twojego działu HR.
Porozmawiaj z jednym z naszych ekspertów już dziś i zobacz, jak możemy Ci pomóc.
–
Informacje o autorze:
Pohan Lin jest starszym kierownikiem ds. marketingu internetowego i lokalizacji w Databricks, globalnym dostawcą danych i sztucznej inteligencji łączącym funkcje magazynów danych i jezior danych w celu stworzenia architektury jezior. Posiada ponad 18 lat doświadczenia w marketingu internetowym, działalności SaaS online i rozwoju handlu elektronicznego. Pohan z pasją podchodzi do innowacji i przekazuje istotne dane dotyczące wpływu na marketing. Pohan Lin opublikował również artykuły dla domen takich jak SME-News.
