Zalety i wady outsourcingu listy płac

Na dzisiejszym globalnym rynku firmy muszą być w stanie zatrudniać najbardziej utalentowanych pracowników i zarządzać nimi w dowolnym miejscu. Najlepszy w swojej klasie pracodawca formalny (EOR), taki jak G-P, umożliwia firmom różnej wielkości szybkie i zgodne z przepisami budowanie globalnych zespołów w ponad 180 krajach, niezależnie od statusu podmiotu.

Chociaż potrzeby pracowników różnią się w zależności od kraju, jeden wymóg jest uniwersalny: pracownicy muszą otrzymywać wynagrodzenie na czas i zgodnie z lokalnymi przepisami. Poznajmy korzyści płynące z outsourcingu listy płac — a także związane z nim wyzwania.

Czym jest outsourcing listy płac?

Outsourcing listy płac to usługa świadczona przez podmiot zewnętrzny, który zarządza wszystkimi operacjami związanymi z listą płac w firmie. Firma świadcząca usługi outsourcingu listy płac oferuje wsparcie prawne, podatkowe i księgowe, aby zapewnić pracownikom dokładne i terminowe otrzymywanie wypłat.

Czym jest outsourcing międzynarodowej listy płac? Międzynarodowy outsourcing listy płac to proces współpracy z zewnętrzną firmą zajmującą się listą płac w celu zgodnego z przepisami płac i zarządzania potrąceniami dla pracowników na całym świecie. Outsourcing do firmy zajmującej się listą płac umożliwia firmom bezproblemowe:

1. Zarządzanie listą płac w lokalizacjach krajowych i międzynarodowych.
2. Wykrywanie i kontrolowanie incydentów.
3. Oblicz, zapłać i rozprowadź listę płac według odpowiedniego harmonogramu (co tydzień, co dwa tygodnie lub co miesiąc).
4. Oblicz dodatkowe świadczenia, takie jak urlop, prowizje, odprawy, świadczenia przed emeryturą lub świadczenia rzeczowe.
5. Uproszczenie zgodności z przepisami, w tym przepisami dotyczącymi ochrony danych płac i regulacjami rządowymi.

Gdy firma zdecyduje się na zatrudnienie usługi outsourcingu listy płac, musi ustalić jasne wytyczne i procesy, aby zapewnić płynną współpracę. Należy również pamiętać, że outsourcing listy płac nie eliminuje konieczności zatrudniania wewnętrznych specjalistów ds. listy płac. Zamiast tego zmniejsza obciążenie administracyjne, pozwalając im skupić się na innych kluczowych zadaniach księgowych.

Dlaczego firmy zlecają obsługę listy płac?

Firmy wszystkich branż, rozmiarów i lokalizacji mogą skorzystać z usług outsourcingu listy płac, zwłaszcza jeśli nie mają wewnętrznego zespołu ds. finansów i zasobów ludzkich. Może to być również idealne rozwiązanie dla istniejącego zespołu, który musi skupić się na strategicznych zadaniach poza listą płac.

Outsourcing listy płac może być cenny dla firm, które chcą prowadzić działalność międzynarodową, ale nie mają ekspertów ds. zarządzania listą płac w każdym kraju. Jest to również idealne rozwiązanie dla tych, którzy potrzebują ciągłości zarządzania listą płac bez solidnego systemu bezpieczeństwa danych lub odzyskiwania.

Wiodący w branży pracodawca formalny, taki jak G-P, zapewnia fachowe wsparcie wykraczające poza wsparcie firmy outsourcingu listy płac, oferując holistyczne wsparcie kadrowe w całym cyklu zatrudnienia, od zatrudniania i wdrażania do globalnej listy płac oraz zarządzania czasem i wydatkami. Dzięki obecności w ponad 180 krajach G-P działa jako legalny pracodawca, dzięki czemu firmy mogą zgodnie z przepisami budować zespoły w nowych krajach, zaczynając od zaledwie kilku minut, niezależnie od statusu podmiotu. 

Zalety i wady outsourcingu listy płac

Outsourcing listy płac zapewnia znaczące korzyści, ale wiąże się również z potencjalnymi wyzwaniami. Kluczem jest wcześniejsza ocena zalet i wad. Chociaż outsourcing może usprawnić cały proces listy płac i zapewnić oszczędności kosztów, może powodować ryzyko, takie jak błędy koordynacji i problemy z poufnością.

Jakie są zalety outsourcingu listy płac?

Outsourcing listy płac zapewnia firmom znaczące korzyści, w tym oszczędność czasu i zasobów, minimalizując błędy w liście płac. Ogólnie rzecz biorąc, outsourcing listy płac pomaga organizacjom usprawnić operacje poprzez przeniesienie złożonego procesu listy płac do wyspecjalizowanych dostawców. 

1. Oszczędza czas.

Lista płac to czasochłonny proces, który może być obciążeniem administracyjnym. Dzięki zwolnieniu z obowiązków działu finansowego w zakresie listy płac zespoły te mogą skupić się na innych kluczowych obszarach działalności, takich jak opracowywanie strategii finansowych, które zwiększają przewagę konkurencyjną firmy. 

2. Zmniejsza koszty.

Outsourcing listy płac pomaga firmom zminimalizować wydatki, jednocześnie identyfikując ukryte koszty związane z zarządzaniem listą płac. Dla osób chcących zatrudniać za granicą zmniejsza to ryzyko błędnej klasyfikacji pracowników, co może prowadzić do potencjalnych kar. 

3. Zapobiega błędom płacowym.

Zatrudniając specjalistów, których wyłączną odpowiedzialnością jest lista płac, minimalizujesz ryzyko błędów, niedotrzymania terminów, pominięć lub spóźnionych deklaracji podatkowych dotyczących listy płac. 

4. Ułatwia przestrzeganie przepisów za granicą.

Zgodnie z raportem G-P 2023 o globalnym wzroście % liderów twierdzi, że budowanie globalnych zespołów jest częścią ich strategii biznesowej.66 Outsourcing listy płac zapewnia narzędzia do zgodnego z prawem wynagradzania globalnej siły roboczej. Dostawcy usług outsourcingowych są na bieżąco z przepisami prawa pracy i regulacjami dotyczącymi podatków, świadczeń i listy płac, pomagając pracodawcom spełnić wymogi prawne i rozwijać swoją działalność bez obaw.

5. Zapewnia klientom bezproblemową obsługę. 

Wiele wysokiej jakości firm outsourcingu listy płac współpracuje z wiodącymi dostawcami usług zarządzania kapitałem ludzkim (HCM), aby zapewnić bezproblemowy proces płac. Partnerzy ci mają udokumentowane osiągnięcia sukcesu, tworząc bezproblemowe połączenie na każdym etapie i zapewniając bardziej usprawnione doświadczenia dla firm.

Jakie są wady outsourcingu listy płac?

Przekazanie krytycznego procesu, takiego jak lista płac stronie trzeciej, może prowadzić do potencjalnych wad, w tym utraty kontroli, obaw o poufność, wyzwań związanych z koordynacją, nieporozumień i możliwości błędów. Aby zminimalizować te zagrożenia, firmy powinny poświęcić czas na dokładne zbadanie potencjalnych dostawców.

1. Utrata kontroli

Outsourcing działań związanych z listą płac do firmy zewnętrznej może ograniczyć Twoją kontrolę nad procesami i dostęp do informacji. Ten brak nadzoru może utrudnić szybkie rozwiązywanie problemów i zapewnienie, że praktyki związane z listą płac są zgodne z konkretnymi potrzebami Twojej firmy.

2. Obawy dotyczące bezpieczeństwa danych

Jeśli firma outsourcingowa nie ma odpowiednich środków bezpieczeństwa, mogą wystąpić naruszenia bezpieczeństwa danych i incydenty związane z bezpieczeństwem. Istotne jest, aby chronić wszystkie informacje dotyczące listy płac i dane pracowników, wdrażając zasady poufności i ochrony danych u dostawcy outsourcingu listy płac.

3. Wyzwania związane z koordynacją

Firmy nadal muszą przeznaczyć czas na koordynację zadań i działań z dostawcami usług płacowych. Muszą również zapewniać ciągłe wsparcie, aby zapewnić, że strona trzecia osiągnie pożądane wyniki, tworząc możliwości potencjalnej błędnej komunikacji.

4. Potencjalne błędy nieuzasadnione

Jeśli wybrany partner outsourcingowy nie posiada doświadczenia, może to skutkować potencjalnymi błędami i karami. Prosty typograf może spowodować opóźnienia w płatnościach, błędne obliczenia podatkowe i brak informacji o liście płac. 

5. Ograniczenie do jednego aspektu globalnego zatrudnienia

Firmy zajmujące się outsourcingiem listy płac pomagają usprawnić proces wynagradzania, ale istnieją inne kluczowe aspekty cyklu życia pracownika, które mogą być skomplikowane i czasochłonne, którymi Twoje zespoły wewnętrzne będą nadal musiały zarządzać. Na przykład zatrudnianie, wdrażanie i zarządzanie pracownikami w zgodzie z lokalnymi przepisami prawa wymaga dogłębnego zrozumienia zasad dotyczących umów o pracę, przepisów dotyczących bezpieczeństwa danych, unikatowych przepisów krajowych dotyczących rozwiązania stosunku pracy i wielu innych kwestii. 

W tym miejscu współpraca z rozwiązaniami pracodawcy formalnego (EOR) staje się korzystna, ponieważ zapewniają zgodność z przepisami, obejmując cały zakres zatrudnienia – w tym listę płac – obsługę całego spektrum procesów administracyjnych Twoich zespołów.

6. Konfiguracja jednostki

Jeśli nie współpracujesz z pracodawcą formalnym, który eliminuje konieczność ustanawiania legalnej obecności w danym kraju, musisz przejść kosztowny i czasochłonny proces zakładania podmiotu w wybranej lokalizacji. Firmy zajmujące się outsourcingiem listy płac radzą sobie z zawiłościami związanymi z wynagrodzeniami w Twoim zespole, ale Twoje zespoły nadal są odpowiedzialne za zatrudnianie, wdrażanie pracowników, zgodność z przepisami i ustanawianie podmiotów.

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę outsourcingu listy płac

Wybór odpowiedniego dostawcy outsourcingu listy płac ma kluczowe znaczenie dla sprawnego i zgodnego z przepisami procesu listy płac. Jeśli Twoja firma poszukuje odpowiedniego partnera, rozważ następujące kluczowe czynniki:

• Kontrola wewnętrzna: niezawodny dostawca inwestuje w swoją działalność. Dzięki temu są zorganizowane, co zmniejsza ryzyko utraty danych i błędów w płatnościach.
• Najlepsza technologia: Odpowiedni dostawca wykorzystuje zaawansowaną technologię i oprogramowanie do zapewnienia ciągłej funkcjonalności listy płac.
• Zgodność z przepisami: Dobry dostawca list płac jest na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami. Pomaga to Twojej firmie zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi i dotyczącymi płac, niezależnie od lokalizacji.
• Ceny: Koszty muszą być zgodne z celami firmy i oczekiwaniami dotyczącymi wyników.
• Obsługa klienta: Silna obsługa klienta ma kluczowe znaczenie dla skutecznego outsourcingu listy płac. Sprawdź opinie klientów i poproś o referencje, aby ocenić ich wsparcie.

Już dziś uprość globalną listę płac dzięki G-P.

Nie pozwól, aby lista płac spowolniła Twoje plany globalnego sukcesu Najlepszy w swojej klasie pracodawca formalny (EOR), taki jak G-P, wykracza poza wsparcie w zakresie krajowych przepisów i regulacji dotyczących płac. Nasz pakiet globalnych produktów pracowniczych i rozwiązań pracodawcy formalnego jest wspierany przez największy zespół ekspertów ds. kadr i prawa, aby zapewnić wszystko, czego potrzebujesz, aby usprawnić cały cykl zatrudnienia. Oprócz złożonych zadań kadrowych i zapewnienia zgodności w ponad 180 krajach, zarządzamy globalną listą płac z 99% dokładnością i elastycznością dokonywania płatności w 150 walutach. 

Najlepsze w swojej klasie podejście G-P obejmuje również współpracę z najlepszymi dostawcami usług HCM i usług płacowych w celu zaoferowania najbardziej kompleksowych rozwiązań technologicznych w zakresie kadr dla klientów na całym świecie. Razem zapewniamy dostęp do najbardziej innowacyjnych rozwiązań, niezawodności o kluczowym znaczeniu dla misji firmy, zgodności z przepisami i bezproblemowej integracji, aby pomóc Ci na każdym etapie globalnej ścieżki rozwoju — umożliwiając Ci skupienie się na skalowaniu firmy.