Specjalny Region Administracyjny Hongkong, zwyczajowo nazywany po prostu Hongkongiem, to region administracyjny Chińskiej Republiki Ludowej z własnym rządem, językiem i zwyczajami, które odróżniają go od pozostałych części Chin. Jest to atrakcyjne miejsce do prowadzenia działalności dla firm zagranicznych, ponieważ to tygiel różnych kultur. Ponadto, jak podkreślają władze Hongkongu, tamtejsza gospodarka charakteryzuje się wolnością handlu, niskimi podatkami oraz minimalną interwencją ze strony rządu.
Jeśli Twoja firma rozważa zatrudnienie personelu w tym regionie, nasz przewodnik po organizacji zatrudnienia w Hongkongu może pomóc Ci w zapoznaniu się z kwestiami wartymi rozważenia oraz kosztami takiego procesu.
Co należy wiedzieć przed rozpoczęciem organizacji zatrudnienia w Hongkongu
Chcąc zatrudniać pracowników w Hongkongu, musisz poznać zwyczaje, warunki wynagrodzenia oraz wymogi rządowe, które regulują praktyki z zakresu zatrudnienia w Hongkongu.
1. Język
Dla firm anglojęzycznych jedną z korzyści ekspansji do Hongkongu jest fakt, że angielski jest jednym z oficjalnych języków obok chińskiego i jest szczególnie popularny w biznesie. Jednak kantoński, który różni się od mandaryńskiego chińskiego, jest zdecydowanie najczęściej używanym językiem w Hongkongu. Będziesz prawdopodobnie mieć okazję zatrudnienia osób dwujęzycznych, mówiących po kantońsku i angielsku, a być może znających też inne języki, takie jak mandaryński (putonghua).
Ze względu na zachodnie wpływy oraz powszechną znajomość języka angielskiego w Hongkongu możesz natrafić na kandydatów mających nazwisko chińskie oraz zachodnie, które w założeniu ma być prostsze do wymówienia i zapamiętania dla Amerykanów i Europejczyków. Upewnij się, że wiesz, które z nich preferuje dana osoba. Jako uprzejme postrzegane jest również nauczenie się kilku zwrotów po kantońsku celem powitania mieszkańców Hongkongu, nawet jeśli pozostała część rozmowy odbywać się będzie po angielsku.
2. Kwestie dotyczące listy płac
Zarządzanie listą płac dla pracowników w Hongkongu jest prostsze niż w wielu innych krajach. Jeśli chodzi o wypłaty dla pracowników, musisz zawsze pamiętać o minimalnym wynagrodzeniu określanym przez rząd. Od roku maj 2019ustawowa stawka minimalnego wynagrodzenia w Hongkongu wynosi HK$37.5 za godzinę. Oficjalną walutą Hongkongu jest dolar hongkoński.
Jednym z powodów, dla których zarządzanie listą płac jest prostsze w Hongkongu, jest to, że pracodawcy nie muszą potrącać składek na opiekę zdrowotną czy podatek dochodowy. Zamiast tego pracownicy sami opłacają swoje podatki w Inland Revenue Department, a pracodawcy muszą przygotowywać formularze podatkowe dla swoich pracowników. Pracodawcy muszą jednak potrącać składki na Mandatory Provident Fund będący programem emerytalnym. Rząd ustala minimalne składki, które pracownicy i pracodawcy muszą odprowadzać miesięcznie. W większości przypadków jest to 5%. Do utworzenia funduszu Mandatory Provident Fund konieczna jest współpraca z prywatną organizacją.
3. Tydzień roboczy
W Hongkongu nie obowiązują żadne regulacje dotyczące maksymalnej liczby godzin, którą pracownicy mogą przepracować, a przeciętny pracownik w Hongkongu pracuje około 42 godz. tygodniowo. Liczba ta powoli spada, zwłaszcza od czasu, kiedy rząd zaczął zachęcać do pięciodniowego tygodnia pracy dla pracowników biurowych zamiast dotychczasowych sześciu dni.
Podczas gdy rząd pozostawia liczbę godzin pracy do uzgodnienia przez pracowników i pracodawców, wymaga zapewnienia jednego z siedmiu dni na odpoczynek, aby pracownicy na umowach mieli czas na regenerację. W takim przypadku dzień oznacza 24 godzin bez obowiązków służbowych. Najczęściej na odpoczynek przeznaczana jest niedziela, ale pracodawcy mogą wybrać inny dzień, jeśli jest to uzasadnione dla ich firmy. Jeśli pracodawca zignoruje ten wymóg, może zostać obłożony dotkliwą grzywną.
4. Święta i urlop wakacyjny
W Hongkongu obchodzonych jest 12 ustawowych świąt. Gdy pracownik na umowie o pracę pracuje w firmie od trzech miesięcy, zyskuje prawo do zasiłku urlopowego za wszystkie ustawowe dni świąteczne w kalendarzu. Jeśli święto wypada w dzień odpoczynku od pracy, pracodawca musi wybrać inny dzień jako płatny dzień wolny.
Oprócz świąt pracownikom przysługują również płatne dni urlopowe. Po przepracowaniu w firmie roku pracownik zyskuje prawo do siedmiu dni urlopu płatnego. W następnym roku również zyskuje siedem dni urlopu. Po tym okresie liczba dni urlopowych zwiększa się o jeden każdego roku do sumy 14 dni po osiągnięciu przez pracownika stażu dziewięciu lat w firmie. Dni urlopowe nie wygasają na końcu roku. Jeśli pracownik tak zdecyduje, może je przenieść na następny rok.
5. Urlop chorobowy
Pracownicy w Hongkongu mogą gromadzić dni urlopu chorobowego. Za każdy miesiąc w pierwszym roku pracownika w firmie powinien on otrzymać dwa dni płatnego urlopu chorobowego. Po tym pierwszym roku pracownicy otrzymują cztery dni urlopu chorobowego za każdy miesiąc pracy. Łączna suma tych dni może wynieść maksymalnie 120.
Pracownicy mogą otrzymywać wynagrodzenie, jeśli wykorzystują co najmniej cztery dni chorobowe, gdy są chorzy – z wyjątkiem opieki związanej z ciążą – i mają zaświadczenie od pracownika służby zdrowia. Za zatwierdzone dni choroby pracownik powinien otrzymać cztery piąte średniej płacy dziennej.
Koszt zatrudnienia pracownika w Hongkongu
Zatrudnianie nowych pracowników w Hongkongu wiąże się z kosztami, zwłaszcza jeśli przeprowadzasz ekspansję do tego kraju po raz pierwszy. Niektóre aspekty procesu rekrutacji i zatrudniania, które mogą dodatkowo zwiększyć łączny koszt, to:
- Zgodność z prawem: Za każdym razem, gdy zaczynasz zatrudniać ludzi w nowym kraju, przyjmujesz zupełnie nowy zestaw przepisów związanych z zatrudnieniem w tym kraju. W przypadku kar czy reperkusji twierdzenie, że nie znasz prawa, nie jest okolicznością łagodzącą. Dlatego jest niezmiernie ważne, aby przeprowadzić dokładne analizy lub zaangażować specjalistę celem upewnienia się, że przestrzegasz prawa pracy obowiązującego w Hongkongu.
- Ustanowienie firmy: Jeśli nie korzystasz z organizacji zatrudnienia profesjonalnego (PEO) jako pracodawcy formalnego, musisz mieć w Hongkongu podmiot prawny prowadzący działalność biznesową. W nowym kraju możesz otworzyć oddział, biuro przedstawicielskie lub podmiot zależny swojej firmy. Każda z tych opcji wiąże się z kosztami.
- Agencje zatrudnienia: agencje zatrudnienia mogą pomóc Ci w pozyskaniu utalentowanych pracowników, których potrzebujesz, aby odnieść sukces w Hongkongu. Oczywiście usługa ta może znacząco zwiększyć całkowity koszt procesu rekrutacji, co potwierdzi każda firma współpracująca kiedyś z agencją rekrutacyjną.
- Komisja rekrutacyjna: Niektóre firmy korzystają z wewnętrznej komisji rekrutacyjnej do definiowania nowych stanowisk, rekrutowania kandydatów, przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych i podejmowania decyzji o zatrudnieniu. Te płatne godziny pracy, które członkowie komisji spędzą na procesie organizacji zatrudnienia, stanowią dużą część całkowitych kosztów rekrutacji. Dodaj do tego koszty podróży, jeśli członkowie Twojej komisji muszą udać się do Hongkongu celem przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych.
- Tablice ogłoszeń o pracy: Publikowanie ofert pracy w Internecie może również zwiększyć koszty rekrutacji. Istnieją opcje publikacji ogłoszeń bez konieczności płacenia, co pomaga obniżyć lub wyeliminować wydatki na rozreklamowanie nowych wakatów.
- Kontrola weryfikacyjna: Proces poprzedzający zatrudnienie często obejmuje weryfikację tożsamości i poświadczeń danej osoby oraz przeprowadzenie weryfikacji danych w celu upewnienia się, że posiada ona czysty dokument. Do wykonania tych zadań może być konieczne zatrudnienie innej firmy.
Czego potrzebuje firma do zatrudniania pracowników w Hongkongu?
Przed rozpoczęciem zatrudniania personelu w Hongkongu musisz ustanowić zgodnie z prawem podmiot biznesowy w tym kraju. Dokładne wymogi zależą od tego, na jaki rodzaj oddziału lub podmiotu zależnego się zdecydujesz. Oto część z rzeczy, których będziesz potrzebować:
- Ustanowienie prawne: stworzenie obecności prawnej dla Twojej firmy w Hongkongu obejmuje złożenie formularza wniosku, dokumentów założycielskich, statutu, świadectwa rejestracji, protokołu Twojej spółki macierzystej oraz dokumentów identyfikacyjnych dla członków kadry kierowniczej Twojej firmy.
- Rejestracja IRD: Aby uzyskać certyfikat rejestracji, musisz również zarejestrować swój oddział lub podmiot zależny w IRD.
- Licencje lub pozwolenia: W zależności od branży może być konieczne uzyskanie innych pozwoleń specyficznych dla danej branży przed rozpoczęciem zatrudniania w Hongkongu.
Możesz uniknąć tych wymogów prawnych, jeśli podejmiesz współpracę z pracodawcą formalnym dla swoich pracowników w Hongkongu. Oszczędzi Ci to konieczności ustanowienia zgodnie z prawem działalności w Hongkongu, a także zdejmie z Twojej firmy obowiązki zapewnienia zgodności z przepisami czy prowadzenia listy płac.
Etapy organizacji zatrudnienia w Hongkongu
Proces organizacji zatrudnienia w Hongkongu obejmuje pięć głównych kroków, od ogłoszenia wakatu po wdrożenie pracowników.
1. Opublikuj ofertę pracy
Utwórz ofertę pracy opisującą dane stanowisko oraz typ kandydata, którego szukasz. Ofertę możesz opublikować w języku angielskim, kantońskim lub obu. Jeśli szukasz kandydata wielojęzycznego, który pomoże w nawiązaniu związków ze zróżnicowanymi rynkami, upewnij się, że oferta pracy zawiera taką informację.
Możesz opublikować swoją ofertę na różnych portalach online, aby zobaczyło ją jak najwięcej mieszkańców Hongkongu. Oprócz prywatnych wyszukiwarek ofert pracy warto też rozważyć publikację oferty w interaktywnym serwisie zatrudnienia prowadzonym przez Departament Pracy.
2. Przeprowadź screening kandydatów
W procesie rekrutacji możesz wykorzystać kwestionariusze lub testy umiejętności, które pomogą Ci w screeningu kandydatów. Rząd Hongkongu podkreśla konieczność unikania działań dyskryminacyjnych we wszystkich praktykach z zakresu zatrudnienia, w tym w pytaniach sceeningowych oraz testach. Oznacza to, że musisz powstrzymać się od używania metod, które mogłyby prowadzić do nierównego traktowania ze względu na czynniki takie jak rasa, płeć czy stan cywilny.
Na tym etapie możesz użyć oprogramowania lub skorzystać z agencji zatrudnienia celem wybrania najlepiej wykwalifikowanych kandydatów.
3. Przeprowadź rozmowy kwalifikacyjne z najlepszymi kandydatami
Po sporządzeniu listy najlepiej wykwalifikowanych kandydatów możesz rozpocząć etap rozmów kwalifikacyjnych. Podobnie jak na etapie screeningu pamiętaj, aby podczas rozmów kwalifikacyjnych nie zadawać pytań, które mogłyby zostać uznane za dyskryminujące. Rozmowy kwalifikacyjne w Hongkongu, w tym format i typ zadawanych pytań, zwykle przypominają te znane z krajów zachodnich. Jeśli otworzysz działalność w Hongkongu, możesz przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne w swoim biurze.
Jeśli chcesz tylko zatrudnić pracowników zdalnych, możesz zamiast tego przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne w formie wirtualnej. Planując te rozmowy telefoniczne lub wideo, pamiętaj o uwzględnieniu różnicy czasowej pomiędzy Twoją lokalizacją a czasem w Hongkongu (HKT). Na przykład Hongkong jest siedem godzin wcześniej niż Londyn, więc firma brytyjska powinna zaplanować rozmowy wczesnym rankiem, tak aby pokryły się z późnym popołudniem w Hongkongu.
4. Przygotuj umowę o pracę
Gdy zdecydujesz, którzy kandydaci będą najlepiej pasować do Twojej firmy, wyślij im formalną ofertę pracy i przedstaw im umowę wyszczególniającą ich zakres obowiązków oraz warunki zatrudnienia. Pisemne umowy o pracę nie są wymagane w Hongkongu, ale zawsze zalecane jest ich podpisanie, aby mieć pewność, że i pracodawca, i pracownik dysponują takimi samymi informacjami.
Umowa o pracę powinna uwzględniać wszystkie wymogi dotyczące zatrudnienia w Hongkongu, ale możesz też je przekroczyć i zaoferować większy wymiar urlopu czy dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne. Nie jest to wymagane, ale wiele firm w tym kraju robi to w ramach pewnego rodzaju zwyczaju.
5. Wdróż nowego pracownika
Gdy pracownik podpisze umowę, możesz rozpocząć proces wprowadzenia do miejsca pracy. Ponieważ nie musisz potrącać składek na podatek czy ubezpieczenie zdrowotne, wdrożenie może być prostsze w przypadku pracowników z Hongkongu w porównaniu z innymi krajami. Nadal jest jednak sporo roboty papierkowej, w tym przygotowanie dokumentacji wewnętrznej. Współpraca z pracodawcą formalnym, który zajmie się wdrożeniem pracowników, wyeliminuje ten krok dla Twojej firmy.
Musisz również upewnić się, że wyślesz IR56E formularz do IRD w ciągu trzech miesięcy od daty rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika. Ten formularz powiadamia Inland Revenue Department, że zatrudniasz nowego pracownika, dlatego konieczne jest wysłanie odrębnego formularza za każdym razem, kiedy powiększasz swój zespół lub zastępujesz jego członków.
Skorzystaj z Globalization Partners jako organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego w Hongkongu
Mamy nadzieję, że ten przewodnik dostarczył przydatnych informacji na temat organizacji zatrudnienia w Hongkongu. Jeśli moglibyśmy dać Ci tylko jedną wskazówkę, radzilibyśmy uproszczenie tego procesu dla siebie dzięki współpracy z globalną organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego, taką jak Globalization Partners.
Dzięki obecności w 187 krajach mamy wiedzę, której potrzebujesz, aby przeprowadzić ekspansję międzynarodową swojej firmy. Nadal zajmujesz się znalezieniem nowych pracowników i nadal pracują oni w Twojej firmie, a my służymy jako pracodawca formalny, zajmując się wdrożeniem, listą płac i zapewnieniem zgodności z wymogami prawnymi, dzięki czemu nie musisz marnować czasu i energii na te zadania. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o tym, że Globalization Partners może pomóc Ci rozpocząć zatrudnianie pracowników w Hongkongu lub innych krajach, w których chcesz przeprowadzić ekspansję.
Skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji na temat zatrudniania pracowników w Hongkongu.
