Przewodnik po pracy zdalnej

Najważniejsze wnioski

• Oferowanie pracy zdalnej zwielokrotnia możliwości związane z talentami : budowanie zdalnej siły roboczej to sposób na przezwyciężenie lokalnych niedoborów talentów.

• Pracownicy zdalni potrzebują połączenia i przejrzystości : Regularne kontrole, narzędzia do współpracy i jasne wytyczne umożliwiają pracę zdalną.

• Zgodność z przepisami jest niezbędna: pracodawca formalny (EOR) minimalizuje ryzyko zatrudniania pracowników za granicą. 

Praca zdalna pozwala zatrudnić najlepszą osobę do pracy, niezależnie od tego, gdzie mieszkają. Kiedy świat staje się Twoją pulą talentów, umiejętności na żądanie są na wyciągnięcie ręki.

Przyjrzyjmy się bliżej temu, co oznacza praca zdalna i dlaczego warto ją oferować.

Czym jest praca zdalna?

Praca zdalna oznacza wykonywanie obowiązków służbowych poza tradycyjnym biurem. Zdalni pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca – w domu, w kawiarni lub w bibliotece. Niektórzy członkowie zdalnego zespołu korzystają z przestrzeni coworkingowych, które udostępniają pracownikom z innych firm.

Chociaż wiele zadań można wykonywać zdalnie, niektóre stanowiska mogą wymagać od pracowników przebywania przez pewien czas na miejscu.

Dlaczego ludzie wybierają pracę zdalną?

Wiele osób preferuje pracę zdalną, ponieważ jest elastyczna, pozwala im mieszkać tam, gdzie chcą i eliminuje dojazdy do pracy.

Według badania przeprowadzonego przez Harvard Business School 2025 , 40% pracowników skorzystałoby z obniżki płac o 5% lub więcej, aby pracować zdalnie. W Wielkiej Brytanii pracownicy poświęcaliby 8 % swojego rocznego wynagrodzenia na elastyczną organizację pracy.

Rodzaje struktur pracy zdalnej

Firmy, które chcą zaoferować opcje pracy zdalnej, mogą wybierać spośród kilku rodzajów konfiguracji:

1. W pełni zdalna : pracownicy, którzy są w pełni zdalna nigdy nie iść do biura. Zawsze pracują w preferowanym miejscu pracy. W niektórych przypadkach firma może nawet nie mieć centralnego biura lub głównej siedziby.

2. Hybrydowe : pracownicy hybrydowi dzielą swój czas między swoje osobiste miejsce pracy a biuro. To, jak często pracownicy pracują zdalnie lub w biurze, zależy od ich preferencji i zasad firmy.

3. Praca zdalna opcjonalna : Niektóre firmy oferują możliwość pracy zdalnej w szczególnych okolicznościach, ale zdecydowanie wolą, aby pracownicy przebywali w biurze w jak największym stopniu. Możliwość pracy zdalnej może być rozwiązaniem, z którego pracownicy korzystają, gdy w domu jest chore dziecko lub gdy mają inne obowiązki domowe.

4. Tymczasowo zdalne :Firmy mogą pracować zdalnie w zależności od potrzeb. W czasowo zdalnym środowisku panuje przekonanie, że pracownicy w końcu powrócą do biura.

Jakie zadania może wykonywać pracownik zdalny?

Większość zadań związanych z komputerami, takich jak finanse, technologia i marketing cyfrowy, można wykonywać zdalnie .Zgodnie z FlexJobs najczęściej publikowane stanowiska zdalne obejmują:

• Inżynier oprogramowania

• Accountant

• Kierownik produktu

• Asystent wykonawczy

• Analityk finansowy

• Przedstawiciel działu obsługi klienta

• Kierownik ds. sukcesu klienta

• Kierownik ds. księgowości

• Projektant produktu

• Pisarz

Wiele zadań, które wymagały osobistej obecności, można teraz wykonywać zdalnie dzięki technologii. Trenerzy personalni mogą szkolić klientów za pośrednictwem Zoom. Przewodnicy mogą prowadzić wirtualne spacery po muzeach. Terapeuci mogą oferować sesje telemedyczne.

Tak długo, jak masz stabilne połączenie z Internetem, większość zadań można wykonywać zdalnie do pewnej pojemności.

Zalety i wady pracy zdalnej

Jeśli jesteś zainteresowany budowaniem rozproszonej siły roboczej, oto korzyści i wady pracy zdalnej.

Zalety oferowania pracy zdalnej

1. Przyciąga więcej kandydatów :Większość osób poszukujących pracy chce pracować z domu przynajmniej przez pewien czas. Prawdopodobnie zobaczysz więcej aplikacji od wykwalifikowanych kandydatów, jeśli zaoferujesz opcję zdalną. Praca zdalna ogranicza również logistykę relokacji, przetwarzanie wiz – takich jak H-1B B – oraz opóźnienia imigracyjne, umożliwiając zatrudnienie wykwalifikowanych pracowników w dowolnym miejscu na świecie znacznie szybciej.

2. Prowadzi do większej produktywności : Zdalni pracownicy mogą pracować w godzinach szczytowej produktywności i odpoczywać, gdy spada energia. Często mają mniej zakłóceń od współpracowników i mogą rozpocząć dzień bez stresu związanego z dojazdem do pracy.

3. Zmniejsza wydatki : Częściowe lub całkowicie zdalne może pomóc zaoszczędzić pieniądze poprzez obniżenie kosztów wynajmu biura i kosztów sponsorowania wiz.

4. Daje Ci większą elastyczność w zatrudnianiu : zdalne przejście zwiększa promień zatrudnienia. Nie ograniczasz się już do lokalnych puli talentów i fizycznych biur.

5. Zachęca do równowagi między życiem zawodowym a prywatnym: wiele czynników przyczynia się do wypalenia zawodowego, ale brak przestojów i długie dojazdy do pracy to dwa główne czynniki. Czas zaoszczędzony na dojazdach do pracy może przejść na ćwiczenia, prace domowe, sen i inne zdrowe nawyki, które promują dobre samopoczucie.

Wady oferowania pracy zdalnej

1. Trudności techniczne : Pracownicy mogą nie być w stanie pracować, jeśli stracą połączenie z Internetem lub system Twojej firmy jest wyłączony.

2. Brak bezpośredniej interakcji: niektórzy pracownicy zdalni nigdy nie spotykają się osobiście ze swoimi współpracownikami. Brak bezpośredniej interakcji może sprawić, że zespoły poczują się odizolowane lub samotne, co może zmniejszyć zaangażowanie.

3. Opóźnione odpowiedzi: Kiedy pracownicy pracują twarzą w twarz, mogą zadawać pytania w czasie rzeczywistym. W środowisku pracy zdalnej często występuje opóźnienie.

4. Problemy z zaufaniem: Praca zdalna wymaga zaufania. Przełożeni nie mogą przejść przez biuro i zobaczyć, nad czym pracują ich pracownicy. Przejście od pomiaru obecności do pomiaru wyników może być trudne dla niektórych menedżerów.

Najlepsze praktyki dotyczące budowania i zarządzania zespołem zdalnym

Postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, aby budować zespoły zdalne i zarządzać nimi w dowolnym miejscu:

1. Stwórz politykę pracy z domu

Ustal jasne wytyczne dotyczące pracy z domu. Dodaj zasady dotyczące pracy z domu do podręcznika dla pracowników, aby wszyscy pracownicy zdalni na całym świecie mieli do niego łatwy dostęp. Wytyczne mogą obejmować:

• Wymagania kwalifikacyjne

• Czasy reakcji 

• Wymagania dotyczące dostępności

• Nakładanie godzin na współpracę w różnych strefach czasowych

• Reguły dotyczące sprzętu

• Protokoły bezpieczeństwa danych

• Reguły nadgodzin i łamania

Tworząc politykę, należy wziąć pod uwagę lokalne przepisy prawa pracy i upewnić się, że jest ona zgodna z każdym miejscem zatrudnienia. W wielu krajach obowiązują przepisy dotyczące pracy zdalnej, których należy przestrzegać, aby uniknąć grzywien.

Na przykład pracownicy zdalni w Hiszpanii mają „prawo do zwrotu i rekompensaty wydatków”. Oznacza to, że pracodawcy muszą płacić za sprzęt i narzędzia, których pracownik używa do pracy zdalnej. Pracodawcy w Polsce są również zobowiązani do dostarczania narzędzi i materiałów do wykonywania pracy zdalnej.

Włączenie przepisów krajowych do podręcznika dla pracowników pomaga przestrzegać przepisów prawa pracy na całym świecie. Skorzystaj z G-P Gia^™, naszej agentycznej sztucznej inteligencji w celu zapewnienia zgodności z globalnymi przepisami HR, aby w ciągu kilku minut wygenerować politykę pracy z domu.

2. Skonfigurować proces zdalnego wdrażania 

Utwórz proces wdrażania pracowników zdalnych. Proces wdrażania usprawnia proces HR i zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy. Daje to również nowym pracownikom jasność i narzędzia do szybszej produktywności.

Zdefiniuj terminy wysyłki sprzętu, takiego jak laptopy, aby dotarł przed datą rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika. Możesz również zaplanować rozmowy wideo, aby przedstawić nowych pracowników zespołowi.

Zapewnij nowym pracownikom dostęp do przyjaznej dla użytkownika platformy szkoleniowej, aby mieli wszystko, czego potrzebują, aby odnieść sukces w swojej roli.

Upewnij się, że Twój zespół HR zwraca szczególną uwagę na zgodność podczas wdrażania. Skoncentruj się na klasyfikacji pracowników, lokalnych przepisach prawa pracy i przepisach dotyczących prywatności danych. Upewnij się również, że nowy pracownik rozumie warunki zatrudnienia, jego świadczenia i oczekiwania związane z pracą podczas wdrażania.

3. Standaryzacja narzędzi komunikacyjnych

Silna komunikacja jest niezbędna, aby zespoły zdalne mogły współpracować, łączyć się i tworzyć dobrą pracę. Zapewnij swojemu zespołowi zasoby, których potrzebują do współpracy.

Korzystaj z platform wideo do interakcji twarzą w twarz, takich jak Google Meet lub Zoom. Skonfiguruj inne ważne narzędzia komunikacyjne, takie jak poczta e-mail, udostępnianie plików w chmurze, zarządzanie projektami i narzędzia do przesyłania wiadomości błyskawicznych.

Każdy powinien mieć dostęp do tej samej technologii, bez względu na to, gdzie się znajduje.

4. Ustal jasne oczekiwania i wskaźniki KPI oparte na wynikach

Każdy członek zespołu powinien wiedzieć, czego się od niego oczekuje. Ustanowienie kluczowych wskaźników wydajności (KPI) od pierwszego dnia. Wskaźniki te mogą koncentrować się na wynikach, takich jak liczba ukończonych projektów lub wyniki jakości. 

Ważne jest, aby mierzyć sukces na podstawie wyników, a nie na podstawie tego, ile godzin pracownicy włożyli. Koncentrując się na wynikach, pokazujesz pracownikom, że ufasz im, że samodzielnie zarządzają obowiązkami.

Korzystaj z rozmów kontrolnych i ocen wyników, aby śledzić postępy. Upewnij się, że pracownicy mają zasoby, aby osiągnąć swoje cele.

5. Połączenie Foster

Codziennie kontaktuj się z członkami zespołu za pomocą szybkiego e-maila lub wiadomości błyskawicznej. Korzystaj z regularnych spotkań wideo, aby przekazywać informacje zwrotne, oferować wsparcie i łączyć się na poziomie osobistym.

Ważne jest również, aby zaplanować czas dla członków zespołu, aby połączyć się ze sobą. Zachęcaj do współpracy lub organizuj działania budujące zespół, aby wzmocnić relacje i podnieść morale.

Spróbuj zaplanować spotkania w czasie, który nie wymaga od pracowników pracy poza zaplanowanymi godzinami. Może to oznaczać uwzględnienie różnych stref czasowych lub znalezienie godzin nakładania się. 

Typowe pułapki związane z pracą zdalną

Zarządzanie zdalnymi pracownikami może być niespodzianką. Należy pamiętać o następujących kwestiach:

1. Nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy

Zatrudnianie pracowników zdalnych w innych krajach wymaga przestrzegania różnych przepisów prawa pracy. Na przykład Francja ma „prawo do odłączenia” przepisów, które pozwalają pracownikom ignorować wiadomości e-mail i połączenia po godzinach pracy. W Meksyku pracodawcy muszą zwracać pracownikom proporcjonalne koszty Internetu i energii elektrycznej.

Przepisy prawa pracy mogą być złożone i trudne do śledzenia. G-P Pracodawca formalny umożliwia budowanie globalnego zespołu w ponad 180 krajach bez stresu związanego z przestrzeganiem przepisów.

2. Błędy listy płac

Wynagradzanie pracowników za granicą jest trudniejsze niż płace krajowe. Musisz poruszać się po różnych walutach, przepisach podatkowych, kursach wymiany i premiach, takich jak 13-miesięczna pensja.

Błędy płacowe mogą prowadzić do grzywien i niezadowolenia pracowników. G-P EOR solves this problem by automating global payroll with 99% accuracy. Dbamy o to, aby Twój zespół otrzymywał wynagrodzenie w sposób prawidłowy i terminowy.

3. Stres i wypalenie pracowników

Gallup donosi, że pracownicy w pełni zdalni i hybrydowi są bardziej narażeni na stres niż pracownicy na miejscu.

Pracownicy zdalni również często pracują poza zaplanowanymi godzinami. To odrzuca równowagę między pracą a życiem prywatnym i zwiększa wyczerpanie i wypalenie zawodowe.

Pomóż pracownikom radzić sobie z wyzwaniami związanymi z pracą zdalną, zachęcając ich do przestrzegania rutyny i robienia zaplanowanych przerw. Promowanie interakcji społecznych w celu zmniejszenia samotności i wspierania dobrego samopoczucia.

4. Nieporozumienie

Wiadomości mogą się zgubić, gdy zespoły polegają na komunikatorach internetowych i wiadomościach e-mail do komunikowania się.

Promuj rozmowy wideo jako sposób na szybkie wyjaśnienie zamieszania lub złożonych tematów. Wyjaśnij, kiedy korzystać z tego narzędzia i zachęć pracowników zdalnych do jasnej komunikacji. Na przykład e-maile powinny być konkretne i jasno wyjaśniać „co” i „dlaczego” tematu.

5. Niewłaściwe zarządzanie relokacją pracowników

Relokacja pracownika może powodować problemy prawne. Pracownicy muszą uzyskać standardową wizę lub wizę do pracy zdalnej przed rozpoczęciem pracy w innym kraju.

Pracodawca formalny może pomóc w zarządzaniu globalną mobilnością. W G-P sponsorujemy standardowe wizy pracownicze w kluczowych lokalizacjach na całym świecie i zajmujemy się dokumentacją, dzięki czemu nie musisz tego robić.

Użyj pracodawcy G-P formalnego do zatrudniania pracowników zdalnych na całym świecie

Praca zdalna nie zniknie. Dzięki G-P pracodawcy formalnemu możesz rozwijać swoją zdalną siłę roboczą — bez rosnących problemów.

G-P Pracodawca formalny upraszcza zatrudnianie, wdrażanie, listę płac i dział kadr. Dzięki naszej technologii możesz budować międzynarodowe zespoły w ponad 180 krajach, bez konieczności zakładania podmiotu, przy zachowaniu zgodności z przepisami prawa pracy i podatkowego.

Zarezerwuj demo już dziś.