Najważniejsze kwestie kadrowe dotyczące ekspansji międzynarodowej

Skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi (HRM) ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej firmy. Mamy nadzieję, że masz pewność co do swoich praktyk w zakresie zasobów ludzkich (HR) w siedzibie firmy, ale co jeśli rozszerzasz swoją działalność na nowe rynki międzynarodowe? Globalna ekspansja może pomóc Ci wzmocnić i zdywersyfikować Twój zespół, ale wiąże się to również z ważnymi względami i wyzwaniami kadrowymi. Przyjrzymy się siedmiu aspektom międzynarodowego zarządzania zasobami ludzkimi, na które należy się przygotować, aby Twoja ekspansja zakończyła się sukcesem.

1. Rekrutacja i zatrudnianie personelu

Znalezienie odpowiednich pracowników do obsadzenia Twojego międzynarodowego oddziału lub filii lub dołączenie do zespołu zdalnie jest kluczem do sukcesu Twojej ekspansji. Jest to jednak również jeden z najtrudniejszych obowiązków HR podczas międzynarodowej ekspansji.

Istnieje wiele powodów, dla których rekrutacja i zatrudnianie pracowników mogą stanowić nowe wyzwania na arenie międzynarodowej. Jeśli zajmujesz się rekrutacją w firmie, Twój zespół HR będzie musiał poruszać się po różnych:

• Pule talentów: mądrze jest zbadać siłę roboczą danego kraju przed rozpoczęciem rekrutacji. Kandydaci mogą mieć inne wykształcenie i umiejętności niż w Twoim kraju. W niektórych przypadkach imponująca pula talentów w danym kraju jest motywatorem do ekspansji, a w innych luki w umiejętnościach i kwalifikacjach, których szukasz, mogą stanowić wyzwanie.
• Rynki pracy: Zapoznaj się z udziałem pracowników i stopą bezrobocia w innych krajach. Dowiedz się, czy rynek pracy jest ciasny, luźny, czy gdzieś pomiędzy. W przypadku wąskich rynków pracy rekruterzy mogą być zmuszeni do rekrutacji pasywnych osób poszukujących pracy i oferowania bardziej konkurencyjnych pakietów wynagrodzeń i świadczeń, aby przyciągnąć najbardziej utalentowanych pracowników.
• Metody rekrutacji: Strategia rekrutacji w Twoim kraju może okazać się nieskuteczna na nowym rynku. Niektóre kraje kładą większy nacisk na tworzenie sieci osobistych niż Ty możesz być przyzwyczajony. Musisz również znać najlepsze miejsca publikowania ofert pracy, aby dotrzeć do międzynarodowych osób poszukujących pracy, niezależnie od tego, czy są to międzynarodowe portale ogłoszeniowe, krajowe portale ogłoszeń, kanały mediów społecznościowych czy publikacje drukowane.
• Parametry prawne: Proces rekrutacji i zatrudniania musi być zgodny z lokalnymi przepisami prawa. Prawdopodobnie przyzwyczajono Cię na przykład do przepisów antydyskryminacyjnych w Twoim kraju ojczystym, ale przepisy antydyskryminacyjne innego kraju mogą obejmować inne przepisy lub klasy chronione. Kraje mogą również nakładać ograniczenia prawne na zdolność pracodawcy do przeprowadzania weryfikacji danych lub wymagać określonych procedur weryfikacji przed zatrudnieniem.

2. Przestrzeganie przepisów dotyczących zatrudnienia

Wiele przepisów zwykle reguluje stosunek pracy. Mogą mieć formę ustawodawstwa krajowego, przepisów lokalnych, polityk branżowych lub układów zbiorowych (Collective Bargaining Agreement, CBA). Międzynarodowe działy kadrowe muszą zapewnić pracownikom wszystkie przysługujące im prawa. Przepisy o zatrudnieniu mogą określać co najmniej następujące aspekty:

• Regularne godziny pracy i wymagane przerwy na odpoczynek
• Ograniczenia i wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych
• Uprawnienie do urlopu wypoczynkowego i wynagrodzenia
• Uprawnienie do urlopu chorobowego i wynagrodzenia
• Dodatki na urlop macierzyński i rodzicielski
• Wynagrodzenie minimalne i inne wymagania dotyczące wynagrodzenia
• Świadczenia zapewniane przez pracodawcę, takie jak plany oszczędnościowe i ubezpieczenie zdrowotne
• Wymagania dotyczące prywatności danych pracowników
• Obowiązki w zakresie bezpiecznego i komfortowego środowiska pracy
• Procedury rozwiązania stosunku pracy

Każdy wymóg prawny stwarza również okazję do potencjalnego nieprzestrzegania przepisów. Nieprzestrzeganie niektórych aspektów prawa pracy może narazić na poważne kary zarówno ze strony organów zarządzających, jak i pracowników, którzy podejmują działania prawne. Nic dziwnego, że globalne zespoły zlecają usługi prawne  bardziej niż jakiekolwiek inne funkcje. Nawet jeśli znasz przepisy dotyczące zatrudnienia w swoim kraju, nigdy nie zakładaj, że będziesz przygotowany do zatrudnienia pracowników w innym kraju. W każdym nowym kraju, do którego się rozszerzasz, dokładnie przeanalizuj wszystkie odpowiednie przepisy.

3. Prowadzenie listy płac

Po usługach prawnych lista płac jest drugą najczęściej zlecaną na zewnątrz funkcją międzynarodowych działów HR. Niektóre firmy zlecają obsługę listy płac, ponieważ nie możesz umieścić międzynarodowych pracowników na liście płac swojej firmy w kraju ojczystym.

Aby zatrudnić i zdalnie płacić pracownikom z innego kraju, musisz mieć tam podmiot biznesowy. W przeciwnym razie musisz zlecić swoją listę płac pracodawcy formalnemu (EOR). Możesz także zapomnieć o umieszczeniu pracowników na liście płac, jeśli są niezależnymi wykonawcami, ale błędna klasyfikacja pracownika jako wykonawcy może mieć poważne konsekwencje prawne i finansowe.

Nawet jeśli masz podmiot w kraju, w którym zatrudniasz, prowadzenie listy płac w nowym kraju może stwarzać pewne komplikacje. Być może masz do czynienia z nową walutą. Musisz również zrozumieć wszelkie przepisy regulujące płace, w tym kiedy i w jakiej formie pracownicy powinni otrzymywać wynagrodzenie, oraz przestrzegać przepisów dotyczących ochrony prywatności danych, które nakazują sposób postępowania z osobistymi danymi bankowymi pracowników w przypadku wpłat bezpośrednich.

Wreszcie, w krajach, w których obowiązuje system Pay As You Earn (PAYE) służący do płacenia podatku dochodowego i innych składek na ubezpieczenie społeczne, należy potrącić odpowiednie kwoty z wypłat pracowników i przekazać je rządowi. Składki te różnią się w zależności od pracownika w zależności od czynników takich jak jego dochody i wiek. Konieczne może być również przedstawienie formularzy podatkowych dla pracowników. Pracodawcy mogą również być zmuszeni do płacenia pewnej formy podatku od wynagrodzeń, który może trafić do ubezpieczenia na wypadek utraty pracy, odszkodowania dla pracowników lub innych programów.

4. Zarządzanie wynagrodzeniami i świadczeniami

Poza krótkimi negocjacjami w trakcie procesu zatrudniania określenie pakietów wynagrodzeń i świadczeń, które oferujesz pracownikom w swoim kraju, jest prawdopodobnie czymś, co dobrze rozumiesz. Gdy zatrudniasz międzynarodowego pracownika, tworzenie uczciwych i konkurencyjnych pakietów wynagrodzeń i świadczeń wymaga pewnych badań dotyczących tego kraju:

• Wymogi prawne: Po pierwsze, musisz upewnić się, że Twoje oferty wynagrodzeń spełniają wymagania dotyczące minimalnego wynagrodzenia oraz że Twoje pakiety świadczeń są zgodne z wymogami prawnymi dotyczącymi płatnego czasu wolnego, emerytur i wszelkich innych świadczeń objętych krajowym prawem pracy. Może być konieczne oferowanie świadczeń, takich jak kredyty transportowe, do których nie jesteś przyzwyczajony w swoim kraju ojczystym.
• Koszt utrzymania: Ustalenie sprawiedliwego wynagrodzenia powinno wykraczać poza przestrzeganie wymogów dotyczących minimalnego wynagrodzenia. Jedną z kwestii, które należy wziąć pod uwagę, jest koszt utrzymania w miejscu zamieszkania pracowników. Wynagrodzenie, które zapewniasz, powinno wystarczyć, aby mogli wygodnie mieszkać w tej lokalizacjiIn20233 r. najdroższe miasta świata, w których można zamieszkać, to Zurych, Singapur, Nowy Jork, Hongkong, Paryż i Tel Awiw.
• Świadczenia zwyczajowe: Poza wymogami prawnymi specjaliści ds. kadr muszą również wiedzieć, jakiego rodzaju świadczeń pracownicy będą oczekiwać w oparciu o lokalne zwyczaje. Na przykład w niektórych krajach dodatkowe miesięczne wynagrodzenie jako premia nie jest wymagane przez prawo, ale mimo to jest oczekiwane. Pracownicy mogą również oczekiwać dni wolnych z powodów religijnych lub kulturowych, nawet jeśli pracodawcy nie są zobowiązani do przyznawania wolnego w te dni.
• Normy branżowe: Nawet jeśli znasz przepisy i zwyczaje danego kraju dotyczące wynagrodzeń i świadczeń, możesz pominąć inne normy specyficzne dla Twojej branży. Te normy branżowe są ważne. Czy pracownicy w Twojej branży są przyzwyczajeni do otrzymywania samochodów służbowych, telefonów lub innego sprzętu? Czy układ zbiorowy wymaga dodatkowego czasu wolnego lub innych świadczeń?

Oprócz tych kwestii możesz chcieć inaczej zorganizować swoje pakiety wynagrodzeń i świadczeń, w zależności od przepisów podatkowych obowiązujących w danym kraju. Warto skonsultować się z lokalnymi ekspertami w kraju, którzy mogą pomóc w tworzeniu uczciwych i skutecznych pakietów wynagrodzeń i świadczeń.

5. Poruszanie się po różnicach kulturowych

Zarządzanie zasobami ludzkimi w międzynarodowej działalności biznesowej to nie tylko liczba i zgodność z prawem. Jednym z aspektów globalnej strategii kadrowej, którą można łatwo przeoczyć, ale która ma kluczowe znaczenie dla sukcesu, jest czynnik kulturowy. Empatia jest ważnym elementem tego, co sprawia, że zespoły pracują harmonijnie i skutecznie, a empatia ta może być trudniejsza do osiągnięcia w zespołach międzykulturowych. W końcu kluczowe elementy kulturowe to wspólny sposób życia i wspólne wartości. Gdy sposób życia i zakorzenione wartości różnią się w zależności od pracownika, łatwo może dojść do nieporozumień.

Niewypowiedziane zasady etykiety i typowe style komunikacji w kulturze są ważne, aby zrozumieć, czy chcesz budować silne relacje międzykulturowe z międzynarodowymi pracownikami. Na przykład zachodnie firmy mogą uznać, że transakcje biznesowe są mniej transakcyjne i bardziej oparte na relacjach w Azji Wschodniej. Dział kadr zajmuje się również relacjami międzyludzkimi, więc międzynarodowe działy kadr muszą być przygotowane do nawiązywania relacji z ludźmi w sposób świadomy kulturowo.

HRM musi brać pod uwagę kwestie kulturowe we wszystkim, od praktyk związanych z zatrudnianiem po rozwiązywanie konfliktów w miejscu pracy. Pamiętaj, że kultura nie opowiada całej historii przekonań, postaw i osobowości pracowników. Każda osoba jest inna, ale kultura jest kluczowym elementem relacji międzyludzkich, a po jej przeoczeniu może stwarzać problemy dla firm międzynarodowych. Nasze badania wykazują pozytywną korelację między zatrudnianiem a współpracą z ekspertami kulturowymi oraz zgłaszaniem wysokiego poziomu szczęścia i zaufania wśród pracowników.

6. Szkolenie i wspieranie pracowników

Kolejną ważną funkcją HRM, która może stanowić nowe wyzwania podczas międzynarodowej ekspansji, jest szkolenie pracowników. Specjaliści ds. kadr coraz częściej identyfikują i zajmują się niedoborami umiejętności w swoich krajach. Globalna ankieta przeprowadzona przez McKinsey wykazała, że 87 procent firm doświadcza obecnie braków w umiejętnościach lub oczekuje ich pojawienia się w ciągu najbliższych pięciu lat. Chociaż wiele działów HR zna problem niedoboru umiejętności na froncie domowym, problem ten może stać się jeszcze większym wyzwaniem w globalnych praktykach kadrowych.

Pracownicy na innych rynkach mogą mieć inne umiejętności niż Twoja z powodu różnic w możliwościach edukacyjnych i zawodowych. Przed zatrudnieniem w danym kraju warto sprawdzić wykształcenie i kwalifikacje kandydatów, a także to, czego prawdopodobnie nie mają. Dzięki temu można się przygotować do usunięcia luk dzięki wstępnemu szkoleniu i bieżącemu wsparciu. Nawet jeśli kandydaci do pracy nie mają dyplomu edukacyjnego, którego szukasz, nadal mogą być atutem Twojej firmy.

Umiejętności miękkie nabierają coraz większego znaczenia w miarę rozwoju technologii, a pracownicy muszą stale przekwalifikować się. Szukaj kandydatów o umiejętnościach miękkich dostępnych na żądanie, takich jak kreatywność, perswazja, rozumowanie analityczne, współpraca i zdolność adaptacji. Po znalezieniu tych kandydatów powinieneś być przygotowany na przeszkolenie ich w zakresie umiejętności technicznych, których potrzebują, aby odnieść sukces. Lub jeśli znajdziesz kandydatów, którzy są biegli w umiejętnościach technicznych, których potrzebujesz, ale nie posiadają umiejętności miękkich, stwórz lub zorganizuj programy szkoleniowe, które pomogą im rozwinąć te umiejętności.

7. Komunikacja między barierami językowymi

Strategie międzynarodowej ekspansji HRM powinny zawsze zawierać plan komunikacji w zespołach globalnych. Różnice językowe mogą nie pojawić się w niektórych międzynarodowych ekspansjach, ale  dzięki tysiącom różnych języków używanych na całym świecie firmy, które rozszerzają swój zasięg, z pewnością staną się barierami językowymi. W naszej 2019 ankiecie 43 % międzynarodowych specjalistów ds. kadr stwierdziło, że w ich organizacjach oficjalnie używano ponad dwóch języków. Być może jeszcze bardziej zadziwiające jest to, że 22 procent firm używało do komunikacji co najmniej pięciu języków. Przed rekrutacją w nowym kraju upewnij się, że znasz lokalny skład językowy. Jeśli szukasz pracowników, którzy są wielojęzyczni lub biegli w określonym języku, możesz szybko zawęzić swoją pulę. Może też być konieczne zatrudnienie tłumaczy, aby ułatwić komunikację.

Powinieneś również znaleźć kanały komunikacji, które pomogą Twojemu zespołowi pozostać w kontakcie. Nawet jeśli wszyscy mówicie tym samym językiem, globalne zespoły, które współpracują wirtualnie, a nie osobiście, mogą doświadczyć większej liczby wyzwań związanych z komunikacją. Ponieważ świat biznesu coraz częściej przyjmuje modele pracy zdalnej, pojawia się jednak wiele narzędzi technologicznych, które pomagają zespołom skutecznie i wydajnie komunikować się, niezależnie od tego, jak daleko się od siebie znajdują.

Korzyści z outsourcingu międzynarodowego działu kadr

Jak widzieliśmy, próby międzynarodowej ekspansji HR mogą być przeciążone komplikacjami. Biorąc pod uwagę wszystkie wyzwania stojące przed międzynarodowym HRM, warto rozważyć outsourcing niektórych funkcji do globalnych ekspertów. Outsourcing międzynarodowych funkcji HR wiąże się z cennymi korzyściami. Możesz zaoszczędzić czas i pieniądze, uniknąć bólów głowy i skupić się na swoich podstawowych kompetencjach i obawach wyższego poziomu.

Niezależnie od tego, czy uczysz się, jak najlepiej zarządzać pracownikami zdalnie, czy jak odnieść sukces na nowym rynku, te obawy zasługują na centralny nacisk. Nie chcesz, aby kluczowe aspekty strategii rozwoju Twojej firmy były przyćmione czasem i uwagą poświęconą badaniu nieznanych przepisów prawa pracy i podatkowego lub zwyczajowych świadczeń.

Outsourcing może być strategicznym sposobem na wykorzystanie obszarów, w których Twoja firma i zespół HR mogą zapewnić  wyjątkową wartość, pozostawiając skomplikowaną logistykę komuś, kto jest lepiej przygotowany do ich obsługi. Współpraca z pracodawcą formalnym zapewnia usprawnione rozwiązanie dla trudniejszych aspektów międzynarodowego zarządzania zasobami ludzkimi, w tym wynagrodzeń i świadczeń, listy płac oraz zgodności z przepisami prawa.

Międzynarodowy dział HR z Globalization Partners

Globalization Partners to globalny pracodawca formalny działający w 187 krajach na całym świecie. Nasze lokalne zespoły obejmują specjalistów ds. kadr, którzy rozumieją niuanse lokalnych przepisów i zwyczajów. Współpracując z Globalization Partners, musisz tylko znaleźć najbardziej utalentowanych pracowników, aby dołączyć do Twojej organizacji, a nasz zespół zajmie się wdrażaniem pracowników, listą płac oraz zapewnieniem zgodnych z prawem i konkurencyjnych warunków zatrudnienia.

Możesz skupić się na budowaniu silnych relacji w swoich globalnych zespołach i sprawianiu, że Twoja ekspansja będzie sukcesem. Aby dowiedzieć się więcej na temat międzynarodowego działu kadr, dzięki czemu możesz rozpocząć zatrudnianie w nowym kraju,  pobierz bezpłatną kopię naszego e-booka „Global Hiring Handbook: Wdrażaj i zarządzaj talentami w krajach z 20 czołową ekspansją”.  Zapoznaj się również z innymi artykułami na naszym blogu, aby dowiedzieć się więcej o międzynarodowym dziale kadr oraz o tym, czy współpraca z pracodawcą formalnym jest odpowiednim rozwiązaniem dla Twojej firmy.