Att expandera din verksamhet till USA kräver att du anställer lokal kompetens och upprättar ett lagenligt lönesystem som uppfyller alla juridiska skyldigheter. Att navigera landets skattestruktur i flera lager är ett viktigt första steg för alla företag som planerar att verka på denna nya marknad.
Amerikanska löne- och skatteregler
Lön i USA styrs av federala, statliga och ibland lokala lagar, vilket skapar ett komplext efterlevnadslandskap. Arbetsgivare måste hålla sig informerade för att anpassa sig till ändrade lagar och säkerställa sömlös verksamhet. Arbetsgivare är ansvariga för att korrekt beräkna, hålla inne och överföra alla nödvändiga skatter från anställdas löner.
-
Federal inkomstskatt: USA använder ett progressivt skattesystem med sju federala inkomstskattefästen. Från och med 2025, dessa priser varierar från 10% till 37%. Arbetsgivare bestämmer rätt källbelopp för varje anställd baserat på informationen på deras formulär W-4. Dessa parenteser justeras årligen av Internal Revenue Service (IRS) för inflation.
-
Statlig och lokal inkomstskatt: Förutom federal skatt tar de flesta stater och vissa kommuner ut sina egna inkomstskatter. Dessa varierar avsevärt, med vissa stater som använder progressiva parenteser, några en schablonsats och några har ingen statlig inkomstskatt alls.
Lönecykler i USA
I USA kan löneperioder vara veckovisa, varannan vecka, halv månad eller månadsvis. Lönecykeln du väljer påverkar dina kostnader, resursplanering och efterlevnad.
Veckocykler är vanliga för timarbetare eftersom de förenklar övertidsberäkningar. Däremot används månadscykler ofta för avlönade roller eftersom de gör det lättare att spåra intäkter. Att välja rätt lönecykel hjälper dig att hantera lönehanteringen effektivt och hålla teamen nöjda.
Viktiga lönebidrag i USA
Utöver inkomstskatt måste arbetsgivare hantera flera andra obligatoriska bidrag.
-
FICA-skatter: Federal Insurance Contributions Act (FICA) skatt är ett obligatoriskt löneavdrag som består av två delar:
-
-
Social trygghet: Från och med 2025 är skattesatsen 6.2% för både arbetsgivaren och arbetstagaren, som tillämpas på löner upp till årsgränsen på 177,300 USD.
-
-
-
Medicare: Skattesatsen är 1.45% för både arbetsgivaren och arbetstagaren, utan lönegräns. Höginkomsttagare är också föremål för en extra 0.9% Medicare-skatt, som arbetsgivare måste hålla inne men inte matchar.
-
-
Arbetslöshetsskatter:
-
-
FUTA (Federal Unemployment Tax Act): Standardskattesatsen för FUTA är 6.0 % på de första 7,000 USD av varje anställds årslön. Arbetsgivare som betalar sina statliga arbetslöshetsskatter i tid får emellertid vanligtvis en kredit på upp till 5.4%, vilket resulterar i en effektiv federal skattesats på 0.6%.
-
-
-
SUTA (Statlig arbetslöshetsförsäkring): Varje stat hanterar sitt eget arbetslöshetsförsäkringsprogram med unika skattesatser och lönebaser. Priserna tilldelas nya arbetsgivare och justeras senare baserat på deras anställningshistorik.
-
Navigera löneskatter i USA
Att hantera löneskatter i olika amerikanska stater är komplext. Varje stat har sina egna regler för att hålla inne, lämna in och överföra anställningsskatter, inklusive statlig inkomstskatt och statsarbetslöshetsskatt (SUTA) skatter.
En Employer of Record (EOR) erbjuder en omfattande lösning. Som laglig arbetsgivare hanterar en registrerad arbetsgivare alla delstatsspecifika skatteregistreringar, beräkningar och anmälningar å dina vägnar. Detta eliminerar efterlevnadsrisker och den administrativa bördan, så att du kan anställa talang var som helst i USA.
Alternativ för lönehantering i USA för företag
Företag har flera val när de upprättar lönehantering i USA:
-
Intern lönehantering: Detta innebär attetablera ett amerikanskt dotterbolag och anställa personal för att hantera lönehantering. Detta tillvägagångssätt ger maximal kontroll men kräver betydande resurser och fördjupad kunskap om komplexa, ständigt föränderliga federala och statliga bestämmelser.
-
Amerikanskt lönehanteringsföretag: En lokal leverantör kan hantera löneberäkningar och betalningar. Det juridiska ansvaret för efterlevnad, inklusive skattedeklarationer och överföringar, kvarstår dock i slutändan hos det anställande företaget.
-
G-P (Registrerad arbetsgivare): G-P är den främsta arbetsgivaren som hjälper dig att finansiera löner i över 130 valutor. Få felfri lönehantering i tid med flexibla betalningsalternativ och lägg enkelt till bonusar, provisioner och undantag med bara några få klick.
G-P EOR är den föredragna partnern för ledande HCM-, PEO- och löneplattformar. Samla dina personaldata på ett ställe för att upprätthålla befintliga arbetsflöden samtidigt som du garanterar konsekventa och korrekta data i dina integrerade system.
Hur man upprättar lönehantering i USA
Den traditionella processen för att upprätta en amerikansk lönehantering kräver flera viktiga steg:
-
Skaffa ett federalt Employer Identification Number (EIN) från IRS.
-
Registrera dig hos lämpliga statliga skatte- och arbetskraftsbyråer.
-
Samla in ett formulär W-4 från varje anställd för att bestämma federal inkomstskatt och ett formulär I-9 för att verifiera anställningsberättigande.
-
Upprätta ett löneschema (t.ex. veckovis, varannan vecka, varannan månad) i enlighet med statliga lagar.
-
Konfigurera ett system för att korrekt beräkna källskatter och bearbeta betalningar.
-
Skicka undanhållna skatter till federala och statliga myndigheter inom sina respektive tidsfrister, ofta med hjälp av det elektroniska federala skattebetalningssystemet (EFTPS) för federala skatter.
-
Arkivera regelbundna rapporter, till exempel kvartalsvis formulär 941 och årlig formulär 940, med IRS och statliga myndigheter.
Slutliga krav på lönecheck och lönebesked
Amerikanska anställningslagar dikterar också specifika löneregler för uppsägning och lönetransparens. Statliga lagar, inte federala, bestämmer tidsfristen för att utfärda en anställds slutliga lönecheck, som kan sträcka sig från deras sista arbetsdag till nästa schemalagda lönedag. Dessutom, medan federal lag kräver att arbetsgivare håller korrekta löneregister, kräver statliga lagar vanligtvis tillhandahållande av regelbundna lönebesked (betala stubbar) till anställda. Dessa måste i allmänhet innehålla uppgifter som bruttolön, alla specificerade avdrag, nettolön och löneperioden.
Hur lönehantering påverkar anställdas förtroende
Effektiv lönehantering är avgörande för att bygga upp anställdas förtroende och säkerställa affärskontinuitet. Att betala ditt team korrekt och i tid skapar förtroende och tillfredsställelse.
Tydlig kommunikation om avdrag för skatter, social trygghet och förmåner förbättrar också transparensen. När teammedlemmar förstår sina lönebesked bygger det upp förtroende och ökar lojaliteten. Att samarbeta med en Employer of Record som G-P är ett av de mest effektiva sätten att säkerställa löneförträfflighet och bygga förtroende, samtidigt som den administrativa bördan för HR-team minskar.
Behöver du också betala oberoende entreprenörer?
G-P Contractor hjälper dina team att göra omedelbara, korrekta betalningar till entreprenörer i över 180 länder och ditt val av valuta med hjälp av en digital plånbok, banköverföring eller ett virtuellt kort.
Förenkla den globala lönehanteringen med G-P
G-P effektiviserar varje steg i lönehanteringsprocessen med vår marknadsledande G-P-plattform. Betala ditt team med självförtroende var som helst i världen – i över 150 valutor – med vårt automatiserade lönesystem med 99 % tidsenlig lönehantering, allt med bara några klick. Våra produkter integreras också med ledande HCM-lösningar och synkroniserar automatiskt lönedata för anställda på olika plattformar för att skapa en tillförlitlig och bekväm sanningskälla för HR-team.
Kontakta oss för att lära dig mer om hur vi kan stödja dig.
