Nómina en los Estados Unidos.

Expandir su negocio a los Estados Unidos requiere contratar talento local y establecer un sistema de nómina que cumpla con todas las obligaciones legales. Navegar por la estructura fiscal de múltiples capas del país es un primer paso fundamental para cualquier empresa que planee operar en este nuevo mercado.

Regulaciones fiscales y de nómina de los EE. UU.

La nómina en los EE. UU. se rige por las leyes federales, estatales y, a veces, locales, lo que crea un panorama de cumplimiento complejo. Los empleadores deben mantenerse informados para adaptarse a las leyes cambiantes y garantizar operaciones sin problemas. Los empleadores son responsables de calcular, retener y remitir correctamente todos los impuestos requeridos de los salarios de los empleados.

• Impuesto federal sobre la renta: EE. UU. utiliza un sistema fiscal progresivo con siete categorías de impuestos federales sobre la renta. Al 2025, estas tasas oscilan entre el 10 % y el 37 %. Los empleadores determinan el monto de retención correcto para cada empleado en función de la información proporcionada en su Formulario W-4. El Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS) ajusta estos corchetes anualmente por inflación.

• Impuesto sobre la renta estatal y local: Además del impuesto federal, la mayoría de los estados y algunos municipios gravan sus propios impuestos sobre la renta. Estos varían significativamente, y algunos estados utilizan corchetes progresivos, algunos tienen una tasa fija y algunos no tienen ningún impuesto estatal sobre la renta.

Ciclos de nómina de los EE. UU.

En los Estados Unidos, los períodos de pago pueden ser semanales, quincenales, quincenales o mensuales. El ciclo de pago que elija afecta sus costos, planificación de recursos y cumplimiento.

Los ciclos semanales son comunes para los trabajadores por hora porque simplifican los cálculos de horas extras. Por el contrario, los ciclos mensuales a menudo se utilizan para roles asalariados porque facilitan el seguimiento de las ganancias. Elegir el ciclo de pago adecuado le ayuda a administrar la nómina de manera eficiente y a mantener satisfechos a los equipos.

Contribuciones clave de nómina en los EE. UU.

Más allá del impuesto sobre la renta, los empleadores deben administrar varias otras contribuciones obligatorias.

• Impuestos de la FICA: El impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (Federal Insurance Contributions Act, FICA) es una deducción de nómina obligatoria compuesta por dos partes:

• • Seguro Social: A partir del 2025, la tasa impositiva es del 6.2 % tanto para el empleador como para el empleado, aplicada a salarios hasta el límite anual de 177,300 USD.

• • Medicare: La tasa impositiva es del 1.45 % tanto para el empleador como para el empleado, sin límite salarial. Los empleados con ingresos altos también están sujetos a un impuesto adicional de Medicare del 0.9 %, que los empleadores deben retener, pero no igualar.

• Impuestos por desempleo:

• • FUTA (Ley Federal de Impuestos por Desempleo): La tasa impositiva estándar de FUTA es del 6.0 % sobre los primeros USD 7,000 de los salarios anuales de cada empleado. Sin embargo, los empleadores que pagan sus impuestos estatales por desempleo a tiempo generalmente reciben un crédito de hasta el 5.4 %, lo que resulta en una tasa federal efectiva del 0.6 %.

• • SUTA (Seguro Estatal de Desempleo): Cada estado administra su propio programa de seguro de desempleo con tasas impositivas y bases salariales únicas. Las tarifas se asignan a nuevos empleadores y luego se ajustan según su historial de empleo.

Navegar por los impuestos sobre la nómina en los estados de EE. UU.

Administrar los impuestos sobre la nómina en diferentes estados de los EE. UU. es complejo. Cada estado tiene sus propias reglas para retener, presentar y remitir impuestos sobre el empleo, incluidos los impuestos estatales sobre la renta y los impuestos de la Ley Estatal de Impuestos sobre el Desempleo (SUTA).

Un empleador registrado (Employer of Record, EOR) ofrece una solución integral. Como empleador legal, una EOR maneja todos los registros, cálculos y presentaciones de impuestos específicos del estado en su nombre. Esto elimina los riesgos de cumplimiento y la carga administrativa, lo que le permite contratar talentos en cualquier lugar de los EE. UU.

Opciones de nómina de EE. UU. para empresas

Las empresas tienen varias opciones al configurar la nómina de los EE. UU.:

• Nómina interna: Esto  implicaestablecer una subsidiaria en los EE. UU.  y contratar personal para administrar la nómina. Este enfoque proporciona el máximo control, pero exige recursos significativos y un conocimiento profundo de regulaciones federales y estatales complejas y en constante cambio.

• Empresa de procesamiento de nómina de los EE. UU.: Un proveedor local puede manejar los cálculos y pagos de nómina. Sin embargo, la responsabilidad legal por el cumplimiento, incluidas las declaraciones de impuestos y las remesas, en última instancia, sigue siendo de la compañía contratante.

• G-P (Empleador registrado): G-P es el empleador registrado n.o 1, que le ayuda a financiar la nómina en más de 130 monedas. Obtenga una nómina puntual y sin errores con opciones de pago flexibles y agregue fácilmente bonificaciones, comisiones y excepciones con solo unos clics.

G-P EOR es el socio preferido para las plataformas líderes de HCM, PEO y nómina. Reúna los datos de su fuerza laboral en un solo lugar para mantener los flujos de trabajo existentes y, al mismo tiempo, garantizar datos coherentes y precisos en todos sus sistemas integrados.

Cómo configurar la nómina en los EE. UU.

El proceso tradicional de establecer una nómina de pago en los EE. UU. requiere varios pasos clave:

1. Obtenga un número de identificación de empleador (EIN) federal del IRS.

2. Regístrese con las agencias estatales de impuestos y fuerza laboral correspondientes.

3. Recopile un Formulario W-4 de cada empleado para determinar la retención del impuesto federal sobre la renta y un Formulario I-9 para verificar la elegibilidad para el empleo.

4. Establecer un cronograma de nómina (p. ej., semanal, quincenal, quincenal) de acuerdo con las leyes estatales.

5. Establecer un sistema para calcular con precisión las retenciones y procesar los pagos.

6. Remitir impuestos retenidos a las autoridades federales y estatales antes de sus respectivos plazos, a menudo utilizando el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) para impuestos federales.

7. Presentar informes regulares, como el Formulario 941 trimestral y el Formulario 940 anual, ante el IRS y las agencias estatales.

Requisitos finales de cheque de pago y recibo de pago

Las leyes de empleo de los EE. UU. también dictan reglas de nómina específicas para el despido y la transparencia salarial. Las leyes estatales, no las federales, determinan la fecha límite para emitir el cheque de pago final de un empleado, que puede variar desde su último día de trabajo hasta el siguiente día de pago programado. Además, si bien la ley federal exige que los empleadores mantengan registros de pago precisos, las leyes estatales generalmente exigen la provisión de recibos de pago regulares (talones de pago) a los empleados. Por lo general, deben incluir detalles como el pago bruto, todas las deducciones detalladas, el pago neto y el período de pago.

Cómo influye la gestión de nómina en la confianza de los empleados

La gestión eficaz de la nómina es fundamental para generar confianza en los empleados y garantizar la continuidad del negocio. Pagar a su equipo con precisión y a tiempo genera confianza y satisfacción.

La comunicación clara sobre las deducciones de impuestos, el Seguro Social y los beneficios también mejora la transparencia. Cuando los miembros del equipo comprenden sus recibos de pago, genera confianza y mejora la lealtad. Asociarse con un empleador registrado como G-P es una de las formas más efectivas de garantizar la excelencia en la nómina y generar confianza, mientras se reduce la carga administrativa de los equipos de RR. HH.

¿También necesita pagar a contratistas independientes?

G-P Contractor ayuda a sus equipos a realizar pagos instantáneos y precisos a contratistas en más de 180 países y su elección de moneda, utilizando una billetera digital, transferencia bancaria o tarjeta virtual. 

Simplifique la gestión de nómina global con G-P

G-P agiliza cada paso del proceso de gestión de nómina con nuestra plataforma G-P líder en el mercado. Pague a su equipo con confianza en cualquier lugar del mundo, en más de 150 monedas, con nuestro sistema de nómina automatizado 99 % a tiempo, todo con solo unos pocos clics. Nuestros productos también se integran con soluciones líderes de HCM, sincronizando automáticamente los datos de nómina de los empleados en todas las plataformas para crear una fuente confiable y conveniente de verdad para los equipos de RR. HH.

 

Comuníquese con nosotros para obtener más información sobre cómo podemos apoyarlo.