La bonne technologie peut vous aider à faire évoluer votre entreprise et à aider votre équipe à fonctionner plus efficacement partout dans le monde. Avec l’abondance de progiciels disponibles sur le marché, il peut être difficile de passer au crible le bruit et de trouver ce dont vous avez vraiment besoin. Alors, par où commencer ? !
Bien que chaque entreprise et chaque situation soient différentes, voici six éléments à prendre en compte lorsque vous examinez les solutions technologiques pour votre équipe mondiale.
Gardez une longueur d’avance
Le meilleur moment pour réfléchir à une solution technologique est avant d’atteindre un point critique avec vos systèmes actuels. Examinez l’ensemble de votre organisation pour identifier les « points de pression » — à mesure que votre entreprise se développe, où le travail va-t-il augmenter ? Peut-être avez-vous un système existant qui ne sera pas en mesure de suivre votre croissance, ou peut-être que des processus manuels sont en cours d’exécution où un système doit être introduit afin que vous puissiez faire évoluer votre entreprise.
Lorsque vous évaluez un logiciel, gardez à l’esprit :
- Croissance future : achetez un système capable de suivre votre croissance pour les années à venir ; la transition des systèmes est difficile et difficile pour votre équipe, alors investissez dès le départ dans votre avenir pour éviter de changer les choses plus tard.
- Intégration entre les équipes : disposer de systèmes individuels pour chaque service peut être inefficace et coûteux. Recherchez des logiciels polyvalents qui peuvent être utiles à plusieurs endroits de votre organisation et/ou des systèmes qui peuvent facilement s’intégrer les uns aux autres pour améliorer l’efficacité dans l’ensemble de votre entreprise.
Apprendre à connaître l’équipe de déploiement
Votre décision n’est pas seulement le progiciel que vous choisissez, votre réussite dépendra grandement de l’équipe de mise en œuvre du fournisseur. Lorsque vous examinez les progiciels, il y a de fortes chances qu’il existe plusieurs options qui vous donneront les fonctionnalités de base dont vous avez besoin. Lorsque vous parlez avec des fournisseurs potentiels, traitez ces conversations comme si vous interviewiez un employé potentiel. Ces personnes vont être une extension de votre équipe. Ils doivent comprendre votre culture et être en mesure de vous accompagner tout au long du projet.
À plusieurs reprises, notre décision finale concernant le choix d’un fournisseur est certainement venue de l’équipe de déploiement. Qui voulez-vous avoir avec vous dans les tranchées alors que vous travaillez fébrilement pour respecter un délai ? Ou quand les choses tournent mal ? Parfois, le grand fournisseur de nom de famille n’est pas la bonne réponse. Choisir l’équipe la plus compétente qui corresponde au style de travail de votre entreprise sera toujours le bon choix.
Atteindre le cloud
En particulier avec une équipe mondiale, il est essentiel d’avoir la flexibilité de travailler de n’importe où. Choisir des systèmes qui vous permettent de vous connecter via le cloud depuis n’importe quel appareil est presque considéré comme le strict minimum de nos jours, mais cela devient de plus en plus important lorsque vous vous développez à l’échelle mondiale. Dans le cadre d’une évaluation et de la mise en œuvre de nouveaux systèmes, votre équipe informatique doit également s’assurer que tous vos bureaux disposent de l’infrastructure et de la bande passante appropriées pour prendre en charge votre choix.
Se concentrer sur la sécurité
Avec des équipes qui accèdent à vos informations du monde entier, la sécurité est essentielle. Dans le cadre du processus d’évaluation, assurez-vous que votre équipe informatique comprend les pays dans lesquels vous travaillez actuellement, et où vous pourriez vous développer dans un avenir proche pour éviter les surprises. Ils doivent comprendre les lois sur la sécurité des données dans ces pays afin que tous les systèmes que vous achetez ou construisez soient conformes. Ces réglementations varient LARGEMENT d’un pays à l’autre, alors prenez le temps de faire vos devoirs et d’éviter tout problème plus tard.
Vous devez également examiner les fonctionnalités du système pour aider votre équipe à travers les fuseaux horaires, comme la possibilité pour un utilisateur de réinitialiser son propre mot de passe. Vous ne voulez pas que quelqu’un en Asie perde une journée de travail parce que votre administrateur système basé aux États-Unis est endormi et n’est pas disponible pour réinitialiser le mot de passe.
Minimisez votre personnalisation
Il n’existe pas de formule magique sur le niveau de personnalisation parfait d’un progiciel donné. Cela dépend du logiciel et de votre entreprise. Vous devez vous efforcer d’obtenir juste assez de personnalisation, suffisamment pour que cela soit logique pour votre entreprise et votre flux de travail, mais le minimum de personnalisation possible pour atteindre cet objectif.
Plus vous avez de personnalisations, plus vous pouvez avoir de problèmes quand il est temps d’obtenir une nouvelle version du fournisseur de logiciels. Vous et votre équipe, et peut-être votre fournisseur, devrez tester chacune de vos personnalisations avant de pouvoir lancer une mise à niveau. Cela peut se traduire par beaucoup de temps et d’argent. Personnalisez-le pour optimiser l'efficacité de votre équipe, mais minimisez-le du mieux que vous pouvez et trouvez plutôt des moyens créatifs d'utiliser les fonctionnalités existantes du système dans le logiciel pour répondre à vos besoins.
Écoutez votre équipe
Les personnes les mieux placées pour vous aider à choisir et à concevoir votre nouveau système ne sont PAS les fournisseurs de logiciels, votre chef de projet ou votre équipe de direction, ce sont les personnes qui font le travail. Vous pourriez trouver une idée fantastique, mais en fonction de la façon dont le travail se déroule réellement pour votre équipe, cela pourrait finir par rendre son travail PLUS DIFFICILE et pourrait potentiellement interférer avec votre stratégie d’évolution commerciale. Laissez les personnes qui utiliseront le logiciel vous guider sur les exigences et les personnalisations.
Vous devez être en contact avec les personnes qui seront les utilisateurs finaux du système tout au long de votre processus de développement et de déploiement :
- Organisez une discussion de type « groupe de discussion » avec chacune des équipes concernées lorsque vous élaborez vos besoins commerciaux initiaux : rêvez grand et obtenez la liste de souhaits de chacun, tout en définissant l’attente que tous les éléments de la liste de souhaits ne feront pas la différence
- S’il s’agit d’une situation où vous avez des wireframes, rassemblez les équipes pour donner votre avis avant d’aller trop loin dans le développement
- Divisez la fonctionnalité en morceaux ou en modules et demandez aux équipes de se concentrer sur les tests d’interface utilisateur contrôlés
- Si vous devez progressivement intégrer la fonctionnalité, demandez à l’équipe ce qui sera le plus utile et le plus percutant pour elle, et hiérarchisez ces éléments
- Organisez des sessions de formation interactives avec eux avant le déploiement. Elles sont votre meilleure source pour trouver la logistique détaillée qui fera fonctionner tout au quotidien.
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