Soyons honnêtes : la plupart des entreprises n’ont pas de programmes d’intégration exemplaires ; pire encore lorsqu’il s’agit d’un programme d’intégration à distance.
L’intégration est une première étape essentielle dans la mise en place de nouveaux employés pour réussir dans leur rôle, mais la plupart des programmes d’intégration ne couvrent que les listes de contrôle administratives.
Les nouvelles recrues sont enthousiastes, mais elles sont également probablement nerveuses et ont de nombreuses questions qu’elles peuvent ne pas se sentir à l’aise de poser. Et si le processus d’intégration est un problème administratif, il est peu probable qu’il s’adresse à son nouveau responsable par crainte d’être considéré comme trop négatif.
Au lieu de cela, ils évacueront leurs frustrations dans des endroits comme Reddit :
Si la plupart des intégrations n’étaient pas assez mauvaises, le passage au travail à distance a empiré. L’intégration à distance est particulièrement difficile pour les nouvelles recrues, car la communication, le renforcement de l’esprit d’équipe et la compréhension de la culture d’entreprise sont plus difficiles grâce aux appels et aux réunions virtuels.
Les conséquences d’un mauvais programme d’intégration sont trop importantes pour être ignorées.
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Une étude menée par BambooHR a révélé qu’un tiers des employés ont quitté leur nouveau poste au cours des six premiers mois. C’est après que les entreprises ont consacré du temps et des ressources à les embaucher en premier lieu. Ces coûts peuvent représenter un tiers du salaire d’un employé.
Cet article révélera comment les responsables et les entreprises peuvent concevoir un programme d’intégration qui permet aux employés à distance de réussir.
En quoi l’intégration d’un employé à distance est-elle différente d’un employé de bureau ?
L’intégration à distance est une expérience entièrement différente de l’intégration traditionnelle au bureau :
Intégration au bureau
Lorsque les nouvelles recrues viennent au bureau pour la première fois, leur responsable peut les accueillir, les accompagner vers leur bureau après avoir été présentées à leurs collègues et répondre à toutes les questions qu’ils pourraient avoir.
Le responsable a un haut niveau d’implication. Cette interaction en face à face aide les nouveaux employés à soulager les angoisses qu’ils peuvent ressentir et à s’installer.
Intégration à distance
L’intégration d’un employé à distance nécessite beaucoup plus de communication que les processus d’intégration au bureau. Il y a des indices sociaux que les employés au bureau peuvent retenir sur le fait que les employés à distance n’auront pas la capacité de le faire.
Sur un lieu de travail à distance, les nouveaux employés recevront probablement un appel virtuel de leur responsable le premier jour. Il peut s’agir d’un appel d’une longue 1-2 heure au cours duquel ils parleront de tout, de la configuration de leur ordinateur à l’établissement d’objectifs et à la clarification des priorités.
Les nouveaux employés à distance doivent rapidement comprendre leur nouveau rôle.
Défis de l’intégration virtuelle
L’intégration virtuelle s’accompagne de défis particuliers dont les équipes au bureau n’auraient pas à s’inquiéter. Voici trois défis de l’intégration à distance.
Communication
Que ce soit au bureau ou à distance, le responsable doit communiquer fréquemment avec ses nouvelles recrues pour les aider à s’installer dans leur nouveau rôle. Mais les nouveaux employés peuvent hésiter à poser des questions sur-le-champ. Ils ne veulent pas choquer leurs responsables s’ils sont occupés et s’ils laissent une mauvaise première impression. Cela peut conduire l’employé à s’effondrer sans objectifs quotidiens.
L’assistance technique peut devenir encore plus frustrante
Au bureau, il y aura probablement une assistance technique pour s’assurer que les e-mails, les ordinateurs, les téléphones, etc. sont tous configurés pour les employés dès leur premier jour. Dans un environnement distant où cette aide n’est pas disponible en personne, les configurations techniques peuvent prendre beaucoup plus de temps et être encore plus frustrantes.
Intégrer les nouvelles recrues dans la culture
Le plus grand défi pour intégrer les employés à distance est de les intégrer dans la culture de l’entreprise. Il est essentiel que les nouveaux employés se rencontrent et apprennent à connaître des personnes dans différentes parties de l’organisation pour qu’ils se sentent connectés. S’ils n’obtiennent pas cette opportunité, l’isolement peut rapidement s’infiltrer dans la capacité des employés à s’intégrer rapidement dans leurs rôles.
Comment créer un programme d’intégration pour les employés à distance
L’intégration à distance des employés ne doit pas nécessairement être la deuxième meilleure approche de l’intégration en personne. Les entreprises peuvent utiliser les meilleures pratiques pour préparer rapidement et intégrer les travailleurs à distance de manière adéquate.
Étape 1 : Intégration précoce
Un excellent programme d’intégration commence avant le premier jour. Les nouveaux employés auront beaucoup de questions et seront curieux de la culture d’équipe. Pour tirer parti de leur enthousiasme et atténuer certains de leurs problèmes, les responsables peuvent partager avec eux des ressources qui fournissent un contexte et répondent à leurs questions.
Les responsables doivent commencer à partager des ressources telles que :
- Avec qui ils travailleront.
- Des ressources précieuses sur leur secteur d’activité ou leur produit.
- Documents stratégiques liés à leur rôle
Certains responsables peuvent même mettre en place une FAQ pour les nouveaux employés qui fournit des réponses aux questions courantes ou un diaporama qui présente leurs futurs collègues. Un diaporama est un excellent outil pour leur donner une idée de qui d’autre fait partie de l’équipe et leur fournir un contexte sur la manière dont leur rôle est lié aux autres au sein de leur service ou organisation dans son ensemble.
Étape 2 : aborder les bases de l’intégration
Créez une liste de contrôle administrative pour vous assurer de ne pas négliger les étapes importantes du processus d’intégration. Incluez des tâches telles que :
- Mettre en place les nouveaux employés avec les logiciels et les équipements appropriés.
- Signature des documents d’emploi nécessaires.
- Envoi d’un planning du premier jour avec des réunions d’introduction
Il est important que les autres membres de l’équipe sachent ce qui figure sur cette liste de contrôle afin qu’ils aient une meilleure idée de ce qu’ils doivent préparer pour les présentations auxquelles ils peuvent être inclus.
Étape 3 : Commencez fort dès le premier jour
Les responsables doivent rendre le calendrier du premier jour de leur nouvel employé aussi détaillé que possible pour s’assurer que l’expérience est passionnante, engageante et pour laisser une bonne première impression.
Étant donné qu’ils n’auront pas d’autres employés à observer ou un environnement de travail d’où s’inspirer, il est important de donner aux nouveaux employés suffisamment de temps pour travailler afin qu’ils n’aient pas de périodes prolongées au cours de leur première semaine avec peu de choses à faire. Cependant, ne les submergez pas avec trop de réunions ou d’affectations, et soyez toujours disponible pour les questions et les points.
Accueillir chaleureusement
IDEO, une société de design de renommée internationale, a mis en œuvre une stratégie pour soulager les difficultés du premier jour que de nombreux employés peuvent ressentir : ceux qui ont interrogé la nouvelle recrue lui enverrons une lettre de bienvenue qui commence par « Nous pensons que vous êtes un peu grave, et voici pourquoi. »
Cela peut sembler une petite action, mais de tels efforts contribuent grandement à montrer aux employés qu’ils sont les bienvenus dans l’équipe. Cela aide également à lancer des relations qui leur permettent de les contacter plus facilement à l’avenir.
Présenter les nouveaux employés à leurs collègues
Après un accueil chaleureux, un nouvel employé doit avoir des réunions individuelles préprogrammées avec ses dirigeants et collègues avec lesquels il travaillera en étroite collaboration. L’un des plus grands défis du télétravail est l’isolement. Être capable de se rencontrer en face à face est nécessaire pour intégrer de nouveaux employés dans l’entreprise.
Ces entretiens individuels visent principalement à présenter les nouveaux membres de l’équipe, mais c’est également une excellente occasion de commencer à établir des relations qui sont cruciales pour les progrès d’un nouvel employé.
Étape 4 : jumeler les employés à distance avec un « compagnon d’intégration »
En plus des réunions en tête-à-tête avec les membres de l’équipe, associer les employés à distance à un « compagnon d’intégration » peut aider les nouveaux employés à s’intégrer à l’entreprise.
Netapp, une société de services cloud en Californie, intègre des 200 stagiaires chaque été. Une partie de leur programme d’intégration consiste à les associer à un binôme pour leur stage. Cette stratégie renforce la culture d’équipe et encourage la coopération entre les nouveaux stagiaires.
Dans un article HBR, Microsoft partage son programme pilote d’intégration qui associe chaque nouvel employé à un pair qui travaille dans l’entreprise depuis un certain temps. Ils ont découvert que le fait d’avoir un binôme d’intégration :
- A fourni un contexte important pour le nouvel employé.
- ont augmenté leur productivité.
- Ils ont augmenté leur satisfaction professionnelle.
Étape 5 : Instaurer la confiance et l’appartenance dans leurs premiers 30-60-90 jours
Au cours de leurs premiers 90 jours, les nouveaux employés doivent établir des relations adéquates avec leurs collègues, s’immerger dans leur travail, commencer à partager leurs idées et recevoir un feedback constructif.
Simon Sinek, théoricien de la gestion, suggère dans son TedTalk 2014 que les grands dirigeants font en sorte que leurs employés se sentent en sécurité. Il s’appuie sur son expérience des entretiens avec les escouades marines pour comprendre pourquoi elles sont si facilement tombées en danger pour sauver les membres de leur équipe. « Ils auraient fait la même chose pour moi » est la réponse qu’ils ont tous donnée.
L’objectif principal de l’intégration des employés n’est pas d’amener les nouvelles recrues à commencer à travailler le plus rapidement possible, mais d’instaurer la confiance avec elles afin qu’elles se sentent intégrées à une équipe qui travaille dur.
Étape 6 : Fournir un mentorat
Tout comme fournir aux nouveaux employés des pairs pour les aider à s’adapter à leur nouveau rôle et à l’entreprise, les mentors sont essentiels au développement continu des employés. Les mentors sont différents des managers car ils sont plus préoccupés par l’amélioration et la croissance globales de leurs stagiaires plutôt que par des indicateurs de performance spécifiques. Les mentors sont des guides et des conseillers sur lesquels les employés peuvent s’appuyer pour une perspective tierce et impartiale.
Les relations de mentorat qui sont établies tôt étaient positivement liées à la productivité et aux niveaux de confiance d’un employé cinq ans et demi plus tard. L’impact de ce type de soutien est inestimable.
Les clés d’une intégration réussie des employés à distance
Les programmes d’intégration à distance présentent plus de défis que l’intégration en personne, car il est plus difficile de communiquer et d’apprendre la culture d’équipe tout en travaillant à domicile. Pour mettre en place un programme d’intégration des employés réussi, les responsables doivent se concentrer sur l’instauration d’un sentiment de confiance et d’appartenance au sein de leurs équipes.
En suivant les étapes décrites dans cet article, les entreprises peuvent créer un programme d’intégration des employés à distance qui est plus qu’une liste de contrôle RH, mais un processus qui intègre efficacement les nouvelles recrues dans l’organisation et les prépare à la réussite.
