Guida alle assunzioni in Giappone

Il Giappone è una nazione composta da isole più piccola dello stato della California, U.S.A., ma tuttavia vanta la terza economia più grande del mondo, dopo Stati Uniti e Cina. Sono molte le ragioni per cui pianificare un’espansione delle attività in Giappone con relativa assunzione di dipendenti. Il Giappone presenta sfide uniche ma anche un gran potenziale per il successo delle aziende estere.

La nostra guida alle assunzioni di dipendenti in Giappone ti aiuterà a navigare nei meandri del processo per trovare le persone giuste per il tuo team e sbarcare nel Paese con successo.

Cosa sapere prima di assumere in Giappone

Il suggerimento più importante quando si assume in Giappone è fare una ricerca per capire che cosa rende unico il Giappone. Diamo un’occhiata ad alcuni dei fattori più importanti da conoscere prima di iniziare a reclutare dipendenti giapponesi.

1. Mancanza di manodopera

Una considerazione importante per chiunque voglia espandere le attività in Giappone è che questo Paese è uno degli ambienti più difficili in cui attrarre candidati. L’invecchiamento demografico e la caduta del tasso di natalità ha portato a una grave mancanza di manodopera nel Paese. Ciò significa che i dipendenti sono abituati ad avere un’enorme sicurezza del posto di lavoro e, quando cercano un lavoro, a ricevere offerte da molteplici aziende. Per di più, i dipendenti giapponesi spesso preferiscono lavorare per aziende giapponesi ampiamente conosciute piuttosto che per aziende estere, in particolare se startup.

Questo non significa che devi rinunciare a espandere la tua azienda in Giappone. Significa solo che devi essere cosciente delle sfide in modo da pensare una strategia efficace. La differenza principale tra assumere in Giappone e assumere nel tuo Paese è che, essenzialmente, cercherai di vendere la tua azienda ai candidati che ti interessano invece che siano loro a vendersi a te.

2. Contratti di assunzione e regolamento del lavoro

Il regolamento del lavoro e le condizioni di assunzione (salario, ore di lavoro, informazioni sul luogo di lavoro, ecc.) devono essere indicati per iscritto ai neoassunti. Ai sensi della legge giapponese, le aziende che hanno 10 o più dipendenti in una sede devono creare un regolamento del lavoro e sottoporlo all’Ufficio di ispezione degli standard di lavoro locale.

Il regolamento del lavoro illustra le condizioni di lavoro che offri ai tuoi dipendenti, compresi aspetti come gli stipendi, le ore di lavoro, le ferie, le regole dell’azienda e le procedure di gestione delle violazioni del regolamento. L’Ufficio di ispezione degli standard di lavoro può fornirti una guida per sapere se il tuo regolamento del lavoro copra tutte le informazioni necessarie e sia in linea con la legge. I funzionari dello standard del lavoro possono anche effettuare ispezioni presso la tua azienda per garantire che le condizioni di lavoro siano sicure.

3. Leggi sulla settimana lavorativa e il minimo salariale

La settimana lavorativa standard in Giappone è di 40 ore, suddivise in giornate lavorative di otto ore. In alcuni casi, il numero può salire a 44 ore. Il governo giapponese prende molto sul serio il tema del lavoro eccessivo e chiede ai datori di lavoro di presentare un accordo di gestione della manodopera presso l’Ufficio di ispezione degli standard di lavoro competente, prima di far fare straordinari ai dipendenti. I dipendenti che lavorano ore extra o durante la notte o nei giorni di ferie previsti per legge hanno diritto al pagamento degli straordinari che, normalmente, vanno da un 25% a un 50% di premio rispetto agli stipendi normali.

Il Giappone non prevede un minimo salariale nazionale unico. Al contrario, le varie regioni e i diversi settori fissano il proprio minimo salariale, per cui devi capire quale minimo salariale si applica alla tua azienda. In ogni caso, ricorda che dovrai offrire uno stipendio e dei benefit ragguardevoli per attrarre i talenti migliori.

4. Giorni liberi retribuiti

I dipendenti giapponesi hanno diritto a giorni liberi retribuiti quando abbiano lavorato almeno sei mesi per un’azienda. In quel momento, maturano automaticamente 10 giorni di ferie annuali. Dopo i primi sei mesi, ogni anno in più di lavoro aggiungerà un giorno in più di ferie alla quantità prevista in un anno. Quindi, dopo 18 mesi, avranno diritto a 11 giorni di ferie. Il requisito minimo ha un tetto di 20 giorni che il dipendente raggiungerà quando abbia lavorato per 6.5 anni o più.

Se lo desiderano, i datori di lavoro possono, ovviamente, offrire ai propri dipendenti più giorni di ferie retribuiti di quanti siano previsti dalla legge. Molti datori di lavoro offrono anche ai propri dipendenti di pagare le festività come se fossero giorni di ferie retribuiti, sebbene pagare i dipendenti in occasione delle festività non sia richiesto per legge. Il Giappone ha un totale di 16 festività nazionali, quindi fornire questi giorni come ferie retribuite è un vantaggio importante rispetto al semplice consentire ai dipendenti di utilizzare i loro permessi retribuiti o prendere ferie non retribuite. Il congedo per malattia retribuito non è obbligatorio in Giappone.

5. Imposte e previdenza sociale

In Giappone, i datori di lavoro devono trattenere dalle buste paga le imposte sul reddito dei dipendenti, la cui aliquota varia in base all’ingresso del dipendente. Inoltre, i datori di lavoro trattengono una quota dei salari dei dipendenti per pagare la Shakai Hoken, ossia la previdenza sociale. I datori di lavoro versano alla previdenza sociale un importo equivalente ai contributi dei dipendenti. La previdenza sociale, o assicurazione sociale, in Giappone include l’assicurazione medica, l’assicurazione contro gli infortuni dei lavoratori, il sussidio di disoccupazione e le pensioni.

Dal momento che la previdenza sociale copre l’assicurazione medica pubblica, i datori di lavoro non sono obbligati a fornire piani assicurativi privati. Tuttavia,  i datori di lavoro devono fornire ai propri dipendenti fisica annuale e check-up. Tutte le aziende con 50 o più dipendenti devono offrire controlli regolari dello stress, indipendentemente dal settore o dal tipo di lavoro che svolge l’azienda.

Il costo dell’assunzione di un dipendente in Giappone

Il processo di reclutamento può essere costoso in qualsiasi scenario ma, quando assumi dipendenti in un nuovo Paese, devi preventivare alcuni costi in più. Assumere nuovi dipendenti in Giappone può implicare i seguenti costi:

• Ricerca: poiché il mercato del lavoro giapponese è probabilmente molto diverso dal tuo e poiché il Paese ha le proprie leggi sul lavoro, dovrai condurre una ricerca per garantire che l’espansione in Giappone sia la mossa giusta per la tua azienda e per comprendere tutte le legalità pertinenti.
• Aiuto legale: potresti anche voler assumere un avvocato per aiutarti a rispettare la conformità legale e assicurarti di andare dal libro in modo da evitare problemi.
• Comitato per le assunzioni: potresti voler gestire le assunzioni attraverso un comitato per le assunzioni composto da membri della tua azienda. Il tempo che questi membri del personale dedicano al processo di reclutamento rappresenta una parte significativa dei tuoi costi totali.
• Viaggi: se tu o il tuo comitato per le assunzioni dovete recarvi in Giappone per reclutare o aprire il vostro nuovo ufficio lì, dovete tenere conto delle spese di viaggio.
• Agenzia di reclutamento: poiché assumere in Giappone presenta alcune gravi sfide per le aziende straniere, la collaborazione con un’agenzia di reclutamento è una decisione popolare. Ciononostante, le agenzie giapponesi tendono a farsi pagare di più che in altri Paesi. Puoi aspettarti di dover pagare un’agenzia giapponese il 30% o il 35% del guadagno del dipendente oggetto della ricerca, rispetto al 20% o 25% di altri Paesi.
• Pubblicità di lavoro: la pubblicità del lavoro online o in pubblicazioni stampate può anche aumentare i costi di reclutamento. Esistono dei siti di pubblicazione gratuita.
  Traduttore: probabilmente dovrai assumere un traduttore per aiutarti a comunicare con i candidati giapponesi, sia per iscritto che nei colloqui.
• Controlli di screening: anche i controlli di screening possono aumentare i costi. Il Giappone non permette gli accertamenti dei precedenti penali, ma altri tipi di controlli preassunzione, come verificare lo stato di immigrato di un candidato, sono permessi.

Di cosa necessita un’azienda per assumere dipendenti in Giappone?

Se stai usando un’organizzazione di lavoro professionale (PEO) per assumere nuovi dipendenti in Giappone, puoi passare direttamente al reclutamento. Altrimenti, devi provvedere ad alcuni aspetti prima di costituirti come datore di lavoro legale in Giappone. Puoi aprire una succursale o una società controllata della tua azienda. L’opzione migliore per la maggioranza delle aziende estere è una Kabushiki-Kaisha ovvero una società per azioni.

Per assumere personale in Giappone, prima devi ottenere quanto segue:

• Registrazione presso l’erario per poter effettuare le trattenute fiscali dalle buste paga dei dipendenti;
• Registrazione presso l’ente pensionistico giapponese;
• Registrazione presso il Centro servizi per l’impiego pubblico;
• Assicurare contro gli infortuni i lavoratori mediante l’Ufficio degli standard di lavoro;
• Conto bancario giapponese

Un Employer of Record ti risparmia tutte queste attività perché funge da datore di lavoro registrato dei tuoi dipendenti giapponesi. La sede legale esistente dell’EOR come datore di lavoro in Giappone e l’esperienza sul diritto del lavoro giapponese consentono loro di aggiungere  rapidamente i nuovi dipendenti al loro libro paga, accelerando e semplificando il processo per te.

Passaggi per assumere in Giappone

Quando sei pronto per assumere, devi sapere come funzionano le assunzioni in Giappone. Alcuni aspetti del processo ti sembreranno diversi da quelli del tuo Paese, sebbene i passaggi di base dovrebbero risultarti familiari.

1. Far girare la voce

La prima mossa è far sapere alle persone alla ricerca di un lavoro in Giappone che stai offrendo posizioni nella tua azienda. Ciò implica creare inserzioni e pubblicarle online dove potranno essere notate. Tieni presente che i giapponesi in genere non usano le reti sociali per cercare lavoro, quindi pubblicare su LinkedIn non ti servirà a molto. Piuttosto, attieniti alle bacheche degli annunci di lavoro giapponesi più diffuse. Scrivi l’inserzione in giapponese a meno che la tua intenzione non sia attrarre solo candidati che parlano inglese.

Questi siti ti aiuteranno a farti notare, ma può anche servire creare relazioni personali con persone alla ricerca di un lavoro. Se hai dei conoscenti in Giappone, tessi una rete per individuare i lavoratori che potrebbero essere interessati a unirsi al tuo team. I candidati a un lavoro in Giappone tendono a prestare maggior attenzione alle raccomandazioni personali piuttosto che alle chiamate a freddo dei reclutatori o alle pubblicazioni online.

Un’altra opzione è avviare un processo chiamato shinsotsu. Si tratta di reclutare gruppi di laureati dalle università nel momento in cui entrano al mercato del lavoro. Non avranno tutte le competenze che puoi trovare nei lavoratori più stagionati, ma possono apportare punti di vista nuovi, ambizione e un solido background formativo.

2. Esaminare le candidature

Una volta ricevute le candidature, la commissione per le assunzioni o l’agenzia di assunzione di personale dovranno vagliarle. Può trattarsi di un compito gigantesco in alcuni scenari dove decine di candidati competono per un posto di lavoro. In Giappone, tuttavia, preparati a ricevere meno candidature di quante sei abituato a ricevere quando pubblichi lavori in altri Paesi. Con 1.62 lavori disponibili per gli candidato giapponesi, le persone alla ricerca di un lavoro in Giappone possono permettersi di scegliere.

Vuol dire che i datori di lavoro non possono essere così schizzinosi come sono abituati a essere. Mentre valuti le candidature, tieni presente che potresti non trovare il candidato perfetto, ma puoi sempre provvedere a formarlo per aiutarlo ad avere successo come membro del tuo team.

3. Intervistare i candidati per il lavoro

Ora puoi condurre i colloqui con i candidati che possono essere adatti per le tue opportunità di lavoro. Se stai assumendo dipendenti da remoto in Giappone, pensa alla possibilità di farlo in modo virtuale, sempre tenendo in conto la differenza oraria. Per esempio, la città di New York è 13 o 14 ore indietro rispetto a Tokyo, a seconda che sia o meno in vigore l’ora legale negli Stati Uniti.

4. Proporre offerte di lavoro e mostrare il contratto

Quando hai individuato i candidati giusti per la tua azienda, devi offrire loro il lavoro formalmente. Se non lo hai ancora fatto, parla con loro del salario e dei benefit che vuoi offrire.

Questo è anche il momento di mostrare il regolamento del lavoro e creare un contratto personalizzato per i neoassunti. Assicurati di essere sulla stessa onda in tema di funzioni di lavoro, remunerazione e qualsiasi altro dettaglio importante, di modo che possano prendere una decisione informata.

5. Inserire i nuovi dipendenti

Finalmente puoi inserire in azienda i nuovi dipendenti. Diversi enti amministrativi pubblici richiedono vari documenti e ciascuno ha le sue scadenze. Per esempio, devi presentare moduli per la pensione e l’assicurazione medica entro cinque giorni dalla data di inizio di un dipendente. Se lavori con un Employer of Record, loro si occuperanno di tutta la documentazione e della conformità legale. Nota che, se assumi cittadini stranieri in Giappone, dovrai anche presentare i documenti presso il Centro di servizi di lavoro pubblico.

Oltre alla documentazione, devi anche assicurarti di informare i nuovi dipendenti sulle attività della prima settimana di lavoro e fornire loro l’eventuale formazione di cui dovessero aver bisogno per cominciare e riuscire nel loro nuovo lavoro.

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