10 Podstawowe rzeczy, których potrzebuje każda firma, aby zatrudniać międzynarodowych pracowników

W 2025, 84% kadry kierowniczej miało trudności ze znalezieniem wykwalifikowanych talentów na swoich lokalnych rynkach. Coraz więcej firm szuka poza granicami, aby zatrudnić potrzebne im talenty. Ale zatrudnienie w nowym kraju może być trudne.

Każdy kraj ma unikalne przepisy dotyczące zatrudnienia, przedziały podatkowe i wymagania dotyczące świadczeń. I cały czas się zmieniają.

Jeśli zatrudniasz pracowników na całym świecie, będziesz potrzebować solidnej pracy przygotowawczej. Przyjrzyjmy się  zasadom niezbędnym do zatrudniania pracowników międzynarodowych w każdej firmie.    

10 wymagania dotyczące  zatrudniania pracowników międzynarodowych

Jeśli zdecydujesz się  na ustanowienie podmiotu zależnego, są to 10 typowe wymagania dotyczące zatrudniania pracowników z innego kraju:

1. Struktura korporacyjna  

Zanim  będziesz mógł  zatrudnić pracowników w nowym kraju , musisz  założyć podmiot lub  nawiązać współpracę z  pracodawcą formalnym (EOR).

Tworzenie podmiotu jest skomplikowane. Często wymaga to obszernej  dokumentacji, przeszkód prawnych i długiego czasu oczekiwania, zanim  będziesz mógł  zacząć  działać  w nowym kraju.

Współpraca z pracodawcą  EOR  to szybsza i łatwiejsza  alternatywa.  Pracodawca formalny legalnie zatrudnia pracowników w Twoim imieniu, dzięki czemu możesz zatrudniać pracowników na całym świecie bez konieczności zakładania podmiotu prawnego. Współpraca z pracodawcą formalnym zapewnia dostęp  do najnowocześniejszych globalnych technologii zatrudnienia oraz wsparcia ekspertów.  Pozwala  na zatrudnianie pracowników  za granicą w  ciągu kilku dni i  unikanie  prawnych i biurokratycznych przeszkód w zarządzaniu podmiotami.  Współpracownicy formalni ułatwiają globalne zatrudnienie  poprzez  obsługę  lokalnych zadań związanych z zgodnością, listą płac i kadrami.

Zatrudnianie wykonawców może być kolejną opcją dla firm, które chcą zatrudniać na arenie międzynarodowej. Kontrahenci nie są pracownikami, ale zapewniają elastyczność i wiedzę. Możesz zaoszczędzić na kosztach wdrożenia, jednocześnie zatrudniając osoby o specjalistycznych umiejętnościach.  G-P Contractor™ może ułatwić zatrudnianie i opłacanie wykonawców, oferując funkcje zarządzania fakturami i ochrony przed błędną klasyfikacją.

2. Rejestracja

Jeśli zdecydujesz się założyć własny podmiot, następnym krokiem jest zarejestrowanie się  w odpowiednich organach , abyś mógł legalnie prowadzić działalność w danym kraju.  Każdy kraj ma swoje unikalne wymagania. 

Na przykład ,  w Peru, musisz  zarejestrować  nazwę firmy w peruwiańskim rejestrze publicznym, a następnie  uzyskać  certyfikat rejestracji. W  Niemczech musisz dokonać inkorporacji u notariusza.  Następnie  musisz złożyć dokumenty rejestracyjne w rejestrze handlowym, urzędzie skarbowym i wszelkich odpowiednich lokalnych organach handlowych. Hiszpania wymaga deklaracji dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i terroryzmowi wraz z dokumentacją rejestracyjną.

Aby zarejestrować firmę,  będziesz  prawdopodobnie musiał przedstawić oficjalne dokumenty, takie jak:

• Certyfikacja nazwy firmy z rejestru publicznego

• Pisemny opis proponowanych działań firmy

• Adresy siedziby

• Lista imion i nazwisk interesariuszy i dyrektorów

• Artykuły stowarzyszeniowe

• Informacje o rachunku bankowym

• Dowód wpłaty kapitału w wymaganej kwocie

Lista wymagań będzie się różnić w zależności od lokalizacji.  Skontaktuj się z odpowiednimi władzami w  swoim  kraju docelowym, aby dowiedzieć się więcej o swoich obowiązkach rejestracyjnych.

3. Zgodne umowy o pracę

Jednym z najczęstszych wymogów prawnych  dotyczących globalnego zatrudniania jest sporządzanie lokalnych umów o pracę.  Jeśli założysz własny podmiot, musisz zbadać i zapoznać się ze strukturami i wymogami umów w lokalnym kraju.

Samodzielne zarządzanie tym procesem wiąże się z ryzykiem. Twoja firma może ponosić odpowiedzialność za niezgodne umowy. Najbezpieczniejszą opcją jest współpraca z pracodawcą formalnym posiadającym lokalną wiedzę specjalistyczną lub skorzystanie z G-P Gia™, pierwszego w swoim rodzaju agentowego rozwiązania SI, w celu generowania umów.

Wymagania umowne mogą się znacznie różnić w zależności od kraju. Na przykład, w  Niemczech musisz opracować lokalnie zgodną umowę o pracę dla każdego pracownika. Umowa powinna określać następujące informacje:

• Wynagrodzenie

• Świadczenia pracownicze

• Wymogi dotyczące zwolnienia z pracy

Konieczne może być również sporządzenie  projektów umów w języku lokalnym oraz podanie informacji o wynagrodzeniu i świadczeniach w lokalnej walucie.  W  Egipcie firmy muszą utworzyć cztery kopie  umowy – jedną dla pracodawcy, jedną dla pracownika, jedną dla Urzędu Ubezpieczeń Społecznych i jedną dla właściwego organu administracyjnego (Ministerstwa Manpower lub jego dyrekcji). Prawo wymaga również, aby umowa jasno określała uzgodnione wynagrodzenie, w tym metodę płatności i czas.

4. Wymogi dotyczące rozwiązania umowy i odprawy

Zanim zaczniesz zatrudniać pracowników na całym świecie , musisz sprawdzić wymagania dotyczące  rozwiązania umowy i odpraw w danym kraju, aby w razie potrzeby móc wprowadzić zmiany kadrowe. 

Wiele krajów wymaga od pracodawców, aby mieli uzasadnione podstawy do rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem. W niektórych przypadkach pracodawca może mieć możliwość wypłaty dodatkowego wynagrodzenia w celu zgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem.

 Wiele  krajów wymaga również wydłużonego okresu wypowiedzenia przed rozwiązaniem stosunku pracy z pracownikami. Długość tych obowiązkowych okresów wypowiedzenia często zależy od stanowiska lub czasu pracy pracownika w firmie. 

We Francji, po okresie próbnym pracownika, okres wypowiedzenia wynosi od 1–3months. Trzy miesiące są  typowe dla menedżerów chronionych na mocy układów zbiorowych pracy (CBA).  W Australii okresy wypowiedzenia zwiększają się wraz z upływem lat.  Pracownicy, którzy pracowali w firmie krócej niż rok , mają  prawo do jednego tygodniowego wypowiedzenia.

5.  Wynagrodzenie standardowe, premie i świadczenia

Poświęć trochę czasu, aby zapoznać się ze  standardowymi  płacami i świadczeniami za stanowiska, które  obsadzasz. 

Znajomość minimalnego wynagrodzenia w nowym kraju to doskonałe miejsce na początek. W wielu krajach  13-miesięczne premie są zwyczajowe, podczas gdy w innych jest to obowiązek ustawowy. Niemcy, na przykład , nie wymagają tych premii . Jednak prawo  na Filipinach wymaga 13-miesięcznych premii, a wielu pracodawców decyduje się na przyznanie premii 14-miesięcznych w grudniu.

W wielu krajach pracodawcy muszą zapewnić płatny urlop chorobowy, urlop macierzyński i ojcowski, płatny urlop wypoczynkowy i płatny urlop wypoczynkowy. W  Izraelu pracownicy otrzymują  16 od  28 6 do 8 płatnych dni urlopu rocznie (dni kalendarzowe). Otrzymują również  różne kwoty płatnego urlopu chorobowego, w zależności od branży, oraz urlopu macierzyńskiego i ojcowskiego.

W niektórych przypadkach może być konieczne zapewnienie ubezpieczenia zdrowotnego. Pracownicy w niektórych krajach otrzymują ubezpieczenie zdrowotne w ramach programu krajowego, na który firma prawdopodobnie zapłaci. Nawet jeśli istnieje krajowa służba zdrowia, Twoja firma może zaoferować  dodatkowe  ubezpieczenie, aby zapewnić pracownikom kompleksowe ubezpieczenie zdrowotne.

6. Standardowe warunki pracy i wymogi CBA

Zapoznaj się ze standardowymi aspektami działalności, takimi jak godziny pracy, nadgodziny i zasady dotyczące płatnego urlopu. Na przykład w Holandii standardowe godziny pracy wynoszą  36-40 godzin tygodniowo, ale wiele z nich pracuje do 48 godzin. Prawo pracy ogranicza godziny pracy do 60 godzin tygodniowo i 12 godzin na zmianę.

W niektórych krajach niektóre branże mają układy zbiorowe, które regulują godziny pracy i warunki bardziej rygorystyczne niż rząd. Upewnij się, że Twoja branża ma wymagania CBA i  jak  wpłyną one na politykę miejsca pracy. Ponadto pracownicy zdalni często wymagają różnych strategii zarządzania, aby  pomyślnie zintegrować się z Twoją organizacją.

7. Potrącenia i składki na płace

W wielu krajach Twoja firma będzie musiała odprowadzać procent wynagrodzenia każdego pracownika do różnych funduszy zabezpieczenia społecznego, takich jak:

• Emerytury emerytalne

• Programy opieki zdrowotnej

• Fundusze wynagrodzeń pracowników

• Środki na bezrobocie

• Świadczenia z tytułu niepełnosprawności

Składki różnią się znacznie w zależności od kraju. W  Indonezji składki na ubezpieczenie społeczne   stanowią około  5% zarobków, a pracodawca i pracownik dzielą składki równo. We Francji składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne mogą wynosić do  45% wynagrodzenia pracownika.

8. Personel działu prawnego i kadr

Po zajęciu się  dokumentacją  prawną, możesz rozpocząć procesy rekrutacji i zatrudniania. Globalne wsparcie zatrudnienia może mieć ogromny wpływ na przyciąganie nowych pracowników i zarządzanie nimi. 

Jeśli pracujesz z pracodawcą formalnym, nie musisz się martwić o zgodność z przepisami. Pracodawca formalny zajmuje się większością pracy w  dziale kadr dla Ciebie. Dzięki G-P EOR możesz szybko i zgodnie z przepisami wdrażać i zarządzać talentami w ponad 180 krajach. Zapewniamy zgodność z  lokalnymi przepisami i regulacjami, więc nie musisz tego robić.

 Agenci sztucznej inteligencji, tacy jak Gia, mogą współpracować z G-P EOR, aby zapewnić wytyczne regulacyjne w czasie rzeczywistym i  tworzyć zgodne z prawem dokumenty w ponad 50 językach. 

 Dzięki G-P EOR możesz z  łatwością poruszać się po niuansach i złożonościach prawa. Będziesz mieć  dostęp do ekspertów prawnych i kadrowych przez całą dobę, którzy pomogą Ci  w spełnieniu wymogów regulacyjnych i zminimalizowaniu ryzyka.

9 . Lokalna strategia rekrutacji

Będziesz także  potrzebował strategii rekrutacji w swoim nowym kraju. Osoby poszukujące pracy w  niektórych krajach mogą być  przyzwyczajone do  poznawania wolnych stanowisk za pośrednictwem swoich kontaktów społecznych, wyszukiwania konkretnych stron internetowych lub poprzez targi pracy lub konwencje. Będziesz chciał ściśle współpracować ze swoimi lokalnymi kontaktami, aby określić, które strategie reklamowe i rekrutacyjne  będą najlepsze w Twojej docelowej lokalizacji.

Zarówno Twoja firma, jak i potencjalni pracownicy szukają odpowiedniego dopasowania – potrzebujesz utalentowanych pracowników i lokalnego wglądu, a oni potrzebują firmy, która odpowiada ich wartościom i celom. Bliska współpraca z ekspertami ds. formalnych  pomaga  zatrudnić wykwalifikowanych pracowników  i zapewnić obopólnie korzystną współpracę.

10 .Wdrażanie

Po znalezieniu  odpowiedniego dopasowania do roli  możesz rozpocząć proces wdrażania. Upewnij się, że wykonasz następujące podstawowe zadania:

• Zbierz i przetwórz niezbędne informacje prawne.

• Dodaj pracowników do listy płac.

• Określ wymagane potrącenia.

• Ustal niezbędne świadczenia.

• Przedstaw pracownikom kulturę swojej firmy.

• Przeszkol pracowników w zakresie ich nowych obowiązków służbowych.

Jeśli pracujesz z  pracodawcą formalnym, takim jak G-P™, nie musisz się martwić o obciążenia administracyjne związane z wdrażaniem. Usprawnimy ten proces, abyś mógł skupić się na szkoleniu nowego pracownika i włączeniu go do kultury Twojej firmy.

Kluczowe dokumenty wymagane do  zatrudniania pracowników na całym świecie

Zatrudniając  pracowników międzynarodowych, musisz przygotować kilka dokumentów, aby zachować zgodność z przepisami:

• Umowy o pracę: Umowy z pracownikami powinny jasno określać obowiązki służbowe, wynagrodzenie, świadczenia, godziny pracy i warunki rozwiązania stosunku pracy. Powinny również przestrzegać przepisów prawa pracy i zatrudnienia obowiązujących w kraju pracownika.

• Pozwolenia na pracę i wizy: W przypadku pracowników międzynarodowych ważne pozwolenia na pracę lub wizy są obowiązkowe. Dokumenty te uprawniają pracownika do legalnej pracy w kraju przyjmującym i zazwyczaj zależą od narodowości pracownika i jego roli.

• Numery identyfikacji podatkowej: Pracownicy potrzebują numerów identyfikacji podatkowej do potrącenia podatku u źródła i przestrzegania lokalnych przepisów podatkowych.

• Rejestracja ubezpieczeń społecznych i ubezpieczeniowych: Wiele krajów wymaga, aby pracownicy byli zarejestrowani w krajowym systemie ubezpieczeń społecznych lub prywatnych systemach ubezpieczeń. Dokumentacja ta zapewnia dostęp do świadczeń i zgodność z prawem.

• Informacje o płacach i bankowości: Aby przetwarzać płatności i prowadzić rejestr płac, pracodawcy potrzebują  dokładnych danych płacowych i bankowych od pracowników.

• Podręczniki i polityki pracowników: Podręczniki i polityki pracowników określają zasady obowiązujące w firmie i zachowania w miejscu pracy. Gia może  sporządzić polityki w Twoim imieniu  dla różnych krajów i przetłumaczyć je na języki lokalne.

• Konkretne dokumenty regionalne : Będziesz potrzebować dodatkowych dokumentów od pracowników, w zależności od kraju. Mogą one obejmować zaświadczenia lekarskie, listy z ofertami lub akty cywilne, takie jak akty małżeństwa lub urodzenia.

Uproszczenie  globalnego  zatrudniania

Podczas gdy zatrudnianie międzynarodowe  wymaga  większej staranności i dłuższego czasu niż zatrudnianie w kraju, możesz usprawnić proces poprzez:

1. Współpraca z pracodawcą formalnym : Pracodawca formalny może zarządzać zgodnością z przepisami lokalnymi, listą płac i działem kadr, dzięki czemu możesz zatrudniać pracowników w nowych krajach  bez konieczności poświęcania czasu i ponoszenia kosztów związanych z utworzeniem podmiotu.

2. Centralizacja globalnego zatrudniania za pomocą technologii :  Użyj najlepszego w swojej klasie pracodawcy formalnego  do  zarządzania wdrażaniem, dokumentacją i listą płac w jednym miejscu. Pracodawca formalny zmniejsza koszty, złożoność i ryzyko związane z globalnym zatrudnieniem dzięki bezproblemowemu wdrażaniu i innowacyjnym funkcjom platformy.

3. Tworzenie list kontrolnych zgodności dla poszczególnych krajów:  Opracowanie szczegółowych list kontrolnych dla każdego kraju, aby spełnić wszystkie wymogi prawne, podatkowe i dotyczące dokumentacji.

4. Automatyzacja zarządzania listą płac i świadczeniami:  Wdrożenie zautomatyzowanych systemów do obsługi płac, potrąceń i świadczeń ustawowych zgodnie z lokalnymi przepisami.

5. Angażowanie lokalnych ekspertów w celu uzyskania wytycznych regulacyjnych : Skonsultuj się z krajowymi specjalistami ds. prawnych i kadrowych, aby być na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami i unikać problemów ze zgodnością. Dzięki zaawansowanym możliwościom SI Gia możesz natychmiast  uzyskać dostęp do sprawdzonych przez ekspertów wskazówek HR . Gia zapewnia aktualne informacje na temat lokalnych przepisów i regulacji, dzięki czemu możesz poruszać się po złożoności międzynarodowej zgodności.

6. Oferowanie konkurencyjnych korzyści : Badania i zapewnianie pakietów świadczeń, które są zgodne z lokalnymi oczekiwaniami, aby przyciągnąć i zatrzymać najbardziej utalentowanych pracowników.

7. Priorytetyzacja bezpieczeństwa i prywatności danych : Upewnij się, że wszystkie procesy i systemy HR są zgodne z międzynarodowymi  standardami  ochrony prywatności danych w celu ochrony informacji pracowników.

Możesz również poprawić sposób  zatrudniania pracowników międzynarodowych, badając swój kraj zainteresowania. Zacznij od przyjrzenia się:

• Wynagrodzenie

• Premie  i świadczenia ustawowe

• Standardowe warunki pracy  i wymogi zgodności

•  Potrącenia i składki płacowe

• Wymogi dotyczące rozwiązania umowy i odprawy

Buduj swoje międzynarodowe zespoły z  G-P

Tworzenie listy płac, obliczanie potrąceń i zapewnianie zgodności z przepisami może odwrócić Twoją uwagę od bardziej istotnych spraw biznesowych. Jako globalny pracodawca formalny , G-P przejmuje te obowiązki, dzięki czemu możesz skoncentrować się na  strategicznych inicjatywach  i budowaniu swojego zespołu.

Zarezerwuj demo, aby dowiedzieć się więcej.

Często zadawane pytania