Outsourcing jest w wielu firmach standardową praktyką, ale czy rozważaliście wyoutsourcowanie swojego działu kadr? Może nie dla Twojej siedziby głównej, ale co jeśli rozszerzasz swoją działalność na skalę globalną? Budowa nowego zespołu międzynarodowych pracowników może być ekscytującym i owocnym krokiem dla Twojej firmy, ale może się okazać, że próba zarządzania zasobami ludzkimi dla tych pracowników jest zbyt skomplikowana lub po prostu niewykonalna.
Na szczęście współpraca z pracodawcą formalnym (EOR) może pozwolić Ci przekazać funkcje kadrowe kilku bardzo zdolnym pracownikom. Przyjrzyjmy się dziewięciu powodom, dla których globalne zasoby ludzkie są czymś, co wiele firm lepiej odchodzi od outsourcingu.
1. Nadal możesz wybierać swoich pracowników
Twój krajowy dział HR prawdopodobnie obsługuje cały cykl życia Twoich pracowników, począwszy od rekrutacji. Możesz zlecić zatrudnienie agencji, ale wielu pracodawców lubi kontrolować ten proces, aby mieć pewność, że znajdą najlepszych kandydatów do swojego zespołu. Jeśli dotyczy to Twojej firmy, z przyjemnością dowiesz się, że możesz zlecić wszystkie inne aspekty zarządzania zasobami ludzkimi swoim pracownikom międzynarodowym bez rezygnacji z możliwości wyboru nowych pracowników.
Współpracując z pracodawcą formalnym, nadal możesz zarządzać własnym procesem zatrudniania. Możesz reklamować swoje stanowiska, przeglądać podania, przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne i wybierać kandydatów, którzy będą najlepiej pasować do danego stanowiska. Ale po dokonaniu tych wyborów możesz przekazać zadania, takie jak wdrożenie, lista płac i reszta cyklu życia pracownika pracodawcy formalnemu.
Taki układ zapewnia Twojej firmie to, co najlepsze. Możesz wybrać swoich międzynarodowych pracowników i poprosić ich o pracę dla Ciebie bez konieczności obsługi logistyki, która może spowodować poważne bóle głowy Twojego krajowego zespołu HR lub zmusić Cię do zbudowania zupełnie nowego zespołu do operacji międzynarodowych.
2. Zrzekasz się obciążenia zgodnością z prawem
Jedną z największych przeszkód dla firmy po raz pierwszy zatrudniającej pracowników w nowym kraju jest zgodność z prawem. Każdy kraj ma swoje własne przepisy prawa pracy, których należy przestrzegać. Konieczne może być również przestrzeganie przepisów prawa dotyczących określonych stanów, terytoriów lub gmin. W wielu przypadkach musisz zrozumieć nieznane przepisy regulujące następujące kwestie:
- Postępowanie z danymi osobowymi
- Minimalne stawki płac
- Wynagrodzenie za nadgodziny
- Maksymalna liczba godzin pracy
- Święta
- Coroczny płatny urlop
- płatne urlopy chorobowe,
- płatne urlopy rodzicielskie,
- płatne urlopy opiekuńcze,
- Ochrona zdrowia
- Warunki pracy
- Umowy o pracę
- Procedury rozwiązania stosunku pracy
Przy tak wielu legalnościach, firmy zatrudniające pracowników międzynarodowych są narażone na poważne ryzyko niezgodności z przepisami. Jeden błąd może prowadzić do nałożenia grzywien lub innych kar prawnych ze strony stanu lub pozwów sądowych od pracowników lub ich związków zawodowych. Unikanie tych kosztownych scenariuszy jest główną korzyścią globalnego outsourcingu kadr.
Gdy powierzasz zgodność z prawem organizacji, która jest dobrze zaznajomiona ze wszystkimi lokalnymi przepisami prawa pracy, nie musisz poświęcać dużej ilości czasu i zasobów na samodzielne zbadanie tych przepisów lub zatrudnienie prawników, aby pomóc Ci zachować zgodność z przepisami. Zamiast tego możesz usunąć ten stresor i mieć pewność, że Twój pracodawca formalny przyznaje pracownikom wszystkie prawa, do których są uprawnieni na mocy swoich przepisów.
3. Możesz zrezygnować z utworzenia podmiotu
Jeśli planujesz powołać personel HR i bezpośrednio zatrudnić nowy międzynarodowy zespół, oznacza to, że musisz założyć podmiot prawny w tym kraju. Wynika to z faktu, że kraje na ogół nie zezwalają międzynarodowym pracodawcom na zatrudnianie obywateli. Zamiast tego musisz założyć firmę jako pracodawcę w tym kraju. Podmioty mogą przyjmować różne formy, takie jak oddziały i spółki zależne.
Procedura zakładania podmiotu prawnego jest inna w każdym kraju, ale w większości przypadków jest to proces, który może trwać miesiącami. Może to być również wydatek, na który niektóre firmy po prostu nie mogą sobie pozwolić. Nawet jeśli Twoja firma może sobie pozwolić na założenie podmiotu, przed pełnym zaangażowaniem się w założenie tam podmiotu zależnego warto sprawdzić swoje wejście na nowy rynek. Z tych wszystkich powodów niektóre firmy decydują się na współpracę z pracodawcą formalnym .
Jeśli Twoja firma chce rozwijać się globalnie, ale nie chce zakładać podmiotu, idealnym rozwiązaniem jest pracodawca formalny. Twój pracodawca formalny zajmie się wszystkimi zadaniami kadrowymi, których nie możesz zgodnie z prawem wykonać bez podmiotu, a Ty nadal będziesz w stanie nawiązać relacje z międzynarodowymi pracownikami i przetestować swoją ekspansję.
4. Uniknięto Ci złożoności listy płac
Zarządzanie listą płac to ciągłe zadanie kadrowe, na które nie możesz sobie pozwolić. Ustanowienie listy płac w Twoim kraju może być dużym zadaniem dla działu kadr, ale międzynarodowa lista płac może być jeszcze większym zadaniem. Płacenie pracownikom może wydawać się proste, ale wiąże się z wieloma kwestiami, w tym:
- Ustalenie odpowiedniego wynagrodzenia.
- Dodawanie premii, gdy są one uzasadnione lub prawnie wymagane.
- Płacenie prawidłowych stawek za pracę w godzinach nadliczbowych.
- Płacenie pracownikom w odpowiednich odstępach czasu.
- Dokładne postępowanie z urlopami lub zasiłkami chorobowymi.
- Potrącanie odpowiednich kwot z tytułu podatku dochodowego i ubezpieczenia społecznego.
Sama ostatnia pozycja może być skomplikowanym zadaniem, ponieważ stawka płacona przez pracownika w podatkach lub stawka płacona przez pracodawcę i pracownika w ramach różnych programów ubezpieczeń społecznych może się różnić w zależności od czynników, takich jak wysokość zarobków pracownika. Na szczęście nie musisz radzić sobie z żadną z tych złożoności, zlecając listy płac pracodawcy formalnemu.
Na przykład pracodawca formalny w Zambii powinien znać odpowiednią kwotę podatku dochodowego do potrącenia zgodnie z progresywnymi stawkami danego kraju i systemem Pay As You Earn. Pracodawca formalny w Brazylii powinien wiedzieć, że pracownik musi otrzymać premię w postaci trzynastki podzielonej na dwie raty w ciągu roku. Niezależnie od tego, gdzie się rozwijasz, przekazywanie zawiłości listy płac ekspertowi jest jedną z głównych korzyści międzynarodowego outsourcingu kadr.
5. Możesz skorzystać z gotowych pakietów świadczeń
Gdy jesteś gotowy do podjęcia współpracy z międzynarodowym zespołem, stworzenie idealnego pakietu świadczeń nie powinno być przemyślane. Niezależnie od tego, w jakim kraju się znajdujesz, pracownicy dbają o swoje świadczenia. Osoby poszukujące pracy przeglądają oferty pracy lub rozważają ofertę pracy z Twojej firmy, więc z pewnością będą chciały wiedzieć, jakie świadczenia oferujesz, a to może mieć wpływ na to, czy akceptują ofertę pracy. W ankiecie przeprowadzonej w USA 79% pracowników stwierdziło, że wybrałoby ulepszony pakiet świadczeń zamiast podwyżki płac.
To samo badanie wykazało, że niektóre z najlepszych świadczeń, które pracownicy cenią bardziej niż wyższe wynagrodzenie, obejmują ubezpieczenie zdrowotne, płatne dni wolne i zwolnienia lekarskie, premie za wyniki, oszczędności emerytalne lub emerytury oraz elastyczność planowania. Jednak w innym kraju pracownicy mogą szukać innych korzyści.
Musisz przerobić swój pakiet świadczeń, gdy zaczniesz zatrudniać w nowym kraju, aby mieć pewność, że zaoferujesz wszystkie świadczenia, do których pracownicy są uprawnieni, wraz z innymi świadczeniami, które pomogą Ci stać się konkurencyjnym pracodawcą i przyciągnąć najbardziej utalentowanych pracowników. Pracodawca formalny w kraju, w którym planujesz rozpocząć zatrudnianie, będzie wiedział, jakich świadczeń szukają osoby poszukujące pracy i będzie miał atrakcyjne pakiety świadczeń gotowe do pracy dla nowych pracowników.
6. Możesz zaoszczędzić pieniądze
Outsourcing zawsze wiąże się z kosztami, ale musisz rozważyć dostępne opcje, aby ustalić, czy ten koszt może w dłuższej perspektywie faktycznie przynieść oszczędności. Zastanów się, ile by to kosztowało, gdyby obsłużyłeś międzynarodowe działy kadr na miejscu. Aby to zrobić, musisz założyć podmiot w tym kraju i zaangażować personel działu kadr, który zajmie się wszystkimi funkcjami kadrowymi.
Paying your new HR staff can add up quickly. Consider, for example, that an HR manager in the United Kingdom earns an average annual base salary of £46063. This is not the only cost involved in handling HR in-house, but it’s one of the most significant. By eliminating the need to bring on a whole new HR team, you can immediately save your company a large sum of money.
Dzięki outsourcingowi działu kadr możesz również zaoszczędzić pieniądze, nie zakładając podmiotu i unikając kosztownych grzywien lub procesów sądowych, które przychodzą w przypadku nieumyślnego złamania prawa. Małe firmy mogą również zaoszczędzić pieniądze na świadczeniach pracowniczych, zlecając outsourcing działu kadr. Dzieje się tak dlatego, że organizacje zajmujące się zatrudnieniem zawodowym mogą często uzyskać lepsze stawki na prywatne pakiety ubezpieczeniowe dla Twoich pracowników.
7. Zyskujesz dostęp do lokalnej znajomości
Kolejną z wielu korzyści wynikających z outsourcingu globalnych funkcji kadrowych jest to, że natychmiast zyskujesz zespół kadrowy z lokalną wiedzą specjalistyczną. Zrozumienie prawa może być głównym problemem, ale samo zbadanie prawa nie wystarczy, aby z powodzeniem zatrudnić pracowników międzynarodowych. Musisz również znać lokalne zwyczaje i praktyki, które nie są określone w przepisach prawa, ale nadal mają kluczowe znaczenie dla zadowolenia pracowników.
Według organizacji Personnel Today te bardziej miękkie elementy kulturowe często pomijają pracodawcy międzynarodowi. Znajomość kulturową najlepiej zdobywa się dzięki bezpośredniemu doświadczeniu w danym kraju. Tego rodzaju znajomość miejsc jest trudna do powielenia dla firmy, która dopiero zaczyna poznawać kulturę innego kraju. Na szczęście pracodawca formalny w danym kraju będzie dysponował lokalną wiedzą specjalistyczną, która wykracza poza prawo.
Nasze zespoły ds. kadr w 187 krajach, w których jesteśmy obecni, rozumieją takie kwestie, jak uprzejmości, których oczekują pracownicy oraz zwyczajowe premie lub prezenty. Nadal będziesz chciał poznać kulturę i zwyczaje biznesowe swoich międzynarodowych pracowników, aby móc budować silne relacje, ale jak się dowiesz, Twój pracodawca formalny pomoże Ci wypełnić lukę.
8. Nie musisz zajmować się międzynarodowymi zwolnieniami z pracy
Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikami może być skomplikowaną firmą w większości krajów na całym świecie. Stany Zjednoczone są znane z zatrudnienia według uznania, w którym pracodawcy mogą zwolnić pracownika z dowolnego powodu w dowolnym momencie, o ile nie naruszają prawa. W Danii obowiązuje również system elastyczności, który ułatwia pracodawcom odejście z pracy. Jednak w większości krajów istnieją rygorystyczne standardy dotyczące rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem i konkretne procedury, których należy przestrzegać.
Próba zwolnienia kogoś, gdy nie jest to uzasadnione przez krajowe prawo pracy, może skutkować poważnymi karami dla Twojej firmy. Niektóre kraje są bardziej sporne niż inne i możesz oczekiwać od pracowników pozwania, jeśli nie czują, że zasługują na zwolnienie. Może się zdarzyć, że będziesz musiał wypłacać wynagrodzenie z góry, wypłacać zwroty, cierpieć emocjonalnie i nie tylko.
Nie trzeba dodawać, że chcesz unikać takich sytuacji, dlatego musisz radzić sobie z rozwiązaniem stosunku pracy z najwyższą starannością i dogłębnym zrozumieniem prawa. Brak konieczności radzenia sobie z tymi delikatnymi sytuacjami jest kluczową korzyścią globalnego zarządzania zasobami ludzkimi. Twój pracodawca formalny będzie wiedział, czy może legalnie zwolnić lub zwolnić pracownika, w zależności od sytuacji. Będą oni również znać procedury, których należy przestrzegać, aby prawidłowo postępować z rozwiązaniem stosunku pracy.
9. Możesz skupić się na obawach wyższego poziomu
Ogólnie rzecz biorąc, jedną z najlepszych korzyści z outsourcingu usług kadrowych jest to, że pozwala ona Twojej firmie poświęcić czas i uwagę innym rzeczom. Czas poświęcony na określenie nieznanych przepisów prawa pracy i systemów podatkowych można zamiast tego skierować na centralne aspekty prowadzenia działalności. Jest to szczególnie pomocne podczas ekspansji globalnej, ponieważ prawdopodobnie masz wiele rzeczy, na których Twoja firma chciałaby się skupić, aby Twoja ekspansja zakończyła się sukcesem.
Możesz również poświęcić więcej uwagi budowaniu silnych relacji z międzynarodowymi pracownikami i pielęgnowaniu współpracy w całym globalnym zespole. Działania te wymagają wspólnego wysiłku, zwłaszcza na początku ekspansji, a to również dni, w których możesz znaleźć się w obawach kadrowych, jeśli nie zdecydujesz się na outsourcing.
Zaplanuj jako firmę, aby określić, gdzie Twoje kierownictwo może dostarczyć wyjątkową wartość i gdzie nic nie stracisz poprzez outsourcing. Może to prowadzić do outsourcingu innych aspektów działalności międzynarodowej, takich jak zatrudnianie. Dla większości firm nie należy mówić, że nic nie stracą, zlecając outsourcing działu kadr. Jak widzieliśmy we wszystkich omówionych przez nas korzyściach, korzystanie z pracodawcy formalnego może stanowić dla Twojej firmy istotną wartość dodaną. Mogą oni wnieść swoją wiedzę do stołu, dzięki czemu możesz wykorzystać ją do rozwoju swojej firmy.
Międzynarodowe usługi kadrowe Globalization Partners
Krótko mówiąc, outsourcing międzynarodowych funkcji kadrowych pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze i bóle głowy, a także pomaga zapewnić sprawiedliwe traktowanie wszystkich pracowników zgodnie z ich własnymi przepisami i zwyczajami. Biorąc pod uwagę wszystkie te międzynarodowe świadczenia kadrowe, możesz stwierdzić, że korzystanie z usług pracodawcy formalnego jest najlepszą opcją dla Twojej międzynarodowej ekspansji.
Globalization Partners może pełnić rolę pracodawcy formalnego Twoich międzynarodowych pracowników w 187 krajach na całym świecie. Nasze zespoły są dobrze ugruntowane dzięki dogłębnemu zrozumieniu lokalnych przepisów prawa pracy i zwyczajów. Możemy zająć się podstawowymi funkcjami kadrowymi, w tym wdrażaniem, listą płac, zgłoszeniami podatkowymi, świadczeniami i innymi kwestiami. Współpraca z Globalization Partners pozwala Ci przyspieszyć globalną ekspansję, zachować zgodność z prawem i budować pozytywne relacje zawodowe z nowymi pracownikami.
Aby uzyskać więcej informacji na temat międzynarodowych operacji HR, pobierz nasz e-book „Global Hiring Handbook: Wdrażaj i zarządzaj talentami w krajach z 20 czołową ekspansją”.