Fachowe wskazówki dotyczące najlepszych narzędzi wspierających działanie międzynarodowych zdalnych zespołów

Ponieważ firmy chcą dostosować się do świata po pandemii i spełnić zmieniające się potrzeby swojego zdalnego zespołu, inwestowanie w najlepsze narzędzia ma kluczowe znaczenie. Dzięki temu firmy będą utrzymywać jasną komunikację i będą zachęcać do ścisłej współpracy, co ma kluczowe znaczenie dla utrzymania i przyciągania najbardziej utalentowanych pracowników, którzy szukają pozytywnych doświadczeń pracowników.

Chociaż technologia umożliwia pracownikom biurowym wykonywanie tej samej pracy w dowolnym miejscu, przy zwiększonej produktywności, nie wszystkie narzędzia do pracy zdalnej są sobie równe. Przyjrzyjmy się kilku niezbędnym narzędziom cyfrowym, które pomogą Twoim zdalnym pracownikom i zespołom rozwijać się.

Jakie jest największe wyzwanie związane z pracą zdalną?

Jednym z wyzwań, przed którymi stoją zespoły zdalne, jest pozostawanie w kontakcie. Aby temu przeciwdziałać, firmy muszą znaleźć najlepsze narzędzia i korzystać z nich, aby integracja pracy zdalnej była jak najbardziej bezproblemowa.  Jednak praca zdalna doprowadziła do nasycenia usług oprogramowania. Jakich narzędzi potrzebujesz, aby Twój zespół zdalny mógł się rozwijać podczas pracy w różnych lokalizacjach na całym świecie? Poprosiliśmy eksperta Globalization Partners (G-P ), wiceprezesa ds. technologii informatycznych, Stephena McCormacka, o omówienie jego najważniejszych wyborów dotyczących łączności i możliwości zdalnego zespołu.

Poniżej podkreśla niektóre z najlepszych w swojej klasie narzędzi zdalnych, od rekrutacji przez wdrożenie do wideokonferencji.

Jakie są najlepsze narzędzia do rekrutacji w ramach G-P?

Stephen: Mówiąc o narzędziach zdalnych, ważne jest, aby docenić ich wpływ i przydatność jeszcze przed wdrożeniem pracownika.

• Anaplan: Na przykład korzystamy z Anaplan, aby dostarczać oparte na danych, zautomatyzowane prognozy, które pozwalają nam dokładnie zaplanować nasze potrzeby rekrutacyjne.
• Greenhouse: Greenhouse to zdalne narzędzie, które pozwala nam dokumentować nasz proces rozmowy kwalifikacyjnej i śledzić drogę kandydata od początku do końca. Nasi kierownicy ds. zatrudnienia i partnerzy ds. pozyskiwania talentów wykorzystują je do analizy każdej istotnej roli i weryfikacji kandydatów przed etapem rozmowy kwalifikacyjnej. Po przeprowadzeniu wywiadu informacje zwrotne są przetwarzane w Greenhouse, która będzie widoczna dla wszystkich odpowiednich stron wewnętrznych związanych ze stanowiskiem otwartym.
• Crosschq: Crosschq jest używany, gdy zdecydowaliśmy się na kandydata i należy sprawdzić referencje osoby przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną. Crosschq to doskonały przykład narzędzia online, które zastąpiło tradycyjną rozmowę telefoniczną, aby uzyskać istotne informacje zwrotne na temat kandydata. Dzięki temu sędzia może poświęcić czas na udzielanie opinii i robienie tego we własnym tempie i zgodnie z harmonogramem, dzięki czemu informacje zwrotne są bardziej precyzyjne i wartościowe.
• DocuSign : DocuSign to ostateczne narzędzie zdalne, o którym warto wspomnieć w procesie zatrudniania. Po złożeniu i zaakceptowaniu oferty potencjalny pracownik otrzymuje umowę. DocuSign umożliwia wybranemu kandydatowi zdalne podpisanie umowy i zwrócenie jej kierownikowi ds. zatrudnienia za pomocą jednego kliknięcia.

Jakie technologie pomagają w zdalnym wdrożeniu?

Stephen: Ważnym elementem budowania zespołów zdalnych jest posiadanie skutecznego systemu zarządzania szkoleniami. W G-P używamy tylko mniej.

Bycie firmą działającą wyłącznie zdalnie oznacza, że wszyscy nowi pracownicy zwykle rozpoczynają życie w G-P ze swojego domowego biura. W związku z tym inicjatywa Lessonly odgrywa kluczową rolę w zrozumieniu:

• Cała firma
• Ich odpowiedni dział
• Polityki i procedury firmy
• Schematy organizacyjne
• Ponadto wszystkie narzędzia zdalne działają

Mniejsze tylko to klucz do pomyślnego wdrożenia naszych pracowników. Odpowiedni kierownik i pracownicy działu kadr ściśle współpracują z nowym pracownikiem, aby zaplanować każdy moduł szkoleniowy Mniej tylko w ciągu pierwszych dwóch tygodni jego nowej kariery w G-P .

Które narzędzia cyfrowe pomagają przeprowadzić zdalną ocenę wyników?

Stephen:  Podczas zarządzania zespołem zdalnym ważne jest posiadanie w swoim arsenale narzędzia, które zapewnia pracownikowi regularny, ustrukturyzowany dostęp do swojego kierownika. 15Five pozwala pracownikom co tydzień przekazywać aktualne informacje na temat swoich działań i podkreślać, co planują osiągnąć w ciągu następnych siedmiu dni. Ponadto mogą śledzić swoje postępy w realizacji celów osobistych, działu i firmy.

Ponownie, w firmie działającej wyłącznie zdalnie, takiej jak G-P, takie narzędzie 15Five jest doskonałym przykładem tego, jak najlepiej zapewnić wszystkim łączność, zarówno w górę, jak i w dół łańcucha dowodzenia. Oczywiście kierownik powinien również przeprowadzać 1:1 spotkania co najmniej raz w tygodniu i przekazywać aktualne informacje swojemu zespołowi.

Ale praca jest zawsze tak pracowita, a czas ma tendencję do latania. 15Five promuje automatyczny okres refleksji, zwykle pod koniec tygodnia, gdzie możemy rozważyć nasze cele i sposób ich realizacji w następnym tygodniu. To oczywiście bardzo ważne.

A co z narzędziami do zarządzania finansami?

Stephen: W lipcu tego roku uruchomiliśmy Workday w G-P. Workday jest naszym podstawowym systemem zarządzania kapitałem ludzkim i systemem finansowym. To nasze narzędzie do planowania zasobów przedsiębiorstwa.

Wcześniej wykonywaliśmy te zadania w kilku oddzielnych aplikacjach. Od czasu wdrożenia Workday skonsolidowaliśmy wszystkie te elementy w jednym parasolu.

Krótko mówiąc, Workday działa jako źródło dokumentacji dla pracownika pod względem dni wolnych od pracy, wydatków, listy płac i wszelkiego rodzaju informacji HR. Służy również jako finansowe źródło dokumentacji, które kończy się tworzeniem naszego finansowego zestawu ksiąg każdego miesiąca roku.

Jakie jest najlepsze narzędzie do wideokonferencji?

Stephen: G-P korzysta z Zooma podczas naszych spotkań wideo. Jest używany zarówno wewnętrznie, jak i u partnerów zewnętrznych. Korzystamy z Zoom apodczas wszystkich naszych spotkań konferencyjnych, ważnych wydarzeń, webinariów itp. i zawsze okazało się to znaczącym sukcesem.

Jakie jest najlepsze narzędzie komunikacji dla zespołów zdalnych?

Stephen: Jeśli chodzi o komunikatory internetowe, Slack to najlepsze narzędzie do współpracy, preferowane przez współpracowników w G-P . Z naszego doświadczenia wynika, że Slack wyróżnia się w zakresie współpracy między poszczególnymi osobami a zespołami. Slack ma różne możliwości współpracy i komunikacji, od ogólnych kanałów, przez konkretne kanały projektu, kanały zespołu, po indywidualne wiadomości bezpośrednie między współpracownikami.

Co jest najlepsze w przypadku dokumentacji i przechowywania plików?

Stephen: Używamy wielu narzędzi do ustrukturyzowanego przechowywania plików, od Confluence i SharePoint po OneDrive . SharePoint i OneDrive są częścią 365 pakietu produktów Microsoft i wymagają niewielkiego wprowadzenia.

Konfluencja jest częścią pakietu produktów Atlassian. Używamy Confluence w G-P jako forum dokumentacji ad hoc, które jest bardzo elastyczne w zależności od wymagań konkretnego zespołu.

Jakie zdalne narzędzia G-P są wykorzystywane do cyberbezpieczeństwa?

Stephen: Jednym z moich głównych zadań w G-P jest zarządzanie bezpieczeństwem informacji. Bycie firmą działającą wyłącznie zdalnie niesie ze sobą wyzwania w tym obszarze.

Gdy Twój personel pracuje w biurze, masz dużą kontrolę w zakresie bezpieczeństwa informacji. Jednak z punktu widzenia pracy zdalnej nasza sieć jest w rzeczywistości każdym domem naszych 1300 pracowników. Dlatego może to być trudne środowisko, aby zapewnić, że nasi użytkownicy i systemy są bezpieczni z punktu widzenia bezpieczeństwa informacji. Aby to osiągnąć, wdrażamy kilka zdalnych narzędzi, które mogą ostrzegać nas o wszelkich potencjalnych problemach i pozwalać nam odpowiednio i precyzyjnie reagować, gdy jest to wymagane. Należą do nich między innymi Barracuda, Inky ,Crowdstrike i Netskope.

Poza zestawem zdalnych narzędzi, które pomagają nam zapewnić bezpieczeństwo, edukacja naszych użytkowników jest również kluczowa. Przeprowadzamy wewnętrzne ćwiczenia phishingowe, aby rozwijać dojrzałość w przestrzeni cyberbezpieczeństwa dla naszych pracowników. Budujemy świadomość poprzez programy szkoleniowe, które są regularnie dostępne w systemie Lessonly i za pośrednictwem Knowbe4.

Hakerzy mogą działać razem, więc aby temu przeciwdziałać, ważne jest, aby personel firmy również współpracował — aby pokonać sieć, potrzebna jest sieć.

Zbuduj już dziś globalny zespół zdalny

Budując zespół zdalny, może być trudniej zagwarantować, że wszyscy pozostaną w kontakcie. Ale kiedy wdrażasz najlepsze narzędzia komunikacji i narzędzia cyfrowe, możesz zapewnić solidne podstawy. Dzięki odpowiednim narzędziom do współpracy zespół zdalny zwiększył produktywność w porównaniu z personelem wewnętrznym, co przyczyniło się do udanej podróży firmy.

Aby uzyskać inne wskazówki i strategie, pobierz nasz e-book, Pełny przewodnik po budowaniu zdalnego zespołu globalnego, aby dowiedzieć się:

• Jak znaleźć najlepsze międzynarodowe talenty.
• Jak stworzyć skuteczny system zdalnego zarządzania.
• Jak zwiększyć produktywność, budując solidną kulturę pracy, która umożliwi Twojej firmie zdalny rozwój.