Finlandia jest krajem nordyckim z silną gospodarką, która zachęca do swobodnego przedsiębiorczości i własności prywatnej. J est również domem wysoko wykwalifikowanego personelu. Niezależnie od tego, czy rozważasz zatrudnienie fińskiego pracownika do pracy zdalnej dla swojej firmy, czy zatrudnienie całego zespołu pracowników w Finlandii, musisz zrozumieć niektóre kluczowe aspekty fińskiego rynku pracy, praktyki dotyczące zatrudniania i przepisy prawa pracy. W naszym przewodniku po zatrudnianiu w Finlandii omówimy te kluczowe punkty i przekażemy kilka wskazówek.
Co należy wiedzieć przed rozpoczęciem organizacji zatrudnienia w Finlandii
Zatrudnianie międzynarodowe wymaga przeprowadzenia pewnych analiz i często pomocy prawnej ze strony ekspertów lokalnych, gdyż każdy kraj ma swoje przepisy i zwyczaje w tym obszarze. Przepisy prawa pracy i praktyki dotyczące zatrudniania w Finlandii mogą różnić się od tych obowiązujących w Twoim kraju ojczystym. Przyjrzyjmy się najważniejszym aspektom organizacji zatrudnienia w Finlandii oraz temu, co trzeba wiedzieć przed rozpoczęciem rekrutowania tam pracowników.
1. Fiński rynek pracy
The Finnish labor force stands out for its exceptionally high level of education. As of 2016, 87.9 percent of Finns over the age of 25 had attained an upper secondary or tertiary education. The average Finnish student is expected to complete about 20 years of education, which is three years above the average for the EU.
Jakie są najpopularniejsze kierunki studiów? W roku 2019największy odsetek dyplomów uzyskało biznes, administrację i prawo, a także nauki humanistyczne i sztukę, a za nimi ściśle podąża technologia. Więcej szczegółowych danych z 2017 badań pokazuje, że inżynieria, produkcja, budownictwo, dziennikarstwo i nauki społeczne są również popularnymi tematami wśród studentów uniwersytetów. Najpopularniejsze obszary studiów doktorskich w 2019 obejmowały handel, administrację i prawo, ludztwo i sztukę, technologię oraz zdrowie i dobrostan.
Największym dotychczas sektorem w Finlandii jest sektor usług. Większość fińskich pracowników pracuje w tym sektorze, który obejmuje szeroki wachlarz branż, takich jak transport, usługi ochrony zdrowia i społeczne, a także hotelarstwo. Kolejnym największym sektorem w Finlandii jest produkcja. Jeśli Twoja firma działa w którymś z tych sektorów, masz duże szanse na znalezienie wysoce wykwalifikowanych kandydatów z doświadczeniem w Twojej branży.
2. Układy zbiorowe
Związki zawodowe odgrywają istotną rolę na fińskim rynku pracy. Podobnie jak w pozostałych krajach nordyckich, duży odsetek fińskich pracowników należy do związków zawodowych. Związki te negocjują ze stowarzyszeniami pracodawców układy zbiorowe. Takie porozumienia dodają dodatkowe zapisy do wymogów ustawowych dotyczących pracowników, często ustalając takie kwestie jak minimalne wynagrodzenie, maksymalna liczba godzin pracy, okresy wypowiedzenia itp.
Niektóre układy zbiorowe sporządzane są dla konkretnych firm lub grup firm. Jednakże wiele układów zbiorowych w Finlandii obowiązuje dla całych branż. Oznacza to, że układ zbiorowy prawdopodobnie dotyczy Twojej firmy i fińskich pracowników, nawet jeśli nie należysz do stowarzyszenia pracodawców w Finlandii lub Twoi pracownicy nie są członkami związków zawodowych. Oprócz zapoznania się z fińskimi przepisami prawa pracy musisz też poznać odpowiednie układy zbiorowe, aby zachować z nimi zgodność.
3. Godziny pracy i wynagrodzenie
Tydzień roboczy w Finlandii nie może przekraczać ośmiu godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo. Większość pracowników biurowych jest przyzwyczajona do nieco krótszego tygodnia pracy37.5, podzielonego na 7.5-hour dni. Praca w nadgodzinach jest możliwa, jeśli pracodawca zgłosi taką potrzebę, a pracownik się na to zgodzi. Nawet z godzinami nadliczbowymi tydzień roboczy nie może przekraczać średniej 48 godzin w okresie czterech miesięcy.
Pracownikom przysługuje 50procentowa składka od ich normalnego wynagrodzenia godzinowego za pierwsze dwie godziny pracy w ciągu dnia. Dalsze nadgodziny wymagają dodatku w wysokości 100% normalnej stawki godzinowej. W Finlandii nie obowiązuje krajowe minimalne wynagrodzenie, gdyż kwestię tę regulują układy zbiorowe. Co więcej, układ zbiorowy może określać inne stawki za pracę w godzinach nadliczbowych.
4. Podatki i świadczenia społeczne
Fińscy pracownicy płacą podatek dochodowy progresywny oraz gminny podatek dochodowy. Członkowie fińskiego Kościoła Ewangelicko-Luterańskiego oraz Kościoła Prawosławnego podlegają także podatkowi kościelnemu. Pracodawcy mają obowiązek potrącania podatków z wynagrodzenia pracowników.
Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy muszą opłacać składki na ubezpieczenie społeczne. Pracodawcy opłacają też ubezpieczenie od wypadków oraz grupowe ubezpieczenie na życie dla swoich pracowników. Pracodawcy i pracownicy opłacają ponadto ubezpieczenie na wypadek utraty pracy, ubezpieczenie chorobowe oraz emerytalne. Najwyższe składki idą na cel ubezpieczenia emerytalnego. W roku 2020pracodawcy wpłacili średnio 16.95 % wynagrodzenia brutto pracowników na ubezpieczenie emerytalne. Pracownicy wpłacają 7.15 % lub 8.65 %, w zależności od wieku. Pracodawcy muszą potrącać składki pracowników na ubezpieczenie społeczne.
5. Płatny czas wolny
Ustawa o świętach uprawnia fińskich pracowników do urlopu płatnego oraz określa, że przysługujący wymiar urlopu w danym roku liczy się od kwietnia do marca. Podczas pierwszego roku pracy pracownik otrzymuje prawo do dwóch dni urlopu płatnego za każdy miesiąc pracy. Po tym okresie pracownicy zarabiają nieco więcej w każdym miesiącu, łącznie 30 dni lub pięć tygodnirocznego płatnego urlopu. Pracownicy zwykle otrzymują również 10 płatne dni wolne w każdym roku.
Finowie mają też prawo do płatnego urlopu chorobowego. Jeśli pracownicy zachorują lub doznają urazu i muszą przegapić pracę, o ile są w Twojej firmie przez co najmniej miesiąc, musisz nadal płacić im przez maksymalnie 10 dni. Pracownicy, którzy zachorują, nie przepracowawszy pełnego miesiąca, mają prawo do otrzymania połowy normalnej stawki wynagrodzenia.
6. Języki lokalne
W Finlandii obowiązują dwa języki urzędowe: fiński i szwedzki. Spośród nich fiński jest zdecydowanie częściej używany. Większość Finów, których pierwszym językiem jest szwedzki, żyje na Wyspach Alandzkich, które stanowią autonomiczną część Finlandii na Morzu Bałtyckim. Badanie 2018 wykazało, że 93 % mieszkańców Finlandii w wieku 18-64 miało pewien poziom biegłości w co najmniej jednym języku oprócz ich języka ojczystego.
Najpopularniejsze drugie języki w Finlandii to angielski, szwedzki i niemiecki. Firmy z krajów anglojęzycznych powinny wiedzieć, że około 90 % Finów potwierdza , że mówi po angielsku. Jest to język szczególnie często używany w biznesie. Jednak nauczenie się kilku fraz fińskich do wykorzystania w rozmowie z fińskimi współpracownikami to dobry sposób na okazanie szacunku i dobrej woli.
Koszt zatrudnienia pracownika w Finlandii
Gdy zatrudniasz pracowników w nowym kraju, musisz wziąć pod uwagę bieżące koszty pracy i koszty procesu rekrutacji z góry. Koszt pracy w Finlandii jest nieco powyżej średniej dla UE. Oprócz płacy, którą wypłacasz pracownikom, weź też pod uwagę dodatkowe koszty świadczeń. W Finlandii zalecamy uwzględnienie w budżecie dodatkowych 25 procent wynagrodzenia pracowników na świadczenia ustawowe.
W przypadku procesu rekrutacyjnego trzeba wziąć pod uwagę następujące koszty:
- Analizy i pomoc prawna celem zachowania zgodności
- Opłaty za ustanowienie działalności biznesowej
- Czas komisji rekrutacyjnej
- Zewnętrzna agencja zatrudnienia
- Płatne oferty pracy
- Kontrola przed zatrudnieniem
- Koszty podróży
Czego potrzebuje firma do zatrudniania pracowników w Finlandii?
Jeśli chcesz zatrudnić pracowników w nowym kraju, masz dwie główne opcje: założenie podmiotu biznesowego w tym kraju lub współpraca z pracodawcą formalnym (EOR). Jeśli zdecydujesz się założyć filię, musisz przestrzegać wszystkich wymogów dla konkretnej lokalizacji, oprócz wymogów określonych w fińskiej ustawie o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Założenie firmy w Finlandii zajmuje 13 dni lub więcej. Przed rozpoczęciem procesu zatrudniania zaplanuj wykonanie następujących kroków:
- Wybierz strukturę biznesową: Ogólnie rzecz biorąc, dla swojej spółki zależnej warto wybrać między prywatną a publiczną spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Możesz też otworzyć oddział zagraniczny swojej firmy, ale takie oddziały muszą ściślej współdziałać ze swoimi firmami nadrzędnymi niż podmioty zależne. Konieczne będzie też ustalenie struktury zarządzania.
- Otwórz konto bankowe: musisz otworzyć konto bankowe w Finlandii i spełnić wymóg minimalnego kapitału zakładowego dla Twojego typu działalności.
- Przesyłanie dokumentów biznesowych: musisz sporządzić i złożyć kilka dokumentów, w tym akty podstawowe, swój statut stowarzyszeń oraz wyjaśnienie działalności biznesowej i bankowej Twojej firmy. Dane identyfikacyjne trzeba też wysłać wszystkim akcjonariuszom i dyrektorom, włączając w to poświadczone notarialnie kopie paszportów.
- Złóż powiadomienie o rozpoczęciu działalności: Należy również złożyć powiadomienie o rozpoczęciu działalności, aby można było zarejestrować się w rejestrze handlowym i rejestrze administracji podatkowej.
- Zakup polis ubezpieczeniowych: Należy wykupić prywatne polisy ubezpieczeniowe. Obejmuje to ubezpieczenie emerytalne, ubezpieczenie od odszkodowań dla pracowników oraz grupowe ubezpieczenie na życie. Polisy można wykupić w firmach ubezpieczeniowych uprawnionych przez fińskie prawo.
Możesz uniknąć tej listy wymogów, jeśli zdecydujesz się na współpracę z pracodawcą formalnym. Współpracując z pracodawcą formalnym, znanym również jako organizacja zatrudnienia zawodowego (PEO), nie musisz zakładać podmiotu biznesowego — pracodawca formalny pełni funkcję oficjalnego fińskiego pracodawcy i jest odpowiedzialny za listy płac, świadczenia pracownicze i zadania kadrowe, takie jak wdrażanie pracowników, abyś mógł skupić się na rozwoju swojej firmy. Jednak nadal zarządzasz swoimi pracownikami i ich codziennymi obowiązkami.
Etapy zatrudniania w Finlandii
Jeśli zastanawiasz się, jak zatrudniać pracowników w Finlandii, przekonasz się, że proces ten przypomina ten proces w wielu innych krajach. Jednakże niektóre aspekty fińskiego prawa oraz kultury mogą wpływać na to, jak będziesz realizować zadania w obrębie poszczególnych etapów.
1. Reklamowanie stanowisk
Gdy osiągniesz gotowość do rozpoczęcia poszukiwań, przygotuj oferty pracy. W większości przypadków dobrze będzie przygotować je w języku fińskim, dlatego możesz zatrudnić do pomocy tłumacza. Możesz też opublikować ogłoszenia po angielsku, jeśli szukasz osób dobrze władających tym językiem. Po utworzeniu ofert pracy poszukaj najlepszych miejsc na ich publikację.
Finlandia ma imponująco wysoki współczynnik penetracji użytkowników Internetu, więc reklamowanie ofert pracy online to solidna strategia. Nadal możesz publikować ogłoszenia w gazetach lub innych tradycyjnych mediach, ale popularne są internetowe portale z ogłoszeniami o pracę, takie jak Monster.fi, Oikotie.fi i Duunitori.fi. Możesz też opublikować swoje ogłoszenia na portalach właściwych dla Twojej branży. Niektórzy Finowie również szukają pracy w mediach społecznościowych, zwłaszcza LinkedIn.
2. Wybierz najlepszych kandydatów
Przy aplikowaniu do pracy fińscy pracownicy zwykle przesyłają zwięzły życiorys oraz list motywacyjny. Możesz też przygotować kwestionariusze, testy umiejętności czy inne zadania interaktywne w ramach procesu rekrutacji, o ile będziesz unikać pytań, które mogą zostać uznane za dyskryminujące. Twoja agencja zatrudnienia lub komisja rekrutacyjna prawdopodobnie skorzysta z oprogramowania do wstępnego odsiania części aplikacji. Po zawężeniu puli kandydatów musisz wybrać tych, którzy wydają się najlepiej pasować do Twojej firmy.
3. Kandydaci z rozmowy kwalifikacyjnej
Zaplanuj rozmowy osobiste lub wirtualne z najbardziej obiecującymi kandydatami. Ponieważ Finowie przyzwyczajeni są do komunikacji cyfrowej, wideorozmowy nie powinny stwarzać żadnych kłopotów. Jest to szczególnie cenna opcja, jeśli zatrudniasz pracowników zdalnych w Finlandii. Rozmowy kwalifikacyjne przeprowadzane osobiście również są dostępną opcją i mogą być preferowane, jeśli otwierasz biuro w Finlandii. Jeśli przeprowadzasz rozmowy kwalifikacyjne na odległość, pamiętaj, żeby uwzględnić różnicę pomiędzy strefami czasowymi, jeśli Twoja firma nie działa według czasu wschodnioeuropejskiego.
4. Przedstawianie ofert pracy i przeglądanie umów
Po jednej lub wielu rundach rozmów kwalifikacyjnych, gdy już wybierzesz najlepszych kandydatów do dołączenia do Twojej firmy, możesz formalnie zaproponować im pracę. Na tym etapie negocjowane jest wynagrodzenie oraz wszelkie inne warunki. Gdy kandydat zaakceptuje Twoją ofertę, należy sporządzić szczegółową umowę o pracę. W Finlandii tradycyjnie używane są umowy pisemne.
Musisz przekazać pracownikom pisemne oświadczenie dotyczące kluczowych warunków zatrudnienia. Dokument ten należy przekazać do końca pierwszego okresu wypłaty wynagrodzenia i powinien on obejmować ważne cechy umowy, w tym:
- Zakres obowiązków
- Okres próbny (jeśli obowiązuje)
- Właściwy układ zbiorowy
- Wynagrodzenie
- Standardowe godziny pracy i urlopy
- Okres wypowiedzenia w przypadku zwolnienia z pracy
Jeśli zatrudniasz kogoś w Finlandii na określony czas, musisz również uwzględnić ten czas trwania w umowie wraz z uzasadnieniem tego okresu. Dzieje się tak dlatego, że Finlandia nie zezwala na zawieranie umów na czas określony, chyba że masz uzasadniony powód , aby nie zawrzeć umowy na czas nieokreślony.
5. Wdrażanie kandydatów
Wreszcie możesz wdrożyć swoich nowych pracowników, wypełniając wszelką dokumentację potrzebną do utworzenia listy płac oraz dodając pracowników w swoich systemach wewnętrznych. Jeśli nie masz jeszcze przeanalizowanych umów z pracownikami, nadaj temu priorytet na ich pierwszy dzień pracy. Być może konieczne będzie zapewnienie szkoleń celem zapoznania nowych pracowników z Twoją firmą oraz ich nowym zakresem obowiązków.
Globalization Partners może pomóc Ci w budowie fińskiego zespołu
This guide to hiring employees in Finland will help you get started with your global expansion process. However, as you can see, establishing a subsidiary and complying with all of Finland’s employment laws can be burdensome. If you want to simplify the process and start hiring new employees in Finland without dealing with the time and costs associated with establishing an entity, Globalization Partners can serve as your EOR in Finland. Our solution paired with in-country legal experts will handle payroll, benefits, and other HR tasks for all your Finnish employees. To get started with this solution, request a proposal from Globalization Partners today.
