Malezja jest krajem Azji Południowo-Wschodniej podzielonym na dwa obszary geograficzne — wschodnią i zachodnią Malezję — które są oddzielone 640 kilometrami Morza Południowochińskiego. Malezja zyskała miano jednej z najsilniejszych i najszybciej rozwijających się gospodarek w Azji Południowo-Wschodniej. Przy średnim rocznym wskaźniku wzrostu PKB, który w ciągu ostatniej dekady utrzymywał się na poziomie 4.404 % , Malezja powinna nadal przyciągać firmy z całego świata.
Jeśli chcesz zatrudniać pracowników w Malezji, te wskazówki pomogą Ci w przejściu przez ten proces.
Co należy wiedzieć przed rozpoczęciem organizacji zatrudnienia w Malezji
Zanim rozpoczniesz rekrutację w Malezji, musisz poznać podstawowe informacje dotyczące tamtejszej siły roboczej oraz krajowe prawo pracy. Zatrudnianie międzynarodowe nie jest procesem, w którym uczenie się w trakcie jest mądrą strategią. Nieprzestrzeganie aspektów prawa pracy może skutkować grzywnami i konsekwencjami prawnymi. Przyjrzyjmy się wybranym informacjom dotyczącym zatrudniania nowych pracowników w Malezji, które musisz poznać.
1. Języki w Malezji
Malezja jest krajem wielokulturowym i domem dla różnych grup etnicznych — jednymi z najważniejszych są malajski, indyjski i chiński. Nie dziwi więc fakt, że Malezja jest tyglem, w którym funkcjonuje wiele języków. Oficjalnym językiem kraju jest malajski. Oprócz niego w Malezji można spotkać ponad 100 języków tubylczych. W zależności od tego, w której części kraju przebywasz, możesz spotkać ludzi mówiących głównie po chińsku, w języku tamilskim lub w innych językach.
Angielski jest popularnym drugim językiem i jest głównie używany w edukacji. Jednak językiem, który słyszysz w Malezji, prawdopodobnie będzie malezyjski standardowy angielski (MySE) — język pidżynowy, który czerpie z wpływów malajskich, tamilskich i chińskich. Ludność lokalna określa go mianem „Manglish” lub „Bahasa Rojak”, co oznacza mieszankę językową.
Malajski angielski znacznie różni się od angielskiego używanego w takich krajach jak USA, Wielka Brytania, Kanada czy Australia, dlatego jeśli szukasz kandydatów mówiących po angielsku, jasno określ odmianę angielskiego oraz stopień znajomości potrzebne w pracy. Szczęśliwie dla firm międzynarodowych wiele osób używających malajskiego angielskiego zna również standardowe odmiany i może ich używać w razie potrzeby. Jeśli dopuszczasz zatrudnienie pracowników nieznających Twojego języka, zadbaj o obecność tłumacza podczas rozmów kwalifikacyjnych oraz przy innych formach komunikacji.
2. Malezyjski rynek pracy
Malezja ma zróżnicowaną populację, a Malezyjczycy mają wyjątkowo wysokie wykształcenie w porównaniu z innymi krajami Azji Południowo-Wschodniej. Stopień alfabetyzacji w Malezji wynosi 95%, a w 2017 roku 538555 studentów było zapisanych na publicznych uczelniach. Najpopularniejsze kierunki studiów to nauki społeczne, biznes i prawo.
Krajowy sektor produkcyjny — w szczególności przemysł elektryczny i elektroniczny (E&E) — ma znaczący wpływ na gospodarkę Malezji i jest jednym z powodów, dla których niektóre międzynarodowe firmy decydują się na prowadzenie działalności w Malezji. Sektor produkcyjny przyciąga więcej zagranicznych inwestycji niż sektory podstawowe lub usługowe. W roku wartość 2018sprzedaży w branży E&E wzrosła do 290 miliarda malezyjskich Ringgitów (RM). Niektóre globalne firmy technologiczne, w tym Intel i Texas Instruments, mają oddziały w Malezji.
Malezja ma inne dobrze prosperujące branże w sektorach usług i produkcji, a jej grupa robocza oferuje różnorodne umiejętności. Niektóre inne istotne branże w kraju to produkcja motoryzacyjna, budownictwo, obronność, technologie komunikacyjne, technologie informatyczne i fintech.
3. Godziny pracy i ustawowy czas wolny
Standardowy tydzień roboczy w Malezji składa się z pięciu ośmiogodzinnych dni pracy, zwykle od 9 a.m. do 5 p.m. od poniedziałku do piątku. Maksymalna liczba godzin pracy może wynieść 48 w tygodniu, ale praca w nadgodzinach wymaga stawki wynagrodzenia wynoszącej 1.5 normalnej stawki pracownika. Pracownicy mają też prawo do jednego dnia odpoczynku po sześciu dniach pracy.
Malezyjscy pracownicy uprawnieni są do płatnego urlopu wypoczynkowego w każdym roku. Przed przepracowaniem dwóch lat w firmie pracownik powinien otrzymać co najmniej osiem dni urlopu wypoczynkowego. Po dwóch latach minimalny wymiar urlopu wzrasta do 12 dni, a po kolejnych pięciu wynosi 16 dni. Wszyscy pracownicy w Malezji są również uprawnieni do świąt państwowych jako płatnych dni wolnych.W pewnych okolicznościach pracownicy mogą również otrzymać płatny urlop chorobowy.
4. Wynagrodzenie
Malezja ma najwyższe minimalne wynagrodzenie w Azji Południowo-Wschodniej, ale nadal jest ono stosunkowo niskie w porównaniu z wieloma innymi krajami. W roku Ministerstwo Zasobów Ludzkich wydało gazetęluty 2020, w której pracodawcy muszą płacić swoim pracownikom co najmniej RM1200 miesięcznie lub RM5.77 za godzinę. Przy zatrudnianiu firmy międzynarodowe powinny też zorientować się w typowych zarobkach na analogicznych stanowiskach w danej branży, a także uwzględnić koszt utrzymania w danym regionie.
Wieku malezyjskich pracowników jest przyzwyczajonych do otrzymywania do premii za wyniki. Jeśli planujesz oferować takie premie, warto dodać taką informację w umowie o pracę. W odróżnieniu od innych krajów wypłacana na koniec roku trzynastka, będąca równowartością miesięcznych zarobków, nie jest wymogiem prawnym w Malezji, ale jest powszechnie stosowana. Dlatego w listach z ofertą pracy warto jasno zaznaczyć, czy podana płaca obejmuje trzynastą pensję, czy nie.
5. Podatki i ubezpieczenie społeczne
Większość pracowników w Malezji płaci podatek dochodowy, którego stawka może wynieść nawet 30%. Pracodawcy są zobowiązani do potrącenia podatku dochodowego z pensji pracowników zgodnie z programem miesięcznych potrąceń podatków (MTD). Pracownicy wpłacają również 11 % swojego globalnego dochodu brutto na fundusz Employment Provident Fund (EPF). Jest to forma konta oszczędnościowego, które można wykorzystać na emeryturę lub w wyjątkowych sytuacjach, na przykład na zakup domu lub pokrycie wydatków medycznych. Pracodawcy odprowadzają też składki na ubezpieczenie społeczne.
Pracodawcy również opłacają składki na fundusz EPF oraz ubezpieczenie społeczne. W zależności od wysokości zarobków pracownika pracodawca odprowadza kwotę równą 12 lub 13 procentom miesięcznych zarobków brutto pracownika na fundusz EPF. Wysokość składek pracodawcy na ubezpieczenie społeczne również zależy od zarobków pracownika. Maksymalna kwota wynosi RM69.05 miesięcznie. W przypadku pracowników, którzy nie kwalifikują się do systemu emerytalno-rentowego, pracodawcy muszą odprowadzać składki na ubezpieczenie na wypadek bezrobocia.
Koszt zatrudnienia pracownika w Malezji
Zatrudnienie nowych pracowników wiąże się z nieuniknionymi kosztami. Gdy organizujesz zatrudnienie w nowym kraju, musisz wziąć pod uwagę dodatkowe wydatki związane z ekspansją. Wybrane koszty do uwzględnienia w budżecie:
- Rejestracja firmy: Jako pracodawca z kraju innego niż Malezja musisz najpierw otworzyć podmiot biznesowy w Malezji przed rozpoczęciem procesu zatrudniania. Rejestracja firmy w tym kraju wiąże się z określonymi opłatami.
- Pomoc prawna: Ponieważ malezyjskie prawo różni się od prawa, którego przestrzegasz, zaleca się współpracę z malezyjskim kancelarią prawną, która może pomóc Ci w tworzeniu umów i prowadzeniu działalności biznesowej w sposób w pełni zgodny z prawem.
- Opłaty z tytułu rekrutacji: Zatrudnianie za pośrednictwem agencji zatrudnienia może być wygodniejsze niż realizacja tego procesu wewnętrznie, ale za taką usługę możesz spodziewać się znacznych opłat. Opłaty z tytułu rekrutacji zwykle obliczane są jako iloczyn rocznego wynagrodzenia, które planujesz wypłacać pracownikowi, i stawki procentowej danej agencji. W Malezji stawka ta może wahać się od około 12 do 35 procent.
- Pracownicy działu kadr: Jeśli odejdziesz z pracy do własnego personelu działu kadr (HR), musisz wziąć pod uwagę koszt czasu, jaki poświęcają oni na proces rekrutacji. Może nawet zajść konieczność zatrudnienia dodatkowego personelu do pomocy przy zatrudnianiu międzynarodowym.
- Podróże: Jeśli otwierasz biuro, sklep detaliczny czy zakład produkcyjny w Malezji, musisz zaplanować częste podróże w jedną i drugą stronę w trakcie tego procesu. Nawet jeśli zatrudniasz tylko pracowników zdalnych w Malezji, możesz zechcieć udać się na miejsce celem przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych lub udziału w innych wydarzeniach.
- Tłumacz: W zależności od języka używanego przez kandydatów do pracy możesz potrzebować tłumacza przy prowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych oraz innych form komunikacji. Tłumacz nie jest potrzebny przy przygotowywaniu dokumentów rejestracyjnych firmy, gdyż mogą być one sporządzone w języku angielskim.
- Płatne oferty pracy: Publikowanie ofert pracy na portalach z ofertami pracy online lub w publikacjach branżowych może odbywać się za opłatą.
- Weryfikacja danych: Pracodawcy w Malezji mogą swobodnie zamawiać weryfikację danych kandydatów w ramach procesu poprzedzającego zatrudnienie. Jeśli planujesz zapłacić firmie zewnętrznej za przeprowadzenie kontroli informacji, uwzględnij to w swoich wydatkach na organizację zatrudnienia.
Czego potrzebuje firma do zatrudniania pracowników w Malezji?
Zapoznanie się z przewodnikiem po zatrudnianiu w Malezji nie wystarczy, aby skutecznie rozpocząć proces rekrutacyjny. Przed zatrudnieniem zgodnie z prawem malezyjskich pracowników musisz najpierw uzyskać status pracodawcy w Malezji. Możesz otworzyć oddział lub podmiot zależny. Aby otworzyć podmiot zależny, musisz:
- Przygotować i przesłać dokumenty poświadczające ustanowienie
- Zarejestrować swoją lokalizację
- Otworzyć konto w malezyjskim banku komercyjnym
- Zarejestrować się na potrzeby podatku od wynagrodzeń oraz podatku od towarów i usług (GST).
- Zarejestrować się w malezyjskim urzędzie ubezpieczeń społecznych (SOCSO)
Prostszą alternatywą dla ustanawiania podmiotu jest współpraca z pracodawcą formalnym, zwanym również organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego. Pracodawca formalny jest odpowiedzialny za zapewnienie, że Twoja firma przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów prawa w Malezji i zajmuje się zadaniami kadrowymi, takimi jak rejestracja na listę płac i pakiety świadczeń.
Współpracując z pracodawcą formalnym, nadal wybierasz swoich pracowników i nadal wykonują oni pracę dla Twojej firmy, ale technicznie zatrudnia ich pracodawca formalny. Oznacza to, że nie musisz otwierać działalności biznesowej w Malezji, przenosząc procesy kadrowe oraz obowiązek zachowania zgodności z przepisami na pracodawcę formalnego. Rozwiązanie to pozwala dużo szybciej rozpocząć proces zatrudnianie. Nawet jeśli rozważasz otwarcie podmiotu zależnego w Malezji, współpraca na początku z pracodawcą formalnym jest doskonałym sposobem na przetestowanie rynku przed pełnym zaangażowaniem się w ekspansję.
Etapy organizacji zatrudnienia w Malezji
Metody zatrudnienia, które znasz ze swojego kraju, nie przełożą się wprost na ten proces w Malezji. Praktyki dotyczące organizacji zatrudnienia w Malezji kształtowane są przez lokalne przepisy prawa, zasoby i zwyczaje. Przyjrzyjmy się bliżej etapom procesu organizacji zatrudnienia w Malezji.
1. Ogłoś swoje wakaty
Zacznij od utworzenia opisów stanowisk oraz wymaganych kwalifikacji, aby ogłosić swoje wakaty. Oferty mogą być sporządzone w języku malajskim lub angielskim, jeśli chcesz trafić do osób poszukujących pracy, które płynnie mówią po angielsku. Po przygotowaniu ofert pracy musisz ustalić, które platformy dają największą szansę, że odbiorcy docelowi na nie natrafią.
W sytuacji, gdy ponad 90 procent Malezyjczyków ma dostęp do Internetu, pracy szukają oni właśnie tam. Do portali zatrudnienia szczególnie popularnych w tym kraju zaliczamy JobStreet, WOBB, Sling, adnexio oraz LinkedIn. Ogłoszenia o pracę można też zamieszczać w publikacjach i na stronach specjalistycznych poświęconych konkretnej branży.
2. Przejrzyj podania i zawęź pulę kandydatów
Malezyjczycy ubiegający się o pracę zwykle przedkładają jedno- lub dwustronicowy życiorys (CV) i list motywacyjny. Jeśli opublikujesz swoje ogłoszenie zarówno po angielsku, jak i po malezyjsku, możesz otrzymać aplikacje w obu językach. Agencja rekrutacyjna lub wewnętrzna komisja rekrutacyjna przefiltruje wszystkie napływające podania, najprawdopodobniej z wykorzystaniem oprogramowania, w celu wybrania kandydatów o najlepszych kwalifikacjach.
3. Przeprowadź rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami o najlepszych kwalifikacjach
W przeszłości rozmowy kwalifikacyjne przy zatrudnianiu międzynarodowym wyglądały tak, że jechało się do danego kraju lub rozmawiało się przez telefon. Jeżeli chcesz zatrudnić w Malezji pracowników, którzy będą pracować w fizycznym biurze, zakładzie produkcyjnym lub innym miejscu tego typu, osobiste przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych wciąż jest dobrym pomysłem. W przypadku pracowników zdalnych popularne stało się prowadzenie takich rozmów w trybie wideo. Rozmowa wideo przez Internet dostarcza Ci takich samych informacji wzrokowych, jakbyście siedzieli twarzą w twarz z kandydatem, oszczędzając Ci konieczności podróży do danego kraju.
Jeśli zdecydujesz się na przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych przez telefon lub połączenia wideo, pamiętaj, żeby uwzględnić różnicę stref czasowych między Tobą a kandydatami. Strefa czasowa Malezji to czas malezyjski (MYT), który jest o osiem godzin wcześniejszy od czasu uniwersalnego koordynowanego (UTC).
4. Roześlij listy z ofertami i umowy o pracę
Po wybraniu kandydatów o najlepszych kwalifikacjach możesz rozesłać listy z ofertami. Jest to też dobry moment na przedstawienie roboczych wersji umów o pracę, jakie planujesz podpisać z poszczególnymi kandydatami. Jeśli planujesz zatrudniać kogoś w Malezji na okres dłuższy niż miesiąc, prawo wymaga zawarcia umowy o pracę na piśmie.
Zgodnie z ustawą dotyczącą zatrudnienia, w umowie o pracę muszą znaleźć się zapisy dotyczące zwolnienia z pracy. Pozostałe warunki pracodawca może określać wedle swojego uznania, przy czym muszą one być w zgodzie z uprawnieniami pracowniczymi wyszczególnionymi we wspomnianej ustawie, bądź lepsze od nich. Zadbaj o to, aby wysokość wynagrodzenia była wyrażona w ringgitach malezyjskich.
Na tym etapie niektórzy kandydaci mogą chcieć trochę negocjować, zanim ustalicie finalny kształt umowy i będą oni skłonni ją podpisać. Jeśli uzależniasz zatrudnienie danej osoby od wyników sprawdzenia informacji na jej temat, dopilnuj, aby było to dla niej jasne i aby podpisała ona umowę dopiero po tym, jak otrzymasz te wyniki.
5. Wdróż nowych pracowników
Procedura wdrażania pracowników wygląda w każdej firmie nieco inaczej, ale w każdej jest istotną częścią procesu zatrudniania. Na tym etapie pracownicy wypełniają dokumenty niezbędne do wciągnięcia ich na listę płac i uwzględnienia ich w wewnętrznych systemach firmy. Wdrożenie powinno też obejmować szkolenie lub ogólne przygotowanie pracowników, które ma pomóc im w wykonywaniu pracy na określonych stanowiskach w Twojej firmie.
Zatrudniaj z łatwością, wybierając na swojego pracodawcę formalnego w Malezji firmę Globalization Partners
Jeśli chcesz zatrudniać pracowników z Malezji, oszczędź sobie bólu głowy związanego z koniecznością założenia jednostki zależnej, zorganizowania międzynarodowej obsługi kadr i zadbania o zgodność z przepisami, nawiązując współpracę z Globalization Partners. Jako globalny pracodawca formalny (EOR) z oddziałem w Malezji i w ponad 185 innych krajach, możemy pełnić rolę legalnego pracodawcy Twoich pracowników. Dowiedz się więcej o naszym rozwiązaniu dla pracodawców formalnych w Malezji, aby określić, czy partnerstwo z pracodawcą formalnym jest najlepszą opcją dla Twoich międzynarodowych planów zatrudnienia.
