Przewodnik po zatrudnianiu w Hiszpanii

Przepyszna kuchnia, piękne śródziemnomorskie plaże, historia, muzyka i zwyczaje Hiszpanii sprawiły, że od dekad jest to jedna z najpopularniejszych lokalizacji dla turystów. Hiszpania jest też równie atrakcyjna dla firm planujących ekspansję międzynarodową dzięki wysokiemu poziomowi rozwoju, szybkiemu tempu rozwoju, silnej gospodarce, a także dostępowi do rynku Unii Europejskiej oraz połączonych rynków na Bliskim Wschodzie, w Afryce północnej oraz w Ameryce Łacińskiej.

Przed ekspansją do Hiszpanii firmy muszą uzyskać rzetelne informacje na temat wymogów dotyczących umów, podatków, zarobków, świadczeń i innych kluczowych kwestii. Ten przewodnik po zatrudnianiu pracowników omawia szczegóły i zawiera kilka wskazówek dotyczących zatrudniania w Hiszpanii.

Co należy wiedzieć przed rozpoczęciem organizacji zatrudnienia w Hiszpanii

Przed dodaniem do swojego zespołu nowych pracowników z Hiszpanii musisz poznać podstawowe wymogi dotyczące umów, listy płac, podatków i innych kwestii. Oto kilka informacji, które warto pamiętać.

1. Umowy o pracę

Pierwszą rzeczą na temat zatrudniania w Hiszpanii, którą firmy powinny wiedzieć, jest konieczność przestrzegania przepisów regulujących okres wypowiedzenia i zwolnienia pracowników. W przypadku każdego pracownika firma musi również sporządzić i podpisać pisemną umowę, która zawiera następujące sekcje:

• Nazwa stanowiska
• Wynagrodzenie
• Świadczenia pracownicze
• Okres próbny, jeśli obowiązuje
• Podstawy do rozwiązania umowy
• Wymogi dotyczące zwolnienia z pracy

Hiszpańskie prawo przewiduje dwumiesięczny okres próbny dla większości nowych pracowników i sześciomiesięczny okres próbny dla wykwalifikowanych techników. W trakcie okresu próbnego firma może zwolnić pracownika, jeśli uzna, że taka współpraca się nie sprawdza.

W przypadku umów na czas nieokreślony bez okresu próbnego istnieją pewne ograniczenia co do sposobu zwalniania pracowników przez firmy. Ogólnie rzecz ujmując, firma może rozwiązać umowę w następujących okolicznościach:

• Dobrowolna rezygnacja pracownika;
• Pracodawca i pracownik osiągają porozumienie co do rozwiązania umowy;
• Powód zwolnienia jest zawarty w umowie jako podstawa do jej rozwiązania;
• Firma ma podstawy do zwolnienia dyscyplinarnego, jeśli jest to uzasadnione;
• Firma dokonuje zwolnień grupowych pracowników ze względu na kwestie techniczne, ekonomiczne, produkcyjne lub organizacyjne;
• Inny obiektywny, dopuszczalny prawnie powód zwolnienia z pracy.

W praktyce wymogi te oznaczają, że gdy pracownik nie wypełnia stosownie swojej roli, firma zazwyczaj osiąga porozumienie stron zmierzające do rozwiązania umowy o pracę. W przypadku niesprawiedliwego zwolnienia z pracy trzeba się liczyć z odprawą i grzywną. Wypłacana odprawa za niesprawiedliwe zwolnienie z pracy to zwykle równowartość wynagrodzenia za pracę od 20 do 33 dni, w tym średnie premie oraz prowizje za każdy rok pracy pracownika. Jeśli pracodawca chce bezzwłocznie zwolnić pracownika, musi także zapłacić mu pensję za dodatkowy miesiąc pracy jako karę za niedotrzymanie okresu wypowiedzenia.

2. Lista płac i podatki

W Hiszpanii firmy muszą płacić podatek na ubezpieczenie społeczne za każdego pracownika. Podatek ten wynosi zazwyczaj 29.9 procent wynagrodzenia pracownika do 4,070.10 euro.

Firmy działające w Hiszpanii muszą również płacić podatki lokalne i krajowe, w tym:

• Podatek od zysków oddziału
• Podatek kapitałowy
• Podatek dochodowy dla przedsiębiorstw
• Podatek od nieruchomości
• Podatek od przeniesienia aktywów
• Podatek od towarów i usług (VAT)
• Różne podatki lokalne

Stawka podatku VAT wynosi 21 procent, a stawka podatku od osób prawnych wynosi 25 procent.

Co więcej, pracownicy Twojej firmy będą podlegać progresywnemu systemowi podatku dochodowego, którego stawka wzrasta wraz ze wzrostem płacy. Osoby spoza Hiszpanii również podlegają wymogom potrąceń na podatek, które sięgają 19% w przypadku dywidend i odsetek oraz 24% w przypadku tantiem.

Pracownicy niebędący obywatelami Hiszpanii mogą ubiegać się o objęcie przepisami Prawa Beckhama, które pozwalają im na korzystanie ze stałej stawki podatku od osób fizycznych (IRPF) na poziomie 24% przez okres do sześciu lat. Jest to obowiązek pracownika.

3. Zarobki i godziny pracy

Standardowy tydzień pracy w Hiszpanii składa się ze 40 godzin roboczych, choć wiele firm decyduje się skrócić ten czas do 37 lub 38 godzin. Pracodawcy mogą też rozłożyć ten czas według preferencji na przestrzeni roku, gdzie część tygodni będzie obejmować więcej niż 40 godzin, a część mniej, o ile zachowane będą wymogi stosownych układów zbiorowych.

Nadgodziny są dopuszczalne, a pracownicy otrzymują za nie wynagrodzenie w postaci dodatkowej wypłaty lub w formie dodatkowego czasu wolnego w ciągu czterech miesięcy. Płatne nadgodziny nie mogą jednak przekroczyć liczby 80 godzin w roku, chyba że wymagają tego nadzwyczajne okoliczności.

Od 2008 roku grudzień 2020rząd Hiszpanii ustalił płacę minimalną na poziomie 950 euro miesięcznie. Jest to wartość tymczasowa, która może rosnąć w ramach ambitnego planu zwiększania minimalnego wynagrodzenia do 60% średniej płacy krajowej. Układy zbiorowe mogą też wymagać innej wysokości minimalnego wynagrodzenia w konkretnych branżach.

Hiszpania nie wymaga premii rocznych ani trzynastek, ale wiele umów dla personelu sprzedaży obejmuje premie i prowizje.

4. Czas wolny

W Hiszpanii obchodzonych jest 10 świąt narodowych oraz cztery święta lokalne czy regionalne, zatem wszystkie regiony w Hiszpanii mają 14 dni płatnych dni świątecznych wolnych od pracy. Duże znaczenie mają też święta obchodzone w konkretnych prowincjach, dlatego warto sprawdzić, które dodatkowe dni obchodzone są jako święta w Twoim regionie.

Co więcej, pracodawca w Hiszpanii musi udzielić pracownikom 22 dni robocze lub 30 dni kalendarzowych płatnego urlopu wypoczynkowego. Jest to określone w każdym obowiązującym układzie zbiorowym. W zamian za te dni wolne nie można wpłacić ekwiwalentu, dlatego pracownicy mają silną motywację do wykorzystania w całości swojego urlopu wypoczynkowego.

Prawo Hiszpanii nie reguluje odrębnego urlopu chorobowego. Zamiast tego pracownicy, którzy nie mogą pracować ze względu na uraz lub chorobę, otrzymują co najmniej 60% standardowego wynagrodzenia w trakcie nieobecności. Konkretna kwota zależy od branży, warunków odpowiedniego układu zbiorowego oraz stanowiska pracownika. Firma musi wypłacić pracownikowi pieniądze bezpośrednio, a następnie otrzyma ich zwrot z ubezpieczenia społecznego. W razie potrzeby urlop chorobowy może trwać do 18 miesięcy, po których następuje kontrola. Pracownicy w Hiszpanii mogą też brać płatne dni wolne w różnych okolicznościach rodzinnych:

• Do 15 dni w przypadku ślubu
• Dwa dni w przypadku śmierci członka rodziny
• Jeden lub dwa dni w przypadku przeprowadzki
• Trzy lub cztery dni w przypadku choroby członka rodziny

Ponadto pracownicy w ciąży w Hiszpanii mogą skorzystać ze 16 tygodni płatnego urlopu macierzyńskiego, maksymalnie 10 tygodnie przed porodem i co najmniej sześć tygodni później. Po wykorzystaniu urlopu płatnego kobiety mogą wziąć dodatkowy rok bezpłatnego urlopu opiekuńczego, co gwarantuje zachowanie dotychczasowego stanowiska po powrocie. Możliwe jest też wzięcie drugiego bezpłatnego urlopu opiekuńczego, ale wówczas gwarancja zachowania stanowiska przestaje obowiązywać.

Ojcowie również mogą wziąć urlop rodzicielski do 30 dni oraz przedłużyć go w razie wystąpienia komplikacji przy porodzie.

Dodatkowo oboje rodzice są uprawnieni do urlopu płatnego po narodzinach dziecka. Urlop z tytułu karmienia piersią lub opieki obejmuje 15 dni roboczych, do momentu osiągnięcia przez dziecko dziewiątego miesiąca życia, i może być wzięty na trzy różne sposoby:

• Nieobecność przez godzinę w trakcie dnia
• Zmniejszony wymiar pracy
• 15 kolejnych dni wolnych

5. Przepisy antydyskryminacyjne i restrykcje

Prawo hiszpańskie jasno zakazuje dyskryminacji w zatrudnieniu – firmy nie mogą dyskryminować kandydatów ze względu na którekolwiek z następujących cech:

• Wiek
• Płeć
• Rasa
• Pochodzenie etniczne
• Orientacja seksualna
• Stan cywilny
• Status społeczny
• Wyznanie
• Poglądy polityczne
• Członkostwo w związkach zawodowych
• Niepełnosprawność

Co więcej, jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 50 pracowników, 2 procent z nich muszą stanowić osoby niepełnosprawne.

Działania Hiszpanii na rzecz walki z dyskryminacją obejmują ograniczenie możliwości firm do przeprowadzania kontroli kartotek kryminalnych kandydatów do pracy. Pracodawca nie może sprawdzić centralnego rejestru skazanych, aby zobaczyć, czy kandydat do pracy posiada jakąś kartotekę, mimo iż nie ma zakazu ujawnienia takich informacji przez kandydata dobrowolnie.

Koszt zatrudnienia pracownika w Hiszpanii

Zatrudnienie nowego pracownika w Hiszpanii wiąże się zarówno z kosztami wstępnymi, jak i ukrytymi. Oto kilka czynników, które trzeba uwzględnić w budżecie na proces zatrudniania:

• Ogłoszenia o pracy
• Godziny pracy spędzone na sprawdzaniu kandydatów i prowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych
• Lista płac
• Podatki
• Wynagrodzenia
• Świadczenia pracownicze
• Premie
• Ubezpieczenie

Większość pracowników w Hiszpanii posiada podstawowe ubezpieczenie zdrowotne w ramach krajowego programu ubezpieczenia zdrowotnego, ale pracodawcy często oferują dodatkowe ubezpieczenie. Na przykład większość kadry kierowniczej posiada dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenie na życie wykupione przez pracodawców.

Koszt zatrudnienia pracownika w Hiszpanii będzie się też różnić w zależności od branży, gdyż w poszczególnych sektorach mogą obowiązywać konkretne wymogi układów zbiorowych.

Praktyki dotyczące zatrudniania w Hiszpanii

Praktyki z zakresu zatrudnienia w Hiszpanii mogą przypominać zatrudnianie nowego pracownika w Twoim kraju. Warto jednak mieć świadomość pewnych niuansów:

• Używanie lokalnego języka i waluty: język hiszpański jest językiem urzędowym Hiszpanii, a prawie 94 % populacji mówi po hiszpańsku. Następnym w kolejności językiem jest kataloński, którym jako pierwszym lub drugim językiem posługuje się 15% obywateli. Zaledwie około 11% Hiszpanów mówi po angielsku. W komunikacji związanej z zatrudnieniem Twoja firma powinna używać hiszpańskiego. Nauka i używanie języka hiszpańskiego pokazuje, że Twoja firma ceni nowych pracowników i chce, żeby czuli się jej częścią. W umowach o pracę oraz ofertach pracy należy używać euro dla zachowania przejrzystości oraz w celu budowania poczucia przynależności.
• Unikanie pytań osobistych: Aby zapobiec pozorom niezgodnej z prawem dyskryminacji, firmy powinny na ogół unikać nadmiernie osobistych zapytań podczas rozmów kwalifikacyjnych. Warto powstrzymać się od pytania o informacje osobiste niezwiązane z obowiązkami zawodowymi oraz zadawania pytań, które mogłyby prowadzić do dyskryminacji. Twoja firma może zadawać pytania obiektywne, uzasadnione i stosowne w kontekście danego stanowiska.
• Koncentracja na budowaniu relacji : hiszpańskie sojusze biznesowe mogą być wysoce zorientowane na relacje. Warto poświęcić czas na poznanie kandydatów przed nawiązaniem relacji biznesowej, a także przygotować się na żywiołowe rozmowy, które są częścią zwyczajowej etykiety biznesowej, gdy Twoi potencjalni pracownicy omawiają kwestie związane z pracą.

Ważne wskazówki dotyczące zatrudniania w Hiszpanii

Oto kilka dodatkowych kwestii związanych z zatrudnianiem w Hiszpanii, które Twoja firma może zechcieć wziąć pod uwagę:

• Przepisy dotyczące podwójnego sprawdzania: hiszpańskie prawo pracy jest ściśle regulowane, a drobne błędy mogą być bardzo kosztowne. Upewnij się, że zachowana została zgodność ze wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa, lub nawiąż współpracę z pracodawcą formalnym, który zadba o zapewnienie zgodności z przepisami.
• Przygotuj się na wielu kandydatów: stopa bezrobocia w Hiszpanii jest stosunkowo wysoka. In 2013, unemployment in the country soared to 26.09 percent and then fell steadily but modestly. 2020 saw an unemployment rate of 15.7 percent in the country, one of the highest rates in Europe. Z tego powodu Twoja firma może otrzymać dużo więcej aplikacji od kandydatów do pracy, niż się spodziewasz, i konieczne jest opracowanie strategii zarządzania tak dużą ilością zgłoszeń.
• Skorzystaj z hiszpańskiej różnorodności językowej: większe miasta w Hiszpanii są domem dla dużych społeczności obcokrajowców. Jeśli do pracy poszukujesz pracowników dwujęzycznych, masz spore szanse na znalezienie wykwalifikowanych osób.

Czego potrzebuje firma do zatrudniania pracowników w Hiszpanii?

Zatrudnianie nowych pracowników w Hiszpanii może być zaangażowanym, czasochłonnym procesem. Firma, która dopiero zaczyna działalność w tym kraju, musi najpierw założyć filię lub współpracować z profesjonalną organizacją pracodawców (PEO), znaną również jako pracodawca formalny (EOR).

Ustanowienie podmiotu zależnego w Hiszpanii wymaga znacznych wysiłków i czasu – zwykle trwa to od sześciu do ośmiu tygodni. Konieczne będzie wybranie typu firmy. Dostępne opcje to wspólne przedsięwzięcie, biuro przedstawicielskie, oddział oraz korporacja. Musisz także określić, czy będziesz funkcjonować jako jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy publiczna spółka akcyjna, a także czy będziesz działać w standardowej, uproszczonej czy super uproszczonej formie. Firma ustanawiająca podmiot zależny musi wykonać następujące kroki:

• Określenie struktury firmy.
• Wybór metody ustanowienia.
• Wpłata kapitału minimalnego w wysokości 3000 euro w przypadku jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
• Uzyskanie certyfikatu z rejestru handlowego.
• Uzyskanie tymczasowego numeru identyfikacji podatkowej (NIF).
• Otwarcie konta w hiszpańskim banku.
• Przesłanie deklaracji o zapobieganiu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
• Podpisanie publicznego aktu założycielskiego i poświadczenie go u notariusza.
• Rejestracja w rejestrze handlowym.
• Wskazanie od trzech do 12 dyrektorów, którzy muszą składać roczne sprawozdania finansowe w rejestrze handlowym.

Ogólnie rzecz biorąc, trzeba przeznaczyć na ten proces dużo czasu i pieniędzy, a także dobrze zrozumieć hiszpańskie prawo dotyczące podmiotów zależnych.

W wielu przypadkach atrakcyjniejszą alternatywą jest współpraca z pracodawcą formalnym. Pełni on funkcję pracodawcy w świetle prawa, zajmując się zadaniami administracyjnymi związanymi z zatrudnianiem i wdrażaniem pracowników, ale nadal to Ty decydujesz, kto będzie na Ciebie pracować. Oferuje on dostęp do ekspertów do spraw prawnych oraz listy płac posiadających dogłębną znajomość hiszpańskiego prawa, dzięki czemu nie musisz się martwić o zachowanie zgodności z przepisami.

Zatrudnianie pracowników zdalnych w Hiszpanii

Jednym z wyzwań towarzyszących zatrudnianiu pracowników zdalnych na rynku międzynarodowym jest to, że możesz musieć przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne zdalnie ze względu na obowiązki związane z prowadzeniem działalności. Oto kilka wskazówek pozwalających na usprawnienie i optymalizację tego procesu:

• Elastyczne planowanie ofert: Jeśli Twoja spółka macierzysta prowadzi działalność poza innym krajem europejskim, możesz mieć niewielką różnicę czasu, z którą musisz się zmierzyć. Jeśli jednak działasz w bardziej oddalonym kraju, prawdopodobnie konieczne będzie wzięcie pod uwagę większej różnicy czasowej. Twoi pracownicy zdalni docenią elastyczność, którą zaoferujesz im przy tworzeniu harmonogramu.
• Nadaj priorytet komunikacji werbalnej: hiszpańska etykieta biznesowa często traktuje priorytetowo komunikację ustną. Partnerzy biznesowi często toczą długie dyskusje, zawierają ustne porozumienia, a dopiero później na ich podstawie sporządzają formalne umowy pisemne. Przy zatrudnianiu zdalnym wymiana informacji na piśmie może wydawać się wygodniejsza niż rozmowy wideo. Aby jak najlepiej wykorzystać te rozmowy, lepiej skupić większą energię na rozmowach wideo, gdzie możesz odbyć dłuższą i naturalniejszą konwersację.
• Przygotuj się i skoordynuj: gdy nie możesz być obecny w Hiszpanii, aby osobiście powitać kandydata do pracy, zrobienie silnego wrażenia cyfrowego staje się niezbędne. Zdalna rozmowa kwalifikacyjna działa w obie strony – Ty oceniasz umiejętności i potencjał kandydatów, natomiast kandydaci oceniają, czy spełniasz ich potrzeby. Zapewnienie koordynacji z innymi osobami przeprowadzającymi rozmowy kwalifikacyjne, przygotowanie z wyprzedzenie pytań do zadania oraz zapoznanie się z rozwiązaniami technologicznymi celem uniknięcia opóźnień pomoże Twojej firmie w zrobieniu doskonałego pierwszego wrażenia.

Budowa międzynarodowego zespołu z Globalization Partners

Aby zapewnić skuteczność i zgodność z przepisami swoich globalnych strategii rekrutacyjnych, skontaktuj się z Globalization Partners. Gdy zechcesz przeprowadzić ekspansję do Hiszpanii, nasze kompleksowe rozwiązanie zapewni Ci narzędzia technologiczne potrzebne do odniesienia sukcesu. Znamy na wylot hiszpańskie wymogi regulacyjne, a nasza zaawansowana platforma umożliwia nam uproszczenie zadań biurokratycznych związanych z zatrudnieniem i wdrożeniem Twoich nowych pracowników. Dzięki temu możesz skupić się na najważniejszych kwestiach biznesowych oraz budowie solidnych fundamentów dla Twojego zespołu.

Poproś o zapytanie ofertowe lub skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o usługach pracodawcy formalnego.