Wielkie Księstwo Luksemburga jest jednym z najmniejszych państw na świecie, z populacją liczącą zaledwie 626000 obywateli. Jednak ten malutki kraj przyciąga firmy międzynarodowe myślące o ekspansji. Luksemburg wielokrotnie zajmował pierwsze miejsce na liście otwartości na działalność biznesową, która zawiera najbardziej zorientowane rynkowo kraje na świecie. Wyróżnienie to jest wynikiem różnych czynników, na przykład rozsądnych wymogów biurokratycznych i podatkowych, kosztów produkcji, a także transparentnych i uczciwych praktyk rządowych. Luksemburg może umykać uwadze wielu firm, ale niewątpliwie warto rozważyć ekspansję do tego kraju.
Jeśli chcesz rozpocząć zatrudnianie w Wielkim Księstwie, musisz najpierw zrozumieć niektóre praktyki dotyczące zatrudniania w Luksemburgu. Zacznij od tego przewodnika po zatrudnianiu pracowników w Luksemburgu.
Co należy wiedzieć przed rozpoczęciem organizacji zatrudnienia w Luksemburgu
Zanim zaczniesz prowadzić działalność w tym przyjaznym biznesowi kraju, musisz zrozumieć zwyczaje, prawa oraz kwestie dotyczące miejsca pracy, które wpływają na rekrutację i zatrudnienie pracowników w Luksemburgu. Przyjrzyjmy się najważniejszym rzeczom, które muszą wiedzieć pracodawcy międzynarodowi przed rozpoczęciem pozyskiwania pracowników z Luksemburga.
1. Personel w Luksemburgu
Pomimo swojego niewielkiego rozmiaru Luksemburg jest zróżnicowanym krajem – zwłaszcza jeśli chodzi o siłę roboczą. Wynika to z faktu, że około 200 000 pracowników z Luksemburga dojeżdża do pracy z sąsiednich krajów, w których mieszkają, takich jak Francja, Belgia i Niemcy. Ci międzynarodowi pracownicy, zwani też pracownikami przygranicznymi, stanowią około 45% pracowników w Luksemburgu. Istnieje też znaczna populacja imigrantów wchodzących w skład siły roboczej. Łącznie około 70% personelu Luksemburga stanowią pracownicy z zagranicy oraz imigranci, co sprawia, że Luksemburczycy są mniejszościową grupą pracowników w tym kraju.
Personel w Luksemburgu jest też wysoce wykwalifikowany. Według raportu Światowego Forum Ekonomicznego z 2017 roku dotyczącego globalnego kapitału ludzkiego Luksemburg plasuje się w najwyższej ćwiartce wśród 130 krajów uwzględnionych w tym raporcie. Cztery obszary tematyczne badane przez Światowe Forum Ekonomiczne w każdym z krajów to możliwości, wykorzystanie umiejętności w praktyce, rozwój oraz know-how. Luksemburg wyprzedził większość państw w kategorii know-how ze względu na wysoki poziom wykształcenia i umiejętności pracowników w tym kraju.
Według rządu Luksemburga najważniejsze sektory biznesowe w kraju to:
- Finanse i fintech
- Technologie kosmiczne
- Nauki o życiu
- Motoryzacja
- Czyste technologie
- Logistyka
- Budownictwo
Inne istotne sektory to stalowy, rolniczy i turystyczny.
2. Zróżnicowanie językowe
Różnorodność Luksemburga przejawia się w zróżnicowaniu językowym i wielojęzyczności. Luksemburski jest językiem narodowym, ale według Ministerstwa Edukacji Narodowej zaledwie 77% populacji mówi po luksembursku, podczas gdy 98% mówi po francusku, 80% po angielsku, a 78% po niemiecku. Francuski i niemiecki są też obok luksemburskiego językami administracyjnymi. Inne popularne języki to portugalski oraz języki słowiańskie i nordyckie.
Rząd Luksemburga zaznacza, że w przypadku personelu język, który prawdopodobnie usłyszysz, zależy od kontekstu. Najpowszechniejszy jest francuski, zwłaszcza w branży handlowej i turystycznej, a za nim plasują się luksemburski, niemiecki, angielski i portugalski. Angielski stał się dominującym językiem w biznesie, gdyż pełni rolę lingua franca, wspólnego języka rozmówców, których języki ojczyste są różne. Jest on najbardziej popularny w sektorze bankowym i przemysłowym, a także w instytucjach europejskich zlokalizowanych w kraju.
Jeśli Twoja firma przywykła do komunikacji w którymś z języków popularnych w Luksemburgu, komunikacja z kandydatami do pracy z Wielkiego Księstwa powinna przebiegać relatywnie bezproblemowo. Możesz jednak potrzebować pomocy tłumacza przy przekładzie dokumentów ustanowienia działalności – w tym statutu spółki – na jeden z języków administracyjnych Luksemburga.
3. Podatki i ubezpieczenie społeczne
Dobrą reputację, jeśli chodzi o przyjazność dla biznesu, Luksemburg zawdzięcza również drugiemu miejscu na liście przyjaznych środowisk podatkowych na świecie. Nie oznacza to jednak, że obliczanie podatków dla pracowników jest zawsze prostym zadaniem. Duży odsetek pracowników w Luksemburgu, którzy są obywatelami innych krajów, stanowi kolejną komplikację dla pracodawców, którzy są odpowiedzialni za potrącanie podatków i składek na ubezpieczenie społeczne z wynagrodzeń pracowników.
Rezydenci Luksemburga płacą podatek dochodowy oraz ubezpieczenie społeczne. Progi podatkowe są progresywne i uzależnione od widełek dochodów pracownika oraz czynników takich jak stan cywilny czy osoby na utrzymaniu. Jeśli chodzi o obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne, obie strony opłacają ubezpieczenie zdrowotne oraz emerytalne. Pracownicy sami opłacają sobie ubezpieczenie na wypadek długotrwałej opieki. Pracodawcy opłacają ubezpieczenie od wypadków, służbę zdrowia narażenia zawodowego, a także ubezpieczenie wzajemne pracodawcy, które zapewnia częściowe zwroty wynagrodzeń wypłacanych nieobecnym pracownikom.
Pracownicy zagraniczni płacą podatek dochodowy od całości dochodu uzyskanego w Luksemburgu, ale nie od dochodów uzyskanych w innych miejscach, gdyż takie dochody opodatkowane są w ich kraju ojczystym. Jeśli ktoś mieszka i pracuje w Luksemburgu przez co najmniej 182 dni w 12-month okresie , jest uznawany za rezydenta i zostanie opodatkowany od dochodów na całym świecie.
Pracownicy przygraniczni płacą ubezpieczenie społeczne w systemie Luksemburga, chyba że zostali oddelegowani do pracy przez firmę macierzystą z sąsiedniego kraju i pracują w Luksemburgu krócej niż dwa lata. Wówczas mogą zadecydować, w którym kraju chcą opłacać ubezpieczenie społeczne.
4. Wynagrodzenie
Krajową walutą Luksemburga jest euro. W kraju obowiązuje minimalne wynagrodzenie, ale jego wysokość różni się w zależności od wieku i stanowiska pracownika. Minimalne wynagrodzenie, zwane Salaire Social Minimum, wzrosło 10-krotnie w ciągu 10 lat, stając się jedną z najwyższych stawek minimalnego wynagrodzenia w Europie. Minimalna płaca to stawka, którą trzeba zapłacić niewykwalifikowanym dorosłym pracownikom. Wykwalifikowani dorośli pracownicy muszą otrzymać 120 procent tej stawki. Kwota ta jest niższa dla pracowników poniżej 18 roku życia.
Oprócz pensji wielu pracowników w Luksemburgu przywykło do otrzymywania premii w postaci trzynastej pensji. Premia ta stanowi równowartość miesięcznych zarobków i zwyczajowo pracodawcy wypłacają ją w okolicy Świąt Bożego Narodzenia. Niektórzy pracodawcy wypłacają swoim pracownikom równowartość 1.5-miesięcznych zarobków.
W Luksemburgu powszechne są układy zbiorowe. Umowy te mogą określać wyższe minimalne wynagrodzenie dla określonych pracowników oraz wpływać na inne istotne warunki, takie jak wymiar czasu wolnego.
5. Tydzień roboczy i czas wolny
Oficjalnie tydzień roboczy w Luksemburgu składa się z 40 godzin rozdzielonych na pięć ośmiogodzinnych dni pracy. W niektórych przypadkach pracownicy mogą również pracować w nadgodzinach, ale oznacza to wyższą stawkę wynagrodzenia. Prawo pracy Luksemburga stanowi jednak, że pracownice w ciąży nie mogą pracować w nadgodzinach.
Pracownikom przysługuje również płatny czas wolny od pracy. Wymiar tego urlopu wynosi obecnie 26 dni w roku lub 2.167 dnia za każdy przepracowany miesiąc. Pracodawcy mogą użyć tych liczb do obliczenia urlopu przysługującego pracownikom zatrudnionym na część etatu na zasadzie proporcjonalnej. Pracownik może wystąpić o urlop po przepracowaniu w firmie co najmniej trzech miesięcy. Oprócz urlopu wypoczynkowego w Wielkim Księstwie obchodzonych jest 11 świąt państwowych w roku.
Koszt zatrudnienia pracownika w Luksemburgu
Zatrudnienie pracowników oznacza koszty i nawet dla firm posiadających doświadczenie w zatrudnianiu pracowników w innych krajach koszty te będą różnić się od tych, które znają. W Luksemburgu koszt pracy jest stosunkowo wysoki w porównaniu z innymi krajami europejskimi. Średni koszt godziny pracy w całej Unii Europejskiej to 27.7 euro, natomiast w Luksemburgu jest to 41.6 euro. Oprócz kosztów pracy trzeba też wziąć pod uwagę wydatki związane z samym procesem rekrutacji. Dla pracodawców międzynarodowych zatrudniających w Luksemburgu koszty te mogą obejmować:
- Zatrudnienie prawników i księgowych celem zapewnienia zgodności z przepisami dotyczącymi zatrudnienia, prowadzenia działalności czy podatków
- Ustanowienie podmiotu biznesowego w Luksemburgu
- Publikację ofert pracy na stronach i w portalach z ogłoszeniami o pracę
- Współpracę z agencją zatrudnienia przy rekrutacji pracowników
- Zatrudnienie nowych pracowników kadrowych do zarządzania organizacją zatrudnienia w Luksemburgu
- Współpracę z tłumaczem przy tworzeniu dokumentów w języku luksemburskim, niemieckim lub francuskim
- Opłaty za usługę sprawdzenia informacji przez firmę zewnętrzną w ramach kontroli przed zatrudnieniem
- Podróże do i z Luksemburga w celu odbycia rozmów kwalifikacyjnych lub ustanowienia działalności biznesowej
Czego potrzebuje firma do zatrudniania pracowników w Luksemburgu?
Aby zatrudniać pracowników w Luksemburgu, musisz ustanowić podmiot w tym kraju. Większość firm międzynarodowych wybiera formę Société á Responsabilité Limitée (S.a.r.l.). S.a.r.l. jest jedną z wielu dostępny struktur, która przypomina jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Spełnienie podstawowych wymogów związanych z ustanowieniem działalności w Luksemburgu zajmuje co najmniej 17 dni.
Etapy ustanowienia podmiotu zależnego w Luksemburgu obejmują:
- Zweryfikowanie dostępności nazwy firmy w rejestrze handlowym Luksemburga
- Przygotowanie aktu założycielskiego podmiotu komercyjnego, w tym statutu, i przesłanie go do notariusza.
- Otwarcie konta bankowego w kraju i zdeponowanie wymaganego kapitału
- Pozyskanie zarejestrowanej siedziby w Luksemburgu
- Wystąpienie o pozwolenie na prowadzenie działalności
- Rejestracja firmy w rejestrze handlowym i rejestrze spółek
- Rejestracja w urzędach podatkowych
W zależności od branży, w której działasz, może być konieczne uzyskanie specjalnych licencji.
Jeśli chcesz zatrudniać pracowników w Luksemburgu bez konieczności powoływania do życia jednostki zależnej lub oddziału, możesz nawiązać współpracę z formalnym pracodawcą (EOR) nazywanym niekiedy organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego (PEO). Pracodawca formalny w Luksemburgu będzie technicznie zatrudniał Twoich luksemburskich pracowników, ale to Ty będziesz nimi zarządzać i korzystać z pracy, którą będą wykonywać dla Twojej firmy. Pracodawca formalny zajmie się natomiast takimi zadaniami kadrowymi jak prowadzenie listy płac czy dopilnowanie, że pracownicy otrzymują wszystko to, co im przysługuje na mocy prawa pracy Luksemburga.
Korzystanie z pracodawcy formalnego jest doskonałym rozwiązaniem, gdy chcesz szybko rozpocząć zatrudnianie. Nawet jeśli czas nie jest Twoim zmartwieniem, możesz zlecić outsourcing zawiłości związanych z zatrudnianiem międzynarodowym organizacji znającej lokalne przepisy prawa i zwyczaje.
Etapy zatrudniania pracowników w Luksemburgu
Jeśli masz podmiot na miejscu lub współpracujesz z pracodawcą formalnym, możesz rozpocząć organizację zatrudnienia. Podstawowe kroki procesu zatrudniania w Luksemburgu mogą różnić się od praktyk, które znasz ze swojego kraju ojczystego. Oprócz tych podstawowych kroków dodaliśmy również kilka wskazówek dotyczących organizacji zatrudnienia w Luksemburgu.
1. Zarejestruj stanowiska i rozreklamuj je
Przed zatrudnieniem kogoś w Luksemburgu musisz zarejestrować wolne stanowisko w Krajowej Administracji Zatrudnienia. Następnie możesz skupić się na rekrutacji specjalistów w celu obsadzenia tych stanowisk.
Korzystanie z sieci kontaktów jest doskonałym sposobem na znalezienie pracowników w Luksemburgu. Jeśli jednak dopiero wchodzisz na ten rynek, możesz nie mieć zbyt wielu koneksji w tym kraju. Jednym ze sposobów na budowanie sieci kontaktów i znalezienie kandydatów zainteresowanych pracą w Twojej firmie jest uczestnictwo w targach pracy.
Inną popularną opcją jest reklamowanie ofert pracy online. Strony internetowe, takie jak www.jobs.lu i www.jobfinder.lu, a także strony branżowe, to dobre miejsca do publikowania ofert pracy, więc osoby poszukujące pracy mogą je zobaczyć. Warto też dodać oferty pracy na LinkedIn, gdyż liczba Luksemburczyków korzystających z tego serwisu sięga 280 300. Biorąc pod uwagę fakt, że łączna populacja wynosi około 626000 osób, oznacza to, że blisko 45% Luksemburczyków jest na LinkedIn.
2. Wybierz najlepszych kandydatów
Zwyczajowo Luksemburczycy przesyłają curriculum vitae (CV) oraz list motywacyjny. Wyjątkowy poziom różnorodności personelu oznacza jednak, że nadesłane CV mogą być napisane w różnych stylach.
Generalnie kandydaci domyślnie przesyłają dokumenty aplikacyjne w języku, w którym napisana została oferta pracy. Jeśli publikujesz ofertę w innym języku, ale chcesz, aby kandydaci przesyłali swoje aplikacje w innym, jasno zaznacz to w treści oferty.
3. Przeprowadź rozmowy kwalifikacyjne
Zaplanuj rozmowy kwalifikacyjne z najlepszymi kandydatami Jeśli posiadasz biuro w Luksemburgu, możesz przeprowadzić te rozmowy osobiście. Jeśli chcesz zatrudnić pracowników zdalnych w tym kraju, możesz preferować rozmowy wirtualne. W Luksemburgu 98% mieszkańców ma dostęp do Internetu, co oznacza, że kandydaci do pracy nie powinni mieć żadnych problemów, aby odbyć z Tobą rozmowę wideo.
W trakcie rozmów unikaj pytań, które mogłyby zostać uznane za dyskryminujące. Obejmuje to osobiste pytania dotyczące poglądów politycznych czy religijnych, wieku, orientacji seksualnej, pochodzenia etnicznego i innych prywatnych kwestii, które nie mają związku z kwalifikacjami zawodowymi. Na koniec pozwól osobom odbywającym rozmowę kwalifikacyjną na zadanie pytań dotyczących stanowiska oraz Twojej firmy.
Pracodawcy w Luksemburgu często przeprowadzają serię rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami, zanim złożą im propozycję pracy, dlatego możesz ponownie zaprosić kandydatów na dodatkową rundę rozmów przed zaproponowaniem im pracy.
4. Przygotuj umowy o pracę i roześlij listy z ofertami pracy
Gdy będziesz gotowy do przedstawienia propozycji pracy, przygotuj umowę o pracę celem udostępnienia jej potencjalnemu pracownikowi. Prawo Luksemburga wymaga od pracodawców umowy o pracę na piśmie, którą należy podpisać, zanim nowy pracownik zacznie pełnić swoją rolę w firmie. Umowa ta musi wskazywać pracodawcę i pracownika oraz szczegóły zatrudnienia, takie jak:
- Data rozpoczęcia pracy
- Miejsce pracy
- Zakres obowiązków
- Standardowe godziny pracy i harmonogram pracy
- Wynagrodzenie
- Wymiar płatnego urlopu wypoczynkowego
- Okres wypowiedzenia, jeśli istnieje
- Długość okresu próbnego, jeśli istnieje
- Odniesienie do właściwego układu zbiorowego, jeśli istnieje
- Objaśnienie programu emerytalnego, jeśli istnieje
W przypadku umów na czas określony pracodawca musi zamieścić w nich również dodatkowe informacje.
W listach z ofertą należy poinformować pracowników, czy oferta podlega wynikom weryfikacji danych. Kontrole danych są dozwolone w Luksemburgu w ramach procesu weryfikacji przed zatrudnieniem, ale musisz przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych i zapobiegania dyskryminacji.
5. Wdróż nowych pracowników
Gdy potencjalny pracownik zaakceptuje warunki umowy i ją podpisze, możesz rozpocząć proces wdrażania. Obejmuje to podstawowe działania, które muszą wykonać wszyscy pracodawcy w Luksemburgu, takie jak pozyskanie kart podatkowych pracowników do stworzenia listy płac oraz rejestracja w centrum ubezpieczeń społecznych (CCSS). W ramach procesu wprowadzenia do miejsca pracy możesz też przedstawić pracownikowi firmę oraz jego nową rolę.
Zatrudniaj pracowników z Luksemburga z pomocą Globalization Partners
Jeśli interesujesz się zatrudnianiem pracowników w Luksemburgu i chcesz nawiązać współpracę z pracodawcą formalnym, rozważ powierzenie tej roli Globalization Partners. Oferujemy rozwiązanie pracodawcy formalnego firmom przeprowadzającym ekspansję do Luksemburga i 186 innych krajów na całym świecie. Nasz lokalny ZESPÓŁ w Wielkim Księstwie posiada wiedzę niezbędną do zapewnienia zgodności z przepisami, prowadzenia listy płac, zarządzania podatkami, wynagrodzeniami i świadczeniami, a także realizacji innych zadań kadrowych. Ty w tym czasie możesz korzystać na silnej relacji zawodowej ze swoimi pracownikami w Luksemburgu.
Globalization Partners ułatwia ekspansję globalną firmom na całym świecie. Dowiedz się więcej o naszym rozwiązaniu pracodawcy formalnego w Luksemburgu.
