Jak uniknąć oszustw przy obsłudze międzynarodowej listy płac

Oszustwa dotyczące listy płac są jak niewielki wyciek z rur z wodą. Początkowo może być je trudno dostrzec, a skala problemu może wydawać się niewielka. Z czasem jednak ilość pieniędzy, jaką złodzieje mogą wykraść z firmy, poprzez międzynarodowe programy płacowe, może być duża. W jednym przykładzie kobieta mogła ukraść prawie USD300 000 od swojego pracodawcy w trakcie zatrudnienia. Mimo że dziennik papierowy ujawnił straty w wysokości USD300 000, prokuratorzy szacowali, że kobieta mogła otrzymać od swojego pracodawcy ponad trzy czwarte miliona dolarów, począwszy od momentu zatrudnienia w 2010 roku i trwając do momentu rozwiązania stosunku pracy w roku2013.

Oszustwa związane z listą płac mogą przytrafić się każdej wielkości firmie, ale stanowią zagrożenie szczególnie dla małych firm. W swoim 2018 zgłoszeniu do Narodów Stowarzyszenie Certyfikowanych Zdających Oszustwa (ACFE) wykazało, że firmy zatrudniające mniej niż 100 pracowników są ponad dwukrotnie bardziej narażone na oszustwa płacowe niż większe firmy. Oszustwa związane z listą płac są również międzynarodowe. Istnieją doniesienia o tym zjawisku w firmach na całym świecie. Zrozumienie ryzyka oszustwa związanego z listą płac i tego, jak do niego dochodzi, może pomóc Twojej globalnej firmie podjąć kroki, aby temu zapobiec.

Jak poważne jest oszustwo związane z listą płac?

Kwoty, które ludzie mogą wykraść od swoich pracodawców w ramach oszustw związanych z listą płac, są zazwyczaj znaczące. W jednym szczególnie istotnym przypadku prezes firmy zajmującej się przetwarzaniem listy płac, która zajmowała się listą płac i płatnościami dla innych firm, ukradł miliony dolarów26. Kolejny przykład oszustwa związanego z listą płac kosztował Nowy Jork milion dolarów600.

ACFE informuje, że około 7% wszystkich przypadków oszustw stanowi oszustwo związane z listą płac, a  przeciętna firma traci około USD63000. Typowy schemat oszustw związanych z listą płac trwa bardzo długo — mediana długości programu wynosi około 30 miesięcy.

Ponieważ oszustwa związane z listą płac mają tendencję do gromadzenia się przez jakiś czas przed ich wykryciem, firmy, których to dotyczy, mogą mieć trudności z uzyskaniem zwrotu utraconych środków. W przypadku kobiety, która uznała się za winną kradzieży około USD300 000, kwota, którą musi zwrócić swojemu poprzedniemu pracodawcy, to prawie jedna trzecia kwoty, którą podejrzewa się, że faktycznie przyjmie podczas procederu.

Oszustwo związane z listą płac dotyka również niewinnych osób postronnych. Gdy prezes firmy przetwarzającej listy płac ukradł miliony dolarów swoim klientom, natychmiast dotknięci nimi ludzie byli pracownikami klientów firmy przetwarzającej. Pewnego ranka tysiące pracowników obudziło się, aby dowiedzieć się, że ich wypłaty są wycofywane z kont. W niektórych przypadkach wypłaty doprowadziły do przekroczeń i opłat związanych z przekroczeniami. Oprócz utraty wynagrodzenia, oszustwo spowodowało również utratę pracy przez pracowników firmy płacowej i źródła dochodu.

Nie lekceważ wpływu oszustw związanych z listą płac na Twoją firmę i osoby, z którymi pracujesz. Jedno złe jabłko może mieć poważny wpływ na reputację firmy i jej zdolność do dokonywania płatności.

Jak dochodzi do oszustw związanych z listą płac

Istnieje wiele przyczyn oszustw związanych z międzynarodową listą płac. Oszustwo może być wynikiem działań podejmowanych przez pracowników firmy lub przez samą firmę. Według badania ACFE, gdy pracownik popełnia oszustwo związane z listą płac, to zazwyczaj jest to ktoś, kto pracuje w dziale księgowości lub pomocy administracyjnej. Chociaż oszustwo związane z listą płac może zostać popełnione przez dwie lub więcej osób pracujących razem, zazwyczaj jedna osoba jest odpowiedzialna.

Niektóre rodzaje międzynarodowych programów płacowych to:

• Pracownicy duchowi: pracownicy duchowi otrzymują od firmy wypłatę, ale w rzeczywistości tam nie pracują. W wielu przypadkach pracownicy nie istnieją i nigdy nie pracowali w firmie. W niektórych przypadkach identyfikacja pracowników ghostingu może być łatwa. Niektórzy oszuści nie są zbyt kreatywni, jeśli chodzi o nazywanie fikcyjnych pracowników. Mogą używać odmiany własnych nazw, symbolu zastępczego, takiego jak „John Doe”, a nawet czegoś takiego jak „X”.
• Oszustwo związane z kartą czasu pracy: Oszustwo związane z kartą czasu pracy jest bardzo powszechną formą oszustwa związanego z listą płac. Pracownik może dostosować czas, przez jaki raportuje pracę w górę, aby uzyskać więcej pieniędzy od pracodawcy. Często czas jest na tyle mały, że nie można od razu wykryć powiadomienia. Na przykład pracownik może dodać dodatkowe 15 minuty do zgłoszonych godzin każdego dnia. W rezultacie mogą otrzymywać od pracodawcy wynagrodzenie za nadgodziny w ciągu ponad 40 godzin w tygodniu, nawet jeśli w rzeczywistości nie pracowali przez tyle godzin.
• Zarejestrowania współpracowników: pracodawcy, którzy używają zegarów i kart rejestracji, mogą doświadczyć oszustwa płacowego w postaci zarejestrowań współpracowników. Ten rodzaj oszustwa może wydawać się niewinny. Na przykład pracownik, który się spóźnia, może poprosić przyjaciela współpracownika o zarejestrowanie karty czasu pracy, aby wyglądało na to, że musi pracować na czas. Ale nadal jest to forma oszustwa, ponieważ pracownicy twierdzą, że są na bieżąco, gdy w rzeczywistości nie są w pracy.
• Błędna klasyfikacja pracowników: niektóre rodzaje oszustw związanych z listą płac są popełniane przez pracodawcę, a nie przez pracowników. Jednym z przykładów jest błędna klasyfikacja pracowników w celu uniknięcia płacenia podatków lub świadczeń płacowych. Pracodawcy od czasu do czasu traktują pracowników jako niezależnych wykonawców, nawet jeśli nie spełniają wymagań definicji. Innym przykładem błędnej klasyfikacji pracowników jest sytuacja, w której pracodawca płaci „pod tabelą” i w ogóle nie wydaje żadnych dokumentów podatkowych.
• Zaliczki na wynagrodzenia, które nie są zwracane: Pracownicy mogą od czasu do czasu prosić o zaliczki na swoje wynagrodzenie, przy założeniu, że dokonają zwrotu zaliczki. Jeśli zaliczka nie podlega zwrotowi, jest to oszustwo. W niektórych przypadkach zaliczka może nie być prawidłowo rejestrowana przez pracowników działu płac. Mogą wymienić to jako wydatek, a nie zasób. Ewentualnie zespół ds. płac może nie skontaktować się z pracownikiem, aby upewnić się, że zaliczka zostanie zwrócona.
• Fałszywe stawki płac: inny przykład oszustwa związanego z listą płac ma miejsce, gdy stawki płac są nieprawidłowo raportowane. Osoba z działu płac może zmienić wynagrodzenie pracownika w górę, na przykład przekazując komuś USD21 za godzinę, a nie USD20, które ma zarobić. Aby uniknąć wykrycia, niektórzy pracownicy dostosowują stawkę wynagrodzenia przez ograniczony okres, na przykład tylko kilka wypłat.
• Nieuprawnione premie: Oszustwo związane z listą płac może wystąpić, gdy ktoś wystawi czek bonusowy pracownikowi lub samemu pracownikowi bez zgody odpowiedniej osoby lub działu.
• Sfałszowany urlop lub płatny urlop: jeśli pracownik ubiega się o płatny urlop, gdy nie jest do niego uprawniony, lub bierze płatny urlop, gdy nie powinien, jest to forma oszustwa płacowego.
• Fałszywe potrącenia: W niektórych przypadkach oszustwo związane z listą płac ma miejsce, gdy kwoty, które należy potrącić z wypłaty danej osoby, nie są takie jak podatki, składki emerytalne i świadczenia ubezpieczeniowe. Firma nadal pokrywa jednak te koszty, co oznacza, że z czasem może stracić znaczną kwotę pieniędzy.
• Fałszywe wydatki: pracownicy posiadający konta na wydatki mogą popełnić oszustwo płacowe, zgłaszając wydatki, które nie są związane z pracą. Na przykład pracownik może zabrać rodzinę na kolację i ją opłacić. Mogą również stworzyć fałszywe pokwitowanie zakupu, którego nigdy nie zaszło.

Jak identyfikować i korygować oszustwa związane z listą płac

Niektóre rodzaje oszustw związanych z listą płac mogą być łatwiejsze do zauważenia niż inne. Na przykład trudno jest wiedzieć, jak identyfikować pracowników-ducha, jeśli Twoja firma ma oddziały na całym świecie. Nie możesz wiedzieć, kto dokładnie pracuje w Twoim biurze w Tokio, na przykład w USA. Jednym ze sposobów wykrywania pracowników ducha jest współpraca z podmiotem zewnętrznym, który ma dla Ciebie ludzi w tym kraju. Twoja strona trzecia może być łowcą duchów, upewniając się, że każdy, kto otrzymuje wypłatę od Twojej firmy, faktycznie pracuje dla firmy. Podmiot zewnętrzny może również działać jako organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego, zarządzając wszystkimi aspektami listy płac dla Twoich międzynarodowych pracowników, usuwając jeszcze jedną rzecz z listy zadań Twojej firmy.

Oprócz współpracy z profesjonalną organizacją zatrudniającą pracowników, możesz wdrożyć środki zapewniające, że wszyscy otrzymujący wynagrodzenie od Twojej firmy faktycznie tam pracują i faktycznie istnieją. Kontaktowanie się z osobami udzielającymi referencji i przeprowadzanie weryfikacji danych potencjalnych nowych pracowników jest jednym ze sposobów upewnienia się, że są one prawdziwe. Wymóg bezpośredniego wpłacania środków wszystkim pracownikom jest kolejnym sposobem na zmniejszenie ryzyka płacenia duchów.

Możesz zidentyfikować inne rodzaje oszustw związanych z listą płac, takie jak sfałszowane wynagrodzenia, karty czasu pracy i wydatki, przeprowadzając audyt i przegląd listy płac przed dokonaniem płatności. Osoba, która weryfikuje i zatwierdza listę płac, nie powinna być tą samą osobą, która ją przetwarza. Osoba dokonująca przeglądu listy płac powinna być odpowiedzialna za zapewnienie, że:

• Liczba przepracowanych godzin odpowiada oczekiwanej liczbie godzin, jaką pracownik powinien przepracować: Jeśli pracownik pracuje więcej niż 40 godzin lub pracuje więcej niż liczba godzin, w których został zatrudniony, osoba sprawdzająca listę płac powinna skontaktować się z przełożonym danej osoby, aby upewnić się, że wszystko znajduje się nad zarządem. Inną opcją jest wymaganie zatwierdzenia przed przesłaniem przez pracownika karty czasu pracy z więcej niż 40 godzinami przepracowanymi w ciągu jednego tygodnia.
• Wynagrodzenie godzinowe jest dokładne: osoba dokonująca przeglądu listy płac powinna porównać oczekiwaną płacę godzinową pracowników z wynagrodzeniem, które faktycznie otrzymują. W przypadku rozbieżności należy przeprowadzić dalsze dochodzenie.
• Potrącane są odpowiednie kwoty: Podatki i inne potrącenia należy potrącać z wypłat pracowników. Jeśli tak nie jest, osoba sprawdzająca listę płac musi dowiedzieć się, dlaczego.
• Wydatki są odpowiednie: Osoba odpowiedzialna za audyt lub weryfikację listy płac powinna również przyjrzeć się wszelkim wydatkom zgłaszanym przez pracowników i sprawdzić, czy są one odpowiednie lub zgodne z prawem. Przegląd może obejmować sprawdzenie rachunków, aby upewnić się, że zgłoszone wydatki są zgodne z rachunkami. Wydatki te powinny być również związane z pracą.

Jak zapobiegać oszustwom związanym z listą płac

Oszustwo związane z globalną listą płac nie musi kosztować Twojej firmy setek tysięcy dolarów. Wiedza o tym, jak zapobiegać oszustwom związanym z listą płac, może powstrzymać je na drodze lub przed jego rozpoczęciem. Oto kroki, które możesz podjąć, aby zapobiec wpływowi oszustw związanych z listą płac na Twoją firmę.

• Dokładnie przeanalizuj wszystkich, zanim ich zatrudnisz: Naprawdę osoby, których zatrudniasz, będą uczciwe i godne zaufania. Weryfikacja nowych pracowników poprzez sprawdzenie ich karalności, weryfikację referencji i potwierdzenie wykształcenia oraz poprzedniego zatrudnienia pomoże Ci uniknąć zatrudniania nieuczciwych osób. Proces weryfikacji można zlecić na zewnątrz przy zatrudnianiu pracowników za granicą.
• Korzystaj z elektrycznych kart czasu pracy i wymagaj zatwierdzenia: pracownicy mogą łatwo dostosować papierowe karty czasu pracy, ale trudniej im dostosować elektryczne karty czasu pracy. Korzystanie z elektrycznych kart czasu pracy i wymaganie zatwierdzenia przez przełożonego przesłanego czasu pracy może pomóc w zapobieganiu sfałszowanym raportom godzin przepracowanych.
• Użyj danych biometrycznych, aby wyeliminować rejestracje współpracowników: Wymóg zarejestrowania się przez współpracowników, jeśli używasz fizycznego zegara czasu, uniemożliwi zarejestrowanie się współpracowników. Jednym ze sposobów na to jest wykorzystanie odcisków palców lub innych danych biometrycznych do weryfikacji tożsamości pracownika przed zarejestrowaniem się.
• Ograniczenie tego, kto ma dostęp do danych dotyczących listy płac: im mniej osób ma dostęp do listy płac Twojej firmy i kto może wprowadzić korekty lub zmiany, tym lepiej. Ograniczenie dostępu do listy płac zmniejsza ryzyko, że ktoś dostosuje przepracowane godziny lub stawkę wynagrodzenia.
• Wymagaj drugiego zestawu oczu na raporty płacowe: Wszystkie raporty płacowe powinny zostać zweryfikowane i zatwierdzone przed wystawieniem płatności. Należy również wdrożyć proces wstrzymania płatności i wprowadzenia poprawek w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieścisłości.
• Dowiedz się, na co zwracać uwagę podczas przeglądania listy płac: upewnij się, że Twoja firma nie płaci osobom o bardzo podobnych nazwiskach i identycznych adresach. Należy również uważać na płatności dokonywane na rzecz osób mieszkających pod tym samym adresem lub płatności dokonywane na to samo konto bankowe dla różnych pracowników.
• Posiadanie systemu identyfikacji i usuwania zwolnionych pracowników: jednym ze sposobów zapobiegania płatnościom na rzecz pracowników ghostingu, zwłaszcza tych, którzy nie pracują już dla Twojej firmy, jest oznaczanie dokumentów lub plików po odejściu pracownika z firmy. Zaznaczony plik nie powinien nadal otrzymywać płatności.
• Eliminacja płatności za czeki: oszustwa płacowe są łatwiejsze do popełnienia w przypadku czeków papierowych. W przypadku przelewu bezpośredniego każda płatność jest wysyłana na rachunek bankowy. Możesz sprawdzić, czy informacje o koncie są poprawne i czy należą do odpowiedniego pracownika. W razie potrzeby możesz odwrócić wysłane płatności, jeśli podejrzewasz, że w grę wchodzi oszustwo.
• Ustanowić politykę zerowej tolerancji: można zapobiegać oszustwom, ustalając politykę zerowej tolerancji. Poinformowanie pracowników o zasadach i możliwych konsekwencjach popełnienia oszustwa związanego z listą płac może uniemożliwić im takie działanie.

Outsourcing swoich potrzeb związanych z międzynarodową listą płac do Globalization Partners

Gdy Twoja firma rozszerza działalność za granicą, trudno jest być na bieżąco z tym, co dzieje się na całym świecie. Potrzebujesz zespołu, który będzie Cię wspierał na miejscu i w kraju. Globalization Partners może być tym zespołem dla Ciebie. Nasze kompleksowe rozwiązanie  usprawnia proces zatrudniania międzynarodowego, a także pomaga zapewnić, że Twoja lista płac, podatki i kwestie prawne pozostają zgodne z krajem, w którym prowadzisz działalność. Nasze globalne usługi płacowe  zapewniają, że Twój międzynarodowy zespół otrzymuje wynagrodzenie na czas, jednocześnie zmniejszając ryzyko oszustw związanych z listą płac. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej.

Aby uzyskać więcej informacji na temat międzynarodowej listy płac, pobierz nasz e-book 10 rzeczy, które musisz wiedzieć o rejestracji tylko listy płac .

Pobierz e-book