Jak przeprowadzać międzynarodową kontrolę informacji

Budowanie skutecznego globalnego zespołu zaczyna się od wyboru kandydatów, którzy ucieleśniają wartości i standardy firmy. Dlatego przeprowadzenie międzynarodowej weryfikacji danych jest niezbędne do zbudowania zespołu, któremu możesz zaufać. Jednak proces ten często obejmuje poruszanie się po szeregu złożonych przepisów i regulacji dotyczących zatrudnienia i prywatności danych.

Najlepszy w swojej klasie pracodawca formalny (EOR) może pomóc w usprawnieniu procesu weryfikacji danych w kluczowych lokalizacjach na całym świecie. Dzięki zautomatyzowanym usługom kontroli międzynarodowej niezawodny pracodawca formalny upraszcza ten niezbędny aspekt globalnego zatrudniania — zapewniając zgodność na każdym etapie.

Czym jest międzynarodowa weryfikacja danych?

Międzynarodowa weryfikacja przeszłości, znana również jako międzynarodowa weryfikacja przeszłości, to proces weryfikacji historii i kwalifikacji kandydata do pracy z siedzibą w kraju innym niż USA. Podczas gdy kontrole historii zatrudnienia są niezbędne w każdym procesie weryfikacji, kontrole międzynarodowe mają zastosowanie do kandydatów z innych krajów.

Nie ma jednego uniwersalnego podejścia do przeprowadzania międzynarodowych kontroli przeszłości. Każdy kraj ma inne, złożone przepisy dotyczące zatrudnienia i przepisy dotyczące prywatności danych. Na przykład w Japonii rejestry karne są poufne, co utrudnia przeprowadzanie weryfikacji karalności.

W Wielkiej Brytanii edukacja, zatrudnienie i sprawdzenie karalności są dozwolone za pisemną zgodą, ale podlegają bardzo surowym przepisom w celu ochrony prywatności danych kandydatów. Weryfikacja karalności jest dozwolona tylko wtedy, gdy jest to konieczne i proporcjonalne do konkretnego stanowiska, na które kandydat aplikował. Sama zgoda jest niewystarczająca do weryfikacji karalności, ponieważ wymaga podstawy prawnej lub silnego uzasadnienia prawnego.

Co pojawia się podczas międzynarodowej weryfikacji danych? W przeciwieństwie do krajowych lub lokalnych alternatyw, międzynarodowe badania przeszłości mogą ujawnić dodatkowe informacje, takie jak międzynarodowa dokumentacja karna, globalna weryfikacja zatrudnienia, międzynarodowe kwalifikacje edukacyjne i globalne listy ostrzegawcze sankcji. Należy pamiętać, że zawartość międzynarodowych kontroli przeszłości różni się w zależności od kraju.

Dzięki pakietowi G-P Suite firmy mogą szybko i zgodnie z przepisami zatrudnić odpowiedniego kandydata, przeprowadzając kompleksowe kontrole danych w kluczowych lokalizacjach na całym świecie.

Po co przeprowadzać międzynarodową weryfikację danych?

Weryfikacja danych jest standardową częścią procesu przed zatrudnieniem w wielu krajach. Analiza due diligence poprzez programy weryfikacji w tle pomaga międzynarodowym firmom egzekwować zgodność z lokalnymi przepisami, budować niezawodny personel i zatrudniać kandydatów ze zweryfikowanymi poświadczeniami.

Międzynarodowa kontrola zatrudnienia może pomóc:

1. Spełnienie wymogów prawnych. W niektórych krajach wymagane są prawnie określone kontrole przed zatrudnieniem. Musisz przynajmniej potwierdzić, że kandydat ma prawo do pracy w kraju zatrudnienia.
2. Potwierdź dane uwierzytelniające. Niektóre role mogą wymagać określonych stopni lub certyfikatów przez prawo. Skąd wiesz, czy kandydat ma kwalifikacje do pracy? Chociaż możesz założyć, że ich stopnie naukowe lub doświadczenie zawodowe są autentyczne, weryfikacja tych informacji jest jedynym sposobem na upewnienie się.
3. Zmniejsz ryzyko. Nieprzeprowadzenie kontroli kandydatów (jeśli jest to prawnie dopuszczalne) pod kątem odpowiedniej historii kryminalnej może prowadzić do odpowiedzialności. Zgodny z przepisami proces sprawdzania przeszłości może pomóc w uniknięciu zatrudniania kandydatów, którzy mogą podejmować nielegalne działania, które mogą zaszkodzić Twojej firmie, klientom lub innym pracownikom.
4. Znajdź najlepszego kandydata dla swojego zespołu. Ostatecznie przeprowadzenie weryfikacji danych osobowych polega na zidentyfikowaniu najlepszych kandydatów do Twojego zespołu. Weryfikacja potencjalnych pracowników to skuteczny sposób na wybór odpowiednich kandydatów na każde stanowisko.

Jak przeprowadzić międzynarodową weryfikację danych

Aby przeprowadzić międzynarodową weryfikację danych, zacznij od określenia rodzaju informacji, których potrzebuje Twoja firma. Następnie przeanalizuj odpowiednie przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia i prywatności danych w kraju zatrudnienia, stwórz wymagane formularze dla kandydatów, uzyskaj niezbędną zgodę i upoważnienie, poproś o wszelkie odpowiednie raporty, dokładnie przejrzyj wyniki, a przed podjęciem jakichkolwiek działań związanych z zatrudnieniem kandydata, przestrzegaj odpowiednich przepisów i regulacji dotyczących zatrudnienia i prywatności danych.

1. Określ rodzaj potrzebnych informacji.

Weryfikacja danych może obejmować kilka rodzajów weryfikacji, w zależności od roli i wymogów prawnych w kraju zatrudnienia. Jasno określ, jakich informacji potrzebujesz, ponieważ niektóre kontrole mogą być nieistotne dla niektórych ról lub prawnie ograniczone w niektórych krajach.

Niektóre kraje ograniczają pracodawcom możliwość przeprowadzania określonych rodzajów weryfikacji danych lub zezwalają na dostęp do określonych dokumentów tylko w szczególnych okolicznościach.

Dzięki partnerowi takiemu jak G-P możesz śmiało zatrudnić odpowiedniego kandydata dzięki szybkim i łatwym w użyciu kontrolom historii zatrudnienia, edukacji, globalnym sankcjom i karalności w kluczowych lokalizacjach na całym świecie — wszystko dzięki G-P Suite.

2. Zbadaj prawo.

Przepisy dotyczące weryfikacji danych różnią się znacznie w zależności od kraju. Chociaż w Twoim kraju mogły zostać wdrożone procedury kontroli, praktyki, które są dopuszczalne, mogą być nielegalne za granicą. Konieczne jest zbadanie przepisów regulujących kontrole przeszłości i praktyki zatrudnienia w regionie docelowym oraz śledzenie aktualizacji prawnych.

Na przykład kluczowe znaczenie ma zrozumienie czasu weryfikacji danych w procesie rekrutacji. Podczas gdy niektóre kraje zezwalają na weryfikację danych po wystawieniu oferty warunkowej, w innych krajach weryfikacja danych powinna zostać przeprowadzona przed przedłużeniem umowy o pracę.

Jeśli przeprowadzasz globalną weryfikację danych pracowników, którzy mieszkali lub pracowali w innych krajach, musisz również zbadać przepisy i procedury obowiązujące w tych jurysdykcjach – oprócz aktualnej lokalizacji kandydata.

3. Uzyskanie zgody i upoważnienia kandydatów.

Wiele krajów wymaga uprzedniej, pisemnej zgody i upoważnienia od kandydatów przed uzyskaniem dostępu, zebraniem i przetwarzaniem danych osobowych do weryfikacji danych. Na przykład w Stanach Zjednoczonych federalna ustawa o uczciwej sprawozdawczości kredytowej (FCRA) i lokalne przepisy nakazują wnioskodawcom podpisanie różnych formularzy zgody, upoważnienia i ujawnienia przed przeprowadzeniem dopuszczalnej weryfikacji danych.

W przypadku gdy prawo wymaga od wnioskodawców wypełnienia takich formularzy, zaleca się wystawienie kandydatom informacji o ochronie prywatności danych i poproszenie ich o pisemną zgodę i upoważnienie do przeprowadzenia weryfikacji danych w ramach wstępnego procesu składania wniosku, aby uniknąć opóźnień w późniejszym czasie.

4. Sprawdź referencje i poproś o raporty.

Firmy mogą samodzielnie zarządzać niektórymi częściami międzynarodowego procesu kontroli, takimi jak kontakt z poprzednimi pracodawcami i referencjami (jeśli jest to prawnie dozwolone). Jednak w celu przeprowadzenia dodatkowych kontroli należy skontaktować się z odpowiednimi agencjami. Oznacza to żądanie dokumentacji od agencji rządowych lub firm prywatnych, aby uzyskać potrzebne informacje.

Należy pamiętać, że każdy kraj ma swoje własne agencje (lub nie ma ich wcale) i nie ma centralnej międzynarodowej bazy danych. Na przykład w Meksyku potrzebny jest prywatny detektyw do kompleksowej weryfikacji danych.

5. Przegląd wyników.

Na koniec musisz przejrzeć otrzymane raporty, zarówno z własnej pracy, jak i od zewnętrznych dostawców. Zastanów się, czy jakiekolwiek informacje są prawnie dopuszczalne i mają bezpośredni związek z obsadzonym stanowiskiem, i zasięgnij porady prawnej przed podjęciem jakichkolwiek działań związanych z zatrudnieniem kandydata na podstawie ustaleń.

Najlepszym scenariuszem jest sprawdzenie, czy wniosek kandydata jest dokładny i czy będzie on atutem dla Twojego zespołu.

Zatrudniaj szybko i zgodnie z przepisami z G-P.

Aby uprościć globalne zatrudnianie, firmy mogą współpracować z pracodawcą formalnym (EOR), który oferuje usługi międzynarodowej weryfikacji danych. Najlepszy w swojej klasie pracodawca formalny, taki jak G-P, może usprawnić globalną weryfikację w kluczowych lokalizacjach bez konieczności interakcji z agencjami raportowania konsumenckiego lub nawigowania po złożonej biurokracji.

Dostarczamy kompleksowe, dostępne raporty, aby zapewnić Ci całą wiedzę potrzebną do usprawnienia procesu rekrutacji i selekcji. Od weryfikacji danych po zatrudnianie i listy płac, nasze globalne produkty do zatrudniania i rozwiązania EOR płynnie integrują technologię opartą na sztucznej inteligencji z ekspertami HR i poradami prawnymi, dzięki czemu możesz pewnie budować swój globalny zespół i zarządzać nim w dowolnym miejscu na świecie.