Umowa na czas nieokreślony a na czas określony

Zatrudnianie wykwalifikowanych pracowników międzynarodowych to kluczowy  moment, w którym Twoja organizacja stara się skalować swoje możliwości i dywersyfikować swoją siłę roboczą.

Jednak oznacza to również przeprowadzenie analizy due diligence, ponieważ w każdym kraju  obowiązują odrębne przepisy prawa pracy, które określają klasyfikację pracy pod kątem zgodności z przepisami i rodzaje umów.

Istnieje prawdopodobieństwo, że zaoferujesz nowym międzynarodowym pracownikom jeden z dwóch rodzajów umów o pracę: na czas określony lub na czas nieokreślony.

Zrozumienie różnic między umowami na czas nieokreślony i na czas określony ma kluczowe znaczenie dla zachowania zgodności z przepisami, realizacji codziennych czynności, zyskowności i dobrej reputacji marki.

Co to jest umowa o pracę na czas określony?

Umowy na czas określony mają wskazaną datę wygaśnięcia. Pracownicy, którzy je zawierają, mają pełną świadomość tego, od kiedy zaczynają one obowiązywać i do kiedy dokładnie będą trwać, a przez cały ten okres mają prawa do pełnych świadczeń pracowniczych.

Po upływie okresu, na jaki umowa na czas określony została zawarta, firma może chcieć ją przedłużyć lub odnowić. Jednak musi przy tym zachować ostrożność. W wielu krajach obowiązują ograniczenia dotyczące umów na czas określony, które mówią, na jaki maksymalny łączny okres mogą one być zawarte bądź ile razy można je odnawiać lub wprowadzają oba te warunki jednocześnie.

Te obowiązujące na świecie ograniczenia w stosowaniu umów na czas określony mają za zadanie chronić obywateli poszczególnych krajów przed potencjalnymi nadużyciami, do których dochodziło w nich wcześniej przy tym rodzaju umowy. Stanowią one też zabezpieczenie przed sytuacją, w której struktury zatrudnienia firm byłyby oparte na nieustannym zatrudnianiu pracowników na krótki okres czasu, bez dawania im długookresowego poczucia bezpieczeństwa zatrudnienia i świadczeń. I wreszcie, ograniczenia nałożone na umowy na czas określony gwarantują, że po upływie okresu, na jaki zostały one zawarte, zostanie przeprowadzony zgodny z prawem proces ich zakończenia.

Po tym, jak zostanie wykorzystana maksymalna dozwolona liczba odnowień umowy na czas określony lub zostanie przekroczony maksymalny łączny czas obowiązywania takich umów, firma musi zmienić pracownikowi umowę na umowę na czas nieokreślony.

Podsumujmy więc. Główne cechy charakteryzujące umowę na czas określony to:

• tymczasowość, z jasno określonym dniem rozpoczęcia i zakończenia;
• jasne określenie realizowanych zadań lub projektów;
• prawo do świadczeń pracowniczych;
• podane godziny pracy i ograniczenia co do możliwości pracy w nadgodzinach;
• jasne procedury zakończenia obowiązywania umowy;
• typowy czas obowiązywania od roku do trzech lat, choć są wyjątki.

Zalety i wady umów o pracę na czas określony

Biorąc pod uwagę specyficzne wymagania prawne dotyczące umów na czas określony, firmy prowadzące międzynarodową rekrutację powinny rozważyć ich zalety i wady.

1. Zalety

Jasny zakres umowy z pracownikiem na czas określony ma wiele zalet zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika.

• Najlepiej dopasowane zestawy umiejętności: Umowy na czas określony są intuicyjnym wyborem, gdy do konkretnego projektu lub zadania potrzebna jest wiedza specjalistyczna. Na przykład agencja pracy tymczasowej może zatrudnić na czas określony pracownika, który będzie miał za zadanie wdrożyć w całej firmie i nadzorować działanie nowego oprogramowania kadrowego. Gdy okaże się, że program działa już, jak trzeba, relacja między firmą a pracownikiem dobiegnie końca.
• Szybko skalowane operacje: wykonawcy na czas określony mogą realizować określone projekty, obciążenia lub zadania dla zespołów, które są już nadmiernie rozszerzone lub o dużej wydajności. Mogą oni też wdrażać pilotażowo nowe przepływy pracy, sprzęt lub technologie, które mają za zadanie odciążyć dotychczasowy zespół i pozwolić Twojej firmie na rozwój, realizację nowych celów i zaspokajanie nowych potrzeb rynku.
• Operacje zwinne: umowy na czas określony są z natury elastyczne. Pracodawca może sprowadzić do firmy takich pracowników, jakich potrzebuje w danym okresie. Z kolei pracownicy zdobywają doświadczenie, dowiadując się, jak to jest pracować na różnych stanowiskach w różnych branżach, a także mogą zapewnić sobie idealną równowagę między pracą a życiem prywatnym, co przy umowie na czas nieokreślony mogłoby być niemożliwe.

2. Wady

Pracodawcy muszą przeanalizować specyficzne ryzyka związane z zatrudnianiem pracowników na czas określony, zwłaszcza tych mieszkających za granicą.

• Prawa do pełnego wynagrodzenia: Kontrahenci na czas określony są uprawnieni do pełnego wynagrodzenia za umowę, nawet jeśli zostaną zwolnieni przed datą jej wygaśnięcia. Zamieszczenie w umowie zapisu dotyczącego wcześniejszego zwolnienia może niekiedy pozwalać uniknąć wypłacenia pełnej kwoty, ale tylko w niektórych krajach.
• Spory sądu pracy: Zważywszy na różnice między krajami w zgodnych z prawem umowach na czas określony, zarządzanie przejrzystymi i w pełni zgodnymi umowami może być trudne. Firmy z reguły dobrze znają prawo pracy obowiązujące w kraju, w którym mają swoją siedzibę główną, ale przepisy międzynarodowe już gorzej. Stanowi to skomplikowaną sytuację, jeśli międzynarodowy kontrahent uzna umowę na czas określony za niezgodną z prawem lub jeśli jego status pracownika zostanie błędnie sklasyfikowany lub jeśli uzna, że został  niesprawiedliwie zwolniony . W każdej z tych sytuacji pracownik ma prawo złożyć skargę do organów nadzorujących stosowanie prawa pracy w jego kraju. Aby móc się bronić w sądzie, Twoja firma musi mieć ustanowiony podmiot biznesowy w tym kraju, zazwyczaj jednostkę zależną. Bez tego nie możesz reprezentować swojej firmy w międzynarodowych sądach pracy i jesteś narażony na dodatkowe kary, grzywny, sankcje i odszkodowania za szkody wyrządzone pracownikom.

Co to jest umowa o pracę na czas nieokreślony?

Umowa o pracę na czas nieokreślony to dziś najpowszechniejszy rodzaj umowy o pracę, w ramach której pracownik jest zatrudniany na stałe. Taka umowa nie ma z góry określonej daty wygaśnięcia. W związku z tym stosunek pracy może ustać jedynie na skutek:

• rezygnacji pracownika,
• zgodnego z prawem wypowiedzenia,
• przejścia pracownika na emeryturę,
• zamknięcia firmy na stałe.

Pracownicy zatrudnieni na czas nieokreślony są uprawnieni do świadczeń oferowanych przez firmę, takich jak plany ubezpieczenia zdrowotnego, pakiety emerytalne, płatne urlopy wypoczynkowe, płatne dni wolne od pracy, urlopy chorobowe i inne świadczenia. Co więcej, umowy o pracę na czas nieokreślony wiążą się z silniejszymi prawami pracowniczymi i zobowiązaniami po stronie pracodawcy, a mianowicie z prawem do rozsądnego wypowiedzenia.  Zdecydowana większość krajów wspiera umowy o pracę na czas nieokreślony w stosunku do umów na czas określony, zwracając szczególną uwagę na tworzenie praw dotyczących zgodnych z prawem zwolnień, które są preferowane przez pracowników.

Procedury rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem na czas nieokreślony różnią  się  w zależności od kraju. Na przykład:

• W Belgii zwolnienia pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony muszą zostać zapowiedziane z odpowiednim okresem wypowiedzenia i trzeba wypłacić tym osobom odprawy zależne od ich stażu pracy.
• W Brazylii nie trzeba stosować okresu wypowiedzenia, ale należy wypłacić odprawę, niezależnie od tego, czy podało się przyczynę zwolnienia, czy nie. Natomiast jeśli się jej nie podaje, odprawa jest wyższa.
• W Czechach zwolnienia pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony muszą zostać zapowiedziane z przynajmniej dwumiesięcznym okresem wypowiedzenia, chyba że wynikają one z popełnienia przestępstwa, i trzeba wypłacić tym osobom odprawy zależne od ich stażu pracy.
• W Japonii pracownicy mogą zostać zwolnieni tylko z określonej przyczyny i z zachowaniem minimalnego 30-days okresu wypowiedzenia, a także z zachowaniem pełnej dokumentacji i postępowania dotyczącego zwolnienia. Prawo pracy tego kraju nakłada jedne z najsurowszych ograniczeń w zakresie zwalniania pracowników na świecie.

Zalety i wady umów o pracę na czas nieokreślony

Większość firm zna dobrze relacje z pracownikami oparte na umowie o pracę na czas nieokreślony. Jednak ta ich powszechność może sprawić, że zapomni się o pewnych wadach i zaletach tych umów.

1. Zalety

Wieloletnia współpraca z tymi samymi pracownikami lokalnymi lub międzynarodowymi ma niewątpliwe mocne strony.

• Stabilność: organizacje doświadczają mniejszej rotacji dzięki utrzymaniu podstawowej sieci nieokreślonych pracowników. Jak dowodzą badania, mniejsza rotacja pracowników przekłada się na wiele korzyści, od podniesienia morale pracowników, przez większą produktywność, na lepszej retencji klientów i niższych kosztach rekrutacji skończywszy.
• Lojalność: Pracownicy na czas nieokreślony angażują się w działalność organizacji z oczekiwaniem wieloletniego zatrudnienia. Firmy mogą jeszcze zwiększyć ich lojalność, wprowadzając programy zachęt, premie, oferując możliwości rozwoju zawodowego, udogodnienia w miejscu pracy, bonusy i stosując inne strategie, z których większość nie miałaby sensu w przypadku pracowników na czas określony.
• Jasna struktura organizacyjna: firmy zaangażowane w bezterminowe zatrudnienie nad wykonawcami i zatrudnienie na czas określony budują rozsądną i stabilną strukturę organizacyjną wzmacniającą działalność. Pracownicy dobrze znają przepływy prac, zespoły, działy i kierownictwo, a także wiedzą, jak wpisują się w szerszą strukturę organizacyjną firmy. Wiedzą też, na jakie stanowiska i awanse mogą liczyć w miarę rozwoju.

2. Wady

Umowy o pracę na czas nieokreślony również rodzą pewne unikatowe wyzwania, zwłaszcza w przypadku zatrudniania w skali globalnej.

• Więcej obowiązków pracodawcy: pracownicy na całym świecie na czas nieokreślony są zwykle bardziej chronieni na mocy przepisów prawa pracy w zakresie wynagrodzeń, świadczeń, zasad dotyczących czasu wolnego i — co najsurowsze — zgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy. Przy umowie o pracę na czas nieokreślony, w której nie ma zapisów dotyczących zwalniania ani okresu wypowiedzenia, istnieje dużo większe prawdopodobieństwo, że trzeba będzie zapłacić odszkodowanie zwolnionej osobie. Nawet ci pracodawcy, którzy zawarli w umowach zapisy dotyczące zwolnienia, w dalszym ciągu raczej będą musieli wypłacić odprawy i świadczenia końcowe i powiadomić pracowników ze stosownym wyprzedzeniem, aby uniknąć naruszenia przepisów prawa pracy.
• Wyzwania związane z poruszaniem się po międzynarodowych przepisach prawa pracy na czas nieokreślony: ponownie, umowy o pracę na czas nieokreślony i ich wymagane klauzule różnią się w zależności od kraju. Niewiele firm ma u siebie specjalistów od prawa, finansów i kadr, którzy biegle znają prawo pracy innego kraju. Tylko z tego powodu wiele organizacji zwraca się do profesjonalnych organizacji pracodawców (PEO) i  pracodawców formalnych w celu zarządzania funkcjami administracyjnymi międzynarodowych pracowników na czas nieokreślony, ponieważ organizacje ds. zatrudnienia profesjonalnego wspierają ekspertów merytorycznych właściwych dla danego kraju, dostępnych do sporządzania zgodnych z przepisami umów.

Kiedy stosować umowy na czas określony, a kiedy nieokreślony

Umowy o pracę na czas określony mogą być opłacalnym i mało ryzykownym rozwiązaniem, gdy:

• Chcesz zatrudnić kogoś do pracy sezonowej.
• Potrzebujesz kogoś na zastępstwo dla pracownika na urlopie całorocznym lub wypoczynkowym.
• Potrzebujesz zastępstwa dla pracownika na urlopie rodzicielskim lub długotrwałym zwolnieniu chorobowym.
• Potrzebujesz na szybko obsadzić stanowisko, na które docelowo przeprowadzisz długi, skrupulatny proces rekrutacji lub które zostanie na nowo obsadzone po gruntownej restrukturyzacji firmy.
• Chcesz mieć dostęp do wiedzy eksperckiej lub potrzebujesz konsultacji w związku z określonym projektem.
• Tworzysz lub integrujesz w całej firmie jakąś nową technologię.
• Sprawdzasz, czy Twoja firma potrzebuje określonego stanowiska.
• Zarządzasz ekspatami lub pracownikami z innych krajów.

Na podobnej zasadzie, umowy na czas nieokreślony są polecane, gdy:

• Chcesz obsadzić istotne stanowisko w dziale.
• Rozbudowujesz dział lub zespół, zwłaszcza w celu zwiększenia jego długofalowych możliwości.
• Doświadczasz stałego wzrostu przychodów.
• Często musisz odrzucać nowych klientów, zamówienia i zlecenia.
• Wchodzisz na stałe na nowy rynek lub do nowego kraju.
• Masz za mało pracowników administracyjnych lub do obsługi klienta i pomocy technicznej.

Zarówno firmy prywatne, jak i państwowe, zatrudniają i pracowników na czas określony i nieokreślony, zależnie od swoich potrzeb, budżetów, możliwości kadrowych i aktualnych priorytetów biznesowych. Jednak określenie, jaki rodzaj umowy będzie najlepszy, wymaga uwzględnienia swojej tolerancji ryzyka wynikającego z niewłaściwej klasyfikacji pracowników w umowach, a także tego, czy ma się dostępnego radcę prawnego, który pomoże w poruszaniu się po zagadnieniach dotyczących umów o pracę.

Porównanie umów o pracę na czas nieokreślony z umowami na czas określony

Klauzule, jakie muszą się znaleźć w umowie o pracę na czas określony lub nieokreślony, aby była ona zgodna z prawem, różnią się w zależności od kraju.

Jednak w każdym państwie w umowach przewijają się pewne podstawowe zapisy. Większość kodeksów pracy przewiduje dla umów na czas nieokreślony konieczność wskazania:

• nazwy stanowiska;
• szacowanych godzin pracy;
• miejsca wykonywania pracy;
• zarobków;
• świadczeń pracowniczych, w tym ubezpieczeń zdrowotnych, stomatologicznych, okulistycznych, na życie i innych;
• zasad dotyczących urlopów i chorobowego;
• zasady dotyczących innych dni wolnych;
• okresu próbnego, jeśli ma zastosowanie;
• zasad wypowiedzenia, w tym dozwolonych przyczyn, odpraw, okresu wypowiedzenia i innych reguł zwalniania;
• układów zbiorowych;
• wymaganych ubezpieczeń lub zaświadczeń, takich jak ubezpieczenie od błędów medycznych wymagane od lekarzy w niektórych stanach USA.

Zarówno w przypadku umów na czas nieokreślony, jak i określony, w umowach powinny się też znaleźć następujące zapisy, pozwalające uniknąć niewłaściwej klasyfikacji zatrudnienia i ogólnie sporów z zakresu prawa pracy:

• jasno określona data początku i końca obowiązywania umowy;
• nazwa i opis pełnionej roli;
• szacowanych godzin pracy;
• zarobków;
• uprawnienia do płatności za nadgodziny;
• Świadczenia pracownicze
• zasad dotyczących urlopów i chorobowego;
• Klauzula dotycząca wcześniejszego rozwiązania umowy, w tym tylko przyczyny,  wynagrodzenie za realizację umowy, wypowiedzenie umowy oraz inne zasady dotyczące zwolnienia.

Przypomnijmy, że nawiązanie współpracy z pracodawcą formalnym (EOR) mającym swój oddział w kraju, w którym chcesz zatrudniać, stanowi nieocenioną pomoc przy przygotowywaniu umów o pracę zgodnych z miejscowymi przepisami. Twój partner ds. zatrudnienia profesjonalnego dysponuje zasobami i wiedzą, dzięki którym będzie mógł poruszać się po obu rodzajach umów o pracę  — bezterminowych i  bezterminowych — w celu dostosowania się do przepisów i przyciągnięcia najbardziej utalentowanych pracowników.

Inne rodzaje umów o pracę

Ogólnie rzecz biorąc, umowy o pracę możemy podzielić na dwie kategorie:

• Zatrudnienie standardowe: Standardowe zatrudnienie obejmuje umowy określające godziny pracy w pełnym wymiarze, wynagrodzenie, świadczenia pracownicze, pakiety emerytalne, wynagrodzenie za nadgodziny, polityki urlopowe, ustalone klauzule dotyczące rozwiązania stosunku pracy, wymogi dotyczące odpraw, wypowiedzenie oraz wszelkie inne standardy ogólnie związane z nowoczesnym zatrudnieniem w pełnym wymiarze godzin.
• Zatrudnienie niestandardowe: zatrudnienie niestandardowe  odnosi się do ustaleń z pracownikami wykraczających poza standardowy zakres pracy i bez tej samej listy zobowiązań i wymogów umownych. Niestandardowi pracownicy to pracownicy sezonowi,  tymczasowi lub zewnętrzni, pracownicy niepełnoetatowi, pracownicy na wezwanie, a w wielu przypadkach freelancerzy i niezależni wykonawcy.

Umowy na czas nieokreślony w przeważającej mierze podlegają  standardowej kategorii zatrudnienia. Z kolei umowy na czas określony to głównie zatrudnienie niestandardowe, ponieważ mają one określone daty obowiązywanie i specyficzne warunki pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, organizacje  powinny ustalać  klasyfikację pracowników w oparciu o charakter roli pracownika, a nie samą terminologię, taką jak „standard” czy „niestandardowy”.

Na przykład dany pracownik międzynarodowy mógł został początkowo zatrudniony na rok na umowie na czas określony. Pod koniec roku Twoja firma była pod takim wrażeniem jego pracy, że zdecydowała się zaproponować mu odnowienie umowy, ale tym razem z wyższym wynagrodzeniem, szerszym zakresem obowiązków i dodatkowymi świadczeniami.

Z punktu widzenia uproszczonej klasyfikacji w dalszym ciągu jest to zatrudnienie niestandardowe na umowie na czas określony. Jednak ogólny charakter aktualnej roli tego pracownika jest zbliżony do zatrudnienia standardowego na umowie na czas nieokreślony. Są nawet kraje, w których takie zaoferowanie przedłużenia umowy zawartej na czas określony jest nielegalne. Gdybyś chciał zachować taką osobę na liście płac, musiałbyś zmienić jej umowę na umowę na czas nieokreślony.

Podsumowując:

• Tak więc nazywanie zatrudnienia „standardowym” lub „niestandardowym” jest jedynie pewnym ułatwieniem, ale nie stanowi prawnie wiążącej terminologii, którą można by zastosować w umowie.
• Zatrudnienie na czas określony i nieokreślony oferuje znacznie więcej informacji na temat zgodnej z prawem klasyfikacji pracowników  międzynarodowych.
• Oczekiwany czas pracy pracownika, po którym następuje sam charakter tej pracy, jest  najważniejszym czynnikiem przy sporządzaniu zgodnej z przepisami umowy o pracę.
• Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z umową o pracę na czas określony, czy nieokreślony, pamiętaj, aby zawsze umieścić w niej zapisy dotyczące przedwczesnego wypowiedzenia lub zwolnienia pracownika.
• Zawsze sprawdzaj obowiązujące w danym kraju prawo pracy na czas określony, zwracając uwagę na takie elementy, jak całkowita liczba dozwolonych odnowień umów, dozwolone długości  umów, świadczenia pracownicze na czas określony, uprawnienia do nadgodzin i inne.
• Gdy będziesz przygotowywać szkice umów dla nowych pracowników, skonsultuj się z radcą prawnym od prawa pracy. Dzięki temu pracownicy — na czas określony lub nieokreślony, krajowi lub międzynarodowi — będą gromadzić pełne uprawnienia, minimalizując  ryzyko błędnej klasyfikacji.

Zaoferuj swoim pracownikom prawidłowe umowy, niezależnie od ich miejsca zamieszkania

W firmie Globalization Partners nasze kompleksowe rozwiązanie  jest przygotowane i gotowe do pomocy w zatrudnianiu najbardziej utalentowanych pracowników w 187 krajach — bez wielomiesięcznych badań nad przepisami prawa pracy obowiązującymi w poszczególnych krajach, sporządzaniem umów, wymogami prawnymi, uprawnieniami i innymi kwestiami.

Poproś o propozycję , aby zabezpieczyć się przed wykorzystaniem niewłaściwych rodzajów umów o pracę podczas globalnej ekspansji.