Jak napisać umowę z niezależnym wykonawcą?

Dzisiejsza siła robocza staje się coraz bardziej zróżnicowana, a różne typy pracowników odgrywają coraz bardziej znaczącą rolę w firmach każdej wielkości. Na przykład niezależni wykonawcy stanowią około 15% siły roboczej w samych Stanach Zjednoczonych. Ponieważ Twoja firma wykracza poza granice i granice, dodawanie niezależnych wykonawców do siły roboczej jest kluczem do skutecznej strategii globalnej ekspansji. 

Dowiedzmy się, jak sporządzić jasną i zgodną z przepisami umowę z niezależnym wykonawcą — oraz jak rozwiązanie pracodawcy formalnego (EOR) może pomóc w zatrudnieniu pracowników i niezależnych wykonawców w dowolnym miejscu, bez konieczności zakładania podmiotu.

Czym jest umowa z niezależnym wykonawcą?

Umowa z niezależnym wykonawcą to prawnie wiążąca umowa między indywidualnym wykonawcą (lub jego podmiotem gospodarczym) a firmą. Umowa z niezależnym wykonawcą jasno określa zakres prac i warunki świadczenia usług przez wykonawcę. 

W jaki sposób opłacani są niezależni wykonawcy? Jakie elementy należy uwzględnić w szablonie umowy o pracę na zlecenie lub freelancera? Kompleksowa umowa z niezależnym wykonawcą powinna określać wymagania projektowe, metody i warunki płatności, zasady poufności, ważne terminy i etapy, warunki rozwiązania umowy oraz wszelkie inne istotne szczegóły związane z konkretnymi usługami wykonawcy. 

Kiedy potrzebna jest umowa z niezależnym wykonawcą? W niektórych krajach umowa pisemna może nie być wymagana, a umowa ustna może stanowić wiążącą umowę. Zalecamy jednak zawarcie solidnej, pisemnej umowy z niezależnym wykonawcą, aby chronić interesy Twojej firmy. 

Co należy uwzględnić w umowie z niezależnym wykonawcą?

Kluczowe elementy umowy z niezależnym wykonawcą obejmują zazwyczaj zakres prac, warunki płatności, terminy, relacje między stronami, poufność, cesję własności intelektualnej oraz warunki rozwiązania umowy. 

Każda umowa z niezależnym wykonawcą jest inna, a firma ma różne potrzeby w zależności od projektu. Mając to na uwadze, każdy przykład niezależnej umowy z wykonawcą

 powinna zawierać kilka podstawowych elementów, które są mocne, wszechstronne i ochronne. Jaki jest najlepszy sposób na zawarcie umowy z niezależnym wykonawcą? Przyjrzyjmy się bliżej zawartości silnej umowy z niezależnym wykonawcą.

1. Zidentyfikuj relację roboczą.

Wszelkie prawnie wiążące umowy powinny zawierać pełną nazwę i dane kontaktowe osoby zatrudniającej (klienta lub firmy) oraz niezależnego wykonawcę. Podstawowa umowa z niezależnym wykonawcą powinna również wyjaśniać relację roboczą. Umowa powinna jasno określać status specjalisty jako niezależnego wykonawcy, a nie pracownika firmy.  Solidna umowa z wykonawcą powinna zawierać szczegółowe informacje na temat tego, czy wykonawca ma możliwość kontrolowania i kierowania sposobem, czasem, metodą i miejscem świadczenia usług.

2. Jasno zdefiniuj zakres prac.

Silna umowa z niezależnym wykonawcą określa charakter wykonywanej pracy. Pamiętaj, aby wymienić konkretne zadania i rezultaty, ramy czasowe projektu i kamienie milowe, które są wymagane dla danego projektu lub usług. 

3. Określ, jakie świadczenia, jeśli w ogóle, otrzyma wykonawca.

Ogólnie rzecz biorąc, niezależni wykonawcy nie są uprawnieni do świadczeń. Wyraźnie oświadczając, że kontrahent nie jest uprawniony do udziału w żadnych świadczeniach, które Twoja firma może zapewnić pracownikom, możesz chronić swoją firmę przed potencjalnymi zobowiązaniami. Na przykład w Stanach Zjednoczonych większość pisemnych umów z wykonawcami stanowi, że nie są oferowane żadne konkretne korzyści.

4. Wyjaśnienie warunków płatności i zobowiązań podatkowych.

Należy określić warunki płatności i obowiązki podatkowe stron. Jeśli wykonawca będzie świadczył swoje usługi w innym kraju niż ten, w którym znajduje się firma, należy podać kwotę wynagrodzenia w odpowiedniej walucie. Zarysuj warunki płatności, w tym to, czy kontrahent będzie otrzymywał wynagrodzenie za godzinę, za projekt, czy w określonych etapach oraz czy kontrahent musi przedłożyć faktury firmie. 

Niezależni wykonawcy ponoszą ogólną odpowiedzialność za własne podatki, dlatego należy podkreślić, że firma nie będzie odpowiedzialna za żadne potrącenia podatkowe ani za dochody, płace, składki na ubezpieczenie społeczne lub społeczne.

5. Przypisz własność intelektualną.

Należy określić prawo własności do wszelkich prac lub własności intelektualnej, które kontrahent może stworzyć w trakcie trwania relacji. W stosunku pracy własność intelektualna jest często automatycznie przypisywana pracodawcy na mocy prawa. W ramach relacji z niezależnym wykonawcą w kontrakcie przydzielającym wyniki prac, efekty prac i prawa własności intelektualnej stworzone przez wykonawcę na rzecz Twojej firmy należy uwzględnić wyraźne postanowienia. 

6. Uwzględnij klauzule poufności.

Należy uwzględnić warunki ochrony informacji poufnych udostępnianych w trakcie trwania projektu. Postanowienia dotyczące nieujawniania informacji lub klauzule poufności są kluczem do ochrony wszelkich informacji wrażliwych lub tajemnic handlowych Twojej firmy. 

7. Dodać postanowienia dotyczące odpowiedzialności i zwolnienia z odpowiedzialności.

Możesz rozważyć dodanie odpowiedzialności i warunków zwolnienia z odpowiedzialności do umowy z wykonawcą. Postanowienia te przydzielają odpowiedzialność za pewne ryzyko i zobowiązania między stronami.  Wspólne postanowienie o zwolnieniu z odpowiedzialności w umowie z wykonawcą chroni firmę przed roszczeniami z tytułu naruszenia praw własności intelektualnej wynikającymi z korzystania przez firmę z produktów lub efektów pracy wykonawcy.

Inne przepisy mogą dotyczyć opodatkowania lub roszczeń odszkodowawczych lub szkód materialnych wynikających z działania niezależnego wykonawcy. Firmy mogą również wymagać od kontrahentów posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. 

8. Zajmij się wyłącznością i innymi działaniami.

Powszechnym czynnikiem związanym z niezależnym wykonawcą jest to, że wykonawca może świadczyć usługi na rzecz innych firm podczas świadczenia usług na rzecz firmy. 

Ograniczenia dotyczące zakazu konkurencji nie są na ogół egzekwowalne w przypadku niezależnych wykonawców. Można jednak dołączyć klauzulę ograniczającą wykonawcę do pracy dla innych firm w okresie obowiązywania kontraktu, jeśli byłoby to sprzeczne z jego obowiązkami w umowie z niezależnym wykonawcą. 

9. Uwzględnij klauzulę dotyczącą rozwiązania umowy.

Dodaj punkt, który jasno określa konkretne warunki, na jakich każda ze stron może rozwiązać umowę, w tym rodzaj powiadomienia, które każda ze stron musi przekazać oraz warunki płatności po rozwiązaniu umowy.  W przeciwieństwie do pracowników niezależni wykonawcy nie są uprawnieni do żadnego rozwiązania stosunku pracy, takiego jak odprawa.

10. Określ obowiązujące prawo.

Jeśli Twoja firma prowadzi działalność w innym kraju, pamiętaj, aby określić, które przepisy będą miały zastosowanie do sporów związanych z umową. Klauzula rozwiązywania sporów może również wyjaśniać, w jaki sposób rozpatrywane są spory, w tym czy strony zgadzają się na usługi mediacyjne świadczone przez strony trzecie.

Chociaż jest to podstawowy zarys, upewnij się, że Twój kontrakt został zweryfikowany, zatwierdzony lub dostosowany do Twoich konkretnych potrzeb. Ważne jest, aby obie strony dokładnie zapoznały się z warunkami umowy niezależnego wykonawcy przed podpisaniem, aby zapewnić, że wszystkie prawa i obowiązki są jasno zdefiniowane i chronione. 

Dlaczego firmy potrzebują umów z niezależnymi wykonawcami?

Umowy z wykonawcami są ważne, ponieważ określają relacje firma-wykonawca i jasno określają oczekiwania dotyczące projektu. 

Niektóre kluczowe korzyści to:

• Przejrzystość zakresu pracy. Umowa jasno określa konkretne usługi, które mają być świadczone przez wykonawcę. Sporządzenie formalnej umowy z niezależnym wykonawcą pomaga w przekazywaniu jasnych oczekiwań i zwiększaniu przejrzystości partnerstwa biznesowego. Na przykład jedną z głównych zalet umów z niezależnymi wykonawcami jest to, że wyraźnie odróżniają oni Twoich wykonawców od pracowników. To rozróżnienie wyjaśnia, co robisz, a czego nie jesteś winien kontrahentom i pomaga wszystkim zrozumieć warunki współpracy.
• Elastyczność. Umowy z niezależnymi wykonawcami zapewniają obu stronom elastyczność pod względem lokalizacji pracy, ram czasowych projektów i godzin pracy.
• Ochrona prawna. Pisemna umowa z niezależnym wykonawcą pomaga chronić obie strony przed prawnym punktem widzenia, jasno określając odpowiednie prawa i obowiązki. Zawarte solidne porozumienie może również zwolnić firmę z odpowiedzialności, jeśli relacja robocza okaże się nieodpowiednia.
• Uproszczony proces płatności. Jak otrzymują wynagrodzenie niezależni wykonawcy? W przeciwieństwie do pracowników pełnoetatowych, wykonawcy wysyłają Ci fakturę, która musi zostać zweryfikowana i zatwierdzona, zanim będzie można dokonać płatności. Brak konieczności zarządzania obowiązkami w zakresie listy płac, takimi jak potrącenia podatkowe lub świadczenia, może znacznie zmniejszyć obciążenie administracyjne. Jednak przetwarzanie odpowiednich faktur wymaga starannego nadzoru, aby zapobiec niedopłaceniu, nadpłaceniu lub płatnościom za niezatwierdzoną pracę.
• Lepsze wyniki finansowe. W niektórych przypadkach zatrudnianie niezależnych wykonawców do określonych projektów może być bardziej opłacalne. Brak konieczności zapewniania świadczeń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne, płatny czas wolny czy plany emerytalne, może pomóc w osiągnięciu zysków. Silna umowa z niezależnym wykonawcą może wyjaśnić oczekiwania i pomóc uniknąć nieporozumień, zmniejszając ryzyko, że kontrahenci będą później twierdzą, że powinni otrzymać określone świadczenia pracownicze.
• Lżejsze obciążenie administracyjne. Zatrudnianie niezależnych wykonawców może zmniejszyć obciążenie administracyjne Twojej firmy, ponieważ są oni odpowiedzialni za własne podatki i ubezpieczenie. Nie wiesz od czego zacząć? Dzięki G-P Contractor™ możesz szybko i łatwo angażować i płacić niezależnym wykonawcom w ponad 180 krajach.

Kto kwalifikuje się jako niezależny wykonawca?

Kluczowe znaczenie ma zrozumienie różnicy między niezależnymi wykonawcami a pracownikami w celu zachowania zgodności z przepisami. W końcu od 10% do 30% pracodawców błędnie klasyfikuje swoich pracowników jako niezależnych wykonawców w samych Stanach Zjednoczonych. 

Niezależni wykonawcy wykonują określone usługi dla firmy lub organizacji, ale nie są uznawani za pracowników; jednak kryteria klasyfikacji mogą się różnić w zależności od kraju i lokalnych przepisów. 

Ogólnie rzecz biorąc, niektóre kluczowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę, to:

• Autonomia. Niezależni wykonawcy zazwyczaj mają kontrolę nad tym, jak, kiedy i gdzie wykonują swoją pracę. Ogólnie rzecz biorąc, pracownicy zatrudnieni w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin podlegają znacznemu nadzorowi i kontroli firmy, wpływając na wykonywaną przez nich pracę i sposób jej wykonywania. Z drugiej strony wykonawcy świadczą usługi i mają większą autonomię w stosunku do sposobu pracy.
• Świadczenia pracownicze Firmy są zazwyczaj prawnie zobowiązane do oferowania pracownikom pewnych świadczeń, które mogą różnić się w zależności od kraju, takich jak ubezpieczenie zdrowotne, płatne dni wolne od pracy, urlopy chorobowe oraz urlopy macierzyńskie i ojcowskie. Wykonawcy nie otrzymują tych świadczeń i muszą zrezygnować z ubezpieczenia zdrowotnego lub kupić własne. 
• Podatki od wynagrodzeń. Zamiast otrzymywać regularne wynagrodzenie lub stawkę godzinową, z zastrzeżeniem różnych potrąceń podatkowych, niezależni kontrahenci są zazwyczaj opłacani na podstawie projektu. Są oni odpowiedzialni za potrącanie własnych podatków dochodowych zgodnie z lokalnymi przepisami lub prawem rządowym. 

Należy skonsultować się z prawnikiem lub specjalistą ds. podatków, aby określić konkretne kwalifikacje dla statusu niezależnego wykonawcy w zależności od indywidualnych potrzeb.

Sporządź zgodne z przepisami umowy z niezależnymi wykonawcami z G-P Contractor.

Jasne przedstawienie warunków świadczenia usług, zakresu prac i szczegółów relacji z wykonawcą jest niezbędne. Silna umowa z wykonawcą musi być zgodna z przepisami obowiązującymi w danym kraju, a dzięki naszemu produktowi dla wykonawców możesz wybierać spośród naszych automatycznie generowanych, zgodnych z przepisami umów lub łatwo edytować i wdrażać własne umowy. 

G-P sprawia, że angażowanie i opłacanie wykonawców w wybranej walucie jest szybkie i proste, a także tworzenie zautomatyzowanych faktur, tworzenie niestandardowych raportów i śledzenie płatności – wystarczy kilka kliknięć. Już dziś przyspiesz globalny sukces biznesowy dzięki G-P .