Jeśli Twoja firma jest w trakcie otwierania nowego oddziału w innym kraju lub chce rozszerzyć swój zasięg na rynki międzynarodowe, możesz zatrudnić lokalnych pracowników oprócz lub zamiast wysyłać obecnych pracowników do nowego kraju. Jednym z wyborów, których musisz dokonać, jest zatrudnienie osób, które będą pracować w Twoich biurach międzynarodowych jako pracownicy lub wykonawcy . Istnieją znaczące różnice podatkowe między niezależnymi wykonawcami a pracownikami, a także inne różnice krytyczne.
Aby uniknąć wyzwań prawnych i zapewnić, że Twój globalny rozwój przebiega jak najpłynniej, dowiedz się więcej o różnicach między pracownikiem a wykonawcą i jak je sklasyfikować.
Różnice między międzynarodowymi pracownikami i wykonawcami
Gdy Twoja firma zdecyduje się na współpracę z daną osobą, musisz określić, czy Ty i Twój nowy pracownik będziecie mieć relację pracownik-pracodawca, czy też relację firma-wykonawca. Często tańsza jest współpraca z wykonawcami w porównaniu z pracownikami pełnoetatowymi, co sprawia, że pomysł klasyfikacji pracowników jako wykonawców jest atrakcyjny.
Jednak często konsekwencje finansowe mogą wystąpić w przypadku błędnej klasyfikacji pracownika przez firmę. W Stanach Zjednoczonych Urząd Skarbowy (IRS) i Departament Pracy (DOL) mają zasady dotyczące tego, kto może zostać sklasyfikowany jako wykonawca w porównaniu z pracownikiem. Chociaż dokładne różnice między tymi dwoma cechami a zasadami klasyfikacji mogą się różnić w zależności od kraju, ogólnie rzecz biorąc, poniższe informacje mogą pomóc w określeniu, czy osoba, którą firma chce zatrudnić, należy do kategorii wykonawcy lub pracownika:
- Autonomia: Krytyczne pytanie w określaniu, czy zatrudniasz pracowników czy wykonawców, polega na ich niezależności. Często międzynarodowi wykonawcy świadczą usługi na rzecz wielu firm jednocześnie. Zwykle mają kilku klientów i nie spędzają wszystkich godzin pracy na jednej firmie. Wykonawcy zazwyczaj ustalają własne harmonogramy i koncentrują się na zyskach i dobrym samopoczuciu własnej firmy, a nie na zyskach i dobrym samopoczuciu Twojej firmy.
- Kontrola: Kolejnym rozróżnieniem między wykonawcami a pracownikami jest kontrola firmy nad działaniami pracowników. W Stanach Zjednoczonych IRS definiuje pracowników jako pracowników, gdy firma, w której pracują, ma kontrolę behawioralną nad tym, co robią. Jeśli Twoja firma powie pracownikom, gdzie mają pracować, kiedy wykonywać swoją pracę i jak to zrobić, najprawdopodobniej będą to pracownicy. Wykonawcy będą mieli większą kontrolę nad procesem wykonywania pracy.
- Materiały eksploatacyjne: Często, gdy firma zatrudnia niezależnych wykonawców, pracownicy ci dostarczają własne materiały i sprzęt. Wszelkie wydatki ponoszone przez wykonawców, takie jak koszty podróży lub zakupy materiałów, są ich obowiązkiem. Z drugiej strony firmy zazwyczaj kupują sprzęt, taki jak laptopy lub urządzenia mobilne, do użytku przez pracowników. Gdy pracownicy nie pracują już w firmie, zazwyczaj muszą zwrócić sprzęt.
- Korzyści: Świadczenia oferowane pracownikom przez firmę wpływają również na rodzaj ich relacji. Pracownicy często otrzymują od pracodawców świadczenia, takie jak ubezpieczenie zdrowotne i programy emerytalne. Niezależni kontrahenci zazwyczaj muszą zapewnić własne ubezpieczenie zdrowotne i plany emerytalne.
- Proces płatności: Sposób, w jaki firma płaci pracownikom, często różni się w zależności od tego, czy są oni wykonawcami, czy pracownikami. Pracownicy otrzymują wynagrodzenie z listy płac, a firma często musi potrącać podatki. Dokładna kwota i rodzaje potrąconych podatków różnią się w zależności od kraju. Wykonawcy zazwyczaj wystawiają firmie faktury. Są oni odpowiedzialni za zapłacenie własnych podatków. Firma nie będzie potrącać za nie podatków.
Dlaczego warto zatrudnić międzynarodowego niezależnego wykonawcę, a nie pracownika tymczasowego?
Inną istotną różnicą między niezależnymi wykonawcami a pracownikami jest długość relacji między firmą a pracownikiem. Ze względu na koszty finansowe i czasowe związane z zatrudnianiem pracowników wiele firm ma nadzieję, że ich pracownicy pozostaną w organizacji tak długo, jak to możliwe. Gdy firma potrzebuje kogoś do wykonania zadania lub wykonania projektu w bardziej ograniczony sposób, często współpracuje z wykonawcami.
Istnieje również możliwość zatrudnienia pracowników tymczasowych. Na przykład, gdy firma po raz pierwszy wchodzi do nowego kraju, warto mieć pod ręką tymczasowy zespół, który pomoże w przejściu lub zapewni pracownikom w nowej lokalizacji tempo pracy nad kulturą i zasadami firmy.
W takim przypadku możesz próbować zdecydować, czy Twoja firma powinna zatrudnić wykonawcę, takiego jak niezależny konsultant biznesowy, czy pracownika tymczasowego. Korzyści ze współpracy z wykonawcą obejmują niższe wydatki i mniejszy wysiłek administracyjny ze strony firmy, ponieważ kontrahenci są odpowiedzialni za własne podatki i inne koszty. Po zakończeniu relacji łatwiej jest rozdzielić się na różne sposoby.
Jeśli zatrudniasz pracowników, nawet tymczasowych, relacja jest trwalsza, a Twoja firma jest bardziej zaangażowana w pracę. Zakończenie relacji na koniec projektu może być trudniejsze.
Dlaczego warto zatrudniać pracowników z zagranicy, a nie podwykonawcę?
Współpraca z wykonawcą ma sens w pewnych kontekstach, np. gdy potrzebujesz osoby do jednego projektu lub w ograniczonym zakresie. Jeśli jednak Twoja firma planuje długoterminową działalność w danym kraju, bardziej sensowne jest zatrudnianie międzynarodowych pracowników niż poleganie na kontrahentach.
Zazwyczaj jednym z czynników decydujących o tym, czy zatrudnianie pracowników jest relacja, jaką pracownicy będą mieli z Twoją firmą. Jeśli potrzebujesz ludzi do wykonywania podstawowych zadań, takich jak zarządzanie zespołem obsługi klienta lub prowadzenie ksiąg i dokumentacji finansowej firmy, musisz zatrudnić pracowników.
Zatrudnianie pracowników zamiast wykonawców ma również sens, jeśli Twoja firma chce założyć działalność w danym kraju. Gdy zatrudniasz lokalnych pracowników, czerpiesz korzyści z ich znajomości kraju i jego kultury. Ponieważ pracują dla Twojej firmy i korzystają z korzyści wynikających z zatrudnienia, takich jak płatny urlop, stałe wynagrodzenie i ubezpieczenie zdrowotne, możesz liczyć na ich lojalność wobec Twojej firmy.
Zatrudnianie pracowników zamiast wykonawców pozwala również Twojej firmie uniknąć kar za nieprawidłową klasyfikację. Czasami firmy decydują się na współpracę z niezależnymi wykonawcami, ponieważ ich zdaniem pozwoli to zaoszczędzić pieniądze lub ograniczyć ilość dokumentacji. Jeśli jednak agencja rządowa lub dział pracy dokona przeglądu relacji Twojej firmy z wykonawcą i stwierdzi, że jest ona bliższa relacji pracownika z klientem, może nałożyć karę grzywny na firmę lub inne kary.
Jak kraje definiują wykonawców i pracowników
W Stanach Zjednoczonych przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu pracownika lub wykonawcy należy wziąć pod uwagę trzy główne kwestie: relację, kontrolę finansową i kontrolę zachowań. W innych krajach obowiązują również zasady określające sposób klasyfikacji pracowników i wykonawców. Gdy Twoja firma planuje otwarcie działalności w nowym kraju, musisz znać zasady obowiązujące w tym kraju i zrozumieć, w jaki sposób zasady te wpływają na Twoją firmę.
Często różnice między wykonawcami a pracownikami oraz kryteria stosowane do określenia klasyfikacji danej osoby są podobne w poszczególnych krajach. Na przykład Australia uważa ludzi za wykonawców, gdy prowadzą własną działalność, korzystają z własnych narzędzi i materiałów oraz negocjują własne opłaty. Pracownicy w Australii pracują dla kogoś innego. Pracodawca płaci pracownikowi wynagrodzenie i kontroluje sposób, miejsce i czas pracy pracownika.
Wykonawcy w Kanadzie mają kontrolę nad tym, jak, gdzie i kiedy pracują. Firma, z którą współpracuje wykonawca, nie musi potrącać podatków ani opłacać ubezpieczenia pracowniczego (EI). Kontrahenci w Kanadzie mają większą autonomię niż pracownicy, ale przyjmują również większe ryzyko utraty pracy.
Dokładne definicje i zasady obowiązujące wykonawców różnią się nieznacznie w całej Unii Europejskiej, ale generalnie kontrahenci pracują niezależnie i nie pobierają podatków od firm.
Ryzyko błędnej klasyfikacji międzynarodowych niezależnych wykonawców
Zatrudnianie niezależnych wykonawców może wydawać się tańszą i prostszą opcją niż zatrudnianie pracowników — zamiast zapoznawać swoją firmę z przepisami prawa pracy i podatkowymi obowiązującymi w danym kraju, przydzielasz te obowiązki zatrudnionym podwykonawcom.
Jednak ważne jest, aby klasyfikować i traktować pracowników jako wykonawców tylko wtedy, gdy spełniają oni wszystkie kryteria uznania ich za wykonawców. Firmy, które błędnie sklasyfikują pracowników, mogą zostać ukarane karami i narażone na poważne prawne bóle głowy.
Na przykład, jeśli zdecydujesz się zatrudnić wykonawców w nowym kraju, ale charakter Twojej relacji biznesowej jest bliższy charakterowi relacji pracownika z pracodawcą, wykonawcy mogą zgłosić Twoją firmę. Jeśli sąd w nowym kraju zgodzi się z podwykonawcami, musisz ponownie sklasyfikować ich jako pracowników. Twoja firma będzie odpowiedzialna za potrącanie podatków, wypłacanie świadczeń i przestrzeganie wszystkich pozostałych zasad dotyczących pracowników w kraju. Może być też konieczne spłacenie podatków i świadczeń, co może być dość kosztowne.
Kwestie płacowe i podatkowe dla niezależnych wykonawców
Zobowiązania podatkowe i płacowe Twojej firmy mogą się różnić w zależności od lokalizacji niezależnego wykonawcy. Na przykład, jeśli Twoja firma ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych i zatrudnia wykonawców z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, prawdopodobnie na koniec roku podatkowego musisz wysłać formularz 1099 do wykonawców. Formularz 1099 zawiera kwotę, jaką zapłaciłeś/-aś wykonawcom w ciągu ostatniego roku.
Nie musisz wystawiać dokumentów 1099s kontrahentom, którzy mieszkają poza USA, nawet jeśli pracują dla Twojej firmy. Wyjątkiem jest sytuacja, w której wykonawca wykonujący pracę jest obywatelem Stanów Zjednoczonych. Jeśli współpracujesz z wykonawcami, którzy mieszkają za granicą, ale są obywatelami Stanów Zjednoczonych, nadal muszą płacić amerykańskie podatki dochodowe i powinni otrzymać formularz 1099 od Twojej firmy.
Niezależnie od tego, gdzie znajdują się niezależni wykonawcy lub jakie jest ich obywatelstwo, Państwa firma nie będzie musiała potrącać podatku od ubezpieczenia społecznego, Medicare ani podatku dochodowego z płatności dokonywanych na ich rzecz. Wykonawcy są odpowiedzialni za samodzielne opłacanie podatków.
Kwestie dotyczące pozwoleń na pracę dla międzynarodowych wykonawców i pracowników
Jeśli Twoja firma zdecyduje się zatrudnić wykonawców lub pracowników, którzy już mieszkają i pracują w kraju, do którego się przenosisz, najprawdopodobniej nie będziesz musiał się martwić o uzyskanie pozwolenia na pracę lub zorganizowanie dla nich wizy. To inna historia, jeśli planujesz wysłać wykonawców lub pracowników z Twojego kraju ojczystego do pracy w nowej lokalizacji. W takim przypadku przed rozpoczęciem pracy w tym kraju będą musieli posiadać odpowiednie pozwolenia i wizy.
Zasady te różnią się w przypadku wykonawców i pracowników. Twoja firma może sponsorować pracowników i organizować ich pozwolenia, ale nie możesz sponsorować niezależnych wykonawców. Jeśli zdecydujesz się na zatrudnianie wykonawców, najlepszą opcją będzie zatrudnienie osób, które mają już odpowiednią dokumentację i status dla kraju, w którym zatrudniasz.
Uzyskaj międzynarodową pomoc od Globalization Partners
Po ustaleniu, czy Twoja firma powinna zatrudnić wykonawcę czy pracownika, skorzystaj z opartej na sztucznej inteligencji platformy Global Growth Platform™ firmy Globalization Partners, aby zatrudnić dowolną osobę w dowolnym miejscu. Nasza technologia usprawnia proces zatrudniania i zarządzania wszystkimi wykonawcami i pracownikami — dostarczając w ciągu kilku minut to, co kiedyś zajmowało miesiące.
–
INFORMACJE TE SŁUŻĄ WYŁĄCZNIE CELOM INFORMACYJNYM I NIE STANOWIĄ PORADY PRAWNEJ ANI PODATKOWEJ. Należy zawsze skonsultować się z własnymi doradcami prawnymi lub podatkowymi i polegać na ich opinii. Globalization Partners nie udziela porad prawnych ani podatkowych, a informacje te nie są dostosowane do konkretnych sytuacji Twojej firmy lub Twoich pracowników. Globalization Partners nie składa żadnych oświadczeń ani gwarancji dotyczących dokładności, kompletności ani terminowości tych informacji. Globalization Partners nie ponosi żadnej odpowiedzialności wynikającej z tych informacji lub w związku z nimi, w tym żadnej straty spowodowanej wykorzystaniem tych informacji lub poleganiem na nich.
