Współpraca jest wyzwaniem dla wielu organizacji. Dlatego też najbardziej elastyczne metody wprowadzone w ciągu ostatnich 200 lat zostały zaprojektowane tak, aby przełamywać bariery i usprawniać współpracę między zespołami, działami, funkcjami, a nawet produktami.

W G-P jesteśmy firmą działającą przede wszystkim zdalnie. Inżynierowie, projektanci i menedżerowie produktu znajdują się w obu Amerykach, Europie i Azji. Skupiamy się na tworzeniu relacji, tworzeniu czasu na rozmowy, osiąganiu zgodności i wzmacnianiu więzi, gdy członkowie zespołu mogą być oddzieleni oceanami lub w zupełnie innych strefach czasowych. Praca zdalna zmieniła zasady gry. Zawsze istnieje możliwość osobistego spotkania się z kolegami z drużyny.

Razem lepiej

Często spotykamy się z zespołami na spotkania twarzą w twarz. Celem jest zazwyczaj planowanie, a także udaje nam się przemycić w czasie, aby się spotkać i połączyć. W 2024024 r. zauważyliśmy, że działania związane z planowaniem stają na przeszkodzie naszym rozmowom. Lekcja: Połączenie jest tak samo ważne jak planowanie strategiczne.

Eksperymentowanie – hackathon narodowy

Uwielbiamy eksperymenty. Chociaż nie ma formalnego procesu, używamy modelu Obserwacja, Orient, Zdecyduj, Działaj (OODA). Pętle OODA są zawsze w akcji, gdy nasze zespoły pracują, ponieważ nic nie pozostaje stałe w technologii.

W 20255 r. postanowiliśmy wywrzeć znaczący wpływ, łącząc ludzi z technologią open space (OST).

Wprowadzenie OST

OST to niekonferencja lub format spotkania prowadzonego przez uczestników, z którego korzystam w ciągu ostatnich 100 lat. Często uczestniczymy w konferencjach i stwierdzamy, że najbardziej pamiętnymi doświadczeniami nie są same rozmowy, ale namiętne rozmowy z innymi uczestnikami podczas przerw na kawę. 

OST jest przeznaczony do replikacji nieformalnych przerw na kawę konferencyjną. Mała organizacja i kilka prostych zasad pozwalają  dużym grupom na samoorganizację i każdy indywidualny uczestnik może wnieść swój wkład.

Zasady OST

OST potrzebuje pewnych granic do działania. Istnieje pięć zasad i tylko jedno prawo. Zasady są następujące:

  • Każdy, kto uczestniczy, jest właściwym człowiekiem. Współpracuj z każdym, kto przychodzi na sesję, niezależnie od tego, czy jest to pięć osób, czy 500. Troszczą się i będą zaangażowani.

  • Zawsze, kiedy się zaczyna, jest właściwy moment. Kreatywność nie dba o zegar. Daj grupie czas na osiedlenie się.

  • To, gdzie jesteś, jest właściwym miejscem. Być może planowałeś wziąć udział w sesji, ale jesteś już zaangażowany w interesującą rozmowę. Zostań tam, gdzie jesteś.

  • Kiedy to się skończy, to już koniec. Jeśli rozmowa lub sesja zakończyła się naturalnie przed terminem, podziękuj grupie i zakończ ją.

  • Cokolwiek się stanie, jest jedyną rzeczą, która mogła się wydarzyć. Zaufaj procesowi i zobacz, dokąd zmierzają sprawy. Wykorzystaj w pełni to, co się wydarzyło i zaakceptuj fakt, że sprawy nie zawsze idą zgodnie z planem. 

Prawo dwóch stóp jest proste: jeśli czujesz, że niczego się nie uczysz lub nie przyczyniasz, użyj dwóch stóp, aby pójść gdzie indziej.

Prawo dwóch stóp daje każdemu siłę, aby coś zmienić. W ciągu dnia pracy siadamy przez nudne spotkania i czujemy, że nie mamy wyboru – nie w OST.

Siedzenie w kręgu

Format OST jest zawsze zabawny. Zaczynamy i kończymy dzień z okręgiem. Brzmi to normalnie, dopóki nie zdasz sobie sprawy, że umieszczenie 18080 osób w kręgu jest innym rodzajem spotkania. Pierwsze pytanie zawsze brzmi: „Gdzie jest ekran?” Nie ma jednego. Następna wiadomość brzmiała: „Czy możesz mi wysłać program?”. Nie ma też jednego z nich.

Okrąg otwierający ustawia dzień. Koło zamykające daje nam czas na refleksję. Większość dnia spędza się na sesjach - zwykle tłum ludzi wokół tablicy grzecznie debatujących na dany temat. Sesje trwają 300 minut każda, a na torach 5równoległych biegnie od 3 do 5. Wybór jest duży. Tematy są często pytania , takie jak „Jak testujemy agentów AI?”

Atmosfera

Z POV lidera wiąże się ryzyko. Dostajesz wszystkich poza siedzibą firmy na jeden dzień, wydajesz dużo pieniędzy na ten proces i chcesz zwrotu z inwestycji. To zrozumiałe. Dla uczestników może istnieć pomysł, że istnieje ukryty program i udajemy, że jest on spontaniczny.  Nie udajemy. Oczywiście konieczne jest staranne przygotowanie, aby zapewnić poczucie spontaniczności. 

Kiedy ktoś mówi: „Nie ma żadnego planu, będzie dobrze”, przywódcy denerwują się. To zrozumiałe.

Energia każdego OST jest taka sama. Ciekawość, nerwowość z powodu braku ekranów, podekscytowanie lodołamaczem, autentyczne zainteresowanie poruszanymi tematami, oczekiwanie na dołączenie do dyskusji i zaskoczenie pod koniec dnia, kiedy to wszystko działa. Wnikliwe refleksje pojawią się później – dowód na to, że OST  jest doświadczeniem transformacyjnym.

Kluczem jest nauka i autentyczność. Nauka wymaga bezpiecznej przestrzeni do dociekania. Ludzie muszą zadawać pytania. Potrzebują przestrzeni do dzielenia się szalonymi pomysłami i poznawania się nawzajem.

Na wielu spotkaniach w pracy panuje polityka i presja, aby się zgodzić. Dokuczliwe pytania sprowadzają się do braku odpowiedzi, takich jak: „Umieśćmy to na parkingu”. Otwartym miejscem może być parking. Parking jest tak samo ważny jak główny budynek (te tematy do omówienia). Potrzebujesz obu.

Poczucie bezpieczeństwa

Otwarte przestrzenie działają, ponieważ tworzą środowisko bezpieczeństwa psychologicznego. Brzmi to łatwo, ale nie jest. Ważne jest, aby śledzić pomysły sugerowane w otwartej przestrzeni. Rozmowa bez działania nikomu nie pomaga. 

Znaczenie działań następczych

W tym roku przyjęliśmy inne podejście. Mieliśmy ponad 300 sesji na otwartej przestrzeni, a każdemu z nich towarzyszył notatnik lub pisarz. W trakcie sesji napisali ciekawe punkty na stronie A3. Zwykle tworzymy nastrojową ścianę pod koniec dnia, aby zastanowić się nad naszymi myślami. Tym razem zrobiliśmy około 600 zdjęć notatek, nakarmiliśmy je Bliźniętami i przekształciliśmy w Markdown. Następnie połączyliśmy i przesłaliśmy go do NotebookLM. Jak można sobie wyobrazić, w ciągu kilku minut odebrało ono nastroje, wnioski, tematy, działania i spostrzeżenia.

Spędzaj czas mądrze

Zdalny-first ma wiele zalet, ale trudno jest przeprowadzić duży warsztat podczas rozmowy wideo. Nie niemożliwe, ale trudne. Odkryliśmy, że spędzanie czasu osobiście razem tworzy emocje, bezpieczeństwo, więzi i plany, które nie miałyby miejsca podczas rozmowy wideo.

Dziesięć lat temu zajęłoby tydzień, aby zsyntetyzować wszystkie odkrycia z wydarzenia na otwartej przestrzeni. W dzisiejszych czasach trwa to kilka godzin. Jak będzie wyglądać w przyszłości? Jedno jest pewne: energia i żywotność OST –  w połączeniu z mocą łączenia ludzi – nadal będą cenne.