Współpraca jest wyzwaniem dla wielu organizacji. Właśnie dlatego najbardziej elastyczne metody wprowadzone w ciągu ostatnich 20 lat zostały zaprojektowane tak, aby przełamywać bariery i usprawniać współpracę między zespołami, działami, funkcjami, a nawet produktami.

W G-P jesteśmy firmą działającą przede wszystkim zdalnie. Inżynierowie, projektanci i menedżerowie produktów znajdują się w obu Amerykach, Europie i Azji. Skupiamy się na tworzeniu relacji, tworzeniu czasu na rozmowy, osiąganiu zgodności i wzmacnianiu więzi, gdy członkowie zespołu mogą być oddzieleni oceanami lub w zupełnie innych strefach czasowych. Praca zdalna zmieniła zasady gry. Zawsze istnieje możliwość osobistego spotkania się z kolegami z drużyny.

Razem lepiej

Często spotykamy zespoły na spotkania twarzą w twarz. Celem jest zwykle planowanie, a także udaje nam się przemycić w czasie, aby się spotkać i połączyć. W 2024 roku zauważyliśmy, że działania związane z planowaniem stają na przeszkodzie naszym rozmowom. Lekcja: Połączenie jest tak samo ważne jak planowanie strategiczne.

Eksperymentowanie – hackathon narodowy

Uwielbiamy eksperymenty. Chociaż nie ma formalnego procesu, używamy modelu Obserwacja, Orient, Decydowanie, Działanie (OODA). Pętle OODA są zawsze w akcji, gdy nasze zespoły pracują, ponieważ nic nie pozostaje stałe w technologii.

W 2025 roku postanowiliśmy wywrzeć znaczący wpływ, łącząc ludzi z technologią open space (OST).

Wprowadzenie OST

OST to niekonferencyjny lub prowadzony przez uczestników format spotkań, z którego korzystałem przez ostatnie 10 lat. Często uczestniczymy w konferencjach i stwierdzamy, że najbardziej pamiętnymi doświadczeniami nie są same rozmowy, ale namiętne rozmowy z innymi uczestnikami podczas przerw na kawę. 

OST jest przeznaczony do replikacji nieformalnych przerw na kawę konferencyjną. Mała organizacja i kilka prostych zasad pozwalają  dużym grupom na samoorganizację i każdy indywidualny uczestnik może wnieść swój wkład.

Zasady OST

OST potrzebuje pewnych granic do działania. Istnieje pięć zasad i tylko jedno prawo. Zasady są następujące:

  • Każdy, kto uczestniczy, jest właściwym człowiekiem. Współpracuj z każdym, kto przychodzi na sesję, niezależnie od tego, czy jest to 5 osób, czy 50. Troszczą się i będą zaangażowani.

  • Zawsze, kiedy się zaczyna, jest właściwy moment. Kreatywność nie dba o zegar. Daj grupie czas na osiedlenie się.

  • To, gdzie jesteś, jest właściwym miejscem. Być może planowałeś wziąć udział w sesji, ale jesteś już zaangażowany w interesującą rozmowę. Zostań tam, gdzie jesteś.

  • Kiedy to się skończy, to już koniec. Jeśli rozmowa lub sesja zakończyła się naturalnie przed terminem, podziękuj grupie i doprowadź ją do końca.

  • Cokolwiek się stanie, jest jedyną rzeczą, która mogła się wydarzyć. Zaufaj procesowi i zobacz, dokąd zmierzają sprawy. Wykorzystaj w pełni to, co się wydarzyło i zaakceptuj fakt, że sprawy nie zawsze idą zgodnie z planem. 

Prawo dwóch stóp jest proste: jeśli czujesz, że niczego się nie uczysz lub nie przyczyniasz, użyj dwóch stóp, aby pójść gdzie indziej.

Prawo dwóch stóp daje każdemu możliwość dokonania zmiany. Podczas dnia pracy siadamy przez nudne spotkania i czujemy, że nie mamy wyboru – nie w OST.

Siedzenie w kręgu

Format OST jest zawsze zabawny. Zaczynamy i kończymy dzień z okręgiem. Brzmi to normalnie, dopóki nie zdasz sobie sprawy, że umieszczenie 180 osób w kręgu jest innym rodzajem spotkania. Pierwsze pytanie zawsze brzmi: „Gdzie jest ekran?” Nie ma jednego. Następna wiadomość brzmiała: „Czy możecie mi wysłać program?”. Nie ma też jednego z nich.

Okrąg otwierający ustawia dzień. Koło zamykające daje nam czas na refleksję. Większość dnia spędza się na sesjach - zwykle tłum ludzi wokół tablicy grzecznie debatuje na dany temat. Sesje trwają 30 minut, a na nich 3 do 5 równoległych ścieżek. Wybór jest duży. Tematy to często pytania , takie jak „Jak testujemy agentów AI?”

Atmosfera

Z POV lidera wiąże się ryzyko. Dostajesz wszystkich poza siedzibą na jeden dzień, wydajesz dużo pieniędzy na ten proces i chcesz zwrotu z inwestycji. To zrozumiałe. Dla uczestników może istnieć pomysł, że istnieje ukryty program i udajemy, że jest on spontaniczny.  Nie udajemy. Oczywiście konieczne jest staranne przygotowanie, aby zapewnić poczucie spontaniczności. 

Kiedy ktoś mówi: „Nie ma żadnego planu, będzie dobrze”, liderzy się denerwują. To zrozumiałe.

Energia każdego OST jest taka sama. Ciekawość, nerwowość z powodu braku ekranów, podekscytowanie icebreakerem, autentyczne zainteresowanie poruszanymi tematami, oczekiwanie na dołączenie do dyskusji i zaskoczenie pod koniec dnia, kiedy to wszystko działa. Wnikliwe refleksje pojawią się później – dowód na to, że OST jest  doświadczeniem transformacyjnym.

Kluczem jest nauka i autentyczność. Nauka wymaga bezpiecznej przestrzeni do zbadania. Ludzie muszą zadawać pytania. Potrzebują przestrzeni do dzielenia się szalonymi pomysłami i poznawania się nawzajem.

Na wielu spotkaniach roboczych panuje polityka i presja, aby się zgodzić. Dokuczliwe pytania nie dają odpowiedzi typu: „Umieśćmy to na parkingu”. Otwartym miejscem może być parking. Parking jest równie ważny jak główny budynek (tezy do omówienia). Potrzebujesz obu.

Poczucie bezpieczeństwa

Otwarte przestrzenie działają, ponieważ tworzą środowisko bezpieczeństwa psychologicznego. Brzmi to łatwo, ale nie jest. Ważne jest, aby śledzić pomysły sugerowane w otwartej przestrzeni. Rozmowa bez działania nikomu nie pomaga. 

Znaczenie działań następczych

W tym roku podjęliśmy inne podejście. Mieliśmy ponad 30 sesji na otwartej przestrzeni, a każdemu z nich towarzyszył notatnik lub pisarz. W trakcie sesji napisali interesujące punkty na A3 stronie. Zwykle tworzymy nastrojową ścianę pod koniec dnia, aby zastanowić się nad naszymi myślami. Tym razem zrobiliśmy około 60 zdjęć notatek, nakarmiliśmy je Bliźniętami i przekształciliśmy w Markdown. Następnie połączyliśmy i przesłaliśmy go do NotebookLM. Jak można sobie wyobrazić, w ciągu kilku minut odebrało ono nastroje, wnioski, tematy, działania i spostrzeżenia.

Spędzaj czas mądrze

Zdalny-first ma wiele zalet, ale trudno jest przeprowadzić duży warsztat podczas rozmowy wideo. Nie niemożliwe, ale trudne. Odkryliśmy, że spędzanie czasu osobiście razem tworzy podekscytowanie, bezpieczeństwo, więzi i plany, które nie miałyby miejsca podczas rozmowy wideo.

Dziesięć lat temu zajęłoby to tydzień, aby zsyntetyzować wszystkie odkrycia z otwartego wydarzenia kosmicznego. W dzisiejszych czasach zajmuje to kilka godzin. Jak będzie wyglądać w przyszłości? Jedno jest pewne: energia i żywotność OST –  w połączeniu z mocą łączenia ludzi – nadal będą cenne.