Synchroniczny vs. asynchroniczny: opanowanie komunikacji w zdalnym miejscu pracy

Bez jasnej komunikacji między zespołami zdalnymi zadania utknęły, zasady są pomijane, a zespoły są odłączone. Wiedza o tym, kiedy i jak korzystać z komunikacji synchronicznej i asynchronicznej, pomaga utrzymać wydajność, wiedzę i zgodność globalnej siły roboczej.

Czym jest komunikacja synchroniczna? 

Komunikacja synchroniczna odbywa się w czasie rzeczywistym. Wszyscy zaangażowani są obecni i reagują natychmiast. Przykłady obejmują rozmowy telefoniczne, rozmowy wideo lub współpracę na żywo na platformach takich jak Google Docs. Wszyscy uczestnicy muszą być dostępni w tym samym czasie – niezależnie od ich lokalizacji –  aby umożliwić komunikację synchroniczną. Ten rodzaj komunikacji jest praktyczny w przypadku spotkań zespołu, spotkań indywidualnych i pilnych decyzji. 

Czym jest komunikacja asynchroniczna?

Komunikacja asynchroniczna nie odbywa się w czasie rzeczywistym. Wysyłasz wiadomość, a odbiorca odpowiada później, podobnie jak w przypadku wiadomości e-mail i narzędzi do zarządzania projektami. Ten rodzaj komunikacji jest dobry do udostępniania aktualizacji, przydzielania zadań, dokumentowania decyzji i gromadzenia informacji od różnych zespołów. Komunikacja asynchroniczna działa dobrze dla zespołów w różnych strefach czasowych lub z elastycznymi harmonogramami. 

Różnice między komunikacją synchroniczną i asynchroniczną 

Wybierz metodę komunikacji opartą na pilności, złożoności problemu, lokalizacji zespołu i stylu pracy. Oto porównanie:

Znalezienie równowagi między komunikacją synchroniczną i asynchroniczną

Ważne jest, aby znaleźć równowagę komunikacji dla swojego zespołu. Około 53% pracowników zdalnych ma trudności z utrzymaniem kontaktu ze współpracownikami, a komunikacja synchroniczna może pomóc. Jednak zbytnie poleganie na komunikacji synchronicznej może powodować zmęczenie spotkania. 

Celem jest dopasowanie wiadomości do metody. Spraw, aby przepływy pracy były płynne, wspieraj koncentrację i szanuj czas wszystkich. Oto, jak stworzyć zrównoważone podejście , które odpowiada potrzebom Twojego zespołu.

1. Zainwestuj w bezpieczną, zgodną z przepisami platformę komunikacyjną

Zespoły globalne potrzebują narzędzi wspierających lokalizację, dostęp mobilny i integrację z innymi systemami. Wybierz platformę, która spełnia Twoje potrzeby w zakresie prywatności, bezpieczeństwa i zgodności. Obsługujesz wrażliwe dane finansowe, kadrowe i prawne, więc Twoja platforma powinna obsługiwać szyfrowanie, ścieżki audytu i kontrole dostępu. Narzędzia te muszą również być zgodne ze standardami , takimi jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) Unii Europejskiej oraz System i kontrola organizacji 2 (SOC2) w Stanach Zjednoczonych.

2. Budowanie zrównoważonej kultury komunikacji

Równowaga jest kluczowa. Nadużywanie jednej metody może powodować tarcie lub wypalenie. Ustaw podstawowe godziny pracy synchronicznej i zachęcaj do aktualizacji asynchronicznych tam, gdzie to możliwe. Jasne zdefiniowanie, kiedy wiadomość wymaga spotkania, a nie pisemnej aktualizacji, wzmacnia wartość obu typów komunikacji. Na przykład zespoły pracujące w różnych strefach czasowych mogą używać Slack i Asany do codziennych aktualizacji, rezerwując cotygodniowe rozmowy wideo w celu rozwiązania problemu. Liderzy zespołów powinni:

• Zaplanuj regularne spotkania z zespołami.

• Ustaw oczekiwania dotyczące odpowiedzi dla wiadomości synchronicznych i asynchronicznych.

• Ustalenie procedur dotyczących oczekiwań dotyczących komunikacji międzystrefowej.

3. Ustal jasne oczekiwania i protokoły

Opracuj wytyczne dotyczące korzystania z narzędzi i oczekiwań dotyczących reakcji. Określ, które kanały są używane do czego. Na przykład Slack jest idealny do szybkich zameldowań. Ustal oczekiwania dotyczące okien odpowiedzi, dostępności i ścieżek eskalacji. Udokumentuj protokoły i udostępnij je wszystkim członkom zespołu, w tym nowym pracownikom. Upraszcza to komunikację i wykazuje zaufanie do wysiłków komunikacyjnych pracowników.

4. Priorytetyzacja szkoleń i integracji technologii

Przeszkolenie kierowników i członków zespołu w zakresie korzystania z narzędzi komunikacyjnych. Skoncentruj się na pisaniu jasnych wiadomości, korzystaniu z kalendarzy, zarządzaniu powiadomieniami i utrzymywaniu zapisów. Zintegruj platformy z systemem informatycznym HR (HRIS), oprogramowaniem do zarządzania relacjami z klientami (CRM) lub narzędziami projektowymi, aby usprawnić przepływy pracy. Zachęcaj do przekazywania informacji zwrotnych, aby poprawić wdrażanie i dostosować narzędzia do potrzeb Twojego zespołu.

Narzędzia i technologie do efektywnej komunikacji z zespołami globalnymi

Zarządzanie komunikacją ponad granicami jest skomplikowane. Różne strefy czasowe, języki i przepisy mogą prowadzić do niewspółosiowości i opóźnień. Hybrydowy model komunikacji łączy metody synchroniczne i asynchroniczne w oparciu o strukturę zespołu, przepływy pracy i potrzeby. Oto kilka narzędzi i najlepszych praktyk w zakresie komunikacji zdalnej:

• Współpraca z dokumentami : Użyj narzędzi takich jak Google Workspace, aby tworzyć, przeglądać i edytować dokumenty w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie. 

• Dzielenie się wiedzą: narzędzia do dzielenia się wiedzą, takie jak Notion lub Confluence, centralizują komunikację i śledzą decyzje.

• Integracja: Twoje narzędzia komunikacyjne powinny obsługiwać jednokrotne logowanie, szyfrowanie, kontrolę dostępu i integrację z istniejącym stosem technologicznym. Dzięki temu komunikacja jest bezpieczna i scentralizowana.

G-P Gia™ jest niezbędnym globalnym agentem HR dla firm przytłoczonych złożonością międzynarodowego zarządzania zespołem. Gia w ciągu kilku sekund przegląda, edytuje i generuje dokumenty HR zgodne z przepisami. Zapewnij przejrzystą komunikację w swoim globalnym zespole dzięki możliwościom tłumaczeniowym Gia. Szybko dostosuj zasady, umowy, listy z ofertami, opisy stanowisk i nie tylko do ponad 50 języków.

W jaki sposób global employment platform przedsiębiorstwo może pomóc firmom usprawnić zarządzanie siłą roboczą?

Global employment platforms zmniejsza ryzyko utraty komunikacji poprzez standaryzację sposobu, w jaki zespoły HR zarządzają pracownikami transgranicznymi. G-P™ może pomóc Twojej firmie usprawnić zarządzanie personelem dzięki: 

• Scentralizowana platforma : zadbaj o funkcje HR, prawne i zgodności z przepisami na jednej bezpiecznej platformie, z dowolnego miejsca na świecie.

• Możliwości integracji: G-P integruje się z najlepszymi w swojej klasie dostawcami usług HCM, list płac i organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego, aby stworzyć jedno źródło prawdy dla wszystkich danych globalnego zespołu.

• Ekspertyza krajowa: eksperci G-P w danym kraju mogą pomóc Ci zrozumieć lokalne praktyki pracy i normy komunikacyjne. 

global employment platform upraszcza zatrudnianie, wdrażanie i zarządzanie zespołami w różnych krajach. Zapewnia scentralizowany system zarządzania danymi, procesami i politykami pracowników, który pomaga dostosować standardy i narzędzia komunikacji. 

Zbuduj połączony globalny zespół z G-P

Komunikacja synchroniczna i asynchroniczna pomaga utrzymać globalną siłę roboczą w kontakcie. Zdrowa równowaga obu metod zwiększa produktywność i umożliwia zespołowi osiąganie najlepszych wyników.

Jako  uznany lider globalnego zatrudnienia, G-P pomaga firmom każdej wielkości zatrudniać, wdrażać i zarządzać globalnymi zespołami w ponad 180 krajach, niezależnie od statusu podmiotu. Nasze oparte  na sztucznej inteligencji globalne produkty do zatrudnienia i rozwiązania pracodawcy formalnego są wspierane przez największy zespół krajowych ekspertów ds. kadr, prawnych i zgodności w celu usprawnienia i uproszczenia całego globalnego cyklu zatrudnienia. 

Skontaktuj się z nami jeszcze dziś, aby dowiedzieć się więcej.