Synchroniczne a asynchroniczne: opanowanie komunikacji w zdalnym miejscu pracy

Zasady zarządzania globalnymi zespołami radykalnie zmieniły się w dzisiejszym świecie pracy zdalnej. Wiele organizacji niedawno przystosowało się do pracy zdalnej i stawiło czoła niezliczonym wyzwaniom, w tym zarządzaniu zespołem zlokalizowanym na całym świecie, adaptowaniu zespołów i stosów technicznych do nowych narzędzi komunikacyjnych w celu utrzymania produktywności i skutecznej komunikacji ze swoimi zespołami w różnych strefach czasowych.

Dziś znajomość komunikacji synchronicznej i asynchronicznej jest kluczem do zwiększenia produktywności oraz przyciągania i zatrzymywania talentów. A bardziej niż kiedykolwiek skuteczna komunikacja w środowisku pracy ma kluczowe znaczenie dla utrzymania organizacji na bieżąco ze swoją grą, niezależnie od tego, czy zarządzają zdalnymi,osobistymi czy hybrydowymi pracownikami.

Czym jest komunikacja synchroniczna i asynchroniczna?

Komunikacja synchroniczna

Komunikacja synchroniczna to tradycyjna metoda komunikacji „odbywająca się w czasie rzeczywistym między dwiema lub większą liczbą stron” i najczęściej wykorzystywana w pracach fizycznych, biurowych i ekranowych.

Nawet po przejściu na pracę zdalną, komunikacja synchroniczna pozostała odpowiednią metodą komunikacji dla wielu firm. Nadal odgrywa centralną rolę w spotkaniach indywidualnych, rozmowach na żywo i okresowych spotkaniach, które większość zespołów na całym świecie regularnie przeprowadza.

Komunikacja synchroniczna pomaga kierownikom dostosować swoje zespoły, poznać członków zespołu na urlopie osobistym i rozwijać emocjonalne więzi poza ekranem.

Komunikacja asynchroniczna

Komunikacja asynchroniczna jest tak stara, jak sam język — zaczyna się od rzeźb skalnych, czyli „petroglifów”, a ostatecznie przyjmuje bardziej nowoczesny format jako telegramy, a teraz wysyła wiadomości e-mail. Ta metoda komunikacji zyskała popularność i wartość w świecie biznesu na początku ery pracy zdalnej.

Według BBC, komunikacja asynchroniczna odnosi się do „wymian, które nie mają miejsca w czasie rzeczywistym, ale raczej w czasie własnym”. Jest to korzystny styl komunikacji dla rozproszonych zespołów w różnych strefach czasowych, zwłaszcza tych, które koncentrują się na wynikach, a nie na interakcjach na żywo.

W przypadku organizacji chcących się rozwijać ważne jest rozważenie komunikacji asynchronicznej, aby zatrudniać, zarządzać i zatrzymywać zdalne talenty w dowolnym miejscu na świecie oraz zachować konkurencyjność i produktywność.

Jakie są zalety komunikacji synchronicznej?

• Dogłębna rozmowa: Czasami aplikacje do komunikacji, takie jak Slack lub Teams, a także e-mail nie są wystarczające, aby przekazać niuanse i szczegóły konkretnego projektu. Bycie obecnym pozwala osobom mówić swobodnie i w sposób nieustrukturyzowany, co prowadzi do wnikliwych rozmów i zwiększenia produktywności.
• Komunikacja niewerbalna: Przekonanie, że 90 procent komunikacji jest niewerbalny, jest mitem. Jednak możliwość otrzymywania informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym jest cenna. Uśmiech lub gest komunikuje znacznie więcej niż mogłoby się wydawać.
• Szybkie rozwiązywanie problemów: synchroniczne przeskakiwanie i rozwiązywanie pilnych problemów jest znacznie łatwiejsze. Kierownicy muszą jednak pamiętać, że powinno to być ostateczność, a planowanie powinno być podstawą każdej struktury organizacyjnej.

Jakie są zalety komunikacji asynchronicznej?

• Kultura oparta na zaufaniu: promowanie bezpieczeństwa psychologicznego ma kluczowe znaczenie w w pełni rozproszonych zespołach. Komunikacja asynchroniczna staje się potężnym sojusznikiem, gdy dzieli się informacjami na różnych szerokościach i kulturach. Pozwala to członkom zespołu na większą autonomię w stosunku do ich codziennych działań, budując zaufanie wśród pracowników i ich kierowników.
• Praca oparta na wynikach: Ogromny trend rezygnacji pokazuje, że podczas pandemii pracownicy zdali sobie sprawę, że życie to coś więcej niż praca. Nagle konieczność bycia pełnoetatowym rodzicem, gotowaniem, dotrzymywaniem terminów i uczestnictwem w kilku spotkaniach dziennie nie była zrównoważona (nie wspominając już o tym, że miało to miejsce w okresie wyzwań psychologicznych). Komunikacja asynchroniczna ma kluczowe znaczenie dla odblokowania zwiększonej produktywności pracy opartej na wynikach, ponieważ umożliwia osobom fizycznym unikanie natychmiastowej komunikacji w zamian za wyniki. Ostatecznie ważne jest, aby pracownicy robili to, co muszą na czas, a nie to, że stale dzwonią na spotkania lub od razu reagują na wiadomości e-mail.
• Przyciąganie i zatrzymywanie globalnych talentów: Asynchroniczna komunikacja przez Internet ułatwiła współpracę między strefami czasowymi, a pracownicy o wysokich wynikach chętnie poszukują elastycznych opcji pracy zdalnej, niezależnie od lokalizacji. Co ciekawe, w ciągu ostatnich pięciu lat w Google radykalnie pojawił się termin „zadania zdalne”. Firmy zatrudniające pracowników na całym świecie mogą lepiej zdominować rynki poza swoją lokalną siedzibą główną. Jednak bez komunikacji asynchronicznej przyciąganie i zatrzymywanie tego zdalnego międzynarodowego talentu jest trudne (nigdy nie oczekuje się od nikogo odpowiadania na wiadomości e-mail w momencie, w którym są odbierane, ani uczestnictwa w spotkaniach przez cały dzień, każdego dnia).

Znalezienie równowagi między komunikacją synchroniczną i asynchroniczną

Gdy kierownicy przystosowują się do pracy zdalnej,komunikacja synchroniczna często staje się przeszkodą dla produktywności . Brak możliwości przejścia przez salę i omówienia konkretnego projektu z kolegami z zespołu sprawił, że kierowanie zespołami stało się jeszcze trudniejsze. Kuszące jest organizowanie kilku codziennych spotkań, aby upewnić się, że wszyscy zmierzają we właściwym kierunku. Jednak często okazuje się to być przeciwne do zarobków, przerywając głębokie sesje robocze, a także kierując menedżerami i zespołami, aby wypalili się, stali się przepracowani i doświadczali zmęczenia Zoomem.

Podczas tej zmiany paradygmatu zespoły musiały również stawić czoła trudnemu wyzwaniu polegającemu na przystosowaniu się do wirtualnej kultury pracy napędzanej wynikami i nagłemu wzrostowi autonomii i niezależności. Nauka równoważenia komunikacji synchronicznej i asynchronicznej ma kluczowe znaczenie dla utrzymania konkurencyjności i zdrowia zespołów podczas tej zmiany.

Kilka rzeczy, które menedżerowie mogą zrobić, aby zrównoważyć oba rodzaje komunikacji, to:

• Komunikuj się celowo i rozważnie: W miejscach pracy opartych na ekranach komunikacja z zamiarem i celem jest niezbędna. Przed wezwaniem do spotkania kierownicy powinni upewnić się, że spotkanie jest konieczne — być może informacje te mogą być przekazane pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem nagranego wcześniej filmu, który każdy może zobaczyć, gdy tylko ma czas. Menedżerowie muszą pamiętać, że ludzie nie tylko pracują zdalnie, ale także zmagają się ze stresującym czasem. Umożliwienie zespołom pracy w elastycznym harmonogramie sprzyja zdrowej równowadze między życiem zawodowym a prywatnym i produktywności. Z drugiej strony szybkie synchroniczne połączenie w celu rozwiązania wszelkich głównych przeszkód może być korzystne.
• Buduj kulturę synchroniczną i asynchroniczną: Często firmy działające wyłącznie zdalnie wierzą, że komunikacja w czasie rzeczywistym kształtuje kulturę organizacji. Założenie to jest jednak dalekie od prawdziwego. Liderzy firmy mogą wspierać swoje zespoły, zapewniając równomierną równowagę między działaniami w czasie rzeczywistym a asynchronicznymi, tworząc szczerą i zdrową kulturę pracy. Liderzy mogą otworzyć kanał komunikacji, aby ludzie mogli dzielić się swoimi ulubionymi utworami, najlepszymi zdjęciami swoich zwierząt domowych, a nawet pójść o krok dalej i stworzyć kanał „Donut” dla ludzi z różnych działów, aby mogli się spotkać. Angażowanie osób w w pełni rozproszonym zespole polega na byciu celowym, a naciskanie na spotkania w czasie rzeczywistym bez konkretnych celów lub planów może prowadzić do mniej zadowolonych pracowników, a nawet do wypalenia.
• Pozbądź się kontroli i zaufaj swojemu zespołowi: jednym z popularnych tematów w dzisiejszej erze pracy zdalnej jest niechęć do wdrożenia elastycznej, asynchronicznej pracy. Jest zrozumiałe, że przejście od osobistego zarządzania zespołem w biurze do zarządzania wszystkim z ekranu jest raczej zastraszające. Kierownicy nie kierują już pracownikami, w przypadku których możliwe jest ścisłe monitorowanie działań. W środowiskach pracy wyłącznie zdalnej priorytetyzacja przejrzystości i zaufania jest bardziej skuteczna w przyciąganiu i zatrzymywaniu produktywnych talentów.
• Uważaj na tworzenie „kultury zawsze opartej na pracy zdalnej”: aby uniknąć wypalenia, liderzy w pełni zdalnych zespołów muszą być świadomi godzin pracy swoich pracowników, a także własnych. Zachęcanie pracowników do bardziej elastycznej, asynchronicznej komunikacji ułatwia ich wyłączanie pod koniec dnia. Na przykład, chociaż może to być pięciominutowe zadanie, z którym członkowie zespołu mogą się zmierzyć w dowolnym momencie, jeśli uważają, że muszą natychmiast podjąć działania, poświęcenia, takie jak pominięcie codziennych rutynowych jogi lub przyjazne spotkania po godzinach pracy w celu dotrzymania terminów, mogą stać się nawykiem, który ostatecznie może negatywnie wpłynąć na ich zdrowie psychiczne. Według badania przeprowadzonego przez firmę Indeed ponad połowa pracowników, którzy odpowiedzieli na leczenie, czuła się wypalona od początku pandemii, a ponad dwie trzecie twierdziło, że wypalenie pogorszyło się od tego czasu.

W jaki sposób Global Employment Platform może pomóc firmom poprawić komunikację ze zdalnymi zespołami?

Kiedy zespoły dobrze się komunikują i uczą się utrzymywać zdrową równowagę między pracą a życiem osobistym, oznacza to, że ich firma jest na dobrej drodze do sukcesu. Global Employment Platform może przyczynić się do wywierania wpływu na środowisko pracy, eliminując bariery w globalnym rozwoju i komunikacji, umożliwiając firmom bezproblemowe zatrudnianie międzynarodowych członków zespołu.

Liderzy zespołów nie muszą już radzić sobie ze złożonością globalnego planowania wzrostu i komunikacji — mogą teraz poświęcić więcej czasu i energii na zapewnienie zdrowego środowiska pracy, w którym komunikacja synchroniczna i asynchroniczna jest zrównoważona, funkcjonalna i sprzyja produktywności.

Globalization Partners oferuje technologię pracy zdalnej, która sprawia, że wdrażanie pracowników i komunikacja z członkami międzynarodowego zespołu jest jeszcze łatwiejsza. Nasze oprogramowanie upraszcza i automatyzuje kluczowe zadania kadrowe, finansowe i prawne, takie jak zgodne z lokalnymi przepisami generowanie umów i zarządzanie wydatkami w ciągu kilku minut.

Pożegnaj się z martwieniem się o to, jak zgodnie z prawem zatrudniać członków zespołu i zarządzać nimi na całym świecie. Pozwól, aby Globalization Partners pomogła Ci poruszać się po świecie opartym wyłącznie na pracy zdalnej.

Dowiedz się więcej o tym, jak Globalization Partners może pomóc Ci w zatrudnianiu pracowników na całym świecie.