Zgodność z przepisami w dziedzinie pracy zdalnej nigdy jeszcze nie była tak istotna. Od wybuchu pandemii wiele przedsiębiorstw wprowadza tryb pracy głównie zdalnej. Podejście to stanie się zapewne nowym standardem. Przewiduje się, że do roku 202575% ludzi będzie pracować zdalnie przynajmniej 5 dni w miesiącu.
Nie ma zbyt wielu przepisów dotyczących tymczasowej pracy z domu, ale coraz więcej państw wdraża prawodawstwo w dziedzinie pracy zdalnej.
Oto niektóre kwestie prawne, które firmy powinny wziąć pod uwagę , pracując nad wdrożeniem zgodnych z przepisami zasad pracy zdalnej.
Wydanie nr 1: Zgodność danych (prywatność i bezpieczeństwo)
Zgodność z przepisami o ochronie danych powinna być priorytetem numer jeden w przedsiębiorstwie. W przypadku danych wrażliwych — w tym informacji o klientach — niezwykle ważne jest zapewnienie prywatności i bezpieczeństwa informacji, do których pracownicy mają dostęp i z których korzystają. Odrębną sprawą jest przekazywanie danych za granicę. Czy Twoja firma przestrzega zapisów RODO?
Co możesz zrobić:
- Opracuj polityki dot. prywatności i bezpieczeństwa danych, uwzględniające oprogramowanie, sprzęt komputerowy, informacje i dostęp do nich.
- Niech pracownicy korzystają z usługi wirtualnej sieci prywatnej (VPN), która zapewnia bezpieczeństwo przeglądania stron internetowych, szczególnie w przypadku pracowników zdalnych korzystających z publicznej sieci Wi-Fi.
- Kodowanie informacji poufnych.
- Warto ustawić uwierzytelnianie dwuetapowe na każdym urządzeniu.
[bctt tweet=”W przypadku danych wrażliwych – w tym informacji o klientach – niezwykle ważne jest zapewnienie prywatności i bezpieczeństwa informacji, do których pracownicy mają dostęp i z których korzystają.” nazwa użytkownika= „globalpeo”]
Problem nr2: Zgodność z przepisami dotyczącymi listy płac
Zgodność z przepisami dotyczącymi listy płac to częsta bolączka firm zatrudniających zdalnych pracowników. Firmy muszą przyswoić sobie przepisy dotyczące zatrudnienia i pracy w każdym kraju, w którym zatrudniają pracowników, aby mieć pewność, że wynagradzają ich w sposób zgodny z prawem.
Co możesz zrobić?
Należy sprawdzić wymogi obowiązujące w poszczególnych krajach odnośnie do spraw, takich jak:
- Minimalne wynagrodzenie Minimalne wynagrodzenie to najniższa pensja, jaką może - w myśl prawa - otrzymywać pracownik za wykonywane obowiązki. Jego wysokość jest różna w zależności od państwa (albo stanu, w przypadku USA). Jest to koncept stosowany w większości państw, choć nie we wszystkich. Koniecznością jest zatem sprawdzanie wymogów płacowych w krajach, do których chcesz wejść. Jeśli tego nie zrobisz, narażasz się na grzywny i procesy sądowe.
- Przepisy dotyczące godzin pracy i nadgodzin. Mimo że istnieje norma dotycząca godzin pracy na całym świecie, istnieją różnice w różnych krajach. Lokalne prawo pracy określa maksymalne i minimalne godziny pracy oraz nadgodziny dla pracowników, a firmy muszą ich przestrzegać.
- Urlopy. Lokalne przepisy prawa pracy ustanawiają własny program płatnych urlopów. Urlopy wakacyjne są inne w obu Amerykach niż w Europie lub Afryce, podobnie jak urlopy macierzyńskie i ojcowskie. Przestrzeganie tych przepisów uniemożliwi firmom stawienie się na odpowiedzialność.
- Częstotliwość wypłat. Częstotliwość wypłaty wynagrodzenia określa , jak często pracownicy powinni otrzymywać wynagrodzenie (tj. co tydzień, co dwa tygodnie, co pół miesiąca, co miesiąc) i różni się w każdym kraju. Należy pamiętać o tym, aby przestrzegać przepisów obowiązujących w każdym kraju i unikać problemów ze zgodnością z przepisami.
- Świadczenia pracownicze Pracownicy mają prawo do pewnych obowiązkowych świadczeń wymaganych przez prawo pracy w ich kraju. Chociaż w każdym kraju istnieją podstawowe świadczenia, takie jak ubezpieczenie społeczne, wielu innych stwierdziło, że pracodawcy powinni również oferować zasiłki dla bezrobotnych i emerytalne.
- Ubezpieczenie. W wielu państwach obowiązuje ubezpieczenie zdrowotne, emerytalne i od utraty pracy. Firmy zatrudniające personel w tych krajach muszą o tym pamiętać.
- Opodatkowanie. Złożoność systemu podatkowego zależy od konkretnego państwa. Zrozumienie tych systemów jest kluczem do zachowania zgodności z przepisami i regulacjami podatkowymi.
Znajdź ekspertów, którzy pomogą Twojej firmie podejmować właściwe decyzje w sprawach podatkowych na szczeblu lokalnym.
Nr wydania3: Zdrowie i bezpieczeństwo
Ochrona zdrowia i bezpieczeństwa pracowników stała się trudniejsza dla firm, które zatrudniają ludzi w trybie zdalnym. Nawet jeśli ktoś nie pracuje fizycznie w biurze, pracodawca ma obowiązek ochrony jego zdrowia i bezpieczeństwa.
Co możesz zrobić?
- Zdefiniuj potencjalne zagrożenia, a następnie wprowadź środki ich kontroli i ograniczania.
- Utwórz system raportowania obrażeń i incydentów oraz zadbaj o to, aby każdy pracownik wiedział, jak z niego korzystać.
- Organizuj szkolenia BHP i zachęcaj pracowników do zachowania rozsądku i ostrożności.
- Należy również zwracać uwagę na zdrowie psychiczne . Pracodawca powinien zagwarantować zatrudnionemu przerwy i okresy odpoczynku w trakcie dnia pracy.
Nr wydania4: Sprzęt
Bardzo istotne jest wyposażenie pracowników w narzędzia i urządzenia potrzebne do wykonywania pracy. W niektórych państwach pracodawca jest zobowiązany do refundacji kosztów związanych z telepracą.
Co możesz zrobić?
- Musisz zapewnić zasoby potrzebne ludziom do pracy z domu.
- Jeżeli firma nie może dostarczyć wymaganego sprzętu, powinna zawrzeć porozumienie z pracownikiem na temat refundacji ponoszonych przez niego kosztów.
- Musisz przestrzegać miejscowych przepisów w dziedzinie telepracy. Zdarza się, że wymagają one m.in. refundacji kosztów ponoszonych na elektryczność, telefon, Internet.
Nr wydania5: Własność intelektualna
Oprócz ochrony wrażliwych danych przedsiębiorstwa muszą zabezpieczać rezultaty pracy zatrudnionych osób, w tym prawa autorskie, inwencje i projekty. Ochrona własności intelektualnej za granicą musi być uwzględniana w procesie rekrutowania zdalnego personelu.
Co możesz zrobić:
- Rejestruj własność intelektualną w państwach, w których znajdują się Twoi podwładni.
- W umowie o pracę warto uwzględnić klauzulę poufności i zadbać o to, aby jej zapisy były jasne i zrozumiałe.
Aby uniknąć tych problemów, firmy powinny opracować i wdrożyć oficjalną politykę pracy zdalnej.
Zasady pracy zdalnej
Sprawą wagi nadrzędnej jest opracowanie zestawu zasad i wytycznych obowiązujących w pracy zdalnej.
Regulamin pracy zdalnej powinien uwzględniać kwestie, takie jak:
- Zasady firmy
Praca z domu nie zwalniają pracowników z warunków i zasad, które ich dotyczą w miejscu pracy. Aby nie dopuścić do zamieszania, najlepiej zdefiniować te zagadnienia w wytycznych dotyczących pracy zdalnej. - Oczekiwania dotyczące pracy i wyniki pracowników
Określają wytyczne dotyczące harmonogramów, terminów, raportów i zadań. Ważne jest również wyjaśnienie, w jaki sposób zamierzasz mierzyć wydajność i produktywność, a także jakie wskaźniki są ważne dla każdej roli. - Klauzule dotyczące prywatności danych i własności intelektualnej Upewnij się, że pracownicy podpisują umowę o zachowaniu poufności i rozumieją znaczenie ochrony informacji firmy.
- Wynagrodzenie i świadczenia
Wyjaśnij, że pracownicy są uprawnieni do takiego samego wynagrodzenia i świadczeń jak w miejscu pracy. Uwzględnij ewentualnie dodatkowe wynagrodzenie w związku z refundacją kosztów energii lub Internetu. - Wytyczne dotyczące komunikacji
Upewnij się, że pracownicy znają narzędzia komunikacji, z których korzysta Twój zespół. Zdefiniuj wszelkie oczekiwania dotyczące dostępności online w godzinach pracy i podkreśl znaczenie rozmów kontrolnych i spotkań w celu utrzymania płynnej komunikacji z zespołem.
Budujesz zagraniczny zdalny zespół?
Jeśli potrzebujesz pomocy w sprawach związanych z przepisami w dziedzinie pracy zdalnej, chętnie pomoże Ci spółka Globalization Partners. Jako pracodawca formalny bierzemy na siebie prawny obowiązek odnośnie do niektórych kwestii zarządzania Twoim globalnym zespołem, a Twojej firmie pozwalamy zatrudniać ludzi w 187 krajach – bez konieczności zakładania własnego podmiotu prawnego.
Czytaj więcej: Czym jest pracodawca formalny?
