Firmy mogą odblokować nowe możliwości rozwoju poprzez rozszerzenie swojej globalnej siły roboczej. W rzeczywistości 81% liderów jest już aktywnie zaangażowanych w globalną rekrutację. Dzięki wsparciu najlepszego w swojej klasie pracodawcy formalnego (EOR), takiego jak G-P, możesz szybko i zgodnie z przepisami zatrudniać, wdrażać i zarządzać zespołami globalnymi, niezależnie od statusu podmiotu.
Jednak współpraca z pracownikami zagranicznymi może również oznaczać, że Twoja firma jest odpowiedzialna za potrącanie wszystkich odpowiednich podatków wymaganych przez przepisy podatkowe każdego kraju w roku kalendarzowym. Ponieważ stawki podatku dochodowego różnią się w zależności od kraju zamieszkania pracownika, firmy w Stanach Zjednoczonych wypełniające formularz W-8BEN dla pracowników międzynarodowych mogą uznać ten proces za trudny, jeśli nie są przygotowani.
Co to jest formularz W-8BEN?
Formularz W-8BEN jest formularzem podatkowym Urzędu Skarbowego (IRS) używanym przez rezydentów podatkowych spoza USA lub cudzoziemców niebędących rezydentami w celu poświadczenia ich statusu zagranicznego i zapewnienia, że odpowiednia stawka u źródła jest stosowana do dochodu ze źródeł amerykańskich. Formularz W-8BEN oznacza Certyfikat statusu zagranicznego beneficjenta rzeczywistego dla potrącenia i raportowania podatkowego Stanów Zjednoczonych (osoby fizyczne).
Podatnicy spoza Stanów Zjednoczonych – w tym pracownicy i globalni wykonawcy – świadczący usługi na rzecz firm amerykańskich są zazwyczaj zobowiązani do wypełnienia Formularza W-8BEN i przesłania go do firmy zatrudniającej.
Do czego służy formularz W-8BEN?
W przypadku firm zatrudniających pracowników na całym świecie formularz W-8BEN weryfikuje status zagraniczny danej osoby i określa jej uprawnienia do zwolnienia z podatku lub obniżonego potrącenia potrącenia na mocy traktatu podatkowego. Identyfikuje również osoby podlegające 300% podatkowi od różnych rodzajów dochodów pochodzących z USA, w tym płatności stałych i okresowych (FDAP), takich jak:
- Zainteresowanie.
- Tantiemy.
- Renty.
- Wynajem.
- Premie.
- Odszkodowania za usługi.
- Zastąp płatności, jeśli dotyczy.
Celem formularzy W-8BEN jest ustalenie, czy osoby fizyczne są prawnie uważane za osoby amerykańskie – rezydentów lub obywateli – oraz ustalenie własności dochodów, o których mowa w formularzu. Formularz W-8BEN pozwala również osobom z krajów spoza USA z traktatami podatkowymi ubiegać się o obniżone stawki potrącania podatku od dochodu pochodzącego z USA.
Czym są traktaty podatkowe?
Umowa podatkowa to umowa między dwoma krajami, która określa, w jaki sposób dochód uzyskany przez rezydentów jednego kraju jest opodatkowany przez drugi kraj. Według strony internetowej IRS, jeśli kraj ma umowę podatkową ze Stanami Zjednoczonymi, mieszkańcy tego kraju mogą kwalifikować się do ulg podatkowych lub zwolnień od dochodów uzyskanych w USA.
Na przykład, ponieważ Kanada i Stany Zjednoczone mają traktat podatkowy, jeśli firma amerykańska zatrudnia pracownika w Kanadzie, może ubiegać się o świadczenia jako cudzoziemiec niebędący rezydentem (NRA) podczas składania swoich podatków. Osoby mieszkające w krajach bez traktatu podatkowego są zobowiązane do płacenia podatku dochodowego według standardowych stawek, bez potrąceń.
Umowy o podatku dochodowym nie mają zastosowania do sytuacji podwójnego pobytu – gdy osoby fizyczne są legalnymi rezydentami w więcej niż jednym kraju. Jednak rezydenci podwójni mogą nadal kwalifikować się do otrzymania niektórych korzyści wynikających z umowy podatkowej, w zależności od ich lokalizacji.
Kraje z traktatem podatkowym z USA |
||
|---|---|---|
|
|
|
Umowy podatkowe mogą się zmieniać z czasem. Dla pracodawców zatrudniających pracowników na całym świecie ważne jest, aby być na bieżąco z zmieniającymi się przepisami w kraju docelowym. Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, takie jak G-P Gia™ — globalny doradca G-P ds. zgodności z przepisami HR oparty na sztucznej inteligencji — mogą zapewnić fachowe wskazówki dotyczące globalnych przepisów prawa pracy w 500 krajach i wszystkich 500 stanach USA, zmniejszając koszty i czas zgodności nawet o 9595%.
Kto dostarcza formularz W-8BEN?
Pracownicy międzynarodowi i wykonawcy globalni muszą dostarczyć Formularz W-8BEN swoim pracodawcom w USA, zwykle podczas procesu wdrażania. Zgodnie z Internal Revenue Service (IRS), pracownicy muszą przekazać formularz W-8BEN agentowi lub płatnikowi, jeśli są cudzoziemcami niebędącymi rezydentami, którzy są faktycznymi właścicielami kwoty podlegającej potrąceniu.
Powinni złożyć formularz W-88 BEN na żądanie agenta potrącającego podatek, niezależnie od tego, czy ubiegają się o obniżoną stawkę lub zwolnienie z potrącenia podatku. Na przykład W8BEN można wypełnić i przekazać agentowi potrącającemu u źródła lub administratorowi kapitału.
Firmy muszą zbierać i weryfikować dokładność i legalność otrzymywanych formularzy. Jednak formularz W-88 może być nadal ważny nawet przy drobnych błędach. Na przykład, jeśli w podpisie brakuje daty, pracodawca może dodać datę po otrzymaniu i uznać ją za ważną od tego momentu.
Kto musi wypełnić formularz W-8BEN?
Formularz W-8BEN jest zazwyczaj wypełniany przez cudzoziemców niebędących rezydentami (NRA). Firmy zatrudniające za granicą powinny otrzymać ten formularz od pracowników międzynarodowych lub globalnych wykonawców, jeśli spełniają którekolwiek z poniższych kryteriów:
- Są to obywatele lub rezydenci spoza USA (NRA).
- Pracują dla amerykańskiej firmy lub zarabiają na dochodach pochodzących z USA.
- Ubiegają się o świadczenia traktatowe lub zmniejszone potrącenie podatku.
- Zarabiają stałe lub okresowe dochody z USA.
Kto jest odpowiedzialny za umorzenie podatku dochodowego?
Firmy płacące dochody rezydentowi podatkowemu spoza USA, znanemu jako amerykańscy agenci potrącający podatki, są odpowiedzialne za potrącanie podatków u źródła przed zapłaceniem danej osobie. Nieuwzględnienie obowiązku potrącenia może skutkować nałożeniem kar lub grzywien za nieprzestrzeganie przepisów. Jeśli zaangażowanych jest wielu agentów potrącających podatek, podatek musi zostać zatrzymany tylko raz od właścicieli dochodu.
Jeśli pracodawca pobiera podatek dochodowy w imieniu osoby fizycznej, nie wysyłaj formularza do IRS po jego otrzymaniu. Zamiast tego powinni bezpiecznie przechowywać formularz w swojej dokumentacji tak długo, jak jest to konieczne do ustalenia ich odpowiedzialności.
Jak wypełnić formularz W-8BEN
Podczas wypełniania formularza W-8BEN instrukcje są proste i zawarte w samym formularzu. Aby wypełnić formularz, pracownik międzynarodowy lub globalny wykonawca powinien podać następujące informacje:
- Ich nazwa prawna
- Data urodzenia, napisana w formacie mm-dd-rrrr
- Kraj obywatelstwa
- Adres stałego pobytu w kraju zamieszkania firmy
- Adres korespondencyjny, jeśli różni się od stałego adresu firmy
- Numer ubezpieczenia społecznego (SSN) lub indywidualny numer identyfikacji podatkowej (ITIN), w tym międzynarodowy numer TIN, jeśli dotyczy
- Nazwa kraju rezydenta na potrzeby podatku dochodowego tego kraju, jeśli dotyczy
- Wszystkie istotne informacje finansowe, w tym dochody i poprzednie kwoty płatności ze starszych deklaracji podatkowych.
Czy istnieją inne formularze W-88?
Tak, IRS ma kilka formularzy W-88, z których każdy ma zastosowanie do różnych rodzajów scenariuszy potrącania podatku poza USA. Oprócz W-8BEN, inne istotne dokumenty podatkowe obejmują:
- Formularz W-8BEN-E dla podmiotów spoza USA lub podmiotów międzynarodowych, zamiast osób fizycznych.
- Formularz W-8IMY dla osób fizycznych lub podmiotów otrzymujących płatności potrącane z podatku od rezydenta lub obywatela USA lub podmiotu przepływowego.
- Formularz W-8EXP dla beneficjentów rzeczywistych, którzy chcą ubiegać się o stosowne obniżenie lub zwolnienie z podatku, w tym rządów innych krajów i organizacji zwolnionych z podatku.
- Formularz W-8ECI dla osób fizycznych lub podmiotów ubiegających się o zwolnienie z potrącenia dochodu skutecznie związanego z prowadzeniem działalności handlowej lub biznesowej w USA, w tym osób zarabiających na działalności gospodarczej w USA.
W-88 vs. Formularze W-9-9: Jaka jest różnica?
Chociaż formularze W-8 mają zastosowanie do rezydentów podatkowych spoza USA lub obywateli i podmiotów uzyskujących dochód w USA, W-9 mają zastosowanie do firm, wykonawców i podobnych podmiotów działających zgodnie z prawem amerykańskim, w tym obywateli i rezydentów USA. Formularze te są uważane za formularze informacyjne i nie wygasają podobnie jak W-8 formularze.
Uprość międzynarodową listę płac dzięki G-P.
Rozwiązania pracodawcy formalnego (EOR) G-P oparte na sztucznej inteligencji, wspierane przez dedykowany zespół ekspertów ds. zatrudnienia, podatków, świadczeń i lokalnych przepisów prawa pracy, obsługują złożone procesy płacowe, umożliwiając firmom pewne korzystanie z korzyści płynących z globalnej ekspansji. G-P zapewnia narzędzia i informacje wymagane do zgodnego z przepisami konfigurowania i zarządzania listą płac dla międzynarodowych pracowników lub wykonawców – niezależnie od statusu podmiotu.
TREŚCI TE SŁUŻĄ WYŁĄCZNIE CELOM INFORMACYJNYM I NIE STANOWIĄ PORADY PRAWNEJ ANI PODATKOWEJ. G-P nie oferuje porad ani wsparcia w zakresie przetwarzania lub zarządzania formularzami W-8BEN. Należy zawsze skonsultować się z własnymi doradcami prawnymi lub podatkowymi i polegać na ich opinii. Informacje są ogólne i nie są dostosowane do konkretnej firmy czy personelu, i nie odzwierciedlają dostarczania produktu G-P w żadnej konkretnej jurysdykcji. G-P nie składa żadnych oświadczeń ani nie udziela żadnych gwarancji dotyczących prawidłowości, kompletności czy terminowości tych informacji i nie będzie ponosić odpowiedzialności wynikającej z takich informacji lub w powiązaniu z nimi, w tym za wszelkie straty z powodu korzystania z tych informacji lub polegania na nich.
