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No entanto, trabalhar com funcionários internacionais também pode significar que sua empresa é responsável pela retenção de todos os impostos relevantes exigidos pelas leis fiscais de cada país estrangeiro em um ano civil. Como as taxas de imposto de renda variam dependendo do país de residência do funcionário, as empresas nos EUA que preenchem um formulário W-8BEN para contratações internacionais podem achar o processo desafiador se não estiverem preparadas.
O que é um formulário W-8BEN?
Um formulário W-8BEN é um formulário fiscal da Receita Federal (IRS) usado por residentes fiscais não residentes nos EUA ou estrangeiros não residentes para certificar seu status estrangeiro e garantir que a taxa de retenção correta seja aplicada à renda de fontes dos EUA. Formulário W-8BEN significa Certificado de Status Estrangeiro do Proprietário Beneficiário para Retenção e Relatório de Impostos dos Estados Unidos (Indivíduos).
Residentes fiscais fora dos EUA, incluindo funcionários e contratados globais, que prestam serviços para empresas dos EUA geralmente precisam preencher o formulário W-8BEN e enviá-lo à empresa contratante.
Para que o formulário W-8BEN é usado?
Para empresas que contratam internacionalmente, o formulário W-8BEN verifica o status estrangeiro de um indivíduo e determina sua elegibilidade para isenções fiscais ou retenção reduzida nos termos de um tratado fiscal. Ele também identifica indivíduos sujeitos a um imposto de 30% sobre diferentes tipos de renda provenientes dos EUA, incluindo pagamentos fixos e periódicos (FDAP), como:
- Juros.
- Royalties.
- Anuidades.
- Aluguel.
- Prêmios.
- Remuneração por serviços.
- Substitua os pagamentos, se aplicável.
O objetivo dos formulários W-8BEN é determinar se os indivíduos são legalmente considerados cidadãos dos EUA — residentes ou cidadãos — e estabelecer a propriedade da renda mencionada no formulário. O formulário W-8BEN também permite que indivíduos de países fora dos EUA com tratados fiscais reivindiquem taxas de retenção reduzidas sobre a renda proveniente dos EUA.
O que são tratados fiscais?
Um tratado fiscal é um acordo entre dois países que determina como a renda obtida pelos residentes de um país é tributada pelo outro país. De acordo com o site do IRS, se um país tiver um tratado fiscal com os EUA, os residentes desse país podem ser elegíveis para reduções ou isenções fiscais sobre a renda obtida nos EUA.
Por exemplo, como o Canadá e os EUA têm um tratado fiscal, se uma empresa dos EUA contratar um funcionário no Canadá, eles podem reivindicar benefícios como um estrangeiro não residente (NRA) ao preencher seus impostos. Indivíduos que vivem em países sem um tratado fiscal devem pagar imposto de renda de acordo com as taxas padrão, sem reduções.
Os tratados de imposto de renda não se aplicam a situações de residência dupla, quando indivíduos são residentes legais de mais de um país. No entanto, residentes duplos ainda podem ser elegíveis para receber alguns benefícios de tratado fiscal, dependendo de sua localização.
Países com um tratado fiscal com os EUA |
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Os tratados fiscais podem mudar ao longo do tempo. Para empregadores que contratam internacionalmente, é crucial se manter informado sobre a evolução das leis em seu país-alvo. Ferramentas com tecnologia de IA, como G-P Gia™ consultor global de conformidade de RH baseado em IA da G-P), podem fornecer orientação especializada sobre leis trabalhistas globais em 50 países e em todos os 50 estados dos EUA, reduzindo o custo e o tempo de conformidade em até 95%.
Quem fornece o formulário W-8BEN?
Funcionários internacionais e contratados globais devem fornecer o formulário W-8BEN aos seus empregadores nos EUA, geralmente durante o processo de integração. De acordo com a Receita Federal (Internal Revenue Service, IRS), os funcionários devem entregar o Formulário W-8BEN ao agente de retenção ou pagador se forem estrangeiros não residentes que sejam beneficiários efetivos de um valor sujeito à retenção.
Eles devem enviar o Formulário W-8 BEN quando solicitado pelo agente de retenção, independentemente de estarem reivindicando ou não uma taxa reduzida ou isenção da retenção. Por exemplo, um W8BEN pode ser preenchido e fornecido ao agente de retenção ou administrador de ações do outorgante.
As empresas devem coletar e verificar a precisão e a legitimidade dos formulários que recebem. No entanto, o formulário W-8 ainda pode ser válido mesmo com pequenos erros. Por exemplo, se a data estiver faltando na assinatura, o empregador pode adicionar a data após o recebimento e considerá-la válida a partir desse ponto em diante.
Quem precisa preencher o formulário W-8BEN?
O formulário W-8BEN é normalmente preenchido por alienígenas não residentes (NRAs). Empresas que contratam internacionalmente devem receber este formulário de funcionários internacionais ou contratados globais se atenderem a qualquer um dos seguintes critérios:
- Eles não são cidadãos ou residentes dos EUA (NRA).
- Eles trabalham para uma empresa dos EUA ou ganham renda proveniente dos EUA.
- Eles reivindicam benefícios de tratado fiscal ou redução da retenção.
- Eles ganham renda fixa ou periódica dos EUA
Quem é responsável pela retenção do imposto de renda?
As empresas que pagam renda a residentes fiscais não norte-americanos, conhecidos como agentes de retenção nos EUA, são responsáveis pela retenção de impostos na fonte antes de pagar o indivíduo. A não retenção adequada pode resultar em penalidades ou multas por não conformidade. Se vários agentes de retenção estiverem envolvidos, o imposto só precisa ser retido uma vez dos proprietários da renda.
Se o empregador estiver retido na fonte em nome do indivíduo, não envie o formulário para o IRS após o recebimento. Em vez disso, eles devem armazenar com segurança o formulário em seus registros pelo tempo necessário para determinar sua responsabilidade.
Como preencher o formulário W-8BEN
Ao preencher o formulário W-8BEN, as instruções são diretas e incluídas no próprio formulário. Para preencher o formulário, o funcionário internacional ou contratado global deve incluir as seguintes informações:
- Seu nome legal
- A data de nascimento, escrita no formato mm-dd-aaaa
- Seu país de cidadania
- Seu endereço residencial permanente no país de residência da empresa
- Seu endereço de correspondência, se for diferente do endereço permanente da empresa
- Seu número de previdência social (SSN) ou número de identificação fiscal individual (ITIN), incluindo seu TIN internacional, se aplicável
- O nome do país de residência para os fins do imposto de renda do país, se aplicável
- Todas as informações financeiras relevantes, incluindo renda e valores de pagamentos anteriores de declarações de impostos mais antigas.
Existem outros formulários W-8?
Sim, o IRS tem vários formulários W-8, cada um aplicável a diferentes tipos de cenários de retenção de impostos fora dos EUA. Além do W-8BEN, outras documentações fiscais relevantes incluem:
- Formulário W-8BEN-E para entidades fora dos EUA ou entidades internacionais, em vez de indivíduos.
- Formulário W-8IMY para indivíduos ou entidades que recebem pagamentos retidos de um não residente ou cidadão dos EUA ou entidade de transferência.
- Formulário W-8EXP para proprietários beneficiários que desejam reivindicar uma redução ou isenção de impostos aplicável, incluindo governos não norte-americanos e organizações isentas de impostos.
- Formulário W-8ECI para indivíduos ou entidades que reivindicam isenção de retenção de renda efetivamente relacionada à condução de um comércio ou negócio nos EUA, incluindo aqueles que ganham renda de atividades comerciais nos EUA.
Formulários W-8 vs. Formulários W-9: Qual é a diferença?
Embora os formulários W-8 se apliquem a residentes fiscais ou cidadãos e entidades que não sejam dos EUA e ganhem renda com base nos EUA, os formulários W-9 se aplicam a empresas, contratados e entidades semelhantes que operam sob a lei dos EUA, incluindo cidadãos e residentes dos EUA. Esses formulários são considerados envios de formulários informativos e não expiram como W-8 formulários.
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ESTE CONTEÚDO DESTINA-SE APENAS A FINS INFORMATIVOS E NÃO CONSTITUI ASSESSORIA JURÍDICA OU FISCAL. A G-P não oferece aconselhamento ou suporte para o processamento ou gerenciamento de formulários W-8BEN. Você sempre deve consultar e contar com um assessor jurídico e/ou fiscal de sua confiança. As informações são gerais, não foram elaboradas especificamente para uma empresa ou força de trabalho e não refletem a entrega de produtos da G-P em determinada jurisdição. A G-P não faz representações nem fornece garantias quanto à precisão, completude ou adequação de tais informações e se isentará de toda e qualquer responsabilidade decorrente ou relacionada a elas, inclusive eventuais prejuízos acarretados pela utilização de tais informações ou pela confiança depositada nelas.
