A Espanha é conhecida por sua cultura e história vibrantes, mas também é uma ótima porta de entrada para o mercado da UE. Ao formar sua equipe na Espanha, entender a folha de pagamento é fundamental. No entanto, as regulamentações do mercado de trabalho e da folha de pagamento do país podem dificultar sua entrada no mercado.
Em vez de enfrentar essa complexidade sozinho, a GP tem uma solução simplificada para todas as suas necessidades de emprego. Este guia descreve as considerações para a gestão da folha de pagamento em Espanha.
Como configurar a folha de pagamento na Espanha
Consultar um especialista em folha de pagamento na Espanha pode ajudá-lo a garantir a conformidade com as regulamentações locais. Antes de poder contratar e pagar funcionários na Espanha, você precisa primeiro ter uma presença legal no país, o que normalmente significa estabelecer uma subsidiária. Este processo envolve o registo na Agência Tributária Espanhola (Agência Tributária) e na Tesouraria Geral da Segurança Social (Tesorería General de la Seguridad Social – TGSS).
Após o cadastro, você deverá coletar informações específicas de cada funcionário para processar a folha de pagamento, incluindo:
- Nome completo, endereço e data de nascimento.
- Número de Identificação Fiscal (NIF) para cidadãos espanhóis ou Número de Identidade de Estrangeiro (NIE) para não cidadãos
- Número da Segurança Social
- Dados da conta bancária espanhola
- Dados pessoais para efeitos de retenção de imposto sobre o rendimento (estado civil, dependentes, etc.) através do Formulário 145 (Modelo 145)
Uma alternativa mais simples é estabelecer uma parceria com um empregador registado (EOR, na sigla em inglês), como a GP. Conosco, você não precisa constituir uma entidade local. Garantimos o cumprimento integral de todas as obrigações relativas à folha de pagamento e ao emprego.
Impostos sobre a folha de pagamento e segurança social em Espanha
Na Espanha, a folha de pagamento envolve deduções significativas referentes ao imposto de renda e às contribuições para a seguridade social, que são retidas diretamente do salário do funcionário.
Imposto sobre o rendimento das pessoas singulares em Espanha (IRPF)
A Espanha aplica um Imposto de Renda Pessoal progressivo (Imposto sobre la Renta de las Personas Físicas – IRPF) aos rendimentos dos funcionários. O IRPF é composto por componentes estaduais e de comunidades autônomas, portanto, as taxas reais variam conforme a residência fiscal. A seguir, são apresentadas as taxas de referência combinadas comumente usadas para 2026:
- Até EUR 12,450: 19%
- 12,450 de EUR para 20,199 de EUR: 24%
- 20,200 de EUR para 35,199 de EUR: 30%
- 35,200 de EUR para 59,999 de EUR: 37%
- 60,000 de EUR para 299,999 de EUR: 45%
- Acima de EUR 300,000: 47%
Contribuições para a segurança social em Espanha
Tanto os empregadores quanto os empregados contribuem mensalmente para o sistema de seguridade social. Esses fundos cobrem pensões, subsídios de desemprego, licença parental e os benefícios de saúde da Espanha. Os empregadores devem garantir que todas as contribuições sejam calculadas corretamente para cumprir as diretrizes de folha de pagamento da Espanha. As contribuições são calculadas com base em um salário que varia entre um mínimo e um máximo legal, sendo este valor atualizado anualmente.
- Contribuição do empregador na Espanha: 30.65% da base de contribuição aplicável em 2026 para contratos por tempo indeterminado. Isso inclui contingências comuns (23.6%), desemprego (5.5%), formação profissional (0 %), o fundo 6garantia salarial (FOGASA, 0 %) e o Mecanismo 2Equidade 750). mais um prêmio variável para acidentes e doenças ocupacionais.
- Contribuição do empregado: 6.50% da base de contribuição para um contrato por tempo indeterminado. Isso abrange contingências comuns (4.70%), desemprego (1.55%), formação profissional (0 %) e o Mecanismo 10Equidade 150). Para um contrato temporário, o total é 6.55% devido a um 1.60% taxa de desemprego.
Outros impostos comerciais em Espanha
As empresas que operam em Espanha estão geralmente sujeitas a uma taxa de imposto sobre o rendimento das sociedades 25% ao abrigo do regime nacional e a um imposto sobre o valor acrescentado (IVA) 21%. Regimes tributários corporativos distintos se aplicam no País Basco e em Navarra.
Elementos da administração da folha de pagamento na Espanha
- Periodicidade de pagamento: Os salários devem ser pagos pontualmente, mensalmente.
- Salário 13e 14mês: Os funcionários têm direito a dois pagamentos salariais extras (pagas extraordinarias) por ano. Um dos pagamentos é feito no Natal. O outro pagamento costuma ser feito em junho ou julho, dependendo do Acordo Coletivo de Trabalho (ACT) aplicável. Esses valores também podem ser pagos proporcionalmente dentro das 12 parcelas mensais. Saiba mais sobre o pagamento do 13salário por país.
- Requisitos do recibo de pagamento: Os empregadores devem fornecer a cada funcionário um recibo de pagamento detalhado (nómina) que siga um modelo oficial. Deve discriminar claramente os rendimentos brutos, todas as deduções para o IRPF (Fundo de Previdência dos Refugiados da Índia) e a segurança social, e o salário líquido final.
- Relatórios e prazos: Os empregadores devem informar e remeter os impostos retidos e as contribuições para a segurança social às autoridades mensalmente ou trimestralmente, utilizando formulários específicos (por exemplo, Modelo 111 para IRPF, ficheiros RLC/RNT para a segurança social) e fornecer resumos anuais (por exemplo, Modelo 190).
Opções de folha de pagamento na Espanha para empresas
As empresas que se expandem para Espanha têm três opções principais para gerir a folha de pagamentos:
- Folha de pagamento interna: Uma empresa com uma subsidiária registrada na Espanha e uma grande equipe de RH pode gerenciar a folha de pagamento internamente. Essa abordagem exige a contratação de pessoal com experiência em direito trabalhista e tributário espanhol e costuma ser mais adequada para grandes organizações com um compromisso de longo prazo com o país.
- Estabeleça parceria com um empregador registrado (EOR): Trabalhar com um EOR como a GP é a opção mais eficiente e segura. Como EOR (Empresa Responsável pelo Empregador), a GP cuida de todas as obrigações relativas à folha de pagamento, impostos e conformidade, permitindo que você se concentre no crescimento do seu negócio.
- GP Contractor ™ : Embora os trabalhadores independentes não façam parte da folha de pagamento, algumas empresas dependem desse tipo de trabalhador para projetos especializados. Com o GP Contractor, você pode contratar e pagar prestadores de serviços em 190 países e na moeda de sua escolha, usando uma carteira digital, transferência bancária ou cartão virtual.
Pagamento de trabalhadores independentes na Espanha
Na Espanha, os trabalhadores autônomos são responsáveis por se registrarem na Receita Federal Espanhola e no sistema de Seguridade Social, sob o Regime Especial para Trabalhadores Autônomos (RETA), antes de iniciarem suas atividades. Eles devem emitir faturas formais pelos seus serviços e são obrigados a apresentar declarações trimestrais de imposto de renda. As contribuições para a segurança social dos trabalhadores independentes baseiam-se no seu rendimento líquido real, com a possibilidade de ajustar a base de contribuição várias vezes por ano.
Ao contratar trabalhadores independentes na Espanha, lembre-se de que as obrigações legais e fiscais diferem significativamente daquelas aplicadas a funcionários. Os trabalhadores independentes são autônomos e responsáveis por suas próprias declarações de imposto de renda e contribuições para a previdência social.
Termos de direito e rescisão na Espanha
As leis trabalhistas na Espanha são protetoras dos trabalhadores. Um contrato de trabalho em conformidade com a lei deve descrever todos os termos, incluindo os relativos à rescisão. A demissão de um funcionário é um processo altamente regulamentado. Se uma rescisão contratual for considerada injusta por um tribunal, o empregador deverá reintegrar o funcionário ou pagar uma indenização.
Para demissões injustas, a indenização é de 33 dias de salário por ano de serviço, proporcionalmente mensalmente e limitada a 24 meses de salário.
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Perguntas frequentes
Como é feita a retenção e o recolhimento do IRPF na folha de pagamento espanhola?
Na Espanha, os empregadores calculam e retêm o IRPF, o imposto de renda espanhol, dos salários com base na renda e nas circunstâncias pessoais. As empresas reportam e pagam as retenções à Agência Tributária Espanhola através do Modelo 111 e apresentam resumos anuais através do Modelo 190.
Como os Convenios Colectivos afetam a conformidade com a folha de pagamento na Espanha?
Os Convenios Colectivos estabelecem regras vinculativas para as tabelas salariais, o horário de trabalho e os subsídios. Os empregadores devem identificar o acordo correto para o seu setor, uma vez que os termos relativos à folha de pagamento muitas vezes excedem os mínimos legais.
Quais tarefas de folha de pagamento os fornecedores de serviços de folha de pagamento na Espanha executam?
Na Espanha, os fornecedores de serviços de folha de pagamento realizam cálculos salariais, geram recibos de pagamento, retêm o IRPF (Fundo Integral de Previdência) e calculam as contribuições para a Segurança Social. Eles também gerenciam os cadastros e atualizações dos membros da equipe de acordo com a legislação trabalhista espanhola.
Quais fornecedores de serviços de folha de pagamento na Espanha melhor se adequam ao porte e às necessidades da sua empresa?
A escolha de um fornecedor depende do número de funcionários, da capacidade interna e do suporte necessário. Os empregadores priorizam parceiros com experiência em IRPF, Segurança Social, Convenios Colectivos e prazos de entrega locais.
Como funciona a declaração da Segurança Social nos serviços de processamento de salários em Espanha?
Os empregadores registram os funcionários que recebem apoio financeiro no sistema de Seguridade Social antes do início do trabalho. Os serviços de folha de pagamento gerenciam os cálculos mensais de contribuição e enviam os dados diretamente para o TGSS.
Que tipo de declaração fiscal de final de ano está incluída na terceirização da folha de pagamento na Espanha?
A terceirização da folha de pagamento de fim de ano inclui a preparação do resumo anual de retenções por meio do Modelo 190 e a conciliação de declarações periódicas. Os prestadores de serviços também emitem certificados fiscais e mantêm registros de auditoria.
Quais parceiros de folha de pagamento específicos para Espanha oferecem suporte para conformidade e declaração de impostos?
Os parceiros de folha de pagamento incluem escritórios locais, empresas de contabilidade e a Plataforma Global de Emprego G-P. Escolha parceiros que gerenciem os registros do IRPF, os relatórios da Previdência Social e a conformidade com o Convenio.
