Einer der herausforderndsten Aspekte bei der Ausweitung der Aktivitäten in die Vereinigten Staaten ist es, die richtigen Mitarbeiter zu finden und einzustellen, während man sich durch ein komplexes Netz aus Bundes-, Landes- und Kommunalgesetzen navigiert. Die Einstellung von Mitarbeitern in den USA beinhaltet das Verständnis wichtiger Beschäftigungsvorschriften, um eine erfolgreiche Einarbeitung sicherzustellen. Der Einstellungsprozess erfordert Kenntnisse über Arbeitsrechte, Mitarbeiterleistungen und die Einhaltung der Einstellungsvorschriften.​​ 

Anwerbung und Antidiskriminierungsgesetze in den USA​​ 

Die Personalbeschaffung in den USA erfordert die Einhaltung sowohl der Bundes- als auch der Landesgesetze, um rechtliche Komplikationen zu vermeiden. Dazu gehört auch, zu wissen, wie das Arbeitsministerium die Rekrutierungs- und Einstellungspraxis regelt. Grundlage für faire Einstellungsverfahren in den USA ist der Grundsatz der Chancengleichheit im Beruf. Die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) ist die wichtigste Bundesbehörde, die Gesetze durchsetzt, die die Diskriminierung von Mitarbeitern, Bewerbern oder selbstständigen Unternehmern verbieten. Bundesgesetze verbieten Diskriminierung aufgrund von:​​ 

Viele Bundesstaaten und Städte bieten zusätzliche Schutzmaßnahmen, die eine Diskriminierung aufgrund von Faktoren wie Familienstand oder politischer Zugehörigkeit verbieten. Um Diskriminierungsvorwürfen vorzubeugen, sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass Stellenbeschreibungen neutral sind und Fragen im Vorstellungsgespräch zu geschützten Merkmalen vermeiden. Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Einstellungspraktiken mit dem Einwanderungs- und Staatsangehörigkeitsgesetz (INA) vereinbar sind.​​ 

Bei der Expansion in neue Regionen bietetG-P Gia sofortige, fachkundige Beratung zu Compliance, Risikobewertung und Erläuterung der Arbeitsgesetze – und spart so wertvolle Zeit, die für die Einstellung der richtigen Talente genutzt werden kann. Gia bietet außerdem Echtzeit-Compliance-Prüfungen von Arbeitsverträgen in mehreren Jurisdiktionen – Schluss mit tagelangem Warten auf Rechtsberatung oder dem Anhäufen teurer, abrechnungsfähiger Stunden.​​ 

Rekrutierung in den USA​​ 

Um eine globale Belegschaft anzuziehen, sollten Unternehmen Rekrutierungspläne umsetzen, die die kulturelle Vielfalt betonen und international Arbeitsgesetze einhalten. Digitale Plattformen wie LinkedIn können den Talentpool erweitern, indem sie Zugang zu einer globalen Belegschaft bieten. Das Verständnis der Feinheiten globaler Arbeitsgesetze, Steuern und Vorschriften ist entscheidend für die Entwicklung inklusiver Rekrutierungsstrategien und positioniert Unternehmen somit als attraktive Arbeitgeber für international Talente.​​ 

Hintergrundüberprüfungen und Einstellungsuntersuchung​​ 

Arbeitgeber, die Hintergrundüberprüfungen durchführen, müssen den US-amerikanischen Fair Credit Reporting Act (FCRA) einhalten und die Sicherheit personenbezogener Daten gewährleisten. Dieses Gesetz regelt, wie Arbeitgeber Verbraucherberichte, einschließlich Strafregisterauskünfte und Kreditberichte, erhalten und verwenden können. Arbeitgeber müssen vor der Durchführung einer Leumundsprüfung die schriftliche Einwilligung des Bewerbers einholen.​​ 

Es ist unerlässlich, sich über staatliche und lokale Gesetze zu informieren, die möglicherweise strengere Regeln vorschreiben. Beispielsweise haben zahlreiche Gerichtsbarkeiten sogenannte „Ban-the-Box“-Gesetze erlassen, die einschränken, wann ein Arbeitgeber nach der kriminellen Vergangenheit eines Bewerbers fragen darf. In ähnlicher Weise haben viele Bundesstaaten und Städte Gesetze erlassen, die es Arbeitgebern verbieten, Bewerber nach ihrer Gehaltsgeschichte zu fragen.​​ 

Wie man Mitarbeiter einstellt: Arbeitsverhältnisse auf Abruf und Angebotsbriefe​​ 

In den USA gilt primär das Prinzip der „freien Kündbarkeit“. Dies bedeutet, dass in Ermangelung einer abweichenden vertraglichen Regelung sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis jederzeit und ohne Angabe von Gründen beenden können. Montana ist der einzige Bundesstaat, in dem das Arbeitsverhältnis nicht vollständig nach Belieben beendet werden kann. Daher ist es unerlässlich, die jeweiligen Arbeitsgesetze der einzelnen Bundesstaaten zu kennen.​​ 

Auch wenn formelle, befristete Arbeitsverträge unüblich sind, ist die Bereitstellung eines schriftlichen Angebotsbriefs eine gängige und bewährte Vorgehensweise. Ein ausführliches Angebotsschreiben hilft, zukünftige Missverständnisse zu vermeiden und sollte vom möglichen neuen Mitarbeiter unterzeichnet werden. Folgende Schlüsselbegriffe sollten berücksichtigt werden:​​ 

Mitarbeitervorteile in den USA verstehen​​ 

Das Verständnis der Leistungen von US-Mitarbeitern ist wichtig für Unternehmen, die eine Einstellung anstreben und qualifizierte Mitarbeiter in den USA halten möchten. Das Angebot eines robusten Leistungspakets, einschließlich Krankenversicherung, Altersvorsorge und bezahlter Urlaub, kann die Mitarbeiterbindung erheblich verbessern. Die Einhaltung bundesstaatlicher Vorgaben wie Social Security-Beiträge und Steuervorschriften ist unerlässlich, um die Leistungen der Mitarbeiter korrekt zu strukturieren. Durch die Erfüllung dieser Anforderungen sichern Unternehmen organisatorische Stabilität und Zufriedenheit ihrer Belegschaft.​​ 

Wichtige Überlegungen zum Arbeitsrecht​​ 

Obwohl die Arbeitsgesetze von Bundesstaat zu Bundesstaat stark variieren, müssen sich alle Unternehmen an die Bundesstandards halten:​​ 

    • Arbeitnehmer- oder unabhängige Auftragnehmer-Klassifikation: Bevor Arbeitgeber Lohn-und-Stunden-, Lohnsteuer-, Sozialleistungs- oder andere Beschäftigungsregeln anwenden, müssen sie feststellen, ob ein Arbeitnehmer ein Mitarbeiter oder ein unabhängiger Auftragnehmer nach dem geltenden Rechtsstandard ist. Die tatsächliche Arbeitsbeziehung ist wichtiger als der im Vertrag verwendete Titel, die von den Parteien gewählte Bezeichnung oder die bevorzugte Klassifikation des Arbeitnehmers.​​ 
    • Lohn- und Arbeitszeitgesetze: Der bundesstaatliche Mindestlohn beträgt 7US-Dollar.25 pro Stunde für nicht befreite Arbeitnehmer. Die Mehrheit der Bundesstaaten und viele Städte haben jedoch höhere Mindestlohn-Sätze. Die bundesweite Vergütung-Schwelle für die meisten befreiten (Festangestellten) beträgt 35USD568 pro Jahr. Nicht befreite Mitarbeiter haben in der Regel Anspruch auf Überstundenvergütung für Arbeitsstunden über 40 in einer Arbeitswoche. Arbeitgeber müssen sowohl die bundesstaatlichen als auch die bundesstaatlichen Lohn-Vorschriften beachten.​​  
    • Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung: Formular I-9 ist für jeden möglicher neuer Mitarbeiter, der in den Vereinigten Staaten arbeitet, erforderlich. Der Mitarbeiter muss Abschnitt 1 spätestens am ersten Arbeitstag abschließen, während der Arbeitgeber Abschnitt 2 innerhalb von drei Werktagen nach Beginn des Mitarbeiters abschließen muss. Arbeitgeber müssen zulässige Dokumente prüfen, die Informationen auf Formular I-9festhalten und das ausgefüllte Formular für die längeren drei Jahre nach dem Einstellungsdatum des Mitarbeiters oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren.​​ 
    • Bundesgehaltsteuer und Quelleneinträge:​​ 
      • Formular W-4: Arbeitgeber sollten außerdem die erforderliche Einbehaltung und Meldung der Bundesgehaltsteuer ausfüllen, einschließlich der Erhebung von Formular W-4, Einbehaltung der Bundeseinkommens- und FICA-Steuern, der Anmeldung dieser Steuern planmäßig und der Abgabe der entsprechenden Lohnsteuererklärungen.​​ 
    • Bundeseinkommensteuer-Abzüge: Arbeitgeber sind verpflichtet, die bundesstaatliche Einkommensteuer und den Mitarbeiter Anteil an Social Sicherheits- und Medicare-Steuern vom Lohn einzubehalten und gleichzeitig den Arbeitgeberanteil an Social Sicherheits- und Medicare-Steuern zu zahlen. Die meisten Arbeitgeber müssen ebenfalls die Steuer nach dem Federal Unemployment Tax Act (FUTA) zahlen. Die Verantwortlichkeiten der US-Lohnabrechnung umfassen in der Regel rechtzeitige Bundessteuereinzahlungen, vierteljährliche Form 941 Einreichungen, jährliche Form 940 Berichterstattung, Form W-2 Zustellung an die Mitarbeiter sowie relevante staatliche Lohnabrechnungen.​​ 
    • Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN): Bevor der erste Mitarbeiter die Arbeit aufnimmt, sollten Arbeitgeber eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) vom IRS einholen und ein bundesstaatliches Lohnsteuerverfahren einrichten. Die EIN identifiziert das Unternehmen in den Beschäftigungssteuererklärungen und anderen Einreichungen. Arbeitgeber sollten sich außerdem für elektronische Bundessteuerzahlungen registrieren und Erziehung erheben​​ 
    • Landesregistrierung und Steuerabzüge: Vor der Einstellung eines neuen Mitarbeiters müssen Arbeitgeber sich in der Regel beim Bundesland für die Lohneinbehaltung und die staatliche Arbeitslosenversicherung registrieren. Die Anforderungen hängen davon ab, wo der Mitarbeiter arbeitet, nicht nur davon, wo das Unternehmen eingetragen ist. Arbeitgeber sollten außerdem die Abfindung-Deckung der Arbeitnehmer, möglicher neuer Mitarbeiter und etwaige lokale Registrierungen oder Mitteilungen, die vom Bundesstaat, Land oder der Stadt vorgeschrieben werden, bestätigen.​​ 

Einarbeitung neuer Mitarbeiter in den USA​​ 

Ein strukturierter Einarbeitungsprozess ist unerlässlich, um neue Mitarbeiter auf ihren Erfolg vorzubereiten. Über die Einführung der Unternehmenskultur und der beruflichen Verantwortlichkeiten hinaus muss ein Compliance-Einarbeitungsprozess das Ausfüllen der erforderlichen Unterlagen umfassen. Am ersten Arbeitstag sollten die Mitarbeiter wichtige Dokumente ausfüllen, darunter:​​ 

Ein klarer Zeitplan für die erste Woche trägt dazu bei, ein ansprechendes und positives Erlebnis zu schaffen und das neue Teammitglied effizient zu integrieren.​​ 

Vereinfachung des Einstellungsprozesses mit Arbeitgeber-of-Record-Lösungen (Employer of Record).​​ 

Ein United States Employer of Record (EOR)- Ansatz erleichtert den Einstellungsprozess für Unternehmen, die global expandieren oder Remote-Teams leiten möchten. Ein Employer of Record verwaltet wichtige Arbeitsaufgaben wie Gehaltsabrechnung und die Einhaltung des Arbeitsrecht vor Ort, um sicherzustellen, dass Unternehmen Steuer- und Arbeitsrechtanforderungen erfüllen. Das Employer of Record-Modell ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die in neuen international Märkten einstellen, ohne die Kosten für die Gründung einer lokalen Einheit zu benötigen.​​ 

Wachsen Sie weltweit mit G-P.​​ 

G-P Employer of Record wird die Einstellung globaler Teams in wenigen Minuten einfach, risikofrei und gesetzeskonform. Und das alles ohne die Notwendigkeit, Unternehmen zu gründen oder Zeit, Geld und Ressourcen für die Beauftragung von Beratern und lokalen Experten in den Bereichen Personalwesen, Recht und Steuern aufzuwenden. Mit G-P erhalten Sie einfache Arbeitsabläufe, Integrationen und KI-gestützte Funktionen, die die Art und Weise, wie Sie Auftragnehmer einbinden, verwalten und bezahlen, in mehr als 130 Währungen und über 190 Ländern verändern. Das spart Ihnen stundenlange manuelle Arbeit.​​ 

Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, jeden und überall zu rekrutieren, einzustellen und an Bord zu holen.​​ 

FAQ​​ 

Wann müssen Formular I-9 Abschnitte 1 und 2 ausgefüllt werden?​​ 

Unterstützte Mitarbeiter müssen das Formular I-9 Abschnitt 1 spätestens am ersten Arbeitstag nach Annahme des Stellenangebots ausfüllen. Arbeitgeber müssen Abschnitt 2 innerhalb von drei Werktagen nach dem ersten Tag ausfüllen. Wenn die Beschäftigung weniger als drei Werktage dauert, schließen Sie Abschnitt 2 bis zum ersten Tag ab.​​ 

Warum füllen Neueinstellungen das Formular W-4aus, und wie wird es verwendet?​​ 

Neueinstellungen füllen das Formular W-4 aus, damit US-Arbeitgeber die bundesstaatliche Einkommensteuer Einbehaltung aus dem Lohn berechnen können. Die Gehaltsabrechnung verarbeitet den Einreichungsstatus und die Anpassungen zusammen mit Einbehaltungstabellen. Ohne gültiges Formular W-4ziehen Arbeitgeber die Steuern zum jeweils getrennten Steuersatz für alleinstehende oder verheiratete Personen ohne Anpassungen ein.​​ 

Was ist möglicher neuer Mitarbeiter zu berichten, und verlangen alle Bundesstaaten das?​​ 

New-Einstellung-Meldung verpflichtet Arbeitgeber, neu eingestellte und wiedereingestellte Talente an staatliche Verzeichnisse zur Durchsetzung von Unterhaltsmaßnahmen und Betrugsprävention zu melden. Bundesgesetz gilt für alle US-Arbeitgeber mit einer Ausgangslage-Deadline von 20 Tagen ab Einstellung. Bundesstaaten können eine schnellere Meldung vorschreiben oder zusätzliche Talent- und Arbeitgeberdaten vorschreiben.​​ 

Wie lange müssen Arbeitgeber ausgefüllte Formular I-9 Unterlagen aufbewahren?​​ 

US-Arbeitgeber müssen jedes Formular I-9 drei Jahre nach der Einstellung oder ein Jahr nach Beendigung der Beschäftigung aufbewahren, je nachdem, was später eintritt, und müssen die Unterlagen zur Inspektion bereithalten.​​ 

Wie richtet man sich als Arbeitgeber beim IRS ein, bevor man einstellt?​​ 

Bevor Sie die US-Lohnabrechnung durchführen, holen Sie sich eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) vom IRS ein, um das Unternehmen für Steuereinzahlungen, Steuererklärungen und Lohn-Berichte zu identifizieren. Ausländische Bewerber bewerben sich über das Formular SS-4 statt über das Online-Portal. Verwenden Sie dieselbe EIN konsequent bei allen Gehaltseinzahlungen und -einreichungen.​​ 

Wie entscheidet man, ob ein Mitarbeiter Mitarbeiter oder Auftragnehmer ist?​​ 

Die Einstufung der Arbeitnehmer basiert auf einer Überprüfung von Fakten und Umständen, nicht auf Vertragsetiketten. Bewerten Sie IRS-Verhaltenskontrolle, finanzielle Kontrolle und Beziehungsfaktoren – einschließlich Anweisungen, Schulungen, Investitionen, Gewinn oder Verlust, Leistungen und Dauerhaftigkeit. Wenden Sie den FLSA-Wirtschaftsrealitätstest und die staatlichen Richtlinien an. Eine falsche Einstufung führt zu Steuerrückständen, unbezahlten Löhnen, Strafen und Leistungsforderungen. Die G-P Contractor falsche Klassifizierungs-Engine automatisiert die Statusprüfungen der Arbeitnehmer, um diese regulatorischen Geldstrafen zu vermeiden.​​ 

Welche Lohnsteuern und -erklärungen gelten bei der Einstellung von US-Talenten?​​ 

US-Arbeitgeber halten die bundesrechtliche Einkommensteuer und den Mitarbeiter Anteil an FICA zurück, während sie den Arbeitgeberanteil an Social Security and Medicare zahlen. Arbeitgeber zahlen FUTA, leisten Bundessteuereinzahlungen und melden die Beschäftigungssteuern vierteljährlich auf Formular 941 und jährlich auf Formular 940. Zum Jahresende stellen Sie die Formulare W-2 an Talente aus und reichen Sie die Formulare W-2 und W-3 bei der SSA ein. Staatliche und lokale Quellenabzüge, Arbeitslosensteuern und bezahlte Urlaubsbeiträge können ebenfalls gelten.​​ 

Welche staatlichen Registrierungen sind erforderlich, bevor man US-Talente einstellt?​​ 

Der Arbeitsplatz bestimmt die Anmeldungen von Arbeitgebern in den Bundesstaaten, einschließlich der Remote-Arbeits-Standorte, nicht nur im Bundesland Gesellschaftsvertrag. Bevor die Gehaltsabrechnung beginnt, benötigen Unternehmen die Befugnis, in diesem Bundesstaat Geschäfte zu betreiben, Einkommensteuer-Einbehaltungsregistrierung, Arbeitslosenversicherungskonten und Abfindung-Versicherung für Arbeitnehmer. Einige Bundesstaaten schreiben außerdem bezahlten Familienurlaub, eine Invaliditätsversicherung oder die Gehaltsabrechnung vor Ort-Steuerkonten vor.​​ 

Kann ein ausländisches Unternehmen ein in den USA ansässiges Team-Mitglied ohne eine US-Einrichtung einrichten?​​ 

Ja. Ein ausländisches Unternehmen kann einen in den USA ansässigen Arbeitnehmer direkt beschäftigen, ohne eine US-Tochtergesellschaft zu gründen, indem es bundesstaatliche und bundesstaatliche Registrierungen durchführt und dabei Lohn-, Steuereinhaltungs-, Formular I-9und Lohn-Verpflichtungen einhält. Da in den USA ansässige Talente Risiken für dauerhafte Einrichtungen schaffen können, arbeiten viele Organisationen mit G-P Employer of Record zusammen, um Talente schnell zu Einstellung, ohne lokale Unternehmen einzurichten.​​ 

Was sollte ein US-Stellenangebot enthalten, um die Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen?​​ 

Ein US-Stellenangebot muss den Namen des Arbeitgebers, die Berufsbezeichnung, die Kernaufgaben, das Startdatum, den Arbeitsort, den Arbeitsplan, die Abfindung, die Gehaltshäufigkeit, den FLSA-Status, die Leistungsübersicht, Eventualitäten, die Annahmefrist und die Formulierung nach Belieben angeben. Arbeitgeber müssen die staatlichen Lohn-Hinweise, Gehaltstransparenz, faire Chancen und die Leumundsprüfung prüfen. Stellen Sie FCRA Leumundsprüfung-Genehmigungen in einer eigenständigen Offenlegung bereit, anstatt sie im Angebotsschreiben einzufügen.​​