L’expansion au Canada offre un accès à une main-d’œuvre diversifiée et hautement qualifiée, ainsi qu’à une économie solide. La création d’une filiale au Canada offre des avantages tels que l’accès à un marché dynamique au Canada et à une économie stable. Cependant, la création d’une filiale au Canada est un processus complexe en plusieurs étapes régi par des lois fédérales et provinciales distinctes. Comprendre le processus de création d’une filiale au Canada est essentiel pour éviter des retards coûteux et assurer la conformité.

Comment créer une filiale au Canada

De nombreuses entreprises voient l’avantage de créer une filiale au Canada pour s’implanter sur le marché nord-américain. Pour les sociétés internationales, la façon la plus courante d’établir une présence au Canada est de former une société. Cela crée une entité juridique distincte de la société mère, limitant la responsabilité. Le processus de mise en place implique plusieurs décisions et étapes clés, toutes alignées sur les exigences légales spécifiques au Canada.

Étape 1 : Choisissez votre juridiction - fédérale ou provinciale

La sélection d’une juridiction détermine efficacement l’endroit où votre filiale sera implantée. Vous pouvez incorporer votre filiale au niveau fédéral ou provincial, ce qui affecte la portée et la dynamique du marché au Canada. Votre choix a des implications significatives pour les exigences des administrateurs et la portée administrative.

• Constitution fédérale : en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (CBCA), une société fédérale a le droit d’opérer dans n’importe quelle province ou territoire. Cependant, vous devez toujours obtenir un enregistrement extraprovincial ou extraterritorial dans chaque juridiction où vous exercez vos activités. La constitution fédérale exige également qu’au moins 25 % des administrateurs soient des Canadiens résidents.

• Constitution provinciale/territoriale : cela limite les opérations de votre société à la province de constitution spécifique, sauf si vous vous inscrivez dans d’autres provinces. Le principal avantage est que certaines provinces, dont la Colombie-Britannique, le Québec, le Nouveau-Brunswick et la Nouvelle-Écosse, n’ont pas d’exigences de résidence de directeur, ce qui en fait des options attrayantes pour les entreprises étrangères cherchant à établir une filiale au Canada sans contraintes de résidence.

Étape 2 : satisfaire aux exigences d’incorporation

Une fois que vous avez choisi une juridiction, vous devez effectuer plusieurs étapes formelles pour enregistrer avec succès votre entreprise au Canada.  Il n’y a généralement pas d’exigences minimales en matière de capital pour la constitution au Canada.

• Réserver un nom commercial : vous devez sélectionner un nom unique pour votre filiale. Cela nécessite généralement un rapport NUANS (Newly Updated Automated Name Search) pour s’assurer que le nom n’est pas déjà utilisé.
• Statuts du dossier : Ce document juridique établit formellement la société et décrit sa structure, y compris les catégories d’actions, le nombre d’administrateurs et toutes restrictions opérationnelles.
• Nommer des administrateurs : Vous devez nommer officiellement un conseil d’administration qui répond aux exigences de résidence de votre juridiction choisie.

Étape 3 : Terminer la configuration post-incorporation

Après une intégration réussie, plusieurs tâches administratives sont nécessaires pour devenir pleinement opérationnelles. L’ensemble du processus de création de la filiale peut prendre de plusieurs semaines à quelques mois.

• Ouvrir un compte bancaire d’entreprise canadien.
• Inscrivez-vous auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour obtenir un numéro d’entreprise (BN), un compte de taxe sur les biens et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) et des comptes de paie.
• S’inscrire auprès des autorités provinciales  pour l’indemnisation des accidents du travail et toute taxe de vente provinciale (PST) applicable.
• Obtenir les licences et permis spécifiques au secteur nécessaires.

Conformité continue pour votre filiale canadienne

L’établissement d’une filiale n’est pas un événement ponctuel. Il crée des obligations administratives et financières continues, notamment :

• Dépôts annuels des entreprises : les entreprises fédérales et provinciales doivent déposer une déclaration annuelle pour maintenir leur enregistrement en règle.
• Déclarations fiscales : Les entreprises doivent déposer des déclarations annuelles d’impôt sur le revenu des sociétés fédérales et provinciales.
• Tenue des registres de l’entreprise : La loi canadienne exige que tous les registres de l’entreprise, tels que les résolutions des administrateurs et les procès-verbaux des réunions, soient conservés avec diligence à l’adresse du siège social.

Ces responsabilités nécessitent des ressources importantes et l’assistance continue d’experts juridiques et comptables locaux pour assurer la conformité aux lois canadiennes sur les filiales.

Une voie plus rapide pour embaucher le marché canadien

Bien qu’une filiale offre les avantages d’un établissement permanent et d’une responsabilité limitée, le processus est long, coûteux et administrativement contraignant. Si votre objectif est d’embaucher rapidement et en toute conformité des talents au Canada, il existe une alternative plus simple. G-P EOR vous permet d'embaucher des talents en quelques minutes sans les tracas et les complications d'une filiale.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles l’utilisation d’un employeur officiel (EOR) au Canada peut être avantageuse par rapport à la création de votre propre filiale :

• Rapidité d’entrée sur le marché : un EOR vous permet d’intégrer des talents au Canada presque immédiatement, car vous n’avez pas besoin de suivre le long processus d’établissement d’une entité juridique. La création d’une filiale peut prendre des mois en raison des exigences réglementaires, bancaires et administratives.
• Assurance de la conformité : le droit du travail au Canada est complexe et varie selon la province. Un EOR garantit la conformité à toutes les lois locales sur le travail, aux réglementations sur la paie, aux retenues fiscales et aux avantages statutaires, réduisant ainsi votre risque de non-conformité et de pénalités potentielles.
• Rentabilité : la création et la maintenance d’une filiale impliquent des coûts initiaux et continus importants, notamment des frais juridiques, de comptabilité, de gestion locale et des frais administratifs. Un modèle EOR est généralement plus rentable, surtout si vous embauchez une petite équipe ou testez le marché canadien.
• Simplicité administrative : avec un EOR, vous évitez le fardeau administratif de la gestion de la paie, des avantages sociaux, des déclarations fiscales et de la conformité RH dans une juridiction étrangère. L’EOR gère ces responsabilités, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre activité principale.
• Flexibilité : si les besoins de votre entreprise changent, un accord EOR est plus facile à augmenter ou à réduire par rapport à la liquidation d’une filiale, ce qui peut être un processus complexe et coûteux.
• Atténuation des risques : un EOR assume un grand nombre des risques juridiques associés à l’emploi, tels que les réclamations pour licenciement abusif ou les problèmes de classification erronée, fournissant une couche de protection supplémentaire pour votre entreprise.

Si vous envisagez de vous étendre au Canada mais que vous souhaitez éviter les complexités et les risques de la mise en place d’une entité, un EOR comme G-P offre une solution rationalisée, conforme et rentable.

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