Rémunération et avantages sociaux aux États-Unis.

La gestion de la rémunération et des avantages sociaux des employés aux États-Unis nécessite une compréhension approfondie d’un système juridique complexe à plusieurs niveaux. Bien que certaines réglementations soient fixées au niveau fédéral, les employeurs doivent également se conformer à un large éventail de lois au niveau de l’État et même de la ville. Un ensemble d’avantages sociaux compétitif et conforme est essentiel pour attirer et retenir les meilleurs talents sur le marché américain.

Lois sur la rémunération aux États-Unis

La loi sur les normes de travail équitables (Fair Labor Standards Act, FLSA) est la principale loi fédérale régissant les exigences salariales et horaires. Cependant, les lois nationales et locales imposent souvent des obligations supplémentaires aux employeurs. Les principales exigences fédérales comprennent :

• Salaire minimum : le salaire minimum fédéral est de 7.25 USD par heure. Il est essentiel de noter que la plupart des États, et de nombreux comtés et villes, ont établi des salaires minimums plus élevés. Les employeurs doivent payer le tarif applicable le plus élevé (fédéral, étatique ou local).

• Heures supplémentaires : les employés non exemptés doivent être payés 1.5 fois leur taux horaire habituel pour toutes les heures travaillées au-delà de 40 au cours d’une semaine de travail. La classification d’un employé en tant qu’employé exempté ou non exempté est déterminée par des tests fédéraux et étatiques spécifiques liés aux tâches professionnelles et au niveau de salaire.

• Impôts sur la paie : les employeurs sont tenus de retenir et/ou de payer plusieurs impôts sur la paie. En vertu de la Federal Insurance Contributions Act (FICA), les employeurs doivent retenir les impôts sur la sécurité sociale et Medicare sur les salaires des employés et payer une partie correspondante de l’employeur. En date du 2025, l’impôt sur la sécurité sociale est de 6.2 % (sur les revenus jusqu’à une limite annuelle), et l’impôt Medicare est de 1.45 % (sur tous les revenus). Ces tarifs sont soumis à un examen annuel du gouvernement.

• Tenue des registres : la FLSA exige que les employeurs tiennent des registres exacts des salaires des employés et des heures travaillées.

Résiliation et indemnité de départ

Il n’y a pas d’exigence fédérale en matière d’indemnités de licenciement à la résiliation. Cependant, il s’agit d’une pratique courante, en particulier pour les cadres ou les employés de longue date, et elle peut être régie par la politique de l’entreprise ou un contrat de travail. S’ils sont offerts, les accords de licenciement doivent être conformes à des lois telles que la loi sur la discrimination de l’âge dans l’emploi (Age Discrimination in Employment Act, ADEA).

Avantages sociaux statutaires aux États-Unis

Contrairement à la croyance commune, les employés américains ont droit à plusieurs avantages sociaux légalement mandatés financés par les contributions de l’employeur et les impôts sur la paie. Celles-ci constituent la base du filet de sécurité sociale.

• Sécurité sociale et soins de santé : ces programmes fédéraux fournissent des prestations de retraite, d’invalidité, de survivant et de soins de santé aux travailleurs éligibles et à leurs familles, financées par les impôts de la FICA.

• Assurance chômage : un programme conjoint d’État fédéral, financé par les impôts sur les employeurs (FUTA et SUTA), fournit une assistance financière temporaire aux travailleurs éligibles qui perdent leur emploi sans qu’ils ne soient responsables de leur propre fait.

• Indemnisation des accidents du travail : il s’agit d’un programme d’assurance obligatoire par l’État qui offre un remplacement des salaires et des prestations médicales aux employés blessés au travail. Les exigences varient considérablement selon les États.

• Loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) : pour les employés éligibles des entreprises de 50 employés ou plus, la FMLA fournit jusqu’à 12 semaines de congé sans solde, protégé par un emploi par an pour des raisons familiales et médicales spécifiques, telles que la naissance d’un enfant ou un problème de santé grave.

• Congés payés imposés par l’État : un nombre croissant d’États et de villes ont promulgué des lois exigeant que les employeurs fournissent des congés maladie payés et/ou des congés familiaux et médicaux payés (PFL). Ces programmes ont des règles de cumul, d’utilisation et de financement spécifiques qui nécessitent une conformité rigoureuse.

Avantages supplémentaires aux États-Unis

Pour être compétitifs, presque tous les employeurs américains offrent un ensemble d’avantages supplémentaires. C’est souvent le facteur décisif pour les candidats qui choisissent entre les offres d’emploi.

• Assurance maladie : bien qu’elle ne soit pas un mandat universel, la loi sur les soins abordables (Affordable Care Act, ACA) exige que les grands employeurs (ALE) applicables, généralement ceux qui comptent 50 employés à temps plein ou plus équivalents, offrent une assurance maladie abordable et de valeur minimale ou s’exposent à des pénalités potentielles. La plupart des employeurs proposent un choix de régimes d’assurance médicale, dentaire et ophtalmologique.

• Régimes de retraite : la prestation de retraite la plus courante est un régime 401(k), un régime d’épargne fiscale auquel les employés et les employeurs peuvent cotiser. Certains États ont également commencé à exiger que les employeurs proposent un programme d’épargne-retraite parrainé par l’État s’ils ne proposent pas le leur.

• Congés payés (PTO) : bien qu’il n’existe aucune loi fédérale imposant des congés payés, il s’agit d’un avantage standard. La plupart des entreprises offrent un certain nombre de jours de vacances, de maladie et de jours personnels, souvent combinés dans une seule banque de congés payés. Certains États et certaines villes ont des réglementations spécifiques concernant le paiement des congés payés à la résiliation.

Si vous embauchez des employés aux États-Unis, vous devrez vous assurer que vous êtes au courant de toutes les exigences fédérales et étatiques en matière de rémunération et d’avantages sociaux. Au niveau superficiel, les États-Unis n’ont pas beaucoup de lois concernant la rémunération et les avantages sociaux pour les employés, mais si vous souhaitez que votre entreprise puisse concurrencer d’autres employeurs, vous devrez toujours offrir certains avantages sociaux.

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Employés aux États-Unis vs sous-traitants indépendants

L’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis et le ministère du Travail fournissent des directives pour déterminer si un travailleur est un employé ou un prestataire indépendant. La principale différence est le degré de contrôle que vous avez sur le travailleur. En général, vous examinez trois catégories :

• Contrôle comportemental : contrôlez-vous ou avez-vous le droit de contrôler ce que fait le travailleur et comment il fait son travail ? Les employés sont généralement formés pour un rôle spécifique et doivent suivre les procédures de l’entreprise. Les entrepreneurs utilisent leurs propres méthodes et reçoivent des instructions moins détaillées.

• Contrôle financier : contrôlez-vous les aspects commerciaux du travail du travailleur ? Par exemple, les entrepreneurs ont souvent leurs propres outils, couvrent leurs propres dépenses et reçoivent des frais fixes plutôt qu’un salaire récurrent.

• Relation entre les parties : existe-t-il des contrats écrits ou des avantages de type employé, comme une assurance maladie ou des congés payés ? La relation avec un entrepreneur concerne généralement un projet spécifique avec une date de fin définie, et non un rôle permanent.

À compter du Mars 2024, le ministère américain du Travail (Department of Labor, DOL) applique également un test à six facteurs en vertu de la loi sur les normes de travail équitables (Fair Labor Standards Act, FLSA), qui chevauche les catégories de l’IRS, mais ajoute des détails supplémentaires. Les facteurs du DOL comprennent :

1. Si le travail fait partie intégrante de l’activité de l’employeur

2. L’opportunité de profit ou de perte du travailleur

3. Les investissements relatifs du travailleur et de l’employeur

4. Si le travail nécessite des compétences et des initiatives spéciales

6. La pérennité de la relation

7. Le degré de contrôle exercé ou retenu par l’employeur

Engager des sous-traitants nécessite une gestion attentive pour éviter les risques de conformité. Vous devez vous assurer que les contrats sont structurés correctement, que les paiements sont traités correctement et que vous n’exercez pas le niveau de contrôle qui définirait une relation employeur-employé.

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Avantages garantis aux États-Unis

En général, aux États-Unis, les employés ne bénéficient d’aucun avantage. Cependant, la plupart des entreprises offrent des ensembles d’avantages sociaux pour inciter à travailler avec elles. La plupart des ensembles d’avantages sociaux aux États-Unis incluent :

• Congés payés sous forme de vacances et de jours de maladie.

• Régimes d’assurance médicale, dentaire et visuelle.

• Régimes de retraite, tels qu’une pension ou 401(k).

Certaines entreprises offrent des avantages supplémentaires tels que l’aide à la relocalisation, le congé parental et les prestations de garde d’enfants. Les entreprises dans les secteurs fortement concurrentiels offrent souvent davantage d’avantages sociaux afin d’attirer les meilleurs talents.

Gestion des avantages sociaux aux États-Unis

L’employeur est responsable du décaissement de tous les avantages requis localement et du respect des conditions énoncées dans l’offre d’emploi ou le contrat.

Restrictions relatives aux avantages sociaux et à la rémunération

Les lois américaines sur la rémunération et les avantages sociaux peuvent varier d’un État à l’autre. Les 50 États des États-Unis ont chacun leurs réglementations et attentes dans le domaine de l’emploi. Avant d’embaucher dans un État, les entreprises doivent se familiariser avec les exigences et restrictions locales concernant les avantages sociaux et la rémunération.

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