הטכנולוגיה הטובה ביותר לניהול צוותים בינלאומיים

כאשר אתה מבין איך לנהל צוותים בינלאומיים, תגלה כי גישה לכלים הטכנולוגיים הנכונים לוקחת על עצמה רמה חדשה של חשיבות. לדוגמה, שקול את ההבדל בין שיתוף פעולה עם עמיתים מקומיים לעבודה בינלאומיים. כאשר עמיתיך לעבודה נמצאים ממש מעבר לשולחן העבודה או במורד האולם, תוכל לעבוד על פרויקטים יחד באופן אישי - אפילו באמצעות כלים אנלוגיים כמו לוחות וירטואליים או מחברות במקרים מסוימים. כאשר עמיתיכם לעבודה גרים במרחק של אלפי קילומטרים, אתם זקוקים לטכנולוגיית שיתוף פעולה בינלאומית יעילה.

טכנולוגיות שיתוף פעולה עבור צוותים בינלאומיים לובשות צורות רבות ומטרתן לסייע בתהליכים עסקיים שונים. כמה כלים חיוניים אחרים מתוכננים במיוחד עבור מחלקות משאבי אנוש וניהול כדי לפקח ולכוון תהליכים ברחבי הארגון. נדון בכמה מסוגי הטכנולוגיה הטובים ביותר שעליך ליישם כדי שתוכל לייעל ולשפר את האופן שבו אתה מנהל את הצוות שלך ולעזור להם להתחבר ברחבי העולם.

1. תוכנת שיחות ועידה בווידאו

שיחות וידאו קיימות כבר זמן מה, אבל העלייה בעבודה מרחוק לקחה את הטכנולוגיה הזאת מרומן לחיוני. סקר אפריל 2020 ממצא כי עסקים מגדילים את ההוצאות שלהם על תוכנות ועידות באינטרנט יותר מכל פתרונות תוכנה אחרים. אפילו לפני ששיחות ועידה בווידאו באמת המריאו בתוך המגפה העולמית, 62 אחוז המנהלים 2017 בהסכימו  ששיחות ועידה בווידאו היו שיפור משמעותי בהשוואה לשיחות ועידה באודיו בכל הנוגע לאיכות התקשורת.

אין פלא שחברות נמשכות לשיחות ועידה בווידאו במקום שיחות ועידה. שקול את כל הרמזים החזותיים שאתה מקבל כאשר אתה מדבר עם אנשים פנים אל פנים לעומת בטלפון. שיחות ועידה בווידאו מקלות על הידיעה מי מדבר בכל עת ועל זיהוי מתי אדם עומד לדבר כדי להימנע מהפרעות לא מכוונות. אתה יכול גם לקרוא פרצופים של אנשים כדי לקבל יותר תובנה על הכוונות והמחשבות שלהם. רמזים חזותיים אלה יכולים להיות מועילים במיוחד בתקשורת בין-תרבותית, שבה אי הבנות מתרחשות בקלות רבה יותר.

יישומים חינם שפע עבור אנשים לבצע שיחות וידאו לחברים ובני משפחה, אבל מקצועי וידאו ועידה תוכנה מתוכננת עם עסקים בראש כל כך הרבה משתתפים יכולים להצטרף לשיחה. תוכניות אלה כוללות גם תכונות מועילות כמו שיתוף מסך ולוח וירטואלי - שבו משתמש אחד או יותר יכולים לסמן מסך ריק בדיוק כמו שהם היו לוח וירטואלי פיזי - כדי לסייע במצגות ושיתוף פעולה.

2. פלטפורמת ניהול פרויקטים

ניהול פרויקטים ולוחות זמנים הוא בדרך כלל משימה קשה מספיק, אפילו עבור עסקים קטנים עם עובדים מקומיים. אבל עבור חברות גלובליות, זה יכול להיות מאתגר במיוחד. עם זאת, פלטפורמת ניהול הפרויקטים הנכונה יכולה להקל.תוכנת ניהול  הפרויקטים יכולה לסייע לצוות שלך לעקוב אחר משימות יומיומיות ויעדים גדולים יותר. עבור חברות בינלאומיות, פלטפורמת ניהול הפרויקטים הנכונה יכולה לעזור לך לחבר את כל הצוות שלך במקום אחד.

כל הפלטפורמות צריכות לעזור לך להגדיר מועדים, ליצור לוחות זמנים ולהקצות משימות. תוכניות מסוימות יגיעו גם עם תכונות אחרות, כגון תבניות פרויקט, שיתוף קבצים וכלי תקשורת. בדרך כלל, בסיס הבית על פלטפורמת ניהול פרויקטים הוא לוח המחוונים שבו אתה יכול לקבל סקירה מהירה של פרויקטים הנמצאים בתהליך. לעובדים צריכים להיות לוחות מחוונים מותאמים אישית משלהם או רשימות לביצוע, שבהם הם יכולים לנהל את המשימות שלהם.

פלטפורמות רבות לניהול פרויקטים נמצאות שם לבחירה. חלקם עשויים להתאים טוב יותר לתעשייה שלך או לאפשר התאמה אישית שאתה צריך כדי להתאים את הפלטפורמה לצרכים שלך. Business News Daily ממליץ לקחת בחשבון את הגורמים הבאים בעת בחירת תוכנית ניהול הפרויקטים הטובה ביותר עבור הצוות שלך:

• הגודל הנוכחי של הארגון שלך
• מדרגיות של תוכנית, למקרה שתצמח
• אתגרי ניהול פרויקטים שאתה רוצה שהתוכנה שלך תפתור או תשתפר
• ידידותיות למשתמש של תוכנית

התוכנית הנכונה יכולה להגביר את הפרודוקטיביות של הצוות הגלובלי שלך ולעזור להבטיח שאף פרויקט לעולם לא ייפול דרך הסדקים. חיוני שארגונים ימשיכו לעדכן את הכלים שבהם הם משתמשים וללמוד על מה שיש בחוץ, במיוחד כאשר עבודה מרחוק הפכה לשחקן החדש במשחק. 

3. שירותי אחסון ושיתוף קבצים

לא משנה באיזו תעשייה אתה נמצא, סביר להניח שאתה יוצר, להתייעץ, להחליף ולאחסן קבצים באופן קבוע. בשנים שחלפו, עסקים  רבים הסתמכו על אחסון מקומי לארגון הקבצים שלהם. אם רצית לשתף קובץ, כנראה פשוט שלחת אותו בדוא"ל, או אולי ניגשת אליו באמצעות תיקייה משותפת וחיבור Ethernet. ייתכן שהסתמכת גם על מסמכים מודפסים המאוחסנים בארונות תיוק.שיטות  אלה של אחסון ושיתוף קבצים הפכו לפופולריות יותר ויותר.

כיום, מחצית מכל הנתונים הארגוניים ברחבי העולם מאוחסנים בענן. עבור חברות בינלאומיות, אחסון בענן הוא יותר מאשר רק נוח - זה הכרחי כדי שכל העובדים יוכלו לגשת בקלות לקבצים הדרושים להם. עם מודל הענן, ספק הענן מאחסן את הנתונים שלך בשרתים מרוחקים ומאפשר לך לגשת לנתונים באופן מקוון, בין אם באמצעות יישום במכשיר שלך או באמצעות דפדפן האינטרנט שלך. במילים אחרות, עובדים בכל רחבי העולם יכולים לגשת לתיקיות וקבצים משותפים כל עוד יש להם את האישורים הנכונים וחיבור לאינטרנט.

שירותים רבים נמצאים היום בשוק לאחסון קבצים, סנכרון ושיתוף. אתה עשוי להכיר כמה אפשרויות בחינם, אבל פתרונות אלה להגביל את מספר ג 'יגה בייט (GB) אתה יכול לאחסן בחינם, בדרך כלל בטווח של 5-15 GB. חברות שזקוקות לפתרון אחסון איתן יותר יכולות לבחור גרסאות בתשלום מספקים ידועים אלה או להירשם לספקים אחרים שעשויים להתאים טוב יותר לצרכים שלך.

4. כלי לשיתוף פעולה במסמכים

היכולת לשתף קבצים ולגשת אליהם היא המפתח, אך עבור צוותים רבים, שיתוף מוצרים מוגמרים זה לא מספיק. ייתכן שיהיה עליך גם לשתף פעולה במהלך יצירת מסמכים, בין אם זה  מאמר עבור בלוג החברה שלך, מצגת מצגת שקופיות לפגישה הקרובה עם לקוח, או גיליון אלקטרוני המכיל נתוני מכירות רבעוניים. בשנים האחרונות, היית צריך לקבל תורות בעבודה על מסמך, שליחת גרסאות חדשות בדוא"ל או משוב הלוך ושוב עד שהוא הושלם - תהליך מבולגן ולא יעיל.

כיום, הענן פתר בעיה זו, ותוכל לנצל את הפתרון הזה באמצעות כלי לשיתוף פעולה במסמכים שמתאים לצוות שלך. על כל הכלים הללו לאפשר לעובדים מרובים לגשת למסמך מכיוון שהוא נמצא בתהליך לביצוע שינויים בתוך המסמך או להציע משוב בצורת הערות או עריכות מוצעות . המשתמשים צריכים להיות מסוגלים לסקור את ההיסטוריה של תיקונים כדי שיוכלו לשחזר גרסאות ישנות יותר אם יש צורך או להבין אילו שינויים נעשו ועל ידי מי.

חלק משירותי שיתוף הקבצים כוללים גם כלי עריכה מקוונים, אך זו אינה תכונה סטנדרטית עבור כל השירותים. וכאשר הוא כלול, זה עשוי להיות לא מספיק לצרכים שלך. עליך לשקול להשתמש בכלי שיתוף פעולה מקוונים, בחינם או בתשלום, כאשר עליך ליצור ולערוך מסמכים בקבוצה. מחקרים מראים כי עבודה משותפת מגבירה את המעורבות והביצועים של אנשים.לכן, חברות צריכות למצוא דרכים להקל על דינמיקה סינרגטית זו בין העובדים, גם אם אדם אחד אחראי בעיקר לפרויקט.

5. יישום הודעות מיידיות

גם כאשר אתה רוצה לתקשר עם עמיתים באותו בניין, אתה צפוי לירות להם פתק באינטרנט ולא ללכת למשרד שלהם או להתקשר אליהם בטלפון. כאשר אתה צריך לתקשר עם עמיתים בינלאומיים, תקשורת כתובה היא אפילו יותר חיונית. דואר אלקטרוני כבר זמן רב ברירת המחדל עבור תקשורת כתובה בהגדרות עסקיות, אבל זה השתנה בשנים האחרונות. אפליקציות להעברת הודעות מיידיות זכו למשיכה בתוך חברות רבות מכיוון שהן יכולות להקל על תקשורת ישירה ומיידית יותר מאשר דוא"ל.

אם אינך משתמש כרגע ביישום הודעות מיידיות וברצונך לנסות משהו מלבד דוא"ל, שקול לשלב אחת מהאפליקציות הללו בתקשורת העסקית היומית שלך. Harvard Business Review ממליצה לבחור אפליקציה שרוב העובדים שלך כבר מכירים, כך שתהיה להם סבירות גבוהה יותר לאמץ אותה במקום העבודה. מכיוון שאפליקציות מסרים שונות פופולריות בחלקים שונים של העולם, ייתכן שמשמעות הדבר היא בחירת אפליקציה שהעובדים הבינלאומיים שלך מכירים, גם אם היא חדשה עבורך.

אפליקציות להעברת הודעות מיידיות מוערכות על האופן שבו הן מטפחות תקשורת מיידית הלוך ושוב, אך הן לא תמיד מתפקדות כך כאשר הן משמשות בקרב עמיתים בינלאומיים. במיוחד כאשר אתה עובד באזורי זמן שונים מאוד, עמית לעבודה לא יכול לראות את ההודעה שלך מיד כאשר אתה שולח אותו. אפליקציות מסוימות יודיעו לך כאשר מישהו נמצא באינטרנט, כך שאתה יודע אם האדם יראה את ההודעה המיידית שלך או אם דוא"ל להיקרא מאוחר יותר יהיה הגיוני יותר.

6. תוכנת ניהול למידה מקוונת

תעשיית הלמידה והפיתוח שווה יותר ממיליארד דולר370 ברחבי העולם, מה שמדגים את התפקידים החשובים שהכשרה וכישורים ממלאים עבור חברות ברחבי העולם. בנוסף להצעת הדרכה לעובדים חדשים כדי ליזום אותם לתפקידים החדשים שלהם, חברות רבות מציעות גם הזדמנויות למידה מתמשכות כדי לעזור לעובדים לחדד את כישוריהם או אפילו לבנות מערכות מיומנות חדשות כדי לעמוד באתגרים ובדרישות חדשים.

חברות בינלאומיות עשויות להיות אפילו יותר סיבות להתמקד בהכשרת עובדים שכן העסקה בשווקים חדשים עשויה להיות לקיחת עובדים עם רקע חינוכי שונה. הדרכה יכולה להיות אמצעי יעיל להבטחת כל העובדים שלך יש את בסיסי הידע ואת ערכות הכישורים שהם צריכים כדי להצליח. חברות יכולות לספק הכשרה בדרכים שונות, כולל הן פנים אל פנים והן אפשרויות מקוונות.

למידה מקוונת, המכונה גם e-learning, החלה להחליף הדרכה אישית בהנחיית מדריך, אשר היה פעם נפוץ יותר. דוח הלמידה של Workplace האחרון של לינקדאין מציג שינוי משמעותי מלמידה אישית לטובת למידה מקוונת יותר, אפילו רק בשנה האחרונה. עבור צוותים גלובליים ומרוחקים, אפשרויות למידה מקוונות בדרך כלל הגיוניות ביותר. תוכנת ניהול למידה מקוונת יכולה לאפשר לך לשתף סרטונים, מאמרים ועוד, ולבדוק את הלמידה של העובדים באמצעות חידונים ותרגילים. הם גם מאפשרים לעובדים לעבוד באופן עצמאי בקצב שלהם.

7. פלטפורמת הרחבה גלובלית

מערכות מידע של משאבי אנוש (HRIS) יכולות לסייע למחלקות משאבי אנוש לעקוב אחר פונקציות משאבי אנוש רבות ולהפוך אותן לאוטומטיות, אך תוכניות אלה אינן מיועדות בהכרח לעסקים בינלאומיים המטפלים במורכבויות נוספות של משאבי אנוש. לדוגמה, אתה לא יכול למקם עובדים בינלאומיים על אותו שכר כמו העובדים המקומיים שלך. העובדים הבינלאומיים שלך עשויים גם להיות זכאים באופן חוקי להטבות שונות. למרבה המזל, אתה עדיין יכול לייעל פונקציות רבות של ניהול משאבי אנוש (HRM) כאשר אתה משתמש בפלטפורמת הרחבה גלובלית כמו GoGlobal מ- Globalization Partners .

פלטפורמת הטכנולוגיה מקצה לקצה שלנו מספקת גישה לכל הכלים הדרושים לך לניהול כוח עבודה גלובלי בלוח  מחוונים נוח אחד. ניהול פונקציות משאבי אנוש ישירות מהפלטפורמה, כולל:

• קליטת עובדים: מהיום הראשון של העובדים שלך עם החברה שלך, הפתרון החדשני של Globalization Partners מקל על תחילת העבודה עם חוזי העסקה והליכי קליטה אחרים שעומדים בדרישות החוק.
• שכר: העובדים הבינלאומיים שלך מוצבים על השכר המקומי שלנו, אבל אתה עדיין יכול לאשר שכר, להוסיף בונוסים, או לבצע שינויים בעת הצורך.
• הטבות: מנהל הטבות תוכניות התואמות לחוקים ולנורמות המקומיים עבור כל מדינה שבה אתה שוכר עובדים.
• זמן והוצאות: תוכל להציג ולאשר בקלות בקשות זמן והוצאות מכל עובדיך במקום אחד.

עם כל טכנולוגיית משאבי אנוש, אבטחה היא המפתח. Globalization Partners שומרים על אבטחת הנתונים של העובדים בכך שהם מאפשרים לך לפרוס אמצעי אבטחה מבוססי תפקיד כך שרק אנשי צוות מורשים יוכלו לגשת לנתונים.

כאשר אתה מגייס את המומחיות של EOR הגלובלי שלנו, אתה יכול להתחבר עם מומחים באמצעות מרכז העזרה וללמוד עוד על שווקים בינלאומיים, כך שתוכל לתכנן הרחבות חדשות.

לצייד את עצמך עם הכלים הנכונים ואת EOR הנכון

עבודה בצוותים בינלאומיים מגיעה עם כמה תגמולים ייחודיים, כמו גם כמה אתגרים ייחודיים. לכן אתה צריך את הכלים הטכנולוגיים הנכונים שעומדים לרשותך כדי לאחד את הצוות שלך ולסייע לפרודוקטיביות שלך. בנוסף לכלים הנכונים עבור צוותים בינלאומיים, אתה גם צריך את השותפות הנכונה כדי לעזור לך להעסיק כישרונות מובילים ברחבי העולם.

עבודה עם EOR היא פתרון אידיאלי לשכירת עובדים בינלאומיים וניהולם, שכן היא מאפשרת לך לדלג או לעכב הקמת חברות בת משלך במדינות שבהן אתה שוכר. זה גם חוסך ממך את הצורך להבין את כל חוקי התעסוקה והעסקים המקומיים. EOR מייעל את תהליך ניהול הצוות הבינלאומי שלך.

Globalization Partners היא EOR שניתן לסמוך עליה שתטפל  בפונקציות משאבי אנוש, משפטיות ופיננסיות עבור העובדים הבינלאומיים שלך ותעזור לך לתכנן ולהוציא לפועל הרחבות בינלאומיות בהצלחה ברחבי העולם. אם אתה רוצה ללמוד עוד על סוגים של EORs, בחירת EOR הנכון, ואת המשמעות של החלטה זו, להוריד את הספר האלקטרוני חינם שלנו, "המדריך לבחירת מעסיק של מודל שיא".